Імпортування або створення зв’язку з даними в іншій базі даних Access

Застосовується до
Access для Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Дані з однієї бази даних Access можна перемістити до іншої кількома способами. Копіювання та вставлення – це найпростіший спосіб, але імпорт і зв'язування дають вам кращий контроль над даними, які ви вводите в кінцеву базу даних, і способами їх перенесення.

З цієї статті ви дізнаєтеся, як імпортувати дані з іншої бази даних Access або створити зв’язок із ними.

У цій статті

Загальні відомості про імпорт даних з іншої бази даних Access і зв’язування з ними

Під час імпорту з іншої бази даних Access створює копію даних у кінцевій базі даних без змінення джерела. Під час імпорту можна вибрати об'єкти, які потрібно скопіювати, керувати імпортом таблиць і запитів і вказати, чи слід імпортувати зв'язки між таблицями.

Можна імпортувати дані, щоб створити таблиці, схожі на таблиці в іншій базі даних. Ви можете скопіювати всю таблицю або лише визначення таблиці, щоб уникнути проектування кожної таблиці вручну. Якщо імпортувати лише визначення таблиці, з'явиться пуста таблиця. Іншими словами, до кінцевої бази даних скопіюються поля та їхні властивості, але не дані в таблиці. Ще одна перевага імпорту порівняно з операцією копіювання та вставлення полягає в тому, що можна імпортувати зв'язки між таблицями разом із самими таблицями.

Якщо ваша мета – додати записи з однієї бази даних до наявної таблиці в іншій базі даних, імпортуйте записи до нової таблиці, а потім створіть запит на додавання. Під час імпорту додавати записи до наявної таблиці не можна. Докладні відомості про запити на додавання див. в статті Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.

Можна створити зв'язок із даними в іншій базі даних Access, якщо в організації використовується кілька баз даних Access, але потрібно надати спільний доступ до даних у деяких таблицях, наприклад "Працівники". Замість дублювання таблиці в кожній базі даних можна зберегти її в одній базі даних і створити зв'язок з іншими базами даних. Це також допомагає, коли іншій робочій групі або відділу потрібно додати дані до бази даних і використовувати їх, але потрібно зберегти контроль над структурою таблиці.

Імпорт даних з іншої бази даних Access

Імпорт даних складається з таких загальних кроків:

  • Підготовка до імпорту
  • Запуск майстра імпорту
  • Збереження параметрів імпорту як специфікації для повторного використання (необов’язково)

Нижче наведено набори вказівок із виконання цих кроків.

Підготовка до імпорту

  1. Знайдіть вихідну базу даних і визначте об’єкти, які потрібно імпортувати. Якщо вихідна .mdb база даних – це файл або .accdb файл, можна імпортувати таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Якщо вихідний .mde файл – це файл або .accde файл, можна імпортувати лише таблиці.

  2. Якщо ви вперше імпортуєте дані з бази даних Access, див. корисні поради в таблиці нижче.

    Елемент Опис
    Кілька об’єктів Ви можете імпортувати кілька об’єктів одночасно.
    Новий об’єкт Під час кожної операції імпорту в кінцевій базі даних створюється новий об’єкт. Імпорт не дає змоги перезаписати наявний об’єкт або додати записи до наявної таблиці.
    Імпорт зв’язаної таблиці Якщо вихідна таблиця, наприклад "Працівники1" у базі даних "Збут", зв’язана (має зв’язок із таблицею "Працівники" в базі даних "Заробітна плата"), поточна операція імпорту замінюється на зв’язування. Щойно операція завершиться, відобразиться зв’язана таблиця, наприклад "Працівники1", що має зв’язок із вихідною таблицею-джерелом ("Працівники" в базі даних "Заробітна плата").
    Пропускання полів і записів Під час імпорту даних із таблиці або запиту пропускати певні поля або записи не можна. Однак якщо імпортувати певні записи з таблиці не потрібно, можна імпортувати лише визначення таблиці.
    Зв’язки Ви можете імпортувати зв’язки між вихідними таблицями.
    Визначення таблиці Ви можете імпортувати всю таблицю або лише її визначення. Коли імпортується лише визначення, Access створює таблицю з полями вихідної таблиці, але без її даних.
    Поля підстановки Якщо поле вихідної таблиці містить значення, знайдені в іншій таблиці або запиті, і вам потрібно відобразити ці значення у відповідному полі кінцевої бази даних, знадобиться також імпортувати цю пов’язану таблицю або запит. Інакше це поле міститиме лише ідентифікатори підстановки.
    Запити Запит можна імпортувати як запит або як таблицю. Якщо імпортувати його як запит, знадобиться також імпортувати відповідні таблиці.

  3. Закрийте вихідну базу даних. Переконайтеся, що жоден користувач не відкрив його в монопольному режимі.

  4. Відкрийте кінцеву базу даних. Переконайтеся, що база даних не призначена лише для читання, і що у вас є дозволи, потрібні для додавання об'єктів і даних. Якщо вихідну базу даних захищено паролем, запит на його введення відображатиметься щоразу, коли ви використовуватимете цю базу як джерело для імпорту.

    Примітка.

    Якщо ви плануєте імпортувати дані до нової бази даних, спочатку потрібно створити пусту базу даних без жодних таблиць, форм і звітів.

    Операція імпорту не перезаписує та не змінює наявні таблиці або об'єкти. Якщо об'єкт із таким самим іменем, як і вихідний об'єкт, уже існує в кінцевій базі даних, access додає число (1, 2, 3 тощо) до імені імпортованого об'єкта. Наприклад, якщо імпортувати таблицю "Питання" до бази даних, яка вже містить таблицю "Проблеми", імпортована таблиця отримала ім'я "Проблеми1". Якщо ім'я "Проблеми1" вже використовується, нова таблиця називається "Проблеми2" тощо. Якщо потрібно додати записи вихідної таблиці до таблиці в кінцевій базі даних, замість операції імпорту слід використати запит на додавання. Докладні відомості про запити на додавання див. в статті Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.

Імпорт даних

  1. Залежно від версії Access розташування майстра імпорту може дещо відрізнятися. Виконайте дії для своєї версії Access:

    • Якщо ви використовуєте Microsoft 365, Access 2021 або Access 2019 на вкладці Зовнішні дані, у групі Імпорт & Link натисніть кнопку Створити джерело> данихіз бази даних>Access.
    • Якщо використовується Access 2016, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт & Посилання натисніть кнопку Access.

  2. Відкриється майстер імпорту та зв’язування Отримати зовнішні дані – База даних Access.

    Знімок екрана: майстер імпорту бази даних Access

  3. У полі Ім'я файлу введіть ім'я вихідної бази даних або натисніть кнопку Огляд , щоб відкрити діалогове вікно Відкриття файлу .

  4. Виберіть Імпортувати таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі до поточної бази даних і натисніть кнопку OK.

    Відкриється діалогове вікно Імпортувати об’єкти.

    У діалоговому вікні

  5. У діалоговому вікні Імпортувати об’єкти на вкладці Таблиці виберіть таблиці, які потрібно імпортувати. Щоб імпортувати запити, перейдіть на вкладку Запити та виберіть потрібні.

    Щоб очистити вибраний об'єкт, клацніть його ще раз.

  6. Щоб вибрати додаткові параметри, натисніть кнопку Параметри. У таблиці нижче описано, як кожен параметр впливає на результати операції.

    Елемент Опис
    Прапорець Зв’язки Установіть, щоб імпортувати зв’язки між вибраними таблицями.
    Прапорець Меню та панелі інструментів Установіть, щоб імпортувати будь-які меню та панелі інструментів, які налаштовано у вихідній базі даних. Меню та панелі інструментів відображаються на вкладці Надбудови.
    Прапорець Специфікації імпорту/експорту Установіть, щоб імпортувати будь-які специфікації імпорту або експорту, які збережено у вихідній базі даних.
    Прапорець Групи області переходів Установіть, щоб імпортувати будь-які групи області переходів, які налаштовано у вихідній базі даних.
    Перемикач Визначення та дані Установіть, щоб імпортувати структуру та дані всіх вибраних таблиць.
    Перемикач Лише визначення Установіть, щоб імпортувати лише поля вибраних таблиць. Вихідні записи не імпортуються.
    Перемикач Як запити Установіть, щоб імпортувати вибрані запити як запити. У такому разі обов’язково імпортуйте разом із запитами всі відповідні таблиці.
    Перемикач Як таблиці Установіть, щоб імпортувати запити як таблиці. У такому разі непотрібно імпортувати відповідні таблиці.

  7. Натисніть кнопку OK, щоб завершити операцію. Access копіює дані та відображає повідомлення про помилку в разі виникнення проблем. Якщо імпорт буде виконано успішно, на останній сторінці майстра можна зберегти відомості про операцію як специфікацію імпорту для подальшого використання.

Зв'язування дає змогу підключатися до даних в іншій базі даних, не імпортуючи їх. Таким чином можна переглядати та змінювати найновіші дані як у вихідній, так і в кінцевій базах даних, не створюючи та не зберігаючи дві копії однакових даних. Створити зв’язок можна лише з таблицями в іншій базі даних Access. Не можна створити зв'язок із запитами, формами, звітами, макросами або модулями.

Коли ви створюєте зв'язок із таблицею в базі даних Access, Access створює нову таблицю, яка називається зв'язаною таблицею. Зв'язана таблиця зберігає зв'язок із вихідними записами та полями. Будь-які зміни, внесені до даних у вихідній базі даних, відображаються у зв'язаній таблиці кінцевої бази даних і навпаки. Проте змінити структуру зв'язаної таблиці в кінцевій базі даних не можна. Іншими словами, не можна додати або видалити поле або змінити тип даних поля.

Зв’язування з даними в іншій базі даних Access складається з таких загальних кроків:

  • Підготовка до зв’язування
  • Запуск майстра зв’язування

Нижче наведено набори вказівок із виконання цих кроків.

  1. Знайдіть вихідну базу даних. Формат файлу може бути MDB, , MDEACCDB, або ACCDE. Якщо вихідну базу даних захищено паролем, під час зв'язування буде запропоновано ввести пароль.

  2. Визначте таблиці, з якими потрібно створити зв'язок. Ви можете створити зв'язок із таблицями, але не можете створити зв'язок із запитами, формами, звітами, макросами або модулями. Якщо ви вперше зв'язуєте таблиці в іншій базі даних Access, перегляньте наведену нижче таблицю, щоб отримати корисні поради.

    Елемент Опис
    Кілька об’єктів Ви можете створити зв’язки відразу з кількома таблицями одночасно. Для кожної вихідної таблиці створюється зв’язана таблиця.
    Використання зв’язаних таблиць як джерела Створити зв’язок зі зв’язаною таблицею у вихідній базі даних не можна.
    Наприклад, таблицю "Працівники1" у базі даних "Збут" не можна використовувати як джерело, якщо її вже зв’язано з таблицею "Працівники" в базі даних "Заробітна плата". Натомість потрібно створити зв’язок безпосередньо з таблицею "Працівники" в базі даних "Заробітна плата".
    Нова або наявна таблиця Під час кожної операції зв’язування для кожної вихідної таблиці створюється нова зв’язана таблиця. За допомогою зв’язування не можна перезаписати наявну таблицю або додати до неї дані.
    Зв’язки Якщо вибрати кілька вихідних таблиць, зв’язки між ними автоматично переносяться до кінцевої бази даних. Однак змінити або видалити зв’язок у кінцевій базі даних не можна.
    Поля підстановки Якщо поле вихідної таблиці містить значення, знайдені в іншій таблиці, і вам потрібно відобразити ці значення у відповідному полі в кінцевій базі даних, знадобиться також створити зв’язок із цією пов’язаною таблицею. Інакше це поле міститиме лише індикатори підстановки.

  3. Закрийте вихідну базу даних. Переконайтеся, що жодний інший користувач не відкрив базу даних у монопольному режимі.

  4. Відкрийте кінцеву базу даних. Переконайтеся, що кінцева база даних не призначена лише для читання, і що у вас є дозволи, потрібні для додавання об'єктів і даних.

    Примітка.

    Якщо ви плануєте створити зв’язки в новій базі даних, спочатку потрібно створити пусту базу даних без жодних таблиць, форм і звітів.

    Операція не перезаписує та не змінює наявні таблиці або об'єкти. Якщо об'єкт із таким самим іменем, як і вихідний об'єкт, уже існує в кінцевій базі даних, access додається число (1, 2, 3 тощо) до імені зв'язаної таблиці. Наприклад, якщо створити зв'язок із таблицею "Проблеми" з бази даних, яка вже містить таблицю "Проблеми", зв'язана таблиця матиме ім'я "Проблеми1". Якщо ім'я "Проблеми1" вже використовується, нова таблиця називається "Проблеми2" тощо. Пам’ятайте: щоб додати записи з вихідної таблиці до таблиці в кінцевій базі даних, замість зв’язування слід використовувати запит на додавання. Докладні відомості про запити на додавання див. в статті Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.

  1. Залежно від версії Access розташування майстра зв’язування дещо відрізняється. Виконайте дії для своєї версії Access.

    • Якщо ви використовуєте Microsoft 365, Access 2021 або Access 2019 на вкладці Зовнішні дані, у групі Імпорт & Link натисніть кнопку Створити джерело> данихіз бази даних>Access.
    • Якщо використовується Access 2016, на вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт & Посилання натисніть кнопку Access.

  2. Відкриється майстер імпорту та зв’язування Отримати зовнішні дані – База даних Access.

    Знімок екрана: майстер імпорту бази даних Access

  3. У полі Ім'я файлу введіть ім'я вихідної бази даних або натисніть кнопку Огляд , щоб відкрити діалогове вікно Відкриття файлу .

  4. Виберіть Підключитися до джерела даних за допомогою створення пов’язаної таблиці та натисніть кнопку OK. Відкриється діалогове вікно Зв’язок із таблицями.

    У діалоговому вікні

  5. У діалоговому вікні Зв’язок із таблицями виберіть таблиці, з якими потрібно створити зв’язок. Щоб видалити виділений фрагмент, клацніть таблицю ще раз.

  6. Щоб завершити операцію, натисніть кнопку OK. Access створить зв’язані таблиці.

  7. Відкрийте зв’язані таблиці у вікні табличного подання даних і переконайтеся, що дані мають потрібний вигляд.

Додаткова інформація

На початок сторінки