Погодьтеся, ви використовуєте для керування своїми проектами електронну таблицю Microsoft Excel і не бачите вагомих причин для змінення. Ми вам усе пояснимо.
Створювати план проекту в програмі Excel дуже зручно, адже він допомагає швидко скласти список усіх проектів, упорядкувати їх і навіть створити щось на кшталт подання діаграми Ганта. Але електронної таблиці не вистачить, щоб обчислити зміни в проекті.
Коли вам доводиться жонглювати кількома проектами, перерваними графіками та спільними ресурсами, підтримувати розклад в електронній таблиці стає непосильним завданням. Завдяки динамічному ядру планування, засобам керування ресурсами та підтримці кращого спілкування програма Microsoft Project може допомогти вам не відставати від графіка.
У цій статті
- Використовуйте переваги керування ресурсами на рівні підприємства
- Дозволити програмі Project обчислити вплив змін дати
- Використання гнучких методів звітування
- Інтеграція з Excel
Використовуйте переваги керування ресурсами на рівні підприємства
Що відбувається, якщо призначити один ресурс кільком проектам за допомогою електронних таблиць? Керувати ресурсами поза планом проекту необхідно вручну або за допомогою програм сторонніх постачальників. Ресурси часто випадково перенавантажуються, і доводиться витрачати багато часу, намагаючись перепланувати роботу.
Використовуючи сервер Microsoft Project Server, усі проекти у вашій організації можна використовувати з центрального корпоративного пулу ресурсів. Це дає змогу керівникам проектів швидко дізнатися доступність ресурсу, перш ніж призначати цей ресурс завданню.
Дозволити програмі Project обчислити вплив змін дати
Припустімо, ви відстежували проект в електронній таблиці. Цей проект містить завдання, яке не може розпочатися, доки інший проект не досягне певного кінцевого результату. Цей результат заплановано на 18 червня. Зараз 25 червня, а ви все ще чекаєте на це. Скільки часу знадобиться, щоб оновити електронну таблицю та вказати нову дату завдання, яке залежить від цього кінцевого результату? Можливо, недовго, якщо завдання наближається до кінця проекту, але що робити, якщо воно ближче до початку? А що робити, якщо проект містить понад 50 завдань? Понад 100 завдань?
Програма Project може допомогти швидко скоригувати графік проекту та призначення ресурсів за допомогою динамічного ядра розкладу. Він без проблем обробляє зміну дати та її наслідки, враховуючи всі залежності, результати та призначення ресурсів. Програма Project не лише автоматично переобчислює графік, але й виділяє дати, коли він змінюється, щоб можна було швидко побачити результат кожного зсуву.
Використання гнучких методів звітування
Ви організовуєте імпровізовану зустріч із менеджером протягом десяти хвилин, щоб обговорити стан вашого проекту. Ви хочете принести звіт про перебіг виконання свого проекту, але в такий короткий термін найкращий вихід – роздрукувати електронну таблицю з надією на точність даних. Ви хотіли б надати керівнику надійніший звіт про свій проект, але це просто не можливо в такий короткий термін, коли ви використовуєте електронну таблицю.
У Project можна швидко створити візуальний звіт на основі шаблону, що експортує дані до зведеної схеми в Microsoft Visio Professional. Ви можете вибрати поля, які потрібно виділити у звіті, включно з настроюваними полями, настроєними для проекту, і представити чистий, стислий звіт для наради з керівництвом.
Інтеграція з Excel
Експортувавши дані проекту до програми Excel, можна й надалі використовувати потужні функціональні можливості програми електронної таблиці, а також скористатися перевагами програми Project для відстеження графіка проекту та ресурсів. Крім того, у план проекту можна імпортувати або вбудувати дані Excel.