Один зі способів контролювати співпрацю над документами – це обов'язкове взяття файлів на редагування, особливо якщо до бібліотеки мають доступ кілька користувачів. Якщо взяття бібліотеки на редагування обов'язкове, інші користувачі не зможуть перезаписати його. Проте ви ризикуєте зробити так, що інші користувачі не зможуть побачити останні зміни або внести зміни самостійно. Якщо з документом доведеться попрацювати іншим користувачам, важливо швидко повертати файли з редагування.
Примітка.
Не настроюйте в бібліотеці обов'язкове взяття файлів на редагування, якщо користувачі планують співавторство з документами в бібліотеці. Користувачі не можуть одночасно працювати з документами, якщо ввімкнуто обов'язкове взяття на редагування.
Вимагати витягнення файлів для редагування
Примітка.
Лише користувачі з дозволами розробника та дозволами на повний доступ можуть настроювати обов'язкове взяття файлів на редагування.
- Перейдіть до бібліотеки, у якій плануєте працювати.
- Виберіть Налаштування
>Налаштування бібліотеки.
Якщо ці елементи меню не відображаються, на стрічці виберіть елемент "Бібліотека", а потім у групі "Параметри" – пункт "Настройки бібліотеки". - На сторінці "Настройки " виберіть пункт "Додаткові параметри бібліотеки " (для класичної версії SharePoint вона міститься в розділі "Загальні параметри"). Виберіть Настройки керування версіями.
- У розділі «Обов'язкове взяття на редагування » в розділі « Вимагати взяття документів на редагування перед їх редагуванням?» виберіть значення « Так».
- Щоб зберегти настройки та повернутися на сторінку параметрів бібліотеки, натисніть кнопку ОК.
Що відбувається, якщо в бібліотеці обов'язкове взяття на редагування?
| Якщо ви це зробите... | Ось що відбувається... |
|---|---|
| Створення файлу або додавання файлу до бібліотеки | Спочатку файл взято на редагування для вас. Щоб інші користувачі могли побачити його та працювати з ним, його потрібно повернути з редагування до бібліотеки. |
| Відкриття файлу для редагування | Коли ви натиснете кнопку редагування, файл буде автоматично взято на редагування. З'явиться діалогове вікно, яке сповістить вас про те, що ви збираєтеся взяти файл на редагування, і пропонує можливість змінити його в локальній папці для чернеток. Після взяття на редагування піктограму файлу буде закрито зеленою стрілкою, спрямованою вниз, яка вказує на те, що файл узято на редагування. Ніхто інший не зможе змінити файл, і ніхто не зможе бачити ваші зміни, поки ви вже взяли файл на редагування. |
| Внесення змін до відомостей про файл (властивостей) | Якщо файл ще не взято на редагування, його потрібно взяти, перш ніж змінювати його властивості, як-от назву, ім'я автора, термін, кількість слів тощо. Зміни наберуть сили, доки ви не повернете файл із редагування. |
| Спробуйте відкрити файл, узятий на редагування іншим користувачем |
Параметри взяття на редагування та Реєстрація недоступні. Не можна взяти на редагування файл, який взяв на редагування інший користувач. Якщо спробувати це зробити, з'явиться діалогове вікно з повідомленням про те, що файл взяв на редагування інший користувач. Щоб дізнатися, хто взяв файл на редагування, наведіть вказівник миші на піктограму файлу. Ім'я користувача, який узяв документ на редагування, відображається в підказці. Якщо потрібно терміново повернути файл, можна звернутися до нього та надіслати запит на повернення файлу. |
| Повернення файлу з редагування | З'явиться запит на введення примітки щодо внесених змін. Якщо в бібліотеці відстежуються версії, примітка зберігається в журналі версій. Якщо відстежуються як основні, так і проміжні версії, буде запропоновано вибрати тип версії, яку потрібно повернути. Докладні відомості про керування версіями див. в статті "Додаткові відомості". |
| Утримувати файл на редагуванні протягом тривалого часу | Ніхто інший не зможе бачити внесені зміни або редагувати файл, поки його взято на редагування. Це корисно, коли ви вносите зміни, але також може завадити іншим користувачам виконувати призначені їм завдання. Це і хороша ділова практика, і звичайна ввічливість повернути файл із редагування якомога швидше. У деяких випадках адміністратору може знадобитися примусово повернути файл із редагування. |