Якщо потрібно запросити користувачів до наради або події в Outlook, зазвичай надсилається запрошення на нараду. Одержувач зможе прийняти запит, і елемент буде додано до його календаря.
Існує альтернативний метод, який більш широко працює з Outlook та іншими програмами календаря. Вкладення інтернет-календаря (iCalendar) або посилання на файл iCalendar можна додати до тексту повідомлення. Коли одержувач відкриває вкладення або вибирає посилання, подія додається до його програми календаря.
Примітка.
На відміну від запрошень на нараду Outlook, під час використання вкладень iCalendar і посилань ви не отримуєте підтвердження, коли користувачі приймають або відхилятимуть запрошення.
Крок 1. Створення зустрічі
Якщо зустріч уже створено в календарі, перейдіть до наступного розділу Крок 2. Надсилання вкладення iCalendar.
- У Calendar на вкладці Основне в групі Створити натисніть кнопку Створити зустріч.
- У полях Тема та Розташування введіть тему та розташування.
- Введіть час початку та час завершення.
- На вкладці Зустріч у групі Дії натисніть кнопку Зберегти & Закрити.
Крок 2. Надсилання вкладення iCalendar
- У календарі виберіть зустріч.
- На вкладці Зустріч у групі Дії клацніть стрілку вниз на кнопці Переслати .
-
Установіть прапорець Переслати як iCalendar.
З'явиться вікно нового повідомлення та вкладено iCalendar.
Крок 3. Додавання посилання до тексту повідомлення
Посилання може бути текстом або будь-яким вибраним зображенням.
Виконайте одну з таких дій:
- Додавання текстового посилання до тексту повідомлення
- Додавання посилання на зображення до тексту повідомлення
Додавання текстового посилання до тексту повідомлення
- У вікні відкритої зустрічі клацніть правою кнопкою миші вкладення .ics iCalendar і виберіть команду Зберегти як.
- Виберіть розташування, до яких зможуть отримати доступ усі одержувачі.
Наприклад, в організації можна вибрати спільне мережеве розташування. Найпоширеніший сценарій – зберегти файл .ics iCalendar на веб-сайті. Пам'ятайте, що під час вибору місця для збереження файлу важливо, щоб будь-який одержувач отримав доступ до цього розташування.
- Виберіть команду Зберегти.
- Клацніть у вмісті повідомлення.
- На вкладці Вставлення в групі Посилання натисніть кнопку Посилання або Гіперпосилання.
- У полі Текст введіть текст, який має відображатися як посилання.
- У полі Адреса введіть розташування, у якому збережено файл .ics iCalendar. Якщо ви зберегли її на веб-сайті, введіть веб-адресу або URL-адресу для цього розташування.
- Натисніть кнопку OK.
- Продовжуйте завершувати повідомлення, як зазвичай, зокрема додавати одержувачів, а потім натисніть кнопку Надіслати.
Додавання посилання на зображення до тексту повідомлення
- У вікні відкритої зустрічі клацніть правою кнопкою миші вкладення .ics iCalendar і виберіть команду Зберегти як.
- Виберіть розташування, до яких зможуть отримати доступ усі одержувачі.
- Наприклад, в організації можна вибрати спільне мережеве розташування. Найпоширеніший сценарій – зберегти файл .ics iCalendar на веб-сайті. Пам'ятайте, що під час вибору місця для збереження файлу важливо, щоб будь-який одержувач отримав доступ до цього розташування.
- Виберіть команду Зберегти.
- Клацніть у вмісті повідомлення.
- На вкладці Вставлення в групі Ілюстрації натисніть кнопку Зображення.
- Виберіть розташування та зображення, яке потрібно вставити, а потім натисніть кнопку Вставити.
- Виберіть вставлене зображення.
- На вкладці Вставлення в групі Посилання натисніть кнопку Посилання або Гіперпосилання.
- У полі Адреса введіть розташування, у якому збережено .ics файл. Якщо ви зберегли її на веб-сайті, введіть веб-адресу або URL-адресу для цього розташування.
- Натисніть кнопку OK.
- Продовжуйте завершувати повідомлення, як зазвичай, зокрема додавати одержувачів, а потім натисніть кнопку Надіслати.