Ця стаття містить огляд деяких основних понять, пов'язаних із роботою з новими функціями керованих метаданих на сервері SharePoint Server. У ній обговорюється, як нові функції керованих метаданих підтримують реалізацію офіційних класифікацій за допомогою керованих термінів. Тут також пояснюється, як працюють суспільні теги та як вони пов'язані з функціями керованих метаданих, такими як керовані терміни та корпоративні ключові слова.
У цій статті
Функції керованих метаданих
Нові функції керованих метаданих на сервері SharePoint Server можна активувати завдяки новій програмі служби керованих метаданих, яка підтримує два ключові аспекти.
- Публікація типу вмісту спільний доступ до типів вмісту між колекціями сайтів і веб-програмами; Докладні відомості про публікацію типів вмісту див. в статті "Загальні відомості про типи вмісту та публікацію типів вмісту".
- Таксономії Створення та керування ієрархічними колекціями централізовано керованих термінів (наборів термінів), які можна використовувати як атрибути для елементів на сайтах SharePoint. Ці набори термінів можна використовувати в різних колекціях сайтів і веб-програмах. Набори термінів можна створювати та керувати за допомогою функції під назвою «Засіб керування сховищем термінів».
Основні терміни та поняття
Є кілька ключових термінів і понять, які корисно розуміти під час роботи з різними функціями метаданих на сервері SharePoint Server. Розуміння цих понять допоможе вам зрозуміти концептуальні відомості, викладені далі в цій статті та в інших статтях про функції керованих метаданих.
Класифікація
Таксономія – це ієрархічна класифікація слів, позначок або термінів, упорядкованих у групи на основі подібностей. Таксономія може визначатися і централізовано управлятися однією або декількома особами. Міжнародна промислова класифікація Standard (ISIC), яка була розроблена Організацією Об'єднаних Націй, є відомим прикладом промислової таксономії, яка використовується для класифікації економічних даних. Таксономії корисні, оскільки забезпечують логічну, ієрархічну структуру метаданих, яку можна використовувати для узгодженої класифікації інформації.
Народна сономія
Народна система, це класифікація, яка виникає внаслідок спільного застосування словами, мітками або термінами до вмісту сайту. Якщо ви коли-небудь бачили хмару тегів на веб-сайті, то ви бачили візуалізацію фольксономії. На знімку екрана нижче показано веб-частину "Рій позначок" на сайті SharePoint. Підхід до метаданих, заснований на фольксономіці, може бути корисним, оскільки він використовує знання та досвід користувачів сайту та творців контенту, а також дозволяє класифікації контенту розвиватися відповідно до мінливих бізнес-потреб та інтересів користувачів.
Набір термінів
Набір термінів – це група пов'язаних термінів.
Залежно від того, де створюється набір термінів, його область може бути локальною або глобальною:
- Локальні набори термінів створюються в контексті колекції сайтів і доступні для використання (і відображаються) лише для користувачів цієї колекції сайтів. Наприклад, якщо додати стовпець керованих метаданих до списку або бібліотеки та створити для нього новий набір термінів, набір термінів буде локальним для колекції сайтів, яка містить цей список або бібліотеку.
- Глобальні набори термінів доступні для використання на всіх сайтах, які підписані на певну програму служби керованих метаданих.
Набори термінів можна настроїти на закриття – це означає, що користувачі не можуть додавати до них нові терміни, коли вводять значення стовпця, зіставленого з набором термінів. Або ж їх можна настроїти як відкриті, тобто користувачі зможуть додавати нові терміни до набору термінів, оновлюючи значення стовпця, зіставленого з набором термінів.
Термін
Термін – це окремий елемент у наборі термінів, який можна пов'язати з елементом на сайті SharePoint Server. Термін має унікальний ідентифікатор і може мати багато різних текстових підписів (синонімів). Якщо ви працюєте на багатомовному сайті, він також може мати мітки різними мовами.
Є два типи термінів:
Керовані умови
Керовані терміни зазвичай попередньо визначені й упорядковані в ієрархічний термін, який задає адміністратор сховища термінів або інша особа з дозволами на роботу з керованими метаданими.
Ключові слова підприємства
Корпоративне ключове слово – це слово або фраза, додані до елементів на сайті SharePoint. Корпоративні ключові слова впорядковано в єдиний неієрархічний набір термінів у інструменті керування сховищем термінів, який називається набором ключових слів. Оскільки користувачі зазвичай можуть додавати будь-яке слово або фразу до елемента як ключове слово, корпоративні ключові слова можна використовувати для тегування в стилі фолксономіки. Адміністратори сховища термінів або інші особи з дозволом керувати метаданими можуть перемістити ключові слова з набору термінів ключових слів до певного керованого набору термінів, після чого ключові слова стануть доступними в контексті певного набору термінів. Адміністратори сховища термінів також можуть зробити набір ключових слів закритим, щоб користувачі не могли надсилати нові ключові слова та були обмежені у використанні наявних ключових слів.
Групувати
Групи визначають межі безпеки. Група – це набір наборів термінів, які об'єднують спільні вимоги до безпеки. Керувати наборами термінів, що належать до групи, або створювати в ній нові набори термінів, можуть лише користувачі, призначені співавторами. Організаціям слід створювати унікальні групи для наборів термінів, які матимуть унікальні потреби доступу або безпеки.
Засіб керування сховищем термінів
Інструмент керування сховищем термінів – це інструмент, за допомогою якого таксономісти, адміністратори та інші особи, які керують класифікаціями, можуть використовувати, щоб створювати, імпортувати та керувати наборами термінів і термінами в них. Засіб керування сховищем термінів відображає всі глобальні набори термінів і будь-які локальні набори термінів, доступні для колекції сайтів, з якої виконується доступ до засобу керування сховищем термінів.
Стовпець керованих метаданих
Стовпець керованих метаданих – це новий тип стовпця, який можна додавати до списків або бібліотек, щоб користувачі сайтів або власники вмісту могли вибирати значення з набору керованих термінів і застосовувати їх до вмісту. Стовпець керованих метаданих можна настроїти на зіставлення з наявним набором термінів або створити новий набір термінів спеціально для стовпця. Якщо створити новий набір термінів спеціально для стовпця керованих метаданих, це буде локальний набір термінів, доступний для використання лише в межах колекції сайтів, де його створено.
Стовпець корпоративних ключових слів
Стовпець корпоративних ключових слів – це стовпець, який можна додавати до типів вмісту, списків або бібліотек, щоб користувачі могли позначати елементи вибраними словами або фразами. За замовчуванням це багатозначний стовпець. Коли користувач вводить слово або фразу в стовпець, йому відображаються пропозиції з прогнозованим вводом, які можуть включати елементи як з керованих наборів термінів, так і з набору термінів ключових слів. Користувачі можуть вибрати наявне значення або ввести щось нове (якщо набір термінів Keywords налаштовано на те, щоб він був відкритий для доданих користувачем).
Суспільні позначки
Суспільні позначки – це слова або вирази, які користувачі сайту можуть застосовувати до вмісту на сайті SharePoint, щоб класифікувати інформацію потрібним для них способом. Суспільні позначки можна також застосовувати до URL-адрес за межами сайту SharePoint. Суспільні позначки підтримують позначення на основі фолксономії. Соціальний тег складається з вказівників на три типи інформації:
- Посвідчення користувача
- URL-адреса елемента
- Термін
Ці вказівники зберігаються в сховищі позначок соціальних мереж, яке є частиною програми Service User Profile. Формально суспільні позначки не входять до функцій керованих метаданих на сервері SharePoint Server, але вони пов'язані з функціями керованих метаданих кількома важливими способами, які допомагають підтримувати узгоджене використання метаданих в організації. Частина термінів суспільного тега вказує на термін у наборі ключових слів сховища термінів одного із застосунків служби керованих метаданих, до якого підключено сайт.
Наприклад, під час створення нового суспільного тега можна вибрати один із наявних термінів, який може містити керовані терміни та корпоративні ключові слова. Якщо вибрати один із наявних термінів, суспільний тег міститиме вказівник на цей термін. Якщо ви вирішите не вибирати наявний термін, а створите термін, який ніколи раніше не використовувався, для нього буде створено нове ключове слово в наборі термінів "Ключові слова" в сховищі термінів, і ваш новий суспільний тег указуватиме на цей термін.
Таким чином, ключові слова, які використовуються в соціальних тегах, додаються до набору термінів Keywords, видимого в Інструменті управління сховищем термінів (якщо їх там ще немає), і ними можуть керувати адміністратори Сховища термінів. Крім того, коли користувачі застосовують корпоративні ключові слова або керовані терміни до вмісту, оновлюючи стовпець "Корпоративні ключові слова" або "Керовані метадані", суспільні позначки можна створити автоматично, щоб ці терміни відображалися як позначки в каналах новин, хмарах тегів або профілях мого сайту. Власники списків і бібліотек можуть увімкнути або вимкнути публікацію метаданих, оновивши корпоративні настройки метаданих і ключових слів для списку чи бібліотеки.
Під час додавання суспільного тега до елемента можна вказати, чи зробити свою ідентичність і URL-адресу елемента приватними, але термін, що зберігається в сховищі термінів, завжди загальнодоступний.
Позначення соціальних мереж корисне, оскільки воно дає змогу користувачам сайту полегшити пошук вмісту та інформації на сайті.
Докладні відомості про наслідки соціальних тегів для конфіденційності та безпеки див. у статті "Наслідки соціальних тегів для конфіденційності та безпеки".
Додавання тегів
У найзагальнішому сенсі, позначення може означати просто застосування метаданих до елемента, незалежно від того, чи це керовані метадані, чи соціальна позначка. У цій статті в цьому сенсі використовується дієслово "tag", і воно не обмежується соціальними тегами.
Сценарії метаданих: від таксономій до фольксономій
Функції керування метаданими на сервері SharePoint Server підтримують низку підходів до керування метаданими та їх використання. Уявіть собі цей діапазон як своєрідний континуум. На одному кінці цього континууму знаходяться таксономії, які є формальними, централізовано керованими, ієрархічними групами термінів. На іншому кінці цього діапазону є фольксономії, які є спільними класифікаціями, які виникають, коли люди вільно застосовують теги до контенту.
SharePoint Server підтримує як крайні точки цього континууму, так і точки на цьому шляху. На одному кінці континууму можна реалізовувати офіційні таксономії за допомогою керованих термінів і наборів термінів. З іншого боку, є підтримка корпоративних ключових слів і тегів соціальних мереж, які дозволяють користувачам сайту позначати контент ключовими словами на свій вибір.
У проміжках між цими крайніми можливостями можна застосовувати гнучкі ступені структури та контролю до метаданих, а також регулювати область застосування цього елемента керування, вибравши глобальний для всіх сайтів або локальний для певних сайтів. Наприклад, у вас є можливість налаштувати закриття наборів термінів або їх відкриття для внеску користувачів. Можна вибрати, використовувати корпоративні ключові слова й позначки соцмереж разом із керованими термінами чи ні. SharePoint Server дає змогу організаціям поєднувати переваги офіційних керованих таксономій із динамічними перевагами суспільного тегування.
На схемі нижче показано, як різні види рішень на базі SharePoint можуть вимагати різних підходів до метаданих залежно від бізнес-потреб.
Переваги керованих метаданих
Використання керованих метаданих на різних сайтах організації має кілька переваг:
Узгоджене використання метаданих Функції керованих метаданих на сервері SharePoint Server дають змогу застосовувати регульовані ступені контролю до метаданих, що додаються до вмісту. За допомогою наборів термінів і керованих термінів ви можете контролювати типи термінів, доступні для додавання до вмісту, а також контролювати користувачів, які можуть додавати нові терміни. Ви також можете обмежити використання корпоративних ключових слів певним списком ключових слів, настроївши набір термінів Keywords як закритий.
Коли на різних сайтах послідовно використовуються однакові терміни, легше створювати надійні процеси або рішення, що спираються на метадані. Крім того, взаємодія з метаданими на сайтах, у списках і бібліотеках, а також клієнтських програмах Office дає змогу користувачам сайту легко застосовувати узгоджені метадані до свого вмісту.
Покращене виявлення вмісту Якщо вміст усіх сайтів організації має узгоджені метадані, легше шукати й отримувати доступ до службових відомостей і даних за допомогою пошуку. Нові функції пошуку, наприклад панель уточнення, яка відображається в лівій частині сторінки результатів пошуку, дають користувачам змогу фільтрувати результати пошуку за метаданими.
Крім того, можна настроїти переходи метаданих для списків і бібліотек, щоб користувачі могли створювати динамічні подання інформації на основі певних полів метаданих. Користувачі можуть переходити між бібліотеками за папками або за зведеннями метаданих, а потім уточнювати результати за допомогою додаткових фільтрів ключів.
Підвищена гнучкість Завдяки функціям керованих метаданих адміністраторам сховища термінів (або іншим користувачам, які мають дозвіл оновлювати керовані метадані) легко підтримувати й адаптувати метадані відповідно до нових потреб бізнесу. Набір термінів можна легко оновити в засобі керування сховищем термінів. Нові або оновлені терміни автоматично стануть доступними всюди, де доступний стовпець керованих метаданих, пов'язаний із цим набором термінів. Якщо об'єднати кілька термінів в один, вміст із цими умовами автоматично оновлюватиметься відповідно до цих змін. Можна вказати кілька синонімів (або міток) для окремих термінів. Якщо ваш сайт багатомовний, ви також можете вказати багатомовні мітки для окремих термінів.
Керування метаданими
Планування та настроювання керованих метаданих
Перш ніж використовувати функції керованих метаданих, організація може захотіти певним чином зайнятися плануванням. Необхідний рівень планування більш-менш пропорційний ступеню формальності та контролю, який ви хочете накласти на метадані.
Якщо ви хочете, щоб користувачі допомагали розробляти вашу таксономію, ви можете просто попросити користувачів додати ключові слова до елементів, а потім упорядкувати їх у набори термінів, якщо це необхідно.
Якщо організація хоче використовувати керовані набори термінів для реалізації формальних попередньо визначених таксономій, тоді ключовим зацікавленим сторонам у структурі класифікації потрібно співпрацювати для планування та розробки наборів термінів і термінів, які використовуватимуться. Докладні відомості про цей процес планування див. в статті "Терміни та набори термінів" плану. Докладні відомості про настроювання програми служби керованих метаданих див. в статті "Адміністрування керованих метаданих".
Після того, як ключові зацікавлені сторони в організації узгодять необхідні набори термінів, можна скористатися засобом керування сховищем термінів, щоб імпортувати або створити набори термінів, а також керувати наборами термінів і підтримувати їх, коли користувачі починають працювати з метаданими. Якщо для веб-програми настроєно програму служби керованих метаданих і ви адміністратор колекції сайтів або призначений адміністратор сховища термінів, можна перейти до засобу керування сховищем термінів. Для цього в меню "Дії сайту" виберіть пункт "Параметри сайту", а потім – пункт "Керування сховищем термінів" у розділі "Адміністрування сайту".
Створення наборів термінів і керування ними
Засіб керування сховищем термінів забезпечує елемент керування деревом даних, який використовується для виконання більшості завдань. Роль користувача для цього інструмента визначає, які завдання можна виконувати. Щоб працювати в засобі керування сховищем термінів, потрібно бути адміністратором ферми, адміністратором сховища термінів або користувачем, призначеним керівником групи чи співавтором наборів термінів. Докладні відомості про ці ролі див. в статті "Ролі керованих метаданих".
Щоб виконати дії з елементом в ієрархії, наведіть вказівник миші на програму служби керованих метаданих, групу, набір термінів або термін, який потрібно змінити, клацніть стрілку, що з'явиться, і виберіть потрібні дії за допомогою меню.
Наприклад:
Адміністратор сховища термінів може створювати або видаляти групи в програмі служби керованих метаданих.
Якщо ви – адміністратор сховища термінів або керівник групи, ви можете створювати, імпортувати та видаляти набори термінів у групі. Учасники наборів термінів можуть створювати нові набори термінів.
Якщо ви – адміністратор сховища термінів, керівник групи або співавтор набору термінів, ви можете створювати або повторно використовувати терміни в межах набору термінів, а також копіювати, переміщати чи видаляти вибраний набір термінів.
Якщо ви – адміністратор сховища термінів, керівник групи або співавтор набору термінів, ви можете створювати, копіювати, повторно використовувати, об'єднувати, вилучати, переміщати й видаляти окремі терміни в межах набору термінів.
На кожному рівні ієрархії можна настроїти певні властивості для групи, набору термінів або термінів за допомогою області властивостей , яка відображається праворуч від елемента керування дерева сховища термінів.
Наприклад, якщо ви настроюєте набір термінів, в області властивостей можна вказати такі відомості, як ім'я, опис, власник, контакт і зацікавлені сторони. Ви можете вказати, чи має набір термінів бути відкритим або закритим для нових запитів від користувачів. Ви також можете вказати, чи потрібний набір термінів буде доступним для позначення. Якщо зробити набір термінів недоступним для позначення, він не відображатиметься для більшості користувачів. Наприклад, якщо набір термінів ще розробляється, його можна зробити недоступним для позначення.
Застосування метаданих
Позначення вмісту керованими термінами
Якщо стовпець керованих метаданих додано до типу вмісту, списку або бібліотеки, власники вмісту можуть позначити свій вміст керованими термінами з набору конкретних термінів, змінивши властивості елемента списку або бібліотеки, а потім оновивши відповідні поля у формі редагування властивостей елемента чи документа. Стовпці керованих метаданих легко визначити, оскільки в них відображається піктограма позначок, за допомогою якої можна запустити діалогове вікно вибору термінів.
За допомогою засобу вибору термінів можна вибрати термін з ієрархії набору термінів. Це корисно, якщо ви не знайомі з доступними термінами. Якщо набір термінів настроєно на відкриття, а стовпець керованих метаданих для нього дозволяє заповнювати значення, може з'явитися запит на додавання нового терміна до набору термінів. Крім того, у вас може просто бути можливість надіслати відгук указаній контактній особі для набору термінів.
Коли ви можете ввести потрібний термін, доступні терміни автоматично пропонуються вам на основі того, що ви починаєте вводити, і ви можете вибрати потрібний термін. У квадратних дужках після терміна можна побачити відомості, які вказують на ім'я набору термінів та його ієрархію. Це може допомогти вам вибрати один зі схожих термінів.
Якщо пропонуються схожі або повторювані терміни, також може відображатися описовий текст, який адміністратор сховища термінів настроїв для цього терміну, щоб допомогти користувачам зробити правильний вибір.
Позначення вмісту корпоративними ключовими словами
Якщо стовпець корпоративних ключових слів додано до типу вмісту, списку або бібліотеки, то власники вмісту (або будь-які користувачі, які мають дозволи на участь для списку чи бібліотеки) можуть позначати вміст доступними керованими термінами або ключовими словами, змінюючи властивості елемента списку або бібліотеки та вводячи потрібні ключові слова в поле корпоративних ключових слів . Якщо є відповідний або схожий термін, програма запропонує його, і ви зможете вибрати його. Або можна додати нове ключове слово, якщо набір термінів ключових слів налаштовано на відкритість для нових термінів. Поле корпоративних ключових слів багатозначне, тому до елемента можна додати кілька ключових слів.
Позначення вмісту суспільними тегами
Якщо функцію позначення соціальних мереж увімкнуто, можна позначити вміст на сайті SharePoint, який здається значущим або цікавим. Щоб позначити сторінку, можна використати піктограму позначки, яка відображається у верхній частині сторінки.
Щоб позначити документи або елементи списку, можна скористатися командою "Позначити", яка відображається на вкладці " Бібліотека " або " Список " на стрічці.
Коли ви починаєте вводити тег, який потрібно застосувати, можна вибрати наявні ключові слова чи керовані терміни або додати нові ключові слова, якщо набір термінів ключових слів відкрито.
Крім того, можна позначати вміст зовнішніх сайтів, наприклад інших веб-сайтів інтрамережі або Інтернету, використовуючи інструмент позначок і нотаток SharePoint у вікні браузера. Докладні відомості про те, як позначати зовнішні сайти, див. в статті "Початок роботи з моїм сайтом".
Докладні відомості про функції позначення в соціальних мережах див. в статтях " Використання позначок і нотаток для обміну інформацією з колегами ".