Важливо
"Спільні книги" – це стара функція, яка дає змогу співпрацювати над книгою з кількома користувачами. Вона має багато обмежень, тому її замінено на режим співавторства. Функція співавторства Excel доступна в класичній клієнтській програмі Програми Microsoft 365 Excel і в Інтернет-версії Excel для абонентів Microsoft 365.
Активація функції "Спільна книга"
- Перш ніж продовжити, переконайтеся, що ви справді хочете використовувати цю функцію. Спільні книги мають обмеження, зокрема не можна редагувати за допомогою вебпрограма Excel. Тому ми дуже радимо працювати в режимі співавторства, яке є заміною для спільних книг.
- Створіть книгу або відкрийте наявну. Перенесіть її до мережевого розташування, як-от \\ім’я_серверу\ім’я_папки. Наприклад, розташуйте його в розташуванні, наприклад \\server_name\folder_name. Не покладайте файл у OneDrive або SharePoint. Якщо ви надаєте перевагу цим розташуванням, працюйте над книгою в режимі співавторства.
- Виберіть Елемент Переглянути>спільний доступ до книги.
Зверніть увагу, що в новіших версіях Excel кнопку "Спільний доступ до книги" приховано. Ось як її відобразити. - На вкладці Редагування встановіть прапорець Дозволити спільне редагування (також дає змогу об’єднувати книги).
- На вкладці Додатково виберіть параметри, які потрібно використовувати для відстеження та оновлення змін, а потім натисніть кнопку OK.
- Якщо це нова книга, введіть ім'я в полі Ім'я файлу . Або, якщо це наявна книга, натисніть кнопку OK , щоб зберегти книгу.
- Якщо книга містить посилання на інші книги або документи, перевірте їх і оновіть недійсні.
- Виберіть Файл>Зберегти.
- Коли все буде готово, у верхній частині вікна Excel поруч з іменем файлу з’явиться надпис Спільний.
Додаткові відомості
Непідтримувані функції
Майте на увазі, що функцію "Спільна книга" раніше використовували, щоб надавати спільний доступ. Вона не підтримує багато елементів і дій. У таблиці нижче наведено лише частину з них.
| Непідтримувані елементи | Непідтримувані дії |
|---|---|
| Створення або вставлення таблиць | Вставлення або видалення блоків клітинок |
| Додавання або змінення умовних форматів | Видалення аркушів |
| Додавання або змінення перевірки даних | Об’єднання або розділення клітинок |
| Створення або змінення діаграм або звітів зведених діаграм | Сортування або фільтрування за форматом |
| Вставлення або змінення зображень та інших об’єктів | Використання засобів креслення |
| Вставлення або змінення гіперпосилань | Призначення, змінення або вилучення паролів |
| Створення, змінення або перегляд сценаріїв | Установлення або зняття захисту аркушів чи книги |
| Вставлення автоматичних проміжних підсумків | Групування або структурування даних |
| Створення таблиць даних | Створення, записування, змінення, перегляд або призначення макросів |
| Створення або змінення звітів зведених таблиць | Змінення або видалення формул масиву |
| Створення або застосування роздільників | Додавання, перейменування та видалення карт XML |
| Створення або змінення міні-діаграм | Зіставлення клітинок з елементами XML |
| Додавання або змінення аркушів діалогів Microsoft Excel 4 | Використання області завдань "Джерело XML", панелі інструментів XML і команд XML у меню "Дані" |
| Додавання нових даних за допомогою форм даних | |
| Додавання ланцюжків приміток | Редагування або видалення ланцюжків приміток |
Від’єднання користувача
Перш ніж від’єднати користувачів, переконайтеся, що вони завершили роботу з книгою. Якщо ви видалите активного користувача, усі незбережені дані буде втрачено.
- Виберіть Елемент Переглянути>спільний доступ до книги.
Зверніть увагу, що в новіших версіях Excel кнопку "Спільний доступ до книги" приховано. Ось як її відобразити. - Перегляньте імена користувачів у списку Файл відкрито такими користувачами на вкладці Редагування.
- Виберіть ім'я користувача, якого потрібно відключити, а потім натисніть кнопку Видалити користувача. Зверніть увагу, що хоча ця дія від’єднує користувача від книги, проте він матиме змогу змінювати спільну книгу знову.
- Щоб видалити будь-які настройки особистого подання видаленого користувача, виберіть переглянути>настроювані подання та видалити будь-які інші подання користувачів.
Дії перед вимкненням функції "Спільна книга"
Перш ніж вимкнути функцію "Спільна книга", ви можете створити копію журналу змін. Спочатку переконайтеся, що всі користувачі завершили роботу.
- Виберіть Елемент Переглянути>виправлення>.
Зверніть увагу, що в новіших версіях Excel кнопку Виправлення приховано. Ось як її відобразити. - У списку Умова виберіть пункт Усі.
- Зніміть прапорці Автор і Де.
- Установіть прапорець Зміни списку на новому аркуші та натисніть кнопку OK.
- Тепер ви можете надрукувати аркуш зі змінами або скопіювати його та вставити в іншу книгу.
Вимкнення функції "Спільна книга"
Виберіть Елемент Переглянути>спільний доступ до книги.
Зверніть увагу, що в новіших версіях Excel кнопку "Спільний доступ до книги" приховано. Ось як її відобразити.На вкладці Редагування переконайтеся, що тільки ваше ім’я відображено у списку Файл відкрито такими користувачами.
Зніміть прапорець Дозволити спільне редагування (також дає змогу об’єднувати книги). Якщо цей прапорець недоступний, спочатку потрібно зняти захист із книги. Зробіть ось що:
- Натисніть кнопку OK , щоб закрити діалогове вікно Спільний доступ до книги .
- На вкладці Рецензування в групі Зміни натисніть кнопку Зняти захист спільної книги.
- Якщо з'явиться відповідний запит, введіть пароль і натисніть кнопку OK.
- На вкладці Рецензування в групі Зміни натисніть кнопку Спільний доступ до книги.
- На вкладці Редагування зніміть прапорець Дозволити спільне редагування (також дає змогу об’єднувати книги).
- Коли з'явиться запит про вплив на інших користувачів, натисніть кнопку Так.