Надання спільного доступу до календаря та доступ до нього за допомогою дозволів на редагування або права представника в програмі Outlook

У новій версії Outlook можна надати права редактора або представника для доступу до календаря будь-кому у своїй організації.

Різниця між дозволами на редагування та дозволами представника

• Редакторів можна призначати для основного календаря (під назвою "Календар") або будь-якого іншого додаткового календаря, який ви створили.
• Представників можна призначити лише для основного календаря. Представники можуть планувати наради та відповідати на них від вашого імені.

Призначення дозволів лише на редагування

1. У новій версії Outlook в області переходів виберіть CalendarCalendar.

2. На вкладці "Основне" натисніть кнопку "Спільний доступ" Calendar.

3. На сторінці "Спільний доступ і дозволи" введіть ім'я або адресу електронної пошти особи, якій потрібно надати спільний доступ до календаря. Хоча календар можна надавати кільком користувачам, за раз можна додавати лише одну людину.

4. Додавши користувача, якому ви надали доступ до календаря, клацніть розкривний список поряд із його ім'ям і виберіть потрібний рівень доступу.

5. Виберіть пункт Можна редагувати, щоб дозволити внесення змін до календаря.

   • Параметри Перегляд лише відомостей про мою зайнятість, Перегляд назв і розташувань і Перегляд усіх відомостей дають змогу іншим користувачам переглядати ваш календар, але не вносити до нього зміни. Доступ для користувачів із-поза меж організації обмежено цими параметрами.

Призначення дозволів представника

Представники можуть не лише редагувати календар, але й планувати наради та відповідати на них від вашого імені.

1. У новій області переходів Outlook виберіть CalendarCalendar.

2. На вкладці "Основне" натисніть кнопку "Спільний доступ" Calendar.

3. На сторінці " Спільний доступ і дозволи" введіть ім'я або адресу електронної пошти особи, якій потрібно надати спільний доступ до календаря, і призначте права доступу представника. Хоча календар можна надавати кільком користувачам, у інтернет-версія Outlook можна додавати лише одну людину за раз.

4. Додавши користувача, якому ви надали доступ до календаря, клацніть розкривний список поряд із його ім'ям і виберіть потрібний рівень доступу.

   • Виберіть Представник, щоб надати користувачам такі самі дозволи, як у редактора, а також можливість отримувати запрошення на наради та відповідати на них від вашого імені. Щоб представник міг переглядати події у вашому календарі, позначеному як приватні, установіть прапорець поруч із пунктом Дозволити переглядати приватні події. Щоб дозволити представнику керувати категоріями, установіть прапорець Дозволити представнику керувати категоріями.
     

     Примітка.

     Елементи календаря, які мають позначку Приватне, захищено. Більшість людей, яким ви надасте доступ до свого календаря, бачитимуть тільки час елементів із цією позначкою, а тему, розташування та інші відомості – ні. Єдиний виняток – якщо встановлено прапорець Дозволити представнику переглядати приватні події.

5. Завершивши додавання особи, якій потрібно надати доступ до календаря, і вибравши бажаний дозвіл, натисніть кнопку "Спільний доступ". Якщо ви вирішили не надавати доступ до календаря саме зараз, виберіть "".
   Користувач, якому ви надали доступ до календаря, отримає повідомлення електронної пошти з відповідним сповіщенням. Якщо ця людина натисне в запрошенні кнопку Прийняти, ваш календар буде додано до її списку календарів.

6. Якщо ви надасте іншій людині права представника для доступу до свого календаря, у вікні Спільний доступ і дозволи з’явиться додатковий параметр, який дає змогу контролювати, як оброблятимуться запрошення на наради й відповіді на них. Якщо представників кілька, це потрібно зробити для кожного з них.

7. У розділі Представники поруч із написом Кому надсилати запрошення та відповіді виберіть один із таких параметрів:

   • Лише представник. Запрошення на наради та відповіді на них надсилаються лише представникам.
   • Делегувати та надіслати мені копію Запрошення на наради та відповіді на них надсилаються вам і вашим представникам. Приймати та відхиляти запрошення на нараду можуть лише представники, а надіслане вам сповіщення відображатиметься як звичайне повідомлення електронної пошти. Ви також можете відповісти на запрошення на нараду, але для цього потрібно відкрити елемент календаря й надати відповідь.
   • Мій представник і я. Запрошення на наради та відповіді на них надсилаються вам і вашим представникам. Відповідати на запрошення на нараду може будь-хто з вас.

8. Якщо ви вирішили не надавати комусь спільний доступ до календаря, у розділі "Представники" виберіть " або видалити " для особи, яка більше не повинна виступати представником.

Припинення спільного доступу до календаря

Якщо потрібно скасувати доступ до календаря для певного користувача, вилучіть інтернет-версія Outlook для цього користувача.

1. У новій версії Outlook в області переходів виберіть CalendarCalendar.
2. На вкладці "Основне" натисніть кнопку "Спільний доступ" Calendar.
   За замовчуванням основний календар має назву "Календар". Якщо ви створили інші календарі, натомість можна вибрати один із них. Вилучити дозвіл на доступ до календарів, які належать іншим людям, не можна.
3. Поруч із користувачем, для якого потрібно скасувати доступ до календаря, виберіть команду "".
   Цю людину буде вилучено зі списку користувачів, які мають доступ до вашого календаря. Якщо користувач належить до вашої організації, ваш календар буде вилучено з її списку календарів. Якщо це сторонній користувач, у нього залишиться копія календаря, але вона більше не синхронізуватиметься з вашим календарем та не оновлюватиметься.

Увімкнення делегування прав доступу в класичній програмі Outlook

Представник автоматично отримує дозвіл на надсилання елементів від імені керівника. За промовчанням представник може читати лише запрошення на наради та відповіді, надіслані керівнику. Представник не має доступ до перегляду будь-яких інших повідомлень у папці "Вхідні".

2. У діалоговому вікні натисніть кнопку "Додати".
   Якщо кнопка " Додати " не відображається, можливо відсутнє з'єднання між програмою Outlook і сервером Exchange. На панелі стану Outlook відображається стан підключення.

3. Введіть ім'я користувача, якого слід призначити представником, або знайдіть і виберіть ім'я зі списку результатів пошуку.

   Примітка.

   Представник має входити до глобального списку адрес (GAL) Exchange організації.

4. Виберіть команду "Додати", а потім – кнопку "OK".

5. У діалоговому вікні Права представника можна встановити настройки дозволів за промовчанням або вибрати додаткові рівні доступу до папок Exchange.
   Якщо представнику потрібні дозволи лише на роботу з запрошеннями на наради та відповідями, буде достатньо настройок дозволів за промовчанням, зокрема параметра Представник отримує копії повідомлень про мої зустрічі. Для параметра дозволу для папки Вхідні можна залишити значення Немає. Запрошення на наради та відповіді спрямовуватимуться безпосередньо до папки Вхідні представника.

   Примітка.

   За промовчанням представнику надається дозвіл Редактор (може переглядати, створювати та змінювати елементи) для папки Календар. Коли представник відповідає на запрошення на нараду від вашого імені, ця нарада автоматично додається до папки Календар.

6. Для сповіщення представника про зміну його дозволів установіть прапорець Автоматично надсилати представникові повідомлення про його права.

7. За потреби встановіть прапорець Представникові доступні приватні розділи.

   Важливо

   Цей параметр впливає на всі папки Exchange. Сюди входять усі папки "Пошта", "Контакти", Calendar, "Завдання", "Нотатки" та "Журнал". Не можна надати доступ до особистих елементів, розміщених лише у вказаних папках.

8. Натисніть кнопку OK.

   Примітка.

   • Повідомлення, надіслані з використанням дозволу "Надіслати від імені", містять поруч із полем Від імена керівника та представника. Коли повідомлення надсилається з використанням дозволу "Надіслати як", відображається лише ваше ім'я.
   • Коли ви додасте когось як представника, він зможе додати вашу поштову скриньку Exchange до свого профілю Outlook. Відповідні вказівки наведено в статті "Керування електронною поштою та елементами календаря" іншого користувача.

На початок сторінки

Змінення дозволів для представника

2. Виберіть ім'я представника, права якого необхідно змінити, а потім натисніть кнопку "Дозволи".

   Примітка.

   Якщо потрібно видалити всі дозволи на доступ представника, не вибирайте "Дозволи", а виберіть " Видалити " та пропустіть решту цих кроків.

3. Змінення дозволів для будь-якої папки Outlook, до якої представник має доступ.

4. Для сповіщення представника про зміну його дозволів установіть прапорець Автоматично надсилати представникові повідомлення про його права.

На початок сторінки

Змінення параметрів доступу представника до конфіденційних елементів

Якщо представнику надано дозволи на доступ до папок Outlook, можна приховати особисту інформацію в зустрічах, нарадах, завданнях і контактах. Відкрийте кожний особистий елемент і в групі "Позначки " виберіть " Приватний".

Якщо потрібно надати представнику дозвіл на перегляд особистих елементів, виконайте такі дії:

2. Виберіть ім'я представника, якому слід надати дозвіл на перегляд особистих зустрічей, а потім натисніть кнопку "Дозволи".
3. Установіть прапорець Представникові доступні приватні розділи.

На початок сторінки

Права редактора або представника для доступу до календаря можна надати будь-кому у своїй організації. Редакторів можна призначати для основного календаря (під назвою "Календар") або будь-якого іншого додаткового календаря, який ви створили. Представників можна призначити лише для основного календаря. Права доступу редактора або представника не можна надати зовнішнім користувачам.

Призначення редактора без дозволів делегування

1. У інтернет-версія Outlook в області переходів виберіть Calendar.

2. На вкладці "Основне" натисніть кнопку "Спільний доступ" Calendar.

3. На сторінці "Спільний доступ і дозволи" введіть ім'я або адресу електронної пошти особи, якій потрібно надати спільний доступ до календаря. Хоча календар можна надавати кільком користувачам, за раз можна додавати лише одну людину.

4. Додавши користувача, якому ви надали доступ до календаря, клацніть розкривний список поряд із його ім'ям і виберіть потрібний рівень доступу.

5. Виберіть пункт Можна редагувати, щоб дозволити внесення змін до календаря.

   • Параметри Перегляд лише відомостей про мою зайнятість, Перегляд назв і розташувань і Перегляд усіх відомостей дають змогу іншим користувачам переглядати ваш календар, але не вносити до нього зміни. Доступ для користувачів із-поза меж організації обмежено цими параметрами.

Призначення представника

Представник може не лише редагувати календар, але й планувати наради та відповідати на запрошення на них від вашого імені.

1. У інтернет-версія Outlook в області переходів виберіть Calendar.

2. На вкладці "Основне" натисніть кнопку "Спільний доступ" Calendar.

3. На сторінці " Спільний доступ і дозволи" введіть ім'я або адресу електронної пошти особи, якій потрібно надати спільний доступ до календаря, і призначте права доступу представника. Хоча календар можна надавати кільком користувачам, у інтернет-версія Outlook можна додавати лише одну людину за раз.

4. Додавши користувача, якому ви надали доступ до календаря, клацніть розкривний список поряд із його ім'ям і виберіть потрібний рівень доступу.

   • Виберіть Представник, щоб надати користувачам такі самі дозволи, як у редактора, а також можливість отримувати запрошення на наради та відповідати на них від вашого імені. Щоб представник міг переглядати події у вашому календарі, позначеному як приватні, установіть прапорець Дозволити переглядати приватні події.
     

     Примітка.

     Елементи календаря, які мають позначку Приватне, захищено. Більшість людей, яким ви надасте доступ до свого календаря, бачитимуть тільки час елементів із цією позначкою, а тему, розташування та інші відомості – ні. Єдиний виняток – якщо встановлено прапорець Дозволити представнику переглядати приватні події.

5. Завершивши додавання особи, якій потрібно надати доступ до календаря, і вибравши бажаний дозвіл, натисніть кнопку "Спільний доступ". Якщо ви вирішили не надавати доступ до календаря саме зараз, виберіть "".
   Користувач, якому ви надали доступ до календаря, отримає повідомлення електронної пошти з відповідним сповіщенням. Якщо ця людина натисне в запрошенні кнопку Прийняти, ваш календар буде додано до її списку календарів.

6. Якщо ви надасте іншій людині права представника для доступу до свого календаря, у вікні Спільний доступ і дозволи з’явиться додатковий параметр, який дає змогу контролювати, як оброблятимуться запрошення на наради й відповіді на них. Якщо представників кілька, це потрібно зробити для кожного з них.

7. У розділі Представники поруч із написом Кому надсилати запрошення та відповіді виберіть один із таких параметрів:

   • Лише представник. Запрошення на наради та відповіді на них надсилаються лише представникам.
   • Делегувати та надіслати мені копію Запрошення на наради та відповіді на них надсилаються вам і вашим представникам. Приймати та відхиляти запрошення на нараду можуть лише представники, а надіслане вам сповіщення відображатиметься як звичайне повідомлення електронної пошти. Ви також можете відповісти на запрошення на нараду, але для цього потрібно відкрити елемент календаря й надати відповідь.
   • Мій представник і я. Запрошення на наради та відповіді на них надсилаються вам і вашим представникам. Відповідати на запрошення на нараду може будь-хто з вас.

8. Якщо ви вирішили не надавати комусь спільний доступ до календаря, у розділі "Представники" виберіть " або видалити " для особи, яка більше не повинна виступати представником.

Припинення спільного доступу до календаря

Щоб скасувати спільний доступ до календаря для певного користувача та вилучити його дозвіл, зробіть ось що:

1. У інтернет-версія Outlook в області переходів виберіть Calendar.
2. На вкладці "Основне" натисніть кнопку "Спільний доступ" Calendar.
   За замовчуванням основний календар має назву "Календар". Якщо ви створили інші календарі, натомість можна вибрати один із них. Вилучити дозвіл на доступ до календарів, які належать іншим людям, не можна.
3. Поруч із користувачем, для якого потрібно скасувати доступ до календаря, виберіть команду "".
   Цю людину буде вилучено зі списку користувачів, які мають доступ до вашого календаря. Якщо користувач належить до вашої організації, ваш календар буде вилучено з її списку календарів. Якщо це сторонній користувач, у нього залишиться копія календаря, але вона більше не синхронізуватиметься з вашим календарем та не оновлюватиметься.

Outlook.com призначено для особистих облікових записів, як-от обліковий запис Outlook.com або Hotmail.com. Якщо ви надаєте спільний доступ до календаря в Outlook.com, єдиний варіант – призначити дозвіл на перегляд або редагування для користувача, якому надається спільний доступ.

Призначення дозволів на редагування

1. У Outlook.com в області переходів виберіть Calendar.
2. На вкладці "Основне" натисніть кнопку "Спільний доступ" Calendar.
3. На сторінці "Спільний доступ і дозволи" введіть ім'я або адресу електронної пошти особи, якій потрібно надати спільний доступ до календаря. Хоча календар можна надавати кільком користувачам, за раз можна додавати лише одну людину.
4. Додавши користувача, якому потрібно надати доступ до календаря, клацніть розкривний список поряд із його ім'ям і виберіть потрібний рівень доступу.
5. Виберіть "Можна редагувати ", щоб надати цьому користувачу дозвіл вносити зміни до вашого календаря. Потім виберіть "Поділитися". Користувач, якому надано спільний доступ, отримає електронною поштою запрошення прийняти та переглянути календар.