Керування відомостями, до яких надається спільний доступ у розділі "Мій сайт" і у профілі

У цій довідковій статті описано способи, якими можна надавати спільний доступ до інформації через «Мій сайт» і профіль, а також запропоновано кроки, які допоможуть вам керувати обсягом інформації, до якої надається спільний доступ.

У цій статті

• Огляд
• Спільний доступ до вмісту на «Моєму сайті» та керування доступом до нього
• Відомості про те, як користувачі додають колег і стежать за діями.
• Робота з позначками, оцінками, примітками та повідомленнями про стан
• Докладні відомості про пропозиції колег і ключових слів
• Керування доступом до певних відомостей у профілі

Огляд

Обмін інформацією про себе може допомогти вам спілкуватися з іншими людьми та будувати професійну мережу. Однак важливо розуміти, до яких типів даних ви надаєте спільний доступ і в якому широкому загалі ви це надаєте. Наприклад, може знадобитися надати спільний доступ до особистих відомостей, як-от номер мобільного телефону, лише робочій групі або керівнику, а не всім в організації.

Крім того, слід перевірити, чи існує у вашій організації політики щодо надання спільного доступу до інформації. Наприклад, в організації можуть бути політики, що визначають типи інформації, які слід і не слід зберігати в Інтернеті, або може знадобитися процес затвердження для певних типів вмісту.

Нижче наведено основні способи, якими відомості надаються через «Мій сайт».

• Вміст «Мого сайту», зокрема документи, списки та блоґи
• Позначки й нотатки, які застосовуються до сторінок і документів
• Запропоновані ключові слова та затверджені колеги, за допомогою яких можна швидко оновити «Мій сайт» для взаємодії з іншими користувачами
• Особисті відомості, зокрема контактна інформація, інтереси, обов'язки, участь у колегах і списках адрес електронної пошти у вашому профілі, а також будь-які зміни, внесені до даних профілю

Пам'ятайте, що ваша організація може настроїти «Мій сайт», наприклад визначаючи, які типи відомостей додавати або настроювати. Організація може також додавати до «Мого сайту» відомості з інших джерел даних, наприклад із бази даних людських ресурсів.

На початок сторінки

Спільний доступ до вмісту на «Моєму сайті» та керування доступом до нього

На «Моєму сайті» вже є три варіанти надання спільного доступу до документів:

• Спільні документи У цій бібліотеці можна зберігати документи, до яких потрібно надати спільний доступ кільком користувачам. Залежно від настройок «Мого сайту» можна змінювати дозволи для бібліотеки, а також певні папки й елементи.
• Особисті документи Використовуйте цю бібліотеку для документів, до яких не потрібно надавати спільний доступ іншим користувачам. Зберігати документи в цій бібліотеці може бути корисно, наприклад, якщо вам часто потрібно отримувати доступ до документа з різних комп'ютерів, але ви не збираєтеся надавати до нього спільний доступ колегам.

Залежно від настройок «Мого сайту» можна також додавати інший вміст, як-от інші бібліотеки, списки та сайт блоґу, щоб ділитися своїми ідеями.

Дозволами для цих елементів можна керувати подібно до того, як користувачі керують дозволами для вмісту на інших сайтах. Дозволи можна налаштувати на рівні сайту, а також для списків, бібліотек, папок, певних документів і елементів списків.

На вкладці " Вміст" вашого профілю користувачі також можуть переглядати загальнодоступні документи, які ви створили на інших сайтах SharePoint, учасником яких ви є, якщо вони мають дозвіл на перегляд цього вмісту.

В організації можуть існувати додаткові політики щодо типів документів, які можна зберігати на «Моєму сайті».

На початок сторінки

Відомості про те, як користувачі додають колег і стежать за діями.

Ви можете відстежувати дії колег, щоб бачити, коли вони позначають цікаву статтю, публікують нотатку в нотатнику іншого користувача або змінюють посаду. Їхні дії відображаються в каналі новин у зворотному хронологічному порядку. І навпаки, користувачі в організації можуть додати вас як колег і стежити за вашою діяльністю у своїх каналах новин.

PeoplePeople можуть додавати вас як колег і стежити за вашою діяльністю, незалежно від того, додаєте ви їх як колег чи ні, і навпаки. Якщо вас цікавить діяльність цієї людини, можна додати її як колегу, щоб також стежити за її діями. Деякі дії, наприклад застосування ключового слова, яке інший користувач додав до списку інтересів, можуть відображатися в каналі новин будь-кого, хто має дозвіл переглядати ваш "Мій сайт".

Залежно від того, як адміністратор настроїв «Мій сайт», можна змінити дії, які відображаються в каналі новин, відредагувавши розділ « Параметри » свого профілю. Наприклад, ви можете вибрати, чи отримувати сповіщення у своєму каналі новин про те, що колега змінює команду або пише нотатку на сторінці профілю користувача. Ці параметри не впливають на ваші дії, які користувачі можуть бачити у своїх каналах новин.

Залежно від настройок «Моїх сайтів» ви можете отримувати сповіщення електронною поштою, коли хтось додає вас як колегу. Це повідомлення сповіщає вас про те, що хтось додав вас як колегу та стежить за вашими діями, але не дає можливості відмовити в додаванні вас як колеги.

Якщо ви не бажаєте отримувати сповіщення про те, що хтось додає вас як колегу, зробіть ось що:

1. Виконайте одну з таких дій:

   • Якщо ви вже переглядаєте чийсь профіль або сторінку на своєму «Моєму сайті», клацніть елемент «Мій профіль».
   • Якщо ви переглядаєте інший тип сторінки на сайті SharePoint, клацніть своє ім'я у верхньому правому куті , а потім виберіть пункт Мій профіль.

2. Виберіть команду "Редагувати мій профіль".

3. У розділі "Параметри " поруч із пунктом "Сповіщення електронною поштою" зніміть прапорець Сповіщати мене, коли хтось додає мене як колегу .

На початок сторінки

Робота з позначками, оцінками, примітками та повідомленнями про стан

Позначки, нотатки та повідомлення про стан – це способи пошуку інформації та зв'язку з іншими користувачами в організації.

Категорії

Якщо позначення соціальних мереж увімкнуто адміністратором, ви можете позначити вміст, щоб легко запам'ятати, класифікувати його або поділитися ним з іншими. Можна позначати сторінки та документи на сайті SharePoint, а також на інших сторінках в інтрамережі та в Інтернеті. Застосовуючи позначку, можна вказати, якою вона буде – загальнодоступною чи приватною.

Щоб користувачі могли знаходити цікавий вміст, існують різні способи дізнатися, коли хтось застосував загальнодоступну позначку до вмісту, за умови, що користувачі мають дозвіл на перегляд вмісту:

• Ви можете отримувати оновлення у своєму каналі новин, коли хтось із ваших колег застосовує позначку до вмісту, який ви маєте право переглядати. Колеги також бачать, коли ви застосовуєте позначки до вмісту, який їм дозволено переглядати.
• Якщо ви додали ключові слова до розділу "Інтереси " свого профілю, ви можете побачити, коли користувачі використовують це ключове слово як тег, за умови, що у вас є дозвіл на перегляд вмісту, який вони позначають. Наприклад, якщо ви цікавитеся словом "фотографія", а хтось використовує термін "фотографія" в загальнодоступній позначці, ви отримаєте оновлення у своєму каналі новин.
• І навпаки, інші користувачі побачать, коли ви використовуєте ключове слово, яке вони додали як інтерес. Коли люди стежать за ключовим словом як за інтересом, їм не обов'язково бути колегами, щоб отримувати сповіщення, коли хтось позначає вміст цим ключовим словом або поділяє спільні інтереси.
• У розділі " Останні дії " у вашому профілі відображається, коли ви нещодавно позначили вміст, якщо глядач має дозвіл на перегляд цього вмісту. Якщо в користувачів є дозвіл на перегляд вашого профілю, вони зможуть бачити ваш розділ "Останні дії " незалежно від того, стежать вони за вами як колеги.

Ваші позначки також відображаються в колекції тегів, іноді відомій як хмара тегів, яку користувачі можуть бачити у вашому профілі. People також можуть переглядати докладні відомості про позначку та останні дії, пов'язані з нею, наприклад про те, коли хтось її застосовував. Додані теги можуть також взаємодіяти з корпоративними ключовими словами, керування якими здійснюється централізовано організацією. Щоб дізнатися більше, зверніться до особи, яка керує наборами термінів і корпоративними ключовими словами для вашої організації.

Ви можете позначити тег як загальнодоступний або приватний. Якщо створити загальнодоступний тег, але потім позначити його як приватний чи видалити пізніше, це ніяк не вплине на оновлення, яке користувачі отримають у своїх каналах новин. Початкове оновлення тега залишиться в стрічках новин користувачів. Якщо позначити позначку як приватну, URL-адреса або документ, на який вона вказує, стануть недоступними для користувачів. Проте користувачі й надалі бачитимуть текст позначки, позначеної як приватна.

Оцінки

Якщо в бібліотеці ввімкнуто функцію оцінювання, люди з дозволом на доступ до вмісту можуть поставити оцінку за зірковою системою. Залежно від настройок бібліотеки, автор і користувачі, які мають дозвіл на перегляд вмісту, бачитимуть загальну кількість оцінок документа, але не бачитимуть відомості про те, хто застосував оцінку (наприклад, імена користувачів не відображатимуться поруч із оцінками). Проте сервер Microsoft SharePoint Server зберігає імена користувачів, і до імен користувачів мають доступ програми та рішення сумісності з SharePoint.

Користувачі, які додали вас як колег, отримають оновлення у своєму каналі новин, коли ви оціните вміст, за умови, що отримають дозвіл на перегляд вмісту. Вони бачитимуть посилання на вміст, який ви оцінили, і оцінку, яку ви застосували до нього. Оновлення також з'явиться в розділі "Останні дії" вашого профілю, де зможуть переглянути всі користувачі, які мають дозвіл переглядати ваш "Мій сайт" і вміст, який ви оцінили.

Нотатки

Ви можете додавати нотатки про документи та сторінки, які зможуть переглянути користувачі, відвідавши документи та сторінки, до яких їх застосовано. Ви також можете робити примітки у своїх профілях і у власному профілі.

People, які стежать за вашою діяльністю як колеги, отримають у своєму каналі новин оновлення про нотатки, які ви пишете. У розділі " Останні дії " вашого профілю відображаються нотатки, які ви нещодавно написали на різних фрагментах вмісту, якщо особа, що переглядає, має до нього доступ.

Ноти, які ви опублікуєте, побачать усі користувачі. Створену нотатку можна редагувати або видаляти, але це не вплине на оновлення, які користувачі отримують у своїх каналах новин або що відображається в розділі «Останні дії », коли нотатка створюється вперше.

Повідомлення про стан

Ви можете поділитися своїми думками за допомогою короткого повідомлення про стан, яке відображається поруч з вашим ім'ям і зображенням, коли люди відвідують ваш профіль.

People, які стежать за вашими діями як колеги, отримають оновлення у своєму каналі новин, коли ви зміните повідомлення про стан. Оновлення повідомлення про статус також відображаються в розділі "Останні дії" вашого профілю. Можна редагувати або видаляти повідомлення про стан, але це не вплине на початкове оновлення, яке користувачі отримали у своїх каналах новин або яке відображається в розділі «Останні дії».

На початок сторінки

Докладні відомості про пропозиції колег і ключових слів

Залежно від настройок «Мого сайту» та інстальованих програм можуть з'являтися пропозиції колег і ключові слова, які допоможуть швидше зв'язатися з людьми та отримати інформацію.

Ці рекомендації можуть ґрунтуватися на тому, як ви використовуєте програми, сумісні з SharePoint, наприклад Microsoft® Outlook® 2010.

Наприклад, надбудова SharePoint Server Colleague у програмі Outlook 2010 сканує папку надісланої електронної пошти, щоб знайти конкретні імена та ключові слова, а також дізнатися, як часто ці імена та ключові слова часто вживаються. Список періодично оновлюється та зберігається на жорсткому диску комп'ютера.

Список можливих колег можна переглянути на сторінці "Додати колег" у своєму профілі, де можна затвердити або відхилити колег.

Під час редагування профілю ви можете бачити список запропонованих ключових слів і затверджувати або відхиляти їх. Затверджені ключові слова додаються до розділів " Запитайте мене" або " Інтереси " вашого профілю.

Керування аналізом надісланих повідомлень електронної пошти на наявність пропозицій колег і ключових слів

Можна відмовитися від аналізу електронної пошти, змінюючи настройки деяких програм електронної пошти. Наприклад, щоб вимкнути аналіз електронної пошти, у програмі Outlook 2010 можна виконати наведені нижче дії. Якщо використовується інша програма, яка може аналізувати надіслані повідомлення електронної пошти на наявність пропозицій колег і ключових слів, див. довідку у своїй програмі.

1. У програмі Outlook 2010 відкрийте меню "Файл " і виберіть пункт "Параметри".
2. Натисніть кнопку "Додаткові" й прокрутіть до розділу "Інші ".
3. Зніміть прапорець Дозволити аналіз надісланих повідомлень електронної пошти для визначення користувачів, яким ви найчастіше надсилаєте листи, і тем, які часто обговорюєте, і завантажте цю інформацію на сервер SharePoint Server за замовчуванням.
4. Натисніть кнопку OK.

Керування надсиланням SharePoint Server рекомендацій співробітників і ключових слів електронною поштою

Залежно від настройок «Мого сайту» ви можете отримувати пропозиції щодо співробітників і ключових слів, які можна додати. Щоб відмовитися від отримання цих повідомлень електронної пошти, виконайте наведені нижче дії на сервері SharePoint Server.

1. Виконайте одну з таких дій:

   • Якщо ви вже переглядаєте чийсь профіль або сторінку на своєму «Моєму сайті», клацніть елемент «Мій профіль».
   • Якщо ви переглядаєте інший тип сторінки на сайті SharePoint, клацніть своє ім'я у верхньому правому куті , а потім виберіть пункт Мій профіль.

2. Виберіть команду "Редагувати мій профіль".

3. Прокрутіть сторінку до розділу Preferences (Параметри) і зніміть прапорець Send me suggestions for new colleagues and keywords (Надсилати мені пропозиції для нових колег і ключові слова).

На початок сторінки

Керування доступом до певних відомостей у профілі

Залежно від настройок профілю за категоріями конфіденційності можна вказати, що лише певні користувачі зможуть переглядати деякі відомості у вашому профілі, членстві на сайті та у списку розсилки, а також у списку колег. Наприклад, можна захотіти, щоб кожен, хто може переглядати ваш профіль, бачив усі веб-сайти, учасником яких ви є.

Відомості у вашому профілі можуть містити певні відомості вашого адміністратора, але ви можете вибрати, хто бачитиме деякі особисті відомості, наприклад ваш особистий номер телефону.

Сторінка "Членство" у профілі містить список сайтів і списків розсилки, до яких ви належите. Залежно від настройок «Мого сайту» можна застосувати категорію конфіденційності до кожного членства.

Колегами зазвичай є учасники вашої групи, а також інші користувачі, чию діяльність ви бажаєте відстежувати. Ви можете об'єднати колег у групи, але керувати доступом до них можна, застосувавши такі категорії конфіденційності:

• Усі
• Мої колеги
• Моя команда
• Мій керівник
• Тільки я.

Застосування категорій конфіденційності до відомостей профілю, членства та списку колег

У профілі можна змінити категорії конфіденційності для відомостей профілю, членства в групі та списку колег.

1. Виконайте одну з таких дій:

   • Якщо ви вже переглядаєте чийсь профіль або сторінку на своєму «Моєму сайті», клацніть елемент «Мій профіль».
   • Якщо ви переглядаєте інший тип сторінки на сайті SharePoint, клацніть своє ім'я у верхньому правому куті , а потім виберіть пункт Мій профіль.

2. Щоб змінити деякі дані свого профілю, під нашим зображенням натисніть кнопку "Редагувати мій профіль".

3. Щоб змінити членство, клацніть " Членство". Установіть прапорець біля членства, яке потрібно змінити, а потім натисніть кнопку "Редагувати членство".

4. Щоб відредагувати список колег, клацніть елемент "Колеги", установіть прапорці поруч із колегами, параметри яких потрібно змінити, а потім виберіть команду "Редагувати колег".

5. Внесіть потрібні зміни та натисніть кнопку ОК.

Додавання колеги до команди

Параметр конфіденційності "Моя група" можна застосувати до деяких відомостей у профілі, членстві або списку колег, якщо потрібно керувати доступом до їх перегляду. Наприклад, ви можете надати спільний доступ до елемента лише своїй робочій групі, а не всім колегам або будь-кому, хто має доступ до перегляду вашого профілю.

Можна додати учасника до робочої групи, якщо в нього є дозволи на перегляд «Мого сайту», незалежно від того, чи це безпосередній співробітник вашого відділу або хтось, з ким ви тісно співпрацюєте в іншому відділі.

1. Виконайте одну з таких дій:

   • Якщо ви вже переглядаєте чийсь профіль або сторінку на своєму «Моєму сайті», клацніть елемент «Мій профіль».
   • Якщо ви переглядаєте інший тип сторінки на сайті SharePoint, клацніть своє ім'я у верхньому правому куті , а потім виберіть пункт Мій профіль.

2. Натисніть кнопку "Колеги", виберіть колегу, якого потрібно додати до команди, а потім натисніть кнопку "Редагувати колег". За потреби можна вибрати кількох колег.

3. У розділі " Додати до групи " в розділі " Додати до моєї групи" натисніть кнопку "Так".

4. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки