Зведення
У цій статті пояснюється, як використовувати функцію "Злиття" в програмі Microsoft WordWord для створення та друку стандартних листів із використанням даних з аркуша Microsoft Excel.
Коли використовується функція злиття Word, Word зливає основний документ зі списком одержувачів, щоб створити набір кінцевих документів:
Основний текст однаковий в усіх кінцевих документах. Вона може містити бланк, текст і інструкції в полях злиття для вставлення тексту (наприклад, імен і адрес одержувачів), який відрізняється від одного документа виводу до іншого.
Список одержувачів – це база даних, що містить дані, які потрібно об'єднати з документами виводу. Наприклад, список одержувачів – це файл бази даних Microsoft Access або аркуш Excel.
Ця база даних зазвичай являє собою список імен, адрес, номерів телефонів та інших категорій особистих відомостей.
Кінцеві документи є результатом злиття. Текст у кінцевому документі може бути однаковим у всіх документах виводу, але ви можете застосувати форматування до певних документів.
Крок 1. Настроювання файлу даних Excel
Перш ніж перейти до роботи з майстром злиття, переконайтеся, що аркуш Excel має достатню структуру. Зверніть увагу на такі вимоги до таблиці даних:
- Перший рядок має містити імена полів для кожного стовпця, наприклад "Посада", "Привітання", "Ім'я", "По батькові", "Прізвище", "Адреса1" і "Адреса2".
- Кожне ім'я поля має бути унікальним.
- Кожен рядок повинен містити відомості про певний елемент. Наприклад, у списку розсилки кожен рядок може містити відомості про певного одержувача.
- У таблиці не має бути пустих рядків.
Створіть файл даних Excel і впорядкуйте його за допомогою полів, які потрібно використовувати в листі, як показано в зразку файлу даних нижче.
Створивши файл даних Excel, збережіть його та закрийте.
Докладні відомості про створення списку адрес для злиття див. у статті бази знань Microsoft:
294688 Проектування та настроювання списку адрес для злиття в Word 2002 і пізніших версіях Word
Крок 2. Настроювання основного документа
У Microsoft Office WordWord 2003 і в попередніх версіях WordWord укажіть на пункт Листи та розсилки в меню "Знаряддя", а потім виберіть пункт "Майстер злиття".
У системі Microsoft Office Word 2007 на вкладці "Розсилки" в групі "Початок злиття" натисніть кнопку "Розпочати злиття", а потім виберіть пункт "Покрокові інструкції майстра злиття".
У розділі "Виберіть тип документа" натисніть кнопку "Листи".
Активний документ стає основним. Основний документ містить текст і графічні елементи, однакові для всіх версій об'єднаного документа. Наприклад, зворотна адреса та привітання у стандартному листі однакові для кожної версії.
Натисніть кнопку Далі: Відкриття документа.
Скористайтесь одним із наведених нижче способів.
Почніть роботу з документом, який зараз відображається у вікні документа. Для цього виберіть пункт "Використовувати поточний документ".
Після цього можна або ввести букву у вікні документа, або зачекати, доки майстер не запропонує зробити це пізніше.
Почніть із шаблону. Ось як це зробити:
Натисніть кнопку "Почати з шаблону".
Натисніть кнопку "Вибрати шаблон".
На вкладці "Злиття" виберіть потрібний шаблон у діалоговому вікні "Вибір шаблону" та натисніть кнопку "OK".
Почніть із наявного документа. Ось як це зробити:
- Виберіть пункт "Почати з наявного документа".
- У полі "Розпочати з наявного " виберіть потрібний документ і натисніть кнопку "Відкрити".
- Якщо документ не відображається, виберіть пункт Інші файли, а потім натисніть кнопку Відкрити. У діалоговому вікні "Відкриття документа" знайдіть потрібний документ і натисніть кнопку "Відкрити".
Натисніть кнопку Далі. Вибір одержувачів.
Крок 3. Визначення джерела даних Excel
У розділі "Вибір одержувачів" клацніть " Використовувати наявний список".
Натисніть кнопку Огляд.
У діалоговому вікні " Вибір джерела даних " знайдіть і клацніть потрібний аркуш Excel.
За замовчуванням Word відкривається папка "Мої джерела даних".
Натисніть кнопку «Відкрити».
Якщо аркуш Excel містить інформацію про кілька вкладок, виберіть вкладку з потрібною інформацією та натисніть кнопку ОК.
Усі записи в джерелі даних відобразяться в діалоговому вікні "Одержувачі злиття". Тут можна уточнити список одержувачів, яких потрібно включити у злиття.
Крок 4. Вибір одержувачів
У діалоговому вікні "Одержувачі злиття" виберіть одержувачів, яких слід включити. Для цього скористайтеся одним з наступних способів:
Щоб призначити одержувачів, використовуйте прапорці.
Цей спосіб найкраще використовувати, коли список адрес невеликий. Установіть прапорці поруч з одержувачами, яких слід додати, і зніміть прапорці поруч з одержувачами, яких слід виключити.
Примітка. Якщо відомо, що потрібно включити до злиття більшу частину списку, натисніть кнопку Виділити все, а потім клацніть, щоб очистити певні записи. Так само, якщо потрібно додати до списку лише кілька записів, натисніть кнопку Очистити все, а потім виберіть потрібні записи.
Сортування елементів у списку.
Цей спосіб зручний, якщо елементи потрібно відобразити в алфавітному або числовому порядку. Клацніть заголовок стовпця елемента, за яким потрібно виконати сортування. Наприклад, якщо список потрібно відображати в алфавітному порядку за прізвищем, клацніть заголовок стовпця Прізвище.
Фільтрування елементів списку.
Цей спосіб використовується, якщо у списку є записи, які ви не хочете відображати у злитті або додавати до нього. Відфільтрувавши список, можна включити або виключити записи, використовуючи прапорці, як описано вище. Щоб відфільтрувати список, виконайте такі дії:
Клацніть стрілку поруч із заголовком стовпця елемента, за яким потрібно відфільтрувати вміст.
Виберіть один із цих пунктів:
- (Пусті): цей параметр відображає всі записи, у яких це поле пусте.
- (Непусті): цей параметр дає змогу відобразити всі записи, у яких це поле містить інформацію.
- Якщо джерело даних містить записи з однаковими відомостями й стовпець містить 10 або менше унікальних значень, записи можна фільтрувати за певною інформацією. Наприклад, якщо в полях "Австралія" кількох адрес указано Австралію, записи можна фільтрувати за Австралією.
У діалоговому вікні Одержувачі злиття відобразяться лише потрібні записи. Щоб знову відобразити всі записи, виберіть пункт (Усі).
Нотатки
- Щоб скористатися розширеним сортуванням і фільтруванням, клацніть стрілку біля імені будь-якого стовпця та виберіть пункт (Додатково). Використовуйте вкладки "Фільтрування записів" і "Сортування записів", щоб настроїти потрібний запит на сортування або фільтрування.
- Якщо на комп'ютері інстальовано програмне забезпечення для перевірки адрес, у діалоговому вікні "Одержувачі злиття" натисніть кнопку "Перевірити", щоб перевірити адреси одержувачів.
Натисніть кнопку OK, щоб повернутися до майстра злиття.
WordУ програмі Word використовуються одержувачі, яких ви вказали для злиття.
Натисніть кнопку "Далі". Напишіть листа.
Крок 5. Заповнення листа й додавання полів злиття
Якщо ви ще цього не зробили, введіть текст, який має відображатися в кожному стандартному листі основного документа.
Вставлення полів злиття
Вставте поля злиття там, де потрібно об'єднати імена, адреси та іншу інформацію з джерела даних. Щоб вставити поля злиття, виконайте такі дії:
В основному документі клацніть місце, куди потрібно вставити поле.
Вставте будь-який із цих елементів:
Блок адреси з ім’ям, адресою та іншими відомостями:
Натисніть кнопку Блок адреси.
У діалоговому вікні Вставлення блока адреси виберіть елементи адреси, які слід вставити, укажіть потрібний формат і натисніть кнопку OK. Щоб отримати довідку з певного параметра, клацніть знак запитання та виберіть параметр.
Щоб отримати довідку з певного параметра, клацніть знак запитання та виберіть параметр. Якщо відкриється діалогове вікно "Добір полів", можливо, Word не зможете знайти деякі відомості, потрібні для блоку адреси. Клацніть стрілку поруч із пунктом
(недоступно), а потім виберіть поле із джерела даних, яке відповідає полю, необхідному для злиття.
Рядок привітання:
Виберіть пункт Рядок привітання.
Виберіть формат рядка привітання, який включає звернення, формат імені та розділовий знак, що йде після нього.
Виберіть текст, який потрібно відображати у випадках, коли Word не можете інтерпретувати ім'я одержувача. Наприклад, Word не зможе інтерпретувати ім'я, якщо джерело даних не містить імені та прізвища одержувача, а містить лише назву компанії.
Натисніть кнопку OK.
Якщо відкриється діалогове вікно "Добір полів", можливо, Word не зможете знайти деякі відомості, потрібні для рядка привітання. Клацніть стрілку поруч із полем (недоступно) і виберіть поле із джерела даних, яке відповідає полю, необхідному для злиття.
Інші поля даних:
Виберіть пункт "Інші елементи".
Скористайтесь одним із наведених нижче способів.
- Натисніть кнопку "Поля адреси", щоб вибрати з полів адреси, які автоматично зіставлятимуться з відповідними полями в джерелі даних, навіть якщо поля джерела даних мають ім'я, відмінне від імен полів у джерелі даних.
- Натисніть кнопку "Поля бази даних", щоб вибрати поля, які завжди отримують дані безпосередньо зі стовпців у базі даних.
У полі Поля виберіть потрібне поле.
Натисніть кнопку Вставити, а потім ? кнопку Закрити.
Якщо відкриється діалогове вікно "Добір полів", Word не зможете знайти деякі відомості, потрібні, щоб вставити поле. Клацніть стрілку поруч із параметром (недоступно), а потім укажіть поле із джерела даних, яке відповідає полю, необхідному для злиття.
Примітка. Якщо ви вставляєте поле зі списку полів бази даних, а пізніше переходите до джерела даних, у якому немає стовпця з таким самим іменем, Word не зможете вставити дані цього поля в об'єднаний документ.
Електронні поштові марки:
Щоб додати електронні поштові марки, потрібно спочатку інсталювати програму для роботи з електронними поштовими марками, яку можна придбати в стороннього постачальника в Інтернеті. Щоб використовувати електронні поштові марки, виконайте такі дії:
Клацніть елемент "Електронна поштова марка".
Якщо програму для роботи з електронними поштовими марками не інстальовано, Word запропонує зробити це та відвідати такий веб-сайт Microsoft Office:
Друк поштових відправлень онлайн
http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4Вставте поштові витрати відповідно до інструкцій програми.
Щоб додати електронні поштові марки, потрібно спочатку інсталювати програму для роботи з електронними поштовими марками, яку можна придбати в стороннього постачальника в Інтернеті. Щоб використовувати електронні поштові витрати, виконайте такі дії:Поштовий штрих-код: Необхідно вибрати тип листа або конверта, який підтримує штрих-код POSTNET. Щоб скористатися поштовим штрих-кодом, виконайте такі дії:
Виберіть пункт "Поштовий штриховий індекс".
У діалоговому вікні " Вставлення поштового штрих-коду " виберіть необхідні поля адреси.
Примітка. Параметр "Поштовий штрих-код" відображається, лише якщо використовується версія Word мовою США.
Повторіть кроки a і b для всіх полів, які потрібно вставити. ПРИМІТКИ.
- Символи полів злиття (" ") або їх не можна вставляти за допомогою команди "Символ" у меню "Вставлення".
- Якщо поля злиття відображаються у фігурних дужках, наприклад { MERGEFIELD City }, WordWord У програмі Word замість значень полів відображаються коди полів. Це жодним чином не впливає на злиття, але якщо ви хочете відобразити натомість значення, клацніть правою кнопкою миші код поля та виберіть у контекстному меню пункт Коди/значення полів.
Наприклад, якщо скористатися наведеним вище зразком бази даних, лист може містити поля AddressBlock і GreetingLine, і тому перша сторінка матиме приблизно такий вигляд:
26 лютого 2002 р.AddressBlock (Блок адреси)
Рядок привітання
Введіть свою букву тут.
З повагою,
Введіть своє ім'я тут
Примітка. Панель інструментів злиття також можна використовувати для вставлення полів злиття, роботи з основним документом злиття або для виконання злиття. Щоб відобразити панель інструментів злиття, у меню «Знаряддя» наведіть вказівник миші на пункт « Листи та розсилки », а потім виберіть команду «Показати панель інструментів злиття».
Панель інструментів злиття містить додаткові команди, відсутні в областях завдань майстра злиття. Наприклад, можна скористатися меню "Вставлення Word поля" на панелі інструментів злиття, щоб вставити Word поля, які допоможуть керувати процесом злиття. Наприклад, можна вставити поле IF, яке вставляє текст, лише якщо певне поле злиття має певне значення.
Також можна натиснути кнопку "Перевірити на помилки", щоб виконати злиття Word повідомити про помилки, які містяться в основному документі.
Змінення формату об'єднаних даних
Щоб відформатувати злиті дані, потрібно відформатувати поля злиття в основному документі. Не форматуйте дані в джерелі даних, оскільки після злиття даних у документ форматування не зберігається. Щоб змінити формат об'єднаних даних, виконайте такі дії:
В основному документі виберіть поле, що містить інформацію, яку потрібно відформатувати, включно із символами поля злиття, що<<>> охоплює ().
У WordWord 2003 і в попередніх версіях WordWord виберіть пункт Шрифт у меню Формат, а потім виберіть потрібні параметри.
У WordWord 2007 виберіть потрібний параметр у полі Шрифти теми в групі Шрифт на вкладці Основне.
Форматування за допомогою кодів полів
Щоб змінити інші параметри форматування, натисніть клавіші Alt+F9, щоб відобразити коди полів, а потім додайте перемикачі до полів злиття. Коли ви працюєте з полями, перемикач – це спеціальна інструкція, яка викликає певну дію. Зазвичай, перемикач додається до поля, щоб змінити результат.
Приклади використання перемикачів:
- Щоб число 34987,89 відображалося як 34 987,89 $, додайте перемикач числового формату (\#).
- Щоб друкувати імена клієнтів у верхньому регістрі, додайте перемикач формату (\*).
- Щоб переконатися, що злиті дані мають однаковий шрифт і розмір у пунктах, які застосовано до поля злиття, додайте перемикач формату (\*).
Крок 6. Збереження документа
Завершивши роботу над основним документом і вставивши всі поля злиття, збережіть документ, перш ніж продовжувати. Ось як це зробити:
У WordWord 2003 і в попередніх версіях WordWord виберіть команду «Зберегти як» у меню «Файл».
У WordWord 2007 натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть команду «Зберегти як».
Введіть ім'я документа та натисніть кнопку "Зберегти".
Натисніть кнопку "Далі". Попередній перегляд листів.
Крок 7. Попередній перегляд листів і Fine-Tune список одержувачів
Коли майстер відображає область завдань "Крок 5. Злиття", майстер замінює всі поля злиття в основному документі, що містить фактичний текст із першого запису списку одержувачів. Таким чином, можна побачити, як виглядатиме перший документ виводу.
Наприклад, якщо продовжити використання зразка бази даних, наведеного вище, після натискання кнопки "Далі" перша сторінка має виглядати так само: Попередній перегляд листів.
26 лютого 2002 р.
Ендрю Фуллер
908 W. Capital Way
Tacoma 98401
Шановний Ендрю Фуллер!
Введіть свою букву тут.
З повагою,
Введіть тут своє ім'я Щоб переглянути додаткові записи, скористайтеся одним із наведених нижче способів.
- Щоб переглянути елементи в правильному вигляді, натискайте кнопки зі стрілками вліво та вправо.
- Щоб знайти та переглянути певний елемент, натисніть кнопку Пошук одержувача, а потім у діалоговому вікні Пошук елемента введіть умови пошуку.
За потреби можна настроїти список одержувачів. Для цього скористайтеся одним з наступних способів:
- Щоб виключити певного одержувача з операції злиття, натисніть кнопку "Виключити цього одержувача".
- Щоб змінити список одержувачів, натисніть кнопку Редагувати список одержувачів і в діалоговому вікні Одержувачі злиття внесіть потрібні зміни.
Крок 8. Завершення злиття
Щоб завершити злиття, скористайтесь одним із наведених нижче способів.
Персоналізація окремих листів
Щоб персоналізувати окремі елементи, завершіть злиття, а потім змініть відомості, які мають міститися в кінцевому об'єднаному документі. Ось як це зробити:
Виберіть пункт "Редагувати окремі листи".
У діалоговому вікні " Злиття в новий документ " виберіть записи, які потрібно об'єднати.
Натисніть кнопку OK.
WordWord створить і відкриє новий об'єднаний документ. Основний документ також залишається відкритим, і до нього можна повернутися, якщо потрібно змінити всі документи.
Перейдіть до відомостей, які потрібно змінити, і внесіть потрібні зміни.
Роздрукуйте або збережіть документ так само, як і звичайний документ.
Друк листів
Щоб надрукувати листи, скористайтеся одним із таких способів:
Якщо елементи персоналізовано та об'єднаний документ активний, виконайте наведені нижче дії.
У WordWord 2003 і в попередніх версіях WordWord натисніть кнопку Друк у меню Файл.
У WordWord 2007 натисніть кнопку Microsoft Office і виберіть команду "Друк".
Виберіть потрібні параметри.
Щоб виконати друк безпосередньо з майстра злиття, виконайте такі дії:
На кроці 6 майстра злиття (завершення злиття) натисніть кнопку "Друк".
У діалоговому вікні " Злиття та друк " скористайтесь одним із наведених нижче способів і натисніть кнопку "OK".
- Щоб надрукувати всі документи, виберіть пункт Усі.
- Щоб надрукувати документ, який відображається у вікні документа, клацніть елемент "Поточний запис".
- Щоб надрукувати діапазон документів, виберіть пункт "З", а потім введіть номери записів у полях "З" і "До".
У діалоговому вікні "Друк" виберіть потрібні параметри.
Збереження злитих листів для подальшого використання
Якщо потрібно відредагувати листи, створені злиттям, або зберегти їх, щоб використовувати пізніше, їх можна зібрати в одному документі. Ось як це зробити:
Виберіть пункт "Редагувати окремі листи".
У діалоговому вікні " Злиття в новий документ " скористайтесь одним із наведених нижче способів і натисніть кнопку "OK".
- Щоб об'єднати всі документи, виберіть пункт Усі.
- Щоб об'єднати лише документ, який відображається у вікні документа, виберіть пункт "Поточний запис".
- Щоб об'єднати діапазон документів, виберіть пункт ''З'''явитись, а потім введіть номери записів у полях "З" і "До").
WordWord відкриє один новий документ, який містить усі окремі букви. Після цього ви можете зберегти його для подальшого використання, як звичайний документ.
Посилання
Щоб отримати докладні відомості, клацніть ці номери статей у базі знань Microsoft:
318117 Використання адрес з аркуша Excel для створення етикеток у Word
318115 Створення стандартного листа з використанням даних із бази даних Access у програмі Word 2002
318112 Використання адрес із бази даних Access 2002 для створення етикеток у Word 2002
294686 Використання злиття для створення списку, відсортованого за категоріями, у Word 2002 і пізніших версіях Word
290408 Запитання й відповіді про злиття у програмі Word 2002
294688 Проектування та настроювання списку адрес для злиття в Word 2002 і пізніших версіях Word
294693 Використання злиття для створення каталогу в Word 2002 і пізніших версіях Word
294683 Використання злиття для створення стандартних листів у Word 2002 і пізніших версіях Word