Коли ви настроюєте SharePoint у Microsoft 365 у Microsoft 365, імовірно, у вас є документи та файли, які потрібно додати на сайт групи. Ось кілька способів додати різний вміст до сайту.
Примітка.
Статтю про те, як налаштувати OneDrive для робочих або навчальних сайтів і сайтів груп, щоб мати змогу використовувати їх разом, див. в статті Настроювання Office 365 зберігання файлів і надання спільного доступу до них.
У цій статті
- Перш ніж почати
- Створення папок, бібліотек і підсайтів
- Передавання документів, зображень і файлів
- Створення списків SharePoint для контактів, календарів і електронних таблиць
- Розглянемо рішення SharePoint для звичайних бізнес-потреб
- Пошук вмісту користувачам сайту довідки
Підготовка
Перш ніж почати переміщати файли, перевірте обсяг сховища SharePoint у Microsoft 365 у Microsoft 365. Відомості про обмеження сховища SharePoint у Microsoft 365 див. в статті Обмеження SharePoint.
Порада.
Важливо пам'ятати, що в Microsoft 365 граничний обсяг сховища SharePoint у Microsoft 365 (сайті групи) відрізняється від граничного обсягу сховища для Exchange Online (для облікових записів електронної пошти). Докладні відомості про обмеження сховища поштових скриньок див. в статті Описи служб Microsoft 365 для Exchange Online.
Наступний крок – проаналізувати поточний вміст. Це стосується документів, зображень, форм тощо.
Порада.
У Файловий провідник виконайте пошук наявних файлів за розміром і датою. Це допоможе швидко визначити файли, які нещодавно використовувалися, або дуже великі.
Подумайте, скільки вмісту використовується регулярно та чи потрібно зберігати весь його в Microsoft 365. Так само, як ви б, коли ви переходите в менший будинок, мета полягає в тому, щоб вирішити, що буде відповідати на новому сайті. Наприклад, якщо ваша організація зараз використовує більше простору для зберігання, ніж обмеження Microsoft 365 для SharePoint у Microsoft 365, потрібно прийняти такі рішення:
- Які файли потрібно перемістити?
- Придбати додатковий простір для зберігання?
- Чи плануєте ви мати місце для зростання сайту? (Обов'язково буде)
Якщо ваша організація велика або складна, рекомендуємо запросити експерта для надання допомоги. Надійну допомогу можна знайти в Microsoft Pinpoint. Pinpoint – це швидкий і простий спосіб для компаній у всьому світі знайти сертифікованих фахівців і професійні служби Microsoft
Створення папок, бібліотек і підсайтів
Визначаючи вміст, який потрібно перемістити, подумайте, як його впорядкувати. Спочатку потрібно передати файли до бібліотеки документів на сайті групи. Радимо впорядкувати вміст, особливо якщо ви очікуєте, що врешті-решт буде багато файлів. У міру збільшення обсягу вмісту можна створити додаткові бібліотеки документів, бібліотеки форм і бібліотеки зображень, щоб зберігати цей вміст. Крім того, можна створити підсайти для різних типів документів або проектів.
Докладні відомості про планування структури для впорядкування вмісту на сайті див. в статті Планування вмісту сайту групи.
Передавання документів, зображень і файлів
Щоб передати файли, наприклад Word документи, PDF-файли або фотографії JPG, передайте їх до бібліотеки або папки в бібліотеці.
Примітка.
Максимальний розмір файлу для одного файлу, який можна передати до SharePoint у бібліотеці Microsoft 365, наразі становить 2 ГБ. Крім того, одночасно можна передавати лише 100 або менше файлів.
Найкращий спосіб зробити це залежить від кількості файлів. Спочатку перейдіть до бібліотеки призначення, а потім скористайтеся цією таблицею, щоб вибрати метод:
| Кількість файлів | Метод передавання |
|---|---|
| Один документ | Виберіть елемент Створити документ>ПЕРЕДАТИ НАЯВНИЙ ФАЙЛ, а потім знайдіть файл на комп'ютері. |
| Багато документів і папок | Натисніть кнопку Відкрити у провіднику на вкладці Бібліотека стрічки. Потім перетягніть файли за допомогою Файловий провідник. |
Докладні відомості див. в статті Передавання, створення та видалення файлів у бібліотеці.
Примітка.
Є певні типи файлів, які не можна передати до бібліотеки. Список нижче наведено в статті Типи файлів, які не можна додати до списку або бібліотеки.
Створення списків SharePoint для контактів, календарів і електронних таблиць
У кожної компанії є дані в багатьох формах, наприклад календарі, завдання та електронні таблиці. Для цього типу даних можна перемістити або перетворити цей вміст на список на сайті. Наприклад, можна перетворити список бізнес-контактів на список контактів. Крім того, ви часто можете перетворити календарі на Calendar SharePoint, який є особливим видом списку.
- Щоб дізнатися, як створити календар групи на сайті SharePoint у Microsoft 365, перегляньте це відео: Створення власного календаря (відео).
Якщо ви зараз використовуєте електронні таблиці Microsoft Excel для відстеження інформації, ці електронні таблиці можна передати безпосередньо до бібліотеки документів SharePoint у Microsoft 365. Або можна імпортувати електронну таблицю як списки SharePoint. Оскільки багато користувачів можуть оновлювати список одночасно, списки SharePoint допомагають сприяти співпраці. Ви можете створити різні подання списків, щоб відображати саме потрібну інформацію.
- Докладні відомості про роботу зі списками див. в статті Навчальний курс. Створення та настроювання списку.
Розглянемо рішення SharePoint для звичайних бізнес-потреб
Інший спосіб перемістити вміст – скористатися рішенням SharePoint, щоб краще керувати наявним завданням. Наприклад, більшість організацій хочуть записувати щоденні знання про людей, які там працюють, і ділитися ними. Вікі-сайт на сайті може бути чудовим для надання такого спільного доступу.
У цій таблиці описано функції SharePoint, які допомагають керувати бізнес-процесами.
| Бізнес-процес | Опис |
|---|---|
| Використання вікі-сайту для надання спільного доступу до знань групи та співпраці | Вікі-сайти – це спеціальні сайти, на яких спільнота користувачів створює та зберігає інформацію. Вікі-сайти – це чудовий засіб для записування відомостей про процес і надання спільного доступу до них або загальної довідкової інформації, важливої для вашої роботи. |
| Переміщення планування ресурсів до календарів групи SharePoint | Календар групи – це чудовий спосіб запланувати спільні ресурси, наприклад конференц-зали, аудіовізуальне обладнання тощо. Оскільки календар групи розміщено на сайті Microsoft 365 на сайті Microsoft 365, усі учасники групи можуть легко переглядати його на сайті SharePoint або в Outlook.
|
| Перетворення програм баз даних на веб-програму Access | За допомогою Microsoft Access 2013 можна створити й опублікувати базу даних, а потім створити веб-програму Access для використання бази даних на сайті групи. |
| Автоматизація бізнес-процесів за допомогою робочих циклів | Робочі цикли автоматизують і відстежують основні завдання в бізнес-процесі. Вони чудово підходять для таких завдань, як процеси затвердження або збір відгуків. |
Пошук вмісту користувачам сайту довідки
Після переміщення документів і файлів на сайт групи розкажіть про це іншим користувачам сайту. Ви можете запропонувати кілька різних способів, за допомогою яких вони можуть знаходити вміст на сайті.
У цій таблиці описано різні способи використання.
| Метод | Опис |
|---|---|
| Пошук вмісту за допомогою функції пошуку | Найпростіший спосіб знайти вміст на сайті SharePoint на сайті Microsoft 365 – скористатися функцією пошуку.
|
| Настроювання подань у списках і бібліотеках для виявлення вмісту | Ви можете вибрати елементи, які відображаються в поданні. Наприклад, в одному поданні може відображатися заголовок і автор. В іншому поданні може знадобитися відобразити лише елементи, додані після певної дати. |
| Настроювання навігації сайту | Ви можете налаштувати навігацію для сайту групи, щоб користувачам сайту було легше знаходити вміст. |
| Пошук в онлайновому вмісті в автономному режимі | За допомогою OneDrive для роботи або навчання або Outlook можна шукати вміст, який є на сайті SharePoint на сайті Microsoft 365 в автономному режимі
|
| Відстеження оновлень вмісту |
Щоб дізнатися більше про те, як можна полегшити пошук вмісту користувачами сайту, див. статтю Посібник із планування Планування Планування вмісту для сайтів груп .
Коментування цієї статті
Ця стаття допомогла вам? Якщо так, повідомте нам про це, вибравши відповідний варіант унизу цієї сторінки. Якщо ні, розкажіть, що саме не було зрозуміло чи згадано. Ці відомості допоможуть нам ретельно перевірити факти, додати вказівки та оновити цю статтю.