На конфіденційність можуть впливати такі речі, надаючи доступ до потенційно конфіденційної інформації третім особам або даючи вам змогу керувати доступною інформацією.
Використання Office.com шаблонів
На вкладці "Створити" (на вкладці "Файл" виберіть пункт "Створити") можна отримати актуальну допомогу, завантажену з Office.com для книг, створених на основі шаблонів. Крім того, можна надіслати відгук про шаблони та надати числову оцінку кожному завантаженому шаблону.
Коли ви відкриваєте шаблон або файл на основі шаблону, контакти Excel (залежно від параметрів онлайнової довідки) Office.com. Їй буде надіслано ідентифікатор шаблону, програми та версії, які наразі використовуються, а також стандартні відомості про комп'ютер.
Ідентифікатор шаблону використовується, щоб ідентифікувати вихідний шаблон, завантажений із Office.com або включений до інсталяції Excel. Вона не ідентифікує вашу книгу однозначно. Ідентифікатор однаковий для всіх користувачів одного шаблону.
Зв'язування зображень та інших документів
Якщо потрібно створити посилання на зображення, файл, джерело даних або інший документ на жорсткому диску або на сервері, шлях до цього файлу зберігається в книзі. У деяких випадках посилання може містити ваше ім'я користувача або відомості про сервери у вашій мережі. У випадку зв'язку з даними можна зберегти ім'я користувача або пароль у зв'язку даних.
Крім того, коли XML-схема застосовується до книги, у ній зберігається шлях до створеної XML-схеми. У деяких випадках цей шлях може містити ваше ім'я користувача.
Функції даних аркуша та звіти зведених таблиць
Під час створення функції даних аркуша або звіту зведеної таблиці із зовнішнього джерела даних дані, запитані з цього джерела зберігаються в аркуші разом з унікальним ідентифікатором джерела даних. Також зберігається ім'я користувача, який востаннє оновлював кеш.
Залежно від настройок книги або звіту зведеної таблиці може відображатися лише підмножина збережених даних. Щоб видалити всі збережені дані, видаліть підключення до джерела даних із функцій аркуша й усі зведення, що посилаються на дані.
Діаграми
Створюючи діаграму в програмі Excel, можна відфільтрувати вибрані дані, щоб відображалася лише частина даних. Проте всі вибрані дані зберігаються разом із діаграмою. Щоб інші користувачі не могли змінювати діаграму або переглядати її дані, вставте діаграму як точковий рисунок, коли ви копіюєте діаграму до програми Microsoft. Якщо дані діаграми отримано із зовнішнього джерела, можна захистити діаграму паролем, щоб інші користувачі не могли оновлювати її актуальними даними із зовнішнього джерела. Якщо діаграму створено на основі даних із книги, захист її паролем може запобігти зміненню іншими користувачами даних, які відображаються на діаграмі.
Друк
Під час друку та збереження книги Excel шлях до принтера зберігається разом із документом. У деяких випадках шлях може містити ім'я користувача або ім'я комп'ютера.
Текст заміщення
В Excel можна додавати й редагувати текст заміщення для таблиць, фігур, зображень, діаграм, рисунків SmartArt та інших об'єктів у книгах. Текст заміщення зберігається з книгою та може містити особисті відомості, додані будь-яким учасником презентації. Для деяких об'єктів, наприклад зображень, вставлених у книгу, стандартний текст заміщення включає шлях до об'єкта, який ви вставляєте.
Текст заміщення можуть використовуватися функціями спеціальних можливостей, як-от невізуальними екранами. Текст заміщення стане доступним для всіх, хто має доступ до вашого файлу.
Сайти робочої області для документів
Програма Excel дає змогу отримати доступ до робочої області документів на сайті SharePoint. Робоча область документів – це спільне місце, у якому можна працювати над однією або кількома книгами спільно з іншими учасниками групи.
Коли ви переходите до робочої області документів, Excel завантажує дані із сайту робочої області для документів, щоб надати вам відомості про цей сайт. Ці дані включають:
- ім’я сайту;
- URL-адреса або адреса сайту
- імена, адреси електронної пошти й рівні дозволів користувачів сайту;
- списки документів, завдань та інших відомостей, доступних на сайті;
Програма Excel також зберігає список сайтів робочої області для документів, відвіданих на комп'ютері, у вигляді файлів cookie. Цей список використовується для швидкого доступу до сайтів, які ви відвідували раніше. Корпорація Майкрософт не має доступу до цього списку сайтів, і він не передається в Інтернет, якщо ви не надали розширений доступ до нього.
Факсимільна служба
Служба факсів дає змогу надсилати факси через Інтернет і впорядковувати факси, надіслані в програмі Microsoft Outlook. Щоб використовувати факсимільну службу, потрібно зареєструватися в постачальника факсимільних послуг (не в корпорації Майкрософт), який обробляє факси й надсилає їх через Інтернет. Корпорація Майкрософт не збирає жодних даних за допомогою функції служби факсів.
Коли ви реєструєтеся в факсимільній службі, постачальник факсимільних послуг створює реєстраційний пакет, який зберігається постачальником факсимільних послуг і програмою Excel. Пакет складається з адреси веб-сайту постачальника факсимільних послуг і маркера, що підтверджує ваш доступ до цього постачальника. Коли ви надсилаєте факс із програми Excel, цей пакет реєстрації додається до документа.
Крім того, за допомогою служби факсів можна розрахувати вартість факсу без фактичного надсилання факсу. Якщо ви вирішите обчислити вартість факсу, Excel надсилатиме постачальнику факсимільних послуг маркер реєстрації, номер телефону, на який потрібно надіслати факс, і кількість сторінок факсу. Корпорація Майкрософт не отримує та не зберігає ці відомості.
Довідкова служба
Excel дає змогу запитувати відомості про певний термін або фразу в ряду постачальників преміум-вмісту. Коли ви надсилаєте запит на пошук певного слова або фрази, Excel надсилає запитаний текст через Інтернет, відомості про мову, яку зараз використовує ваша система, а також відомості про авторизацію з правом завантажувати відомості про дослідження, якщо це необхідно третій стороні.
Excel надсилає ці відомості до служби від корпорації Майкрософт або стороннього постачальника, який ви вибрали. Ця служба повертає інформацію про запитане слово або фразу.
Отримана інформація часто містить посилання на додаткову інформацію з веб-сайту служби. Якщо вибрати це посилання, постачальник служби може додати файл cookie до вашої системи, щоб ідентифікувати вас під час подальших транзакцій. Корпорація Майкрософт не несе відповідальність за дотримання правил конфіденційності сторонніх веб-сайтів і служб. Корпорація Майкрософт не отримує й не зберігає ці відомості, крім випадків, коли ви надсилаєте запит на обслуговування компанії, що належить Microsoft.
Щоб вимкнути дослідження та посилання, виконайте такі дії:
Цей параметр може бути обмежено адміністратором. У такому разі ви не зможете ввімкнути або вимкнути його власноруч.
Перейдіть на вкладку Файл.
Виберіть елемент "Обліковий запис".
У розділі "Конфіденційність облікового запису" клацніть "Керування параметрами".
У розділі "Необов'язкові підключені служби" зніміть прапорець "Увімкнути необов'язкові підключені можливості ".
Важливо
Це призведе до вимкнення всіх додаткових підключених служб, а не лише довідкових і довідкових.
Служба перекладу
В Excel можна перекладати весь документ або його частину за допомогою двомовного словника чи системи машинного перекладу. Ви можете вибрати, як потрібно перекласти документ.
Можна вибрати або ввести слово чи фразу, які потрібно перекласти, або весь документ (у будь-якому випадку, вибравши відповідний параметр перекладу в області "Довідкові матеріали та посилання").
Якщо вибрати або ввести слово чи фразу, які потрібно перекласти, введена фраза порівнюватиметься з двомовним словником. Деякі двомовні словники постачаються разом із програмним забезпеченням, а інші доступні в Office.com. Якщо введених слів або фраз немає у двомовному словнику, який постачається разом із програмним забезпеченням, вони надсилаються в незашифрованому вигляді до служби перекладу корпорації Майкрософт або стороннього постачальника.
Якщо потрібно перекласти всю книгу, вона надсилається в незашифрованому вигляді до служби перекладу корпорації Майкрософт або стороннього постачальника. Як і будь-яку інформацію, надіслану через Інтернет у незашифрованому вигляді, слово, фразу або книгу, яку ви перекладаєте, можуть побачити інші особи.
У разі використання одного зі словників, доступних на сайті Office.com або сторонньої служби перекладу, Excel надсилатиме запитуваний текст через Інтернет, указуватиме тип свого програмного забезпечення, а також регіональні та мовні параметри, настроєні в системі. Крім того, Excel може надсилати до сторонніх служб перекладу кешовані дані автентифікації, тим самим указуючи, що ви вже зареєструвалися на веб-сайті.
SharePoint
Microsoft SharePoint – це спільні веб-сайти робочих областей, на яких можна працювати над документами разом з іншими користувачами або брати участь у нарадах.
Під час відвідування сайту SharePoint за допомогою браузера або програми Office файли cookie сайту зберігаються на комп'ютері, якщо ви маєте дозвіл на створення підсайту на цьому сайті. Усі файли cookie створюють список сайтів, на яких ви маєте дозволи. Цей список використовується в деяких програмах Office для швидкого доступу до сайтів, які відвідувалися раніше.
Корпорація Майкрософт не має доступу до цього списку сайтів, і він не передається в Інтернет, якщо ви не надали розширений доступ до нього.
У службі SharePoint, коли ви створюєте новий веб-сайт чи список, а також додаєте чи запрошуєте користувачів до наявного веб-сайту чи списку, сайт зберігатиме такі дані для кожного користувача, включно з вашим:
- Повне ім’я
- Адреса електронної пошти
Ідентифікатор користувача додається до кожного елемента, який ви або інші користувачі сайту додаєте чи змінюєте на сайті. Доступ до цієї інформації та до всього вмісту на сайті SharePoint мають лише адміністратори та учасники цього сайту.
Усі елементи сайту SharePoint мають два поля: "Створено" та "Автор змін". Поле «Автор » заповнюється іменем користувача, який створив елемент, і датою його створення. Поле "Автор змін" містить ім'я користувача, який востаннє змінював книгу, і дату останньої зміни.
Адміністратори серверів, на яких розміщено сайти SharePoint, мають доступ до деяких даних цих сайтів, які використовуються для аналізу шаблону використання сайту та підвищення відсотка часу доступності сайту. Ці дані доступні лише для адміністраторів серверів і надаються корпорації Майкрософт лише за умови, що саме вона розмістила сервер сайту SharePoint. Зокрема, записуються такі дані, як імена, адреси електронної пошти та дозволи всіх користувачів, які мають доступ до сайту.
Усі користувачі, що мають доступ до сайту SharePoint, можуть шукати та переглядати весь наявний на сайті вміст.
Аудит
Microsoft SharePoint містить функції аудиту, які дають змогу адміністраторам вести надійний контрольний журнал того, як користувачі працюють із певним вмістом.
Коли адміністратори SharePoint вмикають функцію аудиту, сервер автоматично записує до бази даних вмісту SharePoint певні дії, які виконує користувач. До цих дій належать перегляд, редагування, повернення з редагування та взяття на редагування. Для кожної записаної дії сервер записує ідентифікаційні відомості про файл, дію та ідентифікатор SharePoint користувача. Ця функція не надсилає дані до корпорації Майкрософт.
За замовчуванням цю функцію вимкнуто і вона доступна лише для адміністраторів сайтів SharePoint, на яких зберігається вміст.
Обмін миттєвими повідомленнями та сповіщеннями
Excel дає змогу надсилати миттєві повідомлення безпосередньо з програми та отримувати оповіщення, коли люди перебувають у мережі або в разі внесення певних змін до спільних книг чи робочих областей.
Програма Excel може використовувати клієнт миттєвих повідомлень, щоб переглядати присутність інших людей в Інтернеті та надсилати їм повідомлення. Програма Excel містить веб-елемент керування, який дає змогу відображати відомості про присутність у службі обміну миттєвими повідомленнями на веб-сторінці. Цей елемент керування використовується на сторінках Microsoft SharePoint. Ці сторінки не передають дані про присутність назад на веб-сервер.
Цей веб-елемент керування можна використовувати, щоб передавати дані про присутність із програми обміну миттєвими повідомленнями на веб-сервер. За промовчанням дані про присутність можна надсилати лише до сайтів інтрамережі, надійних сайтів і сайтів на локальному комп'ютері.
Нові формати файлів
Програма Excel використовує формати файлів на основі XML. Ці формати файлів XML є розширюваними, тобто користувачі можуть указувати у файлах додаткові схеми або позначки. Надбудова або інший код стороннього виробника також може додавати до цих форматів XML-файлів додаткові відомості метаданих, які неможливо переглянути в програмі Excel.
Щоб перевірити метадані, пов'язані з XML-файлом, перегляньте його в засобі перегляду тексту.
Примітки
За замовчуванням, якщо примітки зберігаються у файлі, в Excel до кожної примітки додаються ваші ініціали. Ці відомості зможуть переглядати всі користувачі, які мають доступ до вашого файлу.
Ви можете видалити особисті відомості з цих приміток, виконавши такі дії.
- Перейдіть на вкладку Файл.
- Натисніть кнопку Відомості.
- Клацніть елемент Перевірити на наявність проблем, а потім – елемент Перевірити документ.
Виправлення
За замовчуванням, коли ви вносите зміни до файлу з увімкненою функцією "Виправлення", ваші ім'я користувача та/або ініціали зберігаються в книзі та пов'язуються з внесеними змінами. Ці відомості, включно з оригіналом і відредагованим текстом, стануть доступними для всіх, хто має доступ до вашого файлу.
Щойно ці зміни буде прийнято або відхилено, ваше ім'я буде видалено. Крім того, ви можете вилучити особисті відомості з цих змін, виконавши такі дії.
- Перейдіть на вкладку Файл.
- Натисніть кнопку Відомості.
- Клацніть елемент Перевірити на наявність проблем, а потім – елемент Перевірити документ.
Місце зберігання імені користувача
У деяких випадках програма Excel зберігає ваше ім'я, щоб полегшити користування певними функціями. Наприклад, ім'я зберігається в таких розташуваннях:
- Author fields
- Властивість файлу AuthorName
Ви можете видалити своє ім'я з цих полів і властивостей, виконавши такі дії:
- Перейдіть на вкладку Файл.
- Натисніть кнопку Відомості.
- Клацніть елемент Перевірити на наявність проблем, а потім – елемент Перевірити документ.
Рішення Microsoft Office, створені іншими компаніями, можуть також включати ваше ім'я або інші особисті відомості в настроювані властивості, пов'язані з файлом.
Якщо ви використовуєте веб-елемент Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc або інші функції, які дають змогу підключатися безпосередньо до іншого джерела даних, відомості про авторизацію (ідентифікатор користувача та пароль) можуть зберігатися в межах книги. Щоб змінити або видалити ці відомості авторизації, потрібно змінити властивості підключення методом, який залежить від відповідного методу підключення.
Інші приховані дані й метадані
За замовчуванням кожен файл, збережений у програмі Excel, містить такі властивості:
- Автор
- Керівник
- Компанія
- Автор змін
- Імена рецензентів книги.
Крім того, у файлі можуть зберігатися інші властивості, залежно від функцій або рішень сторонніх постачальників, які ви використовуєте. Наприклад, якщо книга є частиною робочого циклу документа, зберігаються додаткові властивості файлу для його відстеження.
Ці відомості зможуть переглядати всі користувачі, які мають доступ до вашого файлу.
Ви можете видалити своє ім'я з цих властивостей, виконавши такі дії:
- Перейдіть на вкладку Файл.
- Натисніть кнопку Відомості.
- Клацніть елемент Перевірити на наявність проблем, а потім – елемент Перевірити документ.
Функцію "Перевірка документа" також можна використовувати для видалення інших типів даних, які можуть бути доступні не в усіх поданнях, наприклад приміток і виправлень. Корпорація Майкрософт рекомендує запускати функцію перевірки документа на будь-якій книзі, яку потрібно зробити загальнодоступною.
Приховані дані й метадані також можна включити у файли Microsoft Office за допомогою об'єктної моделі Microsoft Office. Наприклад, в об'єктній моделі Microsoft Office можна зробити невидимими зображення, тобто вони не відображатимуться під час відкриття файлу, але зображення зберігатиметься у файлі та згодом можна зробити видимим.
Записування макросів
Записування макросу дає змогу записати послідовність дій, щоб пізніше відтворити ці дії. Якщо ви вирішите записати макрос, ім'я користувача буде збережено як коментар у коді під час його створення. Ви можете вручну видалити своє ім'я користувача з цього розташування.
Цифрові підписи
Цифровий підпис – це додаткова функція, яка дає змогу автентифікувати особу особи, яка надіслала вам книгу. Цифровий підпис – це унікальне зашифроване значення даних у книзі, яку ви підписуєте. Коли ви надсилаєте книгу з цифровим підписом, підпис надсилається одержувачу разом із даними в книзі та довіреним цифровим сертифікатом від вас (відправника). Цифровий сертифікат видається центром сертифікації (наприклад, VeriSign) і містить інформацію, щоб автентифікувати відправника й перевірити, чи не змінено вихідний вміст книги. Excel може автоматично звернутися до центру сертифікації в Інтернеті для перевірки цифрового підпису.
Коли ви підписуєте книгу, відображається діалогове вікно з відомостями, включеними до цифрового підпису, наприклад системними датою й часом, номером версії операційної системи, номером версії Microsoft Office і номером версії Excel.
Керування правами доступу до даних
Керування правами доступу до інформації (засіб IRM) дає змогу надати певним користувачам або групам право на доступ до книги та внесення змін до неї. Попри деяку схожість, засіб IRM – це не те саме, що захист документів. Засіб IRM дає змогу встановити дозволи для всієї книги для певних дій, наприклад для друку документа або пересилання його іншим користувачам, а також на читання або редагування книги.
Якщо зберегти книгу з увімкнутим засобом IRM, програма Excel зберігає в ній список усіх користувачів, які мають права на цю книгу, і їхніх дозволів. Ці відомості шифруються, тому отримати доступ до них можуть лише власники книг.
Крім того, книги з увімкнутим засобом IRM містять ліцензії на вміст. Ліцензія на вміст містить адресу електронної пошти, дозвіл і відомості про автентифікацію. Щоразу, коли будь-хто намагається відкрити книгу з увімкнутим засобом IRM, Excel звіряє ліцензії на вміст, збережені в книзі, з ідентифікацією користувача. Якщо користувач ніколи раніше не відкривав книгу, програма Excel зв'язується із сервером IRM, перевіряє особу користувача, завантажує нову ліцензію на вміст для користувача (за умови, що користувач має необхідні права) і зберігає цю ліцензію на вміст у книзі.
Власники книг можуть не зберігати ліцензії на вміст у книзі. Однак, якщо цю ліцензію на вміст не збережено в книзі, програма Excel щоразу під час відкриття книги звертатиметься до сервера IRM. Якщо програму Excel не підключено до мережі або вона не може підключитися до сервера IRM, книгу відкрити не вдасться.
Захист книги
Захист книги дає змогу захистити книгу Excel різними способами, наприклад надати лише певним користувачам права редагувати, коментувати або читати книгу.
Під час використання захисту книги відображається запит на введення ідентифікаторів користувачів. Ці ідентифікатори користувачів можуть бути у формі облікових записів домену Windows NT (наприклад, DOMAIN\ім'я користувача) або ідентифікаторів електронної пошти Windows Live ID (наприклад, someone@example.com). Такі ідентифікатори користувачів зберігаються щоразу, коли користувач може читати або змінювати діапазон тексту.
Книгу Excel можна захистити без пароля. Якщо захистити книгу без пароля, будь-хто, хто читає книгу, зможе побачити ідентифікатори користувачів, яким надано доступ. Крім того, якщо книгу збережено у форматі XML або HTML, ідентифікатори користувачів будуть доступні для всіх, хто читає файл.
Щоб додатково обмежити доступ до ідентифікаторів користувачів, можна зберегти цей файл із паролем або засобом керування правами доступу до інформації (IRM). Лише ви та інші користувачі, яким надано доступ, можете бачити ці ідентифікатори користувачів.
Помилки перевірки файлів Office
Коли ви відкриваєте певні попередні версії файлів Excel у Microsoft Office, перевіряється відповідність структури файлу специфікаціям Microsoft для цього формату файлів. Якщо файл не пройшов перевірку, Microsoft Office відкриває його в безпечному поданні.
Копії кожного файлу, який не пройшов перевірку Office, зберігаються на комп'ютері після виходу з програми Excel. Служба звітування про помилки (Microsoft) періодично запитує, чи ви згодні надсилати копії цих файлів корпорації Майкрософт. Докладні відомості про звітування про помилки (Microsoft), зокрема повний текст декларації про конфіденційність, див. в декларації про конфіденційність звітування про помилки (Microsoft).
Автоматичні виправлення Office
Копії книги в Excel автоматично зберігаються під час редагування. Це допоможе відновити книгу, якщо ви випадково закрили її, не зберігши зміни. Можна не зберігати копії книг автоматично, виконавши такі дії:
- Перейдіть на вкладку Файл.
- Виберіть пункт Параметри.
- Натисніть кнопку Зберегти.
- У розділі "Збереження книг" зніміть прапорець "Зберігати останню автоматично відновлену версію, якщо я закриваю файл без збереження ".
Можна отримати доступ до останніх збережених версій книг і видалити їх. Для цього перейдіть на вкладку Файл , клацніть пункт Відомості, а потім виберіть потрібну книгу в розділі Версії. Можна отримати доступ до останніх автоматично збережених версій новостворених книг і видалити їх. Для цього перейдіть на вкладку Файл , клацніть елемент Відомості, виберіть пункт Керування версіями, а потім виберіть пункт Відновити незбережені книги. Програма Excel періодично видаляє автоматично збережені книги, якщо не відкривати та не використовувати їх. Докладні відомості див. в статті "Відновлення файлів Office".