Трьохетапний робочий цикл відстежує стан елемента списку протягом трьох станів (етапів). Її можна використовувати, щоб керувати бізнес-процесами, у яких організації мають відстежувати великий обсяг питань або елементів, наприклад питань служби підтримки клієнтів, потенційних клієнтів або завдань за проектами. Наприклад, завдання проекту може мати три стани: "Не розпочато", "Виконується" та "Завершено".
Примітка.
З 1 серпня 2020 року для нових клієнтів припинено підтримку робочих циклів SharePoint 2010, а з наявних – 1 листопада 2020 року. Якщо ви використовуєте робочі цикли SharePoint 2010, радимо перейти до Power Automate або інших підтримуваних рішень. Докладні відомості див. в статті " Припинення підтримки робочого циклу SharePoint 2010".
У цій статті
Настроювання списку для використання з трьохетапним робочим циклом
Завершення завдання робочого циклу в триетапному робочому циклі
Як працює трьохетапний робочий цикл?
Трьохетапний робочий цикл підтримує бізнес-процеси, які вимагають від організацій відстежувати стан проблеми або елемента в трьох станах і двох переходах між станами. При кожному переході між станами робочий цикл призначає певному користувачу завдання та надсилає йому оповіщення про це завдання електронною поштою. Коли це завдання завершується, робочий цикл оновлює стан елемента та переходить до наступного стану. Трьохетапний робочий цикл працює із шаблоном списку " Відстеження питань ". Проте його можна використовувати з будь-яким списком, який містить стовпець вибору з трьома або більше значеннями. Значення в цьому стовпці вибору служать станами, які відстежує робочий цикл.
Список може містити кілька стовпців вибору, а стовпець вибору – більше трьох значень. Однак трьохетапний робочий цикл можна налаштувати на використання лише одного зі стовпців вибору та лише трьох значень у вибраному стовпці вибору. Коли ви додаєте трьохетапний робочий цикл до списку або бібліотеки, ви вибираєте стовпець вибору та три значення, надані стовпцем.
Трьохетапний робочий цикл можна використовувати, щоб керувати бізнес-процесами, у яких організації мають відстежувати великий обсяг питань або елементів, наприклад питань служби підтримки клієнтів, потенційних клієнтів або завдань за проектами. Наприклад, працівники невеликої компанії з планування заходів можуть використовувати список відстеження питань і настроюваний трьохетапний робочий цикл, щоб керувати багатьма завданнями, пов'язаними з подіями, які вони планують. Робочий цикл відстежує завдання планування події в трьох станах: "Активований", "Готовий до перевірки" та "Завершено". Усі завдання з підготовки до події, пов'язані з певною подією, збираються в список відстеження питань, створений для цієї події та позначений як активний. Координатор заходу призначає окремі завдання учасникам своєї команди, а потім запускає робочий цикл для цих елементів, щоб розпочати роботу над завданням події.
Коли запускається робочий цикл, створюється завдання для вказаного користувача. Коли учасник команди отримує завдання, він виконує роботу, потрібну для його виконання. Це може бути робота за межами списку або сайту, де розташовано список відстеження питань. Наприклад, якщо учасник команди отримує завдання робочого циклу з розробки плану громадського харчування, він зв'язується з кейтеринговою компанією, а потім разом із нею розробляє план. Коли план громадського харчування складений, учасник команди позначає своє завдання робочого процесу як виконане. На цьому етапі робочий цикл оновлює стан завдання події в списку відстеження питань з " Активний " на " Готовий до перевірки" та створює друге завдання для координатора заходу, щоб він перевірив план обслуговування. Коли координатор заходу перевіряє й затверджує план харчування, він позначає своє завдання робочого циклу як завершене, і робочий цикл оновлює стан завдання з " Готово до перевірки " на " Завершено".
Примітка.
Учасник робочого циклу може виконати завдання робочого циклу в трьохетапному робочому циклі двома способами. Учасник може змінити завдання робочого циклу, щоб позначити його як завершене, або змінити стан елемента робочого циклу в списку (якщо в учасника є дозвіл на змінення цього списку). Якщо учасник уручну оновлює стан елемента робочого циклу в списку, завдання робочого циклу завершено. Якщо учасник змінює завдання робочого циклу, щоб позначити його як завершене, стан елемента робочого циклу в списку змінюється на «Завершено».
У діях триетапного робочого циклу з попереднього прикладу використовується така процедура:
Настроювання списку для використання з трьохетапним робочим циклом
Перш ніж використовувати трьохетапний робочий цикл, потрібно настроїти список з елементами, які ви плануєте відстежувати або керувати за допомогою робочого циклу. Шаблон списку відстеження питань сумісний із трьохетапним робочим циклом. Однак ви також можете створити спеціальний список для використання з такими робочими процесами. Якщо ви створюєте настроюваний список, переконайтеся, що він містить принаймні один стовпець вибору з трьома або більше значеннями вибору. Настроюючи робочий цикл для використання зі списком, визначте стовпець "Вибір ", що містить значення станів, які відстежуватиме робочий цикл.
Створення списку відстеження питань
За замовчуванням трьохетапний робочий цикл можна використовувати з будь-яким списком, створеним із шаблону списку " Відстеження питань ".
У меню "Настройки"
" виберіть пункт "Додати програму".На сторінці "Застосунки" клацніть елемент "Відстеження питань" і введіть назву списку. Це обов'язкове поле.
Щоб додати опис списку, натисніть кнопку "Додаткові параметри".
- У полі Опис введіть опис або мету, з якою створено список. Заповнювати це поле необов’язково.
Натисніть кнопку Створити.
Створення настроюваного списку для використання з трьохетапним робочим циклом
Якщо ви хочете створити спеціальний список для використання з трьохетапним робочим циклом, потрібно додати принаймні один стовпець "Вибір ", що містить принаймні три значення станів, які відстежуватиме робочий цикл.
- У меню "Настройки" " виберіть пункт "Додати програму".
- На сторінці "Програми" клацніть " Настроюваний список" і введіть ім'я списку. Це обов’язкове поле.
- Якщо потрібно додати опис до списку, натисніть кнопку "Додаткові параметри".
- У полі Опис введіть опис або мету, з якою створено список. Заповнювати це поле необов’язково.
- Натискання кнопки «Створити».
Настроювання спеціального списку для використання з трьохетапним робочим циклом
- Клацніть настроюваний список, створений на попередньому кроці.
- На стрічці відкрийте вкладку "Список", а потім у групі "Настройки" виберіть команду "Настройки списку".
- У розділі "Стовпці" виберіть команду"Створити стовпець".
- У розділі Ім'я та тип у полі Ім'я стовпця введіть ім'я стовпця, який потрібно використовувати для визначення значень стану робочого циклу. Наприклад, можна ввести ім'я "Стан робочого циклу".
- У розділі "Тип відомостей у цьому стовпці" виберіть "Вибір" (меню на вибір).
- У розділі "Додаткові настройки стовпця " в полі "Опис" введіть додатковий опис стовпця.
- У розділі " Обов'язкова наявність інформації" в цьому стовпці натисніть кнопку "Так".
- У списку в розділі "Введіть кожний варіант в окремому рядку" введіть три або більше варіантів значення, які потрібно вставити в цей стовпець. Ці значення стануть станами робочого циклу. Наприклад, можна ввести значення "Активний", "Готовий до перевірки" та "Завершити" як три параметри.
- У розділі «Варіанти відображення» виберіть розкривне меню або перемикачі.
- У розділі Allow 'Fill-in' choices, click No.
- Укажіть, чи потрібно отримати конкретне значення за замовчуванням для цього стовпця, чи додати його до подання списку за промовчанням.
- Натисніть кнопку OK.
Додавання триетапного робочого циклу до списку
Перш ніж ви зможете використовувати його для елементів у списку, необхідно додати триетапний робочий цикл до списку. Коли ви додаєте триетапний робочий цикл до списку, ви вказуєте стовпець у списку, що містить значення станів, які робочий цикл має відстежувати. Крім того, потрібно вказати відомості про те, що має відбуватися на кожному етапі робочого циклу. Наприклад, можна вказати тему й текст оповіщень, які отримуватимуть одержувачі завдань.
Трьохетапний робочий цикл увімкнуто за замовчуванням для більшості типів сайтів. Проте адміністратор колекції сайтів може вимкнути цю функцію. Якщо трьохетапний робочий цикл недоступний, зверніться до адміністратора колекції сайтів.
Важливо
Щоб додати робочий цикл до списку, потрібно мати дозвіл керувати списками.
Відкрийте список, до якого потрібно додати трьохетапний робочий цикл.
Клацніть вкладку>"Список", виберітьнастройки для типу бібліотеки, яку ви відкриваєте. Наприклад, у бібліотеці документів клацніть Параметри бібліотеки документів.
У розділі «Дозволи та керування» клацніть « Настройки робочого циклу».
На сторінці "Настройки робочого циклу" клацніть "Додати робочий цикл".
На сторінці "Додавання робочого циклу" в розділі " Робочий цикл " у розділі "Виберіть шаблон робочого циклу" клацніть "Триетапний".
У розділі " Ім'я " введіть унікальне ім'я робочого циклу.
У розділі " Список завдань " укажіть список завдань, який використовуватиметься в робочому циклі.
Примітка.
- Ви можете використовувати список завдань за промовчанням або створити новий. Якщо використовується список завдань за промовчанням, учасники робочого процесу можуть знайти та переглянути свої завдання робочого процесу за допомогою подання «Мої завдання» списку завдань.
- Створіть новий список завдань, якщо завдання для цього робочого процесу відображатимуть важливі або конфіденційні дані, які потрібно зберігати окремо від загального списку завдань.
- Створіть новий список завдань, якщо організація матиме багато робочих процесів або якщо робочі процеси міститимуть багато завдань. Можливо, потрібно створити список завдань для кожного робочого процесу.
У розділі " Список журналу " виберіть список журналу для використання з цим робочим процесом. У списку журналу відображаються всі події, які відбуваються під час виконання робочого процесу.
Примітка.
Ви можете використати стандартний список журналу або створити новий. Якщо в організації буде багато робочих циклів, для кожного з них можна створити окремий список журналу.
У розділі "Параметри запуску " виконайте одну з таких дій:
- Щоб дозволити запуск робочого циклу вручну, установіть прапорець Дозволити запуск цього робочого процесу вручну автентифікованому користувачу з дозволами участі . Установіть прапорець Вимагати дозволи на керування списками для запуску робочого циклу, якщо потрібно вимагати додаткові дозволи для запуску робочого циклу.
- Щоб робочий цикл запускався автоматично, коли створюються нові елементи, установіть прапорець Запускати цей робочий цикл під час створення нового елемента .
Натисніть кнопку Далі.
У розділі "Стани робочого циклу" в розділі "Виберіть поле "Вибір" виберіть стовпець "Вибір" зі списку, що містить значення, які потрібно використовувати для станів робочого циклу, а потім виберіть значення стовпців, які потрібно використовувати для стану робочого циклу.
У двох розділах: Укажіть, що має відбуватися під час ініціювання робочого циклу (параметри для першого завдання в робочому циклі) і Укажіть, що має відбуватися, коли робочий цикл змінюється на середній стан (параметри для другого завдання в робочому циклі), укажіть такі відомості:
Відомості про завдання
| Поле | Опис |
|---|---|
| Назва завдання: | За потреби можна змінити заголовок повідомлення, що відображатиметься в завданні, коли робочий цикл буде запущено або буде досягнуто середнього стану. Якщо встановити прапорець "Включити поле списку ", вибране поле буде додано в кінці повідомлення. |
| Опис завдання: | Введіть інформацію, яку потрібно включити в опис завдання. Якщо встановити прапорець "Включити поле списку ", вибране поле буде додано в кінці повідомлення. Якщо встановити прапорець "Вставити посилання на елемент списку ", посилання на елемент списку буде додано до опису. |
| Дата завершення завдання. | Якщо потрібно вказати термін для завдання, установіть прапорець Включити поле зі списком , а потім виберіть стовпець дати зі списку, що містить відомості про дату, яку потрібно використовувати для терміну. |
| Завдання, призначене | Щоб призначити завдання особі, указаній у списку, натисніть кнопку Включити поле списку, а потім виберіть стовпець зі списку, що містить потрібні відомості про користувача. Коли цей робочий цикл запускається, перше завдання призначається користувачу, чиє ім'я зазначено в цьому стовпці для елемента робочого циклу. Щоб призначити це завдання в усіх випадках цього робочого процесу вказаному користувачу, натисніть кнопку "Настроюваний", а потім введіть або виберіть ім'я особи, якій потрібно призначити завдання. |
Установіть прапорець Надсилати повідомлення електронної пошти , щоб учасники робочого циклу отримували оповіщення про свої завдання електронною поштою.
Примітка.
Якщо потрібно переконатися, що учасники робочого циклу отримують оповіщення та нагадування про свої завдання електронною поштою після запуску робочого циклу, зверніться до адміністратора колекції сайтів, щоб перевірити, чи активовано електронну пошту для сайту.
Відомості про повідомлення електронної пошти
| Поле | Опис |
|---|---|
| Щоб | Введіть ім'я користувача, якому потрібно надсилати оповіщення про завдання робочого циклу. Установіть прапорець «Включити завдання, призначене до», якщо потрібно надсилати оповіщення електронною поштою власнику завдання. |
| Тема | Введіть тему повідомлення електронної пошти. Установіть прапорець « Використовувати заголовок завдання », якщо потрібно додати заголовок завдання до рядка теми повідомлення електронної пошти. |
| Тіло | Введіть відомості, які мають відображатися в тексті повідомлення оповіщення. Установіть прапорець Вставити посилання на елемент списку , якщо потрібно додати до повідомлення посилання на елемент списку. |
- Натисніть кнопку OK.
Запуск трьохетапного робочого циклу для елемента вручну
Трьохетапний робочий цикл спочатку потрібно додати до списку, щоб його можна було використовувати з елементами в цьому списку. Докладні відомості див. у попередніх розділах.
Трьохетапний робочий цикл можна налаштувати на автоматичний запуск під час додавання нових елементів до списку або дозволити користувачам із спеціальними дозволами запускати робочий цикл уручну. Деякі робочі цикли можуть дозволяти обидва варіанти.
Щоб вручну запустити трьохетапний робочий цикл для елемента списку, виконайте наведені нижче дії. Потрібно мати дозвіл "Редагувати елементи" для списку. Для деяких робочих циклів може знадобитися дозвіл на керування списками.
Примітка.
Якщо потрібно переконатися, що учасники робочого циклу отримують оповіщення та нагадування про свої завдання електронною поштою після запуску робочого циклу, зверніться до адміністратора колекції сайтів і перевірте, чи активовано електронну пошту для сайту.
Відкрийте список, що містить елемент, для якого потрібно запустити трьохетапний робочий цикл.
Клацніть три крапки поруч з елементом, для якого потрібно запустити робочий цикл, і в меню, що з'явиться, виберіть пункт «Робочі цикли».
Примітка.
Команда "Робочі цикли" доступна, лише коли елемент належить до списку або бібліотеки, з якими пов'язано принаймні один робочий цикл.
У меню "Настройки"
" виберіть пункт "Переглянути весь вміст сайту".У розділі Start a New Workflow (Запустити новий робочий цикл) клацніть ім'я трьохетапного робочого циклу, який потрібно запустити.
Робочий цикл запускається відразу.
Завершення завдання робочого циклу в триетапному робочому циклі
Щоб завершити завдання робочого циклу в трьохетапному робочому циклі, потрібно мати принаймні дозвіл на редагування елементів для списків завдань, у яких записуються завдання робочого циклу.
Відкрийте список завдань для сайту, а потім виберіть у меню "Подання" елемент "Мої завдання", щоб знайти завдання робочого циклу.
Примітка.
Якщо для робочого циклу не використовується стандартний список завдань сайту, завдання робочого циклу може не відображатися в списку завдань . Щоб знайти завдання робочого циклу, перейдіть до списку або бібліотеки, де збережено елемент робочого циклу. Наведіть вказівник миші на ім'я елемента, який потрібно завершити, клацніть стрілку, що з'явиться, і виберіть пункт «Робочі цикли». На сторінці "Стан робочого циклу" в розділі "Запущені робочі цикли" клацніть ім'я робочого циклу, учасником якого ви є. У розділі "Завдання" клацніть завдання робочого циклу, а потім перейдіть до кроку 3.
Відкрийте список, що містить елемент, який потрібно позначити як завершений.
Наведіть вказівник миші на ім'я завдання, яке потрібно завершити, клацніть стрілку, що з'явиться, і виберіть команду «Редагувати елемент».
У діалоговому вікні " Завдання" введіть або виберіть відомості, необхідні для виконання завдання, а потім натисніть кнопку "Зберегти".