Microsoft Teams і електронна пошта, які живуть у гармонії
Посібник із підвищення продуктивності, який містить поради та підказки з використання Microsoft Teams від людей, які щодня будують і використовують Teams.
Teams переосмислює роботу з електронною поштою. Якщо всі учасники групи працюють у Teams, ви отримуватимете менше електронних листів. Крім того, ви витрачатимете менше часу на папку "Вхідні", тому що більшість обговорень проходитиме в Teams.
Проте в деяких випадках ви все одно отримуватимете (і навіть потребуватимете) електронні листи. Баланс залежатиме від того, як часто ви взаємодієте з людьми, які не використовують Teams, а також від власних потреб. (Одні люди переглядають електронну пошту лише раз у день, а інші постійно використовують її одночасно з програмою Teams). Teams і електронна пошта – це важливий робочий елемент більшості користувачів.
Нижче наведено кілька популярних можливостей.
1. Щоденна робота з колегами в чатах і каналах Teams
Взаємодіяти з колегами щодня зручніше в Teams. Чати та канали призначені для обговорення планів подій, порівняння переваг і недоліків нових функцій, а також надсилання оновлень про хід роботи.
Виключення таких повідомлень із папки "Вхідні" дало змогу змінити обсяг і тип дій, які користувачі виконують з електронною поштою (докладні відомості див. в наступному розділі).
Щоб відстежувати поточні бесіди, називайте та закріплюйте свої групові чати.
2. Можливість вибору, де відповідати на запрошення на наради
Деякі користувачі люблять переглядати запрошення на наради одне за одним в Outlook. Інші люблять це робити з області "Календар" у Teams. Будь-який із цих способів чудово підходить – вибирайте оптимальний для себе.
У деяких випадках ви все одно отримуватимете (і навіть потребуватимете) електронні листи. Баланс залежатиме від того, як часто ви взаємодієте з людьми, які не використовують Teams, а також від власних потреб.
3. Перегляд оголошень і бюлетенів в електронній пошті
Зазвичай ми отримуємо електронною поштою офіційні оголошення для всієї організації, наприклад про зміну в підрозділі, початок щорічного збору пожертв, повідомлення від керівника, бюлетені від служби підтримки клієнтів тощо. Вони зазвичай ретельно відформатовані та призначені для великої кількості людей. Ми постійно перевіряємо наявність таких повідомлень в електронній пошті. Іноді користувачі пересилають такі електронні листи в один із наших каналів, щоб їх побачили навіть ті співробітники, які рідко перевіряють електронну пошту.
Перегляньте це відео, щоб дізнатись, як пересилати важливі електронні листи в канали.
4. Додавання зовнішніх користувачів як гостей у Teams
Якщо ми працюємо над проектом із користувачами не з корпорації Майкрософт, ми можемо створити спеціальну групу Teams, а потім запросити цих зовнішніх користувачів як гостей. Це дає змогу зручно взаємодіяти в Teams і отримувати повідомлення про проект безпосередньо в цій програмі. Оскільки тут ми також відстежуємо всі свої інші проекти, підвищується ймовірність того, що ми своєчасно побачимо важливі чати та файли.
Для зовнішніх користувачів, з якими ми працюємо лише зрідка, підійде електронна пошта.
Хочете дізнатися, як додати гостя? Ознайомтеся з цією статтею.
Далі: Відбір сповіщень
Потрібна додаткова довідка?
Потрібні додаткові параметри?
Ознайомтеся з перевагами передплати, перегляньте навчальні курси, дізнайтесь, як захистити свій пристрій тощо.
Спільноти допомагають ставити запитання й відповідати на них, надавати відгуки та дізнаватися думки висококваліфікованих експертів.
