Додавання списку або поля зі списком

Застосовується до
Access для Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Під час введення даних у формах у локальних базах даних Access швидше та простіше вибрати значення зі списку, ніж запам'ятати значення, яке потрібно ввести. Список варіантів також дає змогу переконатися, що значення, введене в поле, є відповідним. Елемент керування списком може підключатися до наявних даних або відображати фіксовані значення, введені під час створення елемента керування. Дізнайтеся більше про елементи керування списком, доступні для форм Access, а також про те, як їх створювати та настроювати.

У цій статті

Відомості про типи елементів керування "список"

У програмі Access є два елементи керування списком для форм: список і поле зі списком.

Список: В елементі керування "Список" відображається список значень або варіантів вибору. Список містить рядки даних, які зазвичай мають розмір, тому кілька рядків завжди відображаються. Рядки можуть містити один або кілька стовпців, які можуть відображатися із заголовками або без них. Якщо список містить більше рядків, ніж може відображати елемент керування, в Access відобразиться смуга прокручування в елементі керування. Користувачі мають лише варіанти вибору в списку, і їм не вдається ввести значення в списку.

Список

Поле зі списком: Елемент керування "поле зі списком" дає змогу компактніше представити список варіантів. Список буде приховано, доки не буде вибрано стрілку розкривного списку. Поле зі списком також дає змогу ввести значення, відсутнє в списку. Таким чином, елемент керування "поле зі списком" поєднує функції текстового поля та списку.

Використання поля зі списком (розкривного списку)

  1. Клацніть стрілку, щоб відобразити розкривний список.
  2. Виберіть параметр у розкривному списку.

Списки та поля зі списком можуть бути зв'язаними або вільними елементами керування. Ці елементи керування можуть шукати значення в фіксованому списку, який ви вводите самостійно, або шукати значення в таблиці чи запиті. Щоб створити зв'язане поле списку або поле зі списком, яке шукає значення в таблиці або запиті, переконайтеся, що форма базується на джерелі записів, яке містить поле зовнішнього ключа або поле підстановки. Це дає змогу створити зв'язки, необхідні для зв'язування даних у списку або полі зі списком із даними у формі.

На початок сторінки

Створення списку або поля зі списком за допомогою майстра

  1. В області переходів клацніть форму правою кнопкою миші та виберіть конструктор.

    Примітка.

    У цій процедурі припускається, що форму прив'язано до таблиці або запиту. Деякі кроки не застосовуються, якщо форма незв'язані. Щоб визначити, чи форма прив'язана до таблиці або запиту, натисніть клавішу F4 , щоб відобразити аркуш властивостей. На вкладці Дані аркуша властивостей поле властивості Джерело записів відображає таблицю або запит, до яких прив'язано форму.

  2. На вкладці Конструктор форм у групі Елементи керування переконайтеся, що встановлено прапорець Використовувати майстри елементів керування .

  3. Виберіть інструмент "Список" або " Поле зі списком ".

  4. У формі виберіть розташування списку або поля зі списком.

    • Залежно від вашого вибору, запуститься майстер списків або поле зі списком .

  5. Коли майстер запитає, як отримати значення для елемента керування, виконайте одну з таких дій:

    • Якщо потрібно відобразити поточні дані з джерела записів, установіть прапорець Я хочу, щоб список або поле зі списком шукали значення в таблиці або запиті.
    • Якщо потрібно відобразити фіксований список значень, які будуть рідко змінюватися, виберіть Я вводжу потрібні значення.
    • Якщо потрібно, щоб елемент керування виконав операцію пошуку, а не використовується як засіб введення даних, виберіть елемент Пошук запису в моїй формі на основі значення, вибраного в списку або полі зі списком. Буде створено незв'язаний елемент керування з вбудованим макросом, який виконує операцію пошуку на основі значення, яке вводить користувач.

  6. Дотримуйтеся вказівок, щоб указати спосіб відображення значень.

  7. Якщо ви вибрали один із двох перших варіантів на першій сторінці майстра, майстер запитає, що потрібно зробити в Access, коли ви вибираєте значення. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб створити незв'язаний елемент керування, виберіть запам'ятати значення для подальшого використання. Це означає, що програма Access зберігатиме вибране значення, доки користувач не змінить його або не закриє форму, але не напише значення в таблицю.
    • Щоб створити зв'язаний елемент керування, виберіть пункт Зберегти це значення в цьому полі, а потім виберіть поле, з яким потрібно прив'язати елемент керування.

  8. Натисніть кнопку Далі та введіть підпис для елемента керування. Ця етикетка відображається поруч з елементом керування.

  9. Натисніть Готово.

На початок сторінки

Створення списку або поля зі списком за допомогою додавання поля підстановки до форми

Зв'язаний список або поле зі списком можна створити, додавши поле підстановки до форми.

  1. Створення поля підстановки в таблиці. Створене поле підстановки може бути багатозначне або містити одне значення. Докладні відомості про створення багатозначного поля підстановки див. в статті Створення або видалення багатозначного поля.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • Створення нової форми на основі джерела записів, яке містить поле підстановки. Наприклад, в області переходів виберіть таблицю або запит із полем підстановки, а потім на вкладці Створити в групі Форми натисніть кнопку Форма. Access автоматично створює поле зі списком для поля підстановки.

    • Додавання списку або поля зі списком до форми:

      1. У режимі конструктора відкрийте форму на основі джерела записів, яке містить поле підстановки.

      2. Якщо область Список полів не відображається, натисніть клавіші Alt+F8 , щоб відобразити її.

      3. Двічі клацніть поле підстановки або перетягніть поле підстановки з області Список полів до форми. Access автоматично створить поле зі списком, прив'язане до поля.

        Порада.

        Щоб змінити поле зі списком на список або навпаки, клацніть правою кнопкою миші елемент керування, виберіть у контекстному меню пункт Змінити на, а потім виберіть потрібний тип елемента керування.

На початок сторінки

Створення списку або поля зі списком без використання майстра

Коли ви створюєте список або поле зі списком, не використовуючи майстер, ви самостійно встановлюєте багато властивостей елемента керування. Щоб отримати додаткові відомості про певну властивість, виберіть відповідне поле властивості та натисніть клавішу F1.

  1. Відкриття форми в режимі конструктора.

  2. На вкладці Конструктор форм у групі Елементи керування переконайтеся, що прапорець Використовувати майстри елементів керування не вибрано.

  3. Виберіть інструмент "Список" або " Поле зі списком ".

  4. Виберіть один раз у формі, щоб створити елемент керування стандартного розміру, або виділіть і перетягніть, доки елемент керування не набуде потрібного розміру.

  5. Виділивши елемент керування, натисніть клавішу F4 , щоб відкрити аркуш властивостей.

  6. Установіть властивості Тип джерела рядків і Джерело рядків , використовуючи наведену нижче таблицю як рекомендації.

    Дія Установіть для властивості Тип джерела рядків значення Установіть властивість "Джерело рядків " у такий спосіб:
    Відображення значень із таблиці чи запиту або результатів SQL інструкції Таблиця або запит У розкривному списку виберіть таблицю або запит зі значеннями, які мають відображатися в списку або полі зі списком. Або введіть оператор SQL . Або на вкладці Дані аркуша властивостей натисніть кнопку Побудувати , щоб відкрити побудовник запитів. Докладні відомості про створення запиту див. в статті Створення простого вибіркового запиту.
    Відображення фіксованого списку значень Список значень Введіть список фіксованих значень, розділених крапкою з комою (;). Наприклад, North;South;East;West. Або на вкладці Дані аркуша властивостей натисніть кнопку Побудувати , щоб відкрити діалогове вікно Редагування елементів списку , а потім введіть елементи в окремі рядки.
    Відображення списку полів із таблиці або запиту Список полів У розкривному списку виберіть таблицю або запит із іменами полів, які мають відображатися в списку або полі зі списком.

  7. Якщо потрібно, щоб в елементі керування відображалися кілька стовпців, виберіть поле властивості Кількість стовпців і введіть потрібну кількість стовпців. Установіть властивість Ширина стовпців , щоб настроїти ширину стовпців. Щоб отримати додаткові відомості про кожну властивість, розташуйте курсор у полі властивості, а потім натисніть клавішу F1.

  8. Якщо потрібно зберегти вибране значення в Access, установіть прапорець Властивості Джерело елемента керування , а потім виберіть поле, до якого потрібно зв'язати список або поле зі списком.

На початок сторінки

Настроювання списку або поля зі списком

Відкривши форму в режимі конструктора, переконайтеся, що вибрано список або поле зі списком, а потім натисніть клавішу F4 , щоб відкрити вікно властивостей елемента керування. Потім виконайте одну з таких дій:

  • Змініть порядок сортування в списку або полі зі списком: Якщо для створення списку або поля зі списком використовувався майстер, Access автоматично сортує рядки, які складають список за першим видимим стовпцем. Якщо потрібно вказати інший порядок сортування або задати для властивості Джерело рядків елемента керування збережений запит, виконайте такі дії:

    • Перейдіть на вкладку Дані та виберіть поле властивості Джерело рядків .
    • На вкладці Дані аркуша властивостей натисніть кнопку Побудувати , щоб відкрити побудовник запитів.
    • У рядку Сортування для стовпця, який потрібно відсортувати, укажіть потрібний порядок сортування.

  • Прив'язування стовпця зі списку або поля зі списком: У полі властивості Приєднаний стовпець у списку або полі зі списком укажіть число, яке відповідає розміщенню стовпця в списку або полі зі списком. Наприклад, введіть 1 , щоб зв'язати перший стовпець у списку або полі зі списком із базовим полем, указаним у властивості Джерело елемента керування . Долучайте приховані стовпці під час підрахунку стовпців. Якщо для властивості Приєднаний стовпець установлено значення 0, Access збереже індекс списку, а не значення з одного зі стовпців. Це зручно, якщо замість значення списку потрібно зберігати послідовність чисел.

  • Приховання стовпця в списку або полі зі списком у формі:

    • У полі властивості Ширина стовпців введіть 0 стовпці, які потрібно приховати. Припустімо, наприклад, що у вас є зв'язане поле зі списком із двома стовпцями, яке містить стовпець "Ідентифікатор постачальника" шириною 0,5 дюйма та стовпець "Ім'я постачальника" шириною 2 дюйми. Стовпець "Ідентифікатор постачальника" – це перший стовпець у списку, тому для властивості Ширина стовпця встановлено значення 0.5";2". Щоб приховати стовпець "Ідентифікатор постачальника", установіть для властивості Ширина стовпців значення 0";2". Стовпець "Ідентифікатор постачальника" все ще може бути приєднаний стовпець, навіть якщо його приховано.

      Примітка.

      У полі зі списком перший видимий стовпець відображається в текстовому полі в полі зі списком, якщо список не відображається. Наприклад, стовпець "Ім'я постачальника" в попередньому прикладі відображатиметься, оскільки стовпець "Ідентифікатор постачальника" приховано. Якщо стовпець "Ідентифікатор постачальника" не приховано, він відображатиметься замість стовпця "Ім'я постачальника".

  • Додавання заголовків стовпців до поля зі списком у формі:

    • У полі властивості Заголовки стовпців натисніть кнопку Так , щоб відобразити заголовки стовпців. Заголовки в полях зі списком відображаються, лише коли список відкрито. Якщо поле зі списком або список базується на джерелі записів, у програмі Access як заголовки стовпців використовуються імена полів із джерела записів. Якщо поле зі списком або список базується на списку з фіксованими значеннями, access використовує перші n елементів даних зі списку значень (властивість Джерело рядків ) як заголовки стовпців, де n = число, установлене у властивості Кількість стовпців .

  • Вимкніть функцію заповнення під час введення для поля зі списком у формі:

    • У полі властивості Авто розгорнути натисніть кнопку Ні. Якщо для властивості Авто розгорнути встановлено значення Ні, потрібно вибрати значення зі списку або ввести все значення.

  • Установлення ширини частини поля зі списком у формі:

    • У полі властивості Ширина списку введіть потрібну ширину, використовуючи поточну одиницю вимірювання, установлену у Windows Панель керування. Щоб використовувати одиниці вимірювання, відмінні від стандартних, додайте індикатор вимірювання. Наприклад, введіть 2 cm. Переконайтеся, що достатньо місця для смуги прокручування. Частина поля зі списком у списку може бути ширшою за частину текстового поля, але вона не може бути вужчою. Стандартний параметр (Авто) робить список такою ж шириною, як і частина текстового поля в полі зі списком.

  • Установіть максимальну кількість рядків для відображення в полі зі списком у формі:

    • У полі властивості Рядки списку введіть число. Якщо фактична кількість рядків перевищує число, указане у властивості List Rows (Рядки списку ), у полі зі списком відобразиться вертикальна смуга прокручування.

  • Обмежити записи полів зі списком до елементів у частині списку поля зі списком у формі:

    • У полі властивості Обмежити список натисніть кнопку Так.

      Примітка.

      • Якщо перший стовпець, який відображається в полі зі списком, не є зв'язаним стовпцем, записи до списку буде обмежено, навіть якщо для властивості Обмежити список установлено значення Ні.
      • Якщо для властивості Обмежити список установлено значення Ні, коли ви вводите запис, відсутній у списку, якщо поле зі списком зв'язане, запис зберігається в базовому полі, але не додається до списку. Щоб додати нові записи до списку, скористайтеся властивістю On Not In List (Не в списку ) і Not In List (Не в списку ).

На початок сторінки