Створення й оновлення стовпця зовнішніх даних у списку або бібліотеці

До власного списку або бібліотеки можна додати стовпець спеціального типу, який називається стовпцем зовнішніх даних. Цей стовпець дає змогу об'єднати стовпець даних із зовнішнього джерела даних з іншими стовпцями власного списку або бібліотеки. Оскільки стовпець зовнішніх даних додається до власного списку або бібліотеки, усі пов'язані функції списку або бібліотеки, зокрема керування версіями, затвердження, взяття на редагування та повернення з редагування, а також вкладення файлів.

Докладні відомості див. в статті Пошук вмісту про зовнішні дані.

У цій статті

• Перш ніж почати
• Приклади використання стовпців зовнішніх даних
• Створення стовпця зовнішніх даних у списку або бібліотеці
• Оновлення стовпця зовнішніх даних
• Оновлення стовпця зовнішніх даних

Підготовка

Щоб забезпечити захищений доступ до зовнішніх даних, перед роботою з ними необхідно виконати певні попередні завдання. Наведені нижче відомості допоможуть вам спланувати подальші дії. Якщо ж у вас виникнуть проблеми під час роботи із зовнішніми даними, ці відомості допоможуть вам виявити причину. Щоб отримати доступ до зовнішніх даних, вам або адміністратору слід виконати такі дії:

Підготування зовнішнього джерела даних Можливо, адміністратору доведеться створити обліковий запис і надати дозволи на доступ до джерела даних відповідним людям, щоб захистити ці дані від сторонніх. Крім того, адміністратор може створити певні таблиці, подання, запити тощо в зовнішній базі даних, щоб залишити лише потрібні результати й підвищити продуктивність.

Налаштування служб і облікових записів SharePoint Адміністратор повинен активувати служби підключення до бізнес-даних і службу захищеного сховища.

Настроювання служб захищеного сховища Адміністратор повинен визначити найкращий режим доступу до зовнішнього джерела даних, створити цільову програму й настроїти для неї облікові дані.

Настроювання служб підключення до бізнес-даних Адміністратор має забезпечити, щоб користувач, який створює зовнішній тип вмісту, мав дозвіл на зберігання метаданих підключення до бізнес-даних, а відповідні користувачі мали доступ до зовнішнього типу вмісту, на основі якого створено зовнішній список.

Створення зовнішнього типу вмісту. Користувач повинен визначити зовнішній тип вмісту з відомостями про підключення, доступ, методи роботи, стовпці, фільтри та інші метадані, потрібні, щоб отримати дані із зовнішнього джерела даних.

На початок сторінки

Приклади використання стовпців зовнішніх даних

У розділах нижче описано деякі практичні способи використання додавання стовпця зовнішніх даних до списку або бібліотеки.

Договори та контактна інформація клієнтів Ви маєте бібліотеку документів, яка містить договори клієнтів. Проте всі відомості про клієнтів зберігаються в бізнес-програмах (наприклад, SAP або Microsoft CRM), які мають джерело даних, зовнішнє для продуктів SharePoint. Радимо відстежувати договори клієнтів у бібліотеці документів, але гарантувати, що пов'язані відомості про клієнтів є актуальними та не дублюватимуться без потреби. Для цього додайте один або кілька стовпців зовнішніх даних до бібліотеки, щоб із кожним контрактом, який зберігається в бібліотеці, пов'язувати відповідне ім'я клієнта та номер телефону. Стовпець зовнішніх даних дає змогу легко вводити й оновлювати правильні відомості, а також автоматично отримує відомості про клієнтів із зовнішнього джерела даних. Крім того, можна створити структурований документ Word, у якому значення стовпців зовнішніх даних буде оновлено до документа Word, щоб можна було редагувати значення на панелі відомостей про документ або використовувати елементи керування вмістом Word.

Базові дані про товари із зображеннями Ви створили бібліотеку зображень із фотографіями продуктів, які продає ваша організація. До бібліотеки можна додати стовпець зовнішніх даних, який отримує доступ до назви, коду продукту та поточної ціни із зовнішньої бази даних. Проте, коли створюється зовнішній тип вмісту, зовнішні дані доступні лише для читання. За правилами та процесами компанії потрібно, щоб зміни до відомостей про продукт вносилися через систему бази даних. Але тепер більше людей у вашій організації зможуть легко переглянути всі поширені відомості про продукти в одному поданні бібліотеки.

На початок сторінки

Створення стовпця зовнішніх даних у списку або бібліотеці

1. Перейдіть на сайт SharePoint, а потім перейдіть до списку або бібліотеки.

   Примітка.

   Стовпець зовнішніх даних не можна додати до зовнішнього списку.

2. Клацніть елемент "Настройки списку абобібліотеки>" або "Настройки бібліотеки".

3. У розділі "Стовпці " натисніть кнопку "Створити стовпець".

4. Введіть ім'я стовпця, наприклад «Клієнт», а потім у розділі «Типи стовпців» виберіть «Зовнішні дані».

5. У розділі « Зовнішній тип вмісту» клацніть засіб вибору зовнішнього типу вмісту, а потім у списку зовнішніх типів вмісту виберіть відповідний елемент, наприклад CustomerCRM.

6. Вирішіть, як потрібно обробляти будь-які дії, визначені для зовнішнього типу вмісту, виконавши одну або кілька з таких дій:

   • Щоб відобразити меню з однією або кількома діями, виберіть пункт "Відобразити меню дій".
   • Щоб стовпець зовнішніх даних виконував дію за промовчанням у вибраному випадку, установіть перемикач « Зв'язати цей стовпець із дією за промовчанням» для зовнішнього типу вмісту.

7. У розділі Додавання стовпця, щоб відобразити кожне з цих додаткових полів, натисніть кнопку Вибрати всі поля або виберіть одне чи кілька конкретних імен полів, наприклад CustomerName і PhoneNumber.

На початок сторінки

Оновлення стовпця зовнішніх даних

1. Перейдіть на сайт SharePoint, а потім перейдіть до списку або бібліотеки.
2. додавати або редагувати елементи в списку або властивості бібліотеки документів;
3. У текстовому полі стовпця зовнішніх даних, наприклад імені клієнта, клацніть засіб вибору зовнішніх елементів даних.
   Автор зовнішнього типу вмісту має визначити, як працюватиме засіб вибору зовнішнього елемента даних , вибравши відповідне поле ідентичності та створивши один або кілька фільтрів для швидкого пошуку потрібного значення. Якщо це не так, зверніться по допомогу до автора зовнішнього типу вмісту або адміністратора.
4. У діалоговому вікні виберіть відповідний запис, наприклад "Ненсі Давидова", а потім натисніть кнопку "OK".

Дані оновляться в зовнішньому списку та зовнішньому джерелі даних.

На початок сторінки

Оновлення стовпця зовнішніх даних

З міркувань продуктивності дані в стовпці зовнішніх даних кешуються на сервері або в службі, і в ній можуть не відображатися останні значення із зовнішньої системи даних. Щоб переконатися, що зовнішні дані актуальні, оновіть стовпець зовнішніх даних. Однак слід обережно виконувати операцію оновлення, оскільки вона може тривати довго залежно від настройок зовнішніх даних.

1. Перейдіть на сайт SharePoint, а потім перейдіть до списку або бібліотеки.
2. У заголовку стовпця зовнішніх даних натисніть кнопку "Оновити".
3. На сторінці "Оновлення" вирішіть, що слід оновити: лише поточну папку або поточну папку та всі її вкладені папки.
4. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки