Додавання настроюваного тексту довідки до шаблону форми
Застосовується до
Щоб користувачі розуміли призначення форми та могли успішно її заповнювати, можна додати до шаблону форми текст довідки з інструкцій.
У цій статті пояснюється, як визначити найкращий тип тексту довідки для шаблону форми, враховуючи такі фактори, як тип створеного шаблону форми, аудиторія, як широко розгортатиметься шаблон форми та чи заповнюватимуться користувачі форми на основі шаблону форми за допомогою браузера.
У цій статті
- Зауваження щодо сумісності
- Типи довідки
- Створення подання для відображення довідки
- Створення настроюваної області завдань для відображення довідки
- Використання умовного форматування для відображення контекстної довідки
- Створення гіперпосилання на зовнішній файл довідки або на веб-сайт
- Додавання інструкцій для користувачів для перегляду довідкової системи InfoPath
Зауваження щодо сумісності
Створюючи шаблон форми в програмі Microsoft Office InfoPath 2007, можна створити шаблон форми, сумісний із браузером. Під час створення шаблону форми, сумісного з браузером, деякі функції недоступні. Наприклад, настроювані області завдань, які часто використовуються для відображення настроюваного тексту довідки, не підтримуються в шаблонах форм, сумісних із браузером. Щоб додати довідку до шаблону форми, сумісного з браузером, скористайтеся альтернативним способом додавання довідки, наприклад використання умовного форматування для відображення контекстної довідки.
Типи довідки
Залежно від складності шаблону форми та потреб користувачів ви можете додати різні типи тексту довідки, використовуючи різні процедури. Залежно від шаблону форми в шаблоні форми може використовуватися кілька типів тексту довідки. Нижче наведено список найпоширеніших способів відображення тексту довідки в шаблоні форми.
Подання довідки Створіть окреме подання, щоб відобразити текст довідки, якщо потрібно надати докладні інструкції користувачам. Ви можете створити подання довідки, яке містить лише текст довідки, або дублювати елементи керування, додані в стандартному поданні шаблону форми, і включати супровідний текст довідки. Додавши елементи керування з текстом довідки, ви надаєте альтернативне подання для заповнення форми, яке містить контекстну довідку для кожного розділу або елемента керування. Це зручний підхід, якщо аудиторія містить нових користувачів, яким потрібна додаткова допомога, і досвідчених користувачів, які вже знають, як заповнювати форму.
Порада.
Оскільки шаблони форм, сумісні з браузером, не підтримують настроювані області завдань, використання подань довідки для відображення тексту довідки – це гарна альтернатива настроюваним областям завдань.
Настроювана область завдань Настроювана область завдань – це файл HTML, вміст якого відображається в області завдань InfoPath, коли користувач заповнює форму. У стандартній настроюваній області завдань для шаблону форми можна вказати лише один HTML-файл, але можна додати додаткові ФАЙЛИ HTML до шаблону форми як файли ресурсів, а потім створити гіперпосилання між ними. В області завдань можуть відображатися лише HTML-файли. Настроювані області завдань можуть надавати команди для певної форми та вміст довідки. Ви можете додати ФАЙЛ HTML безпосередньо до шаблону форми, щоб користувачі могли переглядати настроювану область завдань Довідка навіть під час заповнення форми в автономному режимі або зв'язати настроювану область завдань із файлом HTML, який зберігається в іншому розташуванні. Наприклад, якщо ви плануєте часто оновлювати вміст довідки, але не хочете публікувати шаблон форми щоразу, коли до файлу довідки HTML вносяться оновлення, радимо зберігати HTML-файл в іншому розташуванні та зв'язувати його з настроюваної області завдань. Пам'ятайте, що сумісні з браузером шаблони форм не підтримують настроювані області завдань, тому слід створити настроювану область завдань лише для форм, які буде заповнено в InfoPath.
Умовне форматування За допомогою умовного форматування можна вказати різні параметри форматування для елемента керування на основі умов, які виникають у формі. Якщо вказані умови виконуються, коли користувач заповнює форму, застосовується умовне форматування. Якщо додати текст довідки до розділу в шаблоні форми та додати умовне форматування до цього розділу, користувач може за потреби відобразити або приховати текст контекстної довідки для розділу або елемента керування без переключення подань. Це зручний спосіб надати вбудовану довідку для певних розділів або елементів керування для користувачів, яким потрібна довідка.
Зовнішня довідка Ви можете додати посилання на зовнішній файл, наприклад файл HTML на веб-сайті. Наприклад, якщо веб-сайт служби технічної підтримки вашої організації містить веб-сторінку для початку сеансу чату з технічною підтримкою, можна додати гіперпосилання на шаблон форми, яке дає змогу користувачам відкривати цю сторінку у своїх браузерах. Цей підхід корисний, коли ви створюєте шаблон форми для іншого відділу в організації, і цей відділ найкраще підходить для надання користувачам довідки або технічної підтримки.
Довідкова система InfoPath для користувачів, які заповнюють форми InfoPath містить спеціальну довідкову систему для користувачів, які заповнюють форми. Доручивши користувачам натиснути клавішу F1, коли вони заповнюють форму, ви дозволите їм отримувати доступ до цих розділів довідки про стандартні функції InfoPath. Використовуйте цей підхід для форм, які користувачі заповнюють лише за допомогою InfoPath.
Створення подання для відображення довідки
Щоб створити окреме подання в шаблоні форми для перегляду довідки про заповнення форми, потрібно спочатку створити подання довідки для шаблону форми, а потім додати кнопку до стандартного подання форми, яке користувачі можуть клацнути, щоб отримати доступ до подання довідки.
Створення подання довідки
- У меню Подання виберіть пункт Керування поданнями.
- У розділі Дії в області завдань Подання натисніть кнопку Додати нове подання.
- У полі Ім'я нового подання введіть ім'я для подання довідки та натисніть кнопку OK.
Наприклад, введіть Help (Довідка). - У шаблоні форми клацніть щойно додане подання та введіть або вставте потрібний текст довідки.
- Якщо область завдань Елементи керування не відображається, у меню Вставлення виберіть пункт Інші елементи керування або натисніть клавіші Alt+I, C.
- В області завдань Елементи керування натисніть кнопку Кнопка.
- Клацніть правою кнопкою миші додану кнопку та виберіть у контекстному меню пункт Властивості кнопки .
- Перейдіть на вкладку Загальні.
- У полі Підпис введіть підпис для кнопки. Наприклад, введіть Повернутися до форми.
- Натисніть кнопку Правила.
- У діалоговому вікні Правила натисніть кнопку Додати.
- Натисніть кнопку Додати дію.
- У полі Дія натисніть кнопку Переключити подання.
- У полі Подання клацніть ім'я подання за замовчуванням.
- Натисніть кнопку OK чотири рази, щоб повернутися до шаблону форми.
Створивши подання довідки для шаблону форми, потрібно додати кнопку до стандартного подання, щоб користувачі могли легко отримати доступ до подання довідки, заповнюючи форму.
Додавання кнопки до подання за замовчуванням
- У меню Подання виберіть пункт Керування поданнями.
- В області завдань Подання клацніть ім'я подання за замовчуванням.
- Якщо область завдань Елементи керування не відображається, у меню Вставлення виберіть пункт Інші елементи керування або натисніть клавіші Alt+I, C.
- В області завдань Елементи керування натисніть кнопку Кнопка.
- Клацніть правою кнопкою миші додану кнопку та виберіть у контекстному меню пункт Властивості кнопки .
- Перейдіть на вкладку Загальні.
- У полі Підпис введіть підпис для кнопки. Наприклад, введіть Help (Довідка).
- Натисніть кнопку Правила.
- У діалоговому вікні Правила натисніть кнопку Додати.
- Натисніть кнопку Додати дію.
- У полі Дія натисніть кнопку Переключити подання.
- У полі Подання клацніть ім'я подання довідки, додане в попередній процедурі.
- Натисніть кнопку OK чотири рази, щоб повернутися до шаблону форми.
Порада.
За потреби до подання довідки можна додати ті самі елементи керування, що й ті, що містяться в поданні за замовчуванням. Таким чином користувачі можуть вибрати, чи потрібно заповнювати форму в стандартному поданні, якщо вони не потребують допомоги, або заповнювати форму в поданні довідки, якщо їм потрібні текстові інструкції довідки.
Створення настроюваної області завдань для відображення довідки
Примітка.
Перш ніж створити настроювану область завдань для відображення довідки в шаблоні форми, зверніть увагу на таке:
- Сумісні з браузером шаблони форм не підтримують настроювані області завдань.
- Перш ніж активувати спеціальну область завдань, спочатку потрібно створити HTML-файл для настроюваної області завдань за допомогою редактора HTML, наприклад Microsoft Office SharePoint Designer 2007.
Щоб створити та ввімкнути настроювану область завдань, виконайте такі дії:
У меню Знаряддя виберіть пункт Параметри форми.
У розділі Категорія виберіть пункт Програмування.
Установіть прапорець Увімкнути настроювану область завдань .
У полі Ім'я області завдань введіть ім'я, яке має відображатися у верхній частині настроюваної області завдань. Наприклад, введіть Help (Довідка).
Щоб додати файл до шаблону форми, натисніть кнопку Files ресурсів.
Примітка.
Щоб зв'язати файл із шаблоном форми, у полі Розташування області завдань введіть абсолютний шлях до розташування файлу HTML і натисніть кнопку OK.
Примітка.
Рекомендовано створити посилання на HTML-файл, розташований у тому самому домені, що й шаблон форми. В іншому разі користувачі, які відкривають форму на основі шаблону форми, бачитимуть оповіщення.
У діалоговому вікні Files ресурсів натисніть кнопку Додати.
У діалоговому вікні Додавання файлу перейдіть до потрібного ФАЙЛУ HTML і виберіть його, а потім натисніть кнопку OK.
Якщо доданий файл HTML посилається на додаткові файли, наприклад каскадні списки стилів, додайте ці файли.
Порада.
У стандартній настроюваній області завдань для шаблону форми можна вказати лише один HTML-файл, але можна додати додаткові ФАЙЛИ HTML до шаблону форми як файли ресурсів, а потім створити гіперпосилання між ними.
У діалоговому вікні Параметри форми клацніть ім'я файлу HTML, який ви щойно додали в полі Розташування області завдань .
Щоб перевірити зміни, клацніть елемент Попередній перегляд на панелі інструментів Стандартна або натисніть клавіші Ctrl+Shift+B. Щойно створена настроювана область завдань має відображатися за замовчуванням під час попереднього перегляду шаблону форми.
Використання умовного форматування для відображення контекстної довідки
У процедурі нижче описано, як використовувати умовне форматування для відображення або приховання контекстної довідки.
Якщо область завдань Елементи керування не відображається, у меню Вставлення виберіть пункт Інші елементи керування або натисніть клавіші Alt+I, C.
В області завдань Елементи керування натисніть кнопку Прапорець і виберіть пункт Розділ.
Клацніть розділ, який щойно додано до шаблону форми, і введіть текст довідки.
Видаліть стандартний текст підпису для прапорця та введіть Клацніть, щоб відобразити або приховати довідку.
Перейдіть на вкладку розділу шаблону форми, а потім у меню Формат виберіть умовне форматування.
Натисніть кнопку Додати.
У розділі Якщо ця умова істинна, у першому полі виберіть пункт Вибрати поле або групу.
У діалоговому вікні Вибір поля або групи виберіть поле, яке відповідає елементу керування прапорця, доданого на кроці 2, і натисніть кнопку OK.
У другому полі в діалоговому вікні Умовне форматування клацніть дорівнює.
У третьому полі виберіть false (ХИБНІСТЬ).
У розділі Потім застосувати це форматування встановіть прапорець Приховати цей елемент керування .
Примітка.
У умові тепер зазначено, що якщо прапорець установлено, розділ відображатиметься.
Щоб перевірити зміни, клацніть елемент Попередній перегляд на панелі інструментів Стандартна або натисніть клавіші Ctrl+Shift+B.
Створення гіперпосилання на зовнішній файл довідки або на веб-сайт
У процедурі нижче описано, як додати гіперпосилання із шаблону форми до зовнішнього файлу довідки, наприклад файлу HTML, компільованого файлу довідки (CHM) або веб-сайту, наприклад веб-сайту технічної підтримки.
Примітка.
- Переконайтеся, що зовнішній файл довідки або веб-сайт, на який ви створюєте посилання, доступні вашим користувачам. Якщо потрібно додати посилання на HTML-файл у шаблоні форми, сумісному лише з InfoPath (іншими словами, для заповнення форм на основі цього шаблону форми потрібно використовувати InfoPath), можна додати файли HTML до шаблону форми, додавши їх як файли ресурсів, які відкриваються в спеціальній області завдань. Для шаблону форми, сумісного з браузером, слід опублікувати файли HTML на сайті, доступному для користувачів, бажано на тому самому веб-сайті, де розташовано шаблон форми, і створити статичне гіперпосилання в шаблоні форми, яке вказує на зовнішній html-файл.
- Якщо для файлу довідки потрібно використати інший формат, наприклад файл CHM, обов'язково перевірте, чи підтримується вибраний формат файлу в операційних системах на комп'ютерах користувачів.
Створення статичного гіперпосилання на зовнішній файл
У шаблоні форми клацніть місце, де потрібно вставити гіперпосилання, або виділіть текст чи зображення, яке потрібно перетворити на гіперпосилання.
На панелі інструментів Standard натисніть кнопку Вставити гіперпосилання
.Перейдіть на вкладку Загальні.
У полі Адреса введіть URL-адресу, на яку потрібно створити посилання.
Щоб змінити текст гіперпосилання, який відображається в шаблоні форми, введіть потрібний текст у полі Текст .
Примітка.
Якщо на кроці 1 вибрано зображення, цей параметр недоступний.
Щоб призначити екранну підказку, яка відображатиметься під час наведення вказівника миші на гіперпосилання, перейдіть на вкладку Додатково , а потім у полі Екранна підказка введіть текст, який потрібно відобразити.
Щоб перевірити зміни, клацніть елемент Попередній перегляд на панелі інструментів Стандартна або натисніть клавіші Ctrl+Shift+B.
Додавання інструкцій для користувачів для перегляду довідкової системи InfoPath
Програма InfoPath містить спеціальну довідкову систему, яку можуть використовувати користувачі під час заповнення форм. Ця довідкова система містить відомості про поширені завдання, наприклад про ввімкнення або вимкнення автозаповнення та перевірку орфографії тексту у формі. Як конструктор форм ви можете відкрити довідку InfoPath для користувачів форми, натиснувши клавішу F1 під час попереднього перегляду форми у вікні попереднього перегляду.
Довідка для користувачів форм обмежена завданнями, які застосовуються до всіх форм, тому радимо надати настроювану довідку для шаблонів форм, які ви створюєте. Щоб користувачі могли переглядати довідкову систему InfoPath під час заповнення форми, можна додати до шаблону форми і пояснити, як отримати доступ до довідкової системи InfoPath. Наприклад, у шаблоні форми можна додати один із таких прикладів:
- Щоб відкрити довідку InfoPath, натисніть клавішу F1.
- Щоб відкрити довідку InfoPath, у меню Довідка виберіть пункт Довідка Microsoft Office InfoPath.