Вимагати затвердження елементів у списку або бібліотеці

Списки та бібліотеки часто містять конфіденційну інформацію, наприклад бюджети маркетингових кампаній або ініціативи з управління персоналом. Важливо мати лише "офіційні" версії елементів або файлів, які можуть переглядати певні користувачі.

Щоб вміст став видимим для певних користувачів, можна вимагати затвердження елемента або файлу. Завдяки затвердженню організації можуть застосовувати до конфіденційного вмісту значний рівень якості та безпеки.

Перейдіть до списку, для якого потрібно затвердити.
Виберіть настройки , а потім – Настройки списку.
У розділі Загальні настройки виберіть настройки керування версіями.
У розділі Затвердження вмісту натисніть кнопку Так у відповіді на запитання Вимагати ухвалення вмісту надісланих елементів? У розділі Журнал версій елемента вкажіть, чи потрібно створювати версії щоразу під час редагування елемента. Також можна обмежити кількість збережених версій.
У розділі Безпека чернетки елемента визначте, які користувачі можуть переглядати чернетки елементів у списку.

Порада.: Якщо потрібно затвердити вміст для списку або бібліотеки, яка вже містить елементи, усі елементи бібліотеки позначаються затвердженими.
Ви можете вибрати будь-яку з наведених нижче дій.
- Користувачі, які можуть читати елементи в списку.
- Лише користувачі, які можуть редагувати елементи в списку.
- Лише користувачі, які можуть затверджувати елементи в списку, і автор елемента.
Натисніть кнопку OK.

Якщо хтось надсилає елемент до списку або бібліотеки, для якого потрібні затвердження, він перебуває в стані очікування, доки його не затвердить користувач (який має принаймні рівень дозволів "Керування Списки"). Поки очікується затвердження, воно залишається в стані очікування .

Зазвичай, коли елемент перебуває в стані очікування, його можуть бачити лише початі елементи та користувачі, які мають дозволи на керування списками й бібліотеками. Коли стан зміниться з "Очікується " на "Затверджено", він стає видимим для всіх, хто має дозвіл на перегляд списку або бібліотеки.

Відхилені статті залишаються в списку або бібліотеці, доки не буде видалено автора або когось іншого, хто має необхідні дозволи. Усі елементи або файли, які вже існують у списку або бібліотеці, автоматично отримують затверджений стан.

Увага!: Якщо для безпеки в бібліотеці сайту настроєно дозвіл на читання елементів будь-яким користувачем, будь-який користувач, який має дозволи на читання сайту, зможе переглядати всі елементи в списку або бібліотеці, незалежно від того, чи вони перебувають у стані затверджених .

Примітка.: Змінювати параметри бібліотеки SharePoint можуть лише користувачі з дозволами "Повний доступ" або "Конструктор".

Перейдіть до бібліотеки SharePoint, для якої потрібно затвердити.
Виберіть настройки , а потім – Настройки бібліотеки.

Якщо ці елементи меню не відображаються, виберіть елемент Бібліотека, а потім у групі Настройки натисніть кнопку

Настройки бібліотеки.
Щоб відкрити сторінку Настройки керування версіями , у розділі Загальні настройки виберіть пункт Настройки керування версіями.
У розділі Затвердження вмісту натисніть кнопку Так у відповіді на запитання Вимагати ухвалення вмісту надісланих елементів? У розділі Журнал версій документа вкажіть, чи потрібно SharePoint створювати версії під час редагування файлу. Також можна обмежити кількість збережених версій.
У розділі "Безпека чернетки елемента " визначте, які користувачі можуть переглядати чернетки елементів у бібліотеці документів.

Порада.: Якщо потрібно затвердити вміст для списку або бібліотеки, яка вже містить елементи, усі елементи бібліотеки позначаються затвердженими.
Ви можете вибрати будь-яку з наведених нижче дій.
- Користувачі, які можуть читати елементи в списку.
- Лише користувачі, які можуть редагувати елементи в списку.
- Лише користувачі, які можуть затверджувати елементи в списку, і автор елемента.
Натисніть кнопку OK.