На комп'ютерах організації можуть легко створювати великий вміст і багато різноманітного вмісту. People хочете отримати інформацію, і вони створюють дивовижну кількість способів захоплення цієї інформації: документи, повідомлення електронної пошти, аркуші, схеми, презентації, відео та веб-сторінки, щоб просто назвати деякі способи.
Якщо не вдалося керувати цим вмістом, може бути важко знайти те, що вам потрібно, або відстежити, що відбувається. Функція керування корпоративним вмістом (ECM) із продуктами SharePoint допомагає впорядковувати вміст і керувати ним протягом усього життєвого циклу – від створення до архівування. Програма SharePoint ECM інтегрує знайомі інструменти системи Microsoft Office із функціями централізованого керування та співпраці продуктів і технологій SharePoint.
У цій статті
Керування документами
EcM у продуктах і технологіях SharePoint покращує продуктивність, що дає змогу керувати колекцією документів:
- Централізоване керування різноманітним вмістом Зберігайте вміст у центральному сховищі, яке допомагає людям знаходити, обмінюватися інформацією та використовувати їх.
- Легка робота з властивостями документа Панель відомостей про документ дає змогу переглядати та редагувати властивості документа (метадані) безпосередньо в документі.
- Глобальне керування метаданими Створення наборів термінів і груп, які полегшують впорядкування та пошук вмісту
- Зробити будь-який документ унікальним Ідентифікатори документів надають унікальний ідентифікатор для кожного активу в колекції вмісту...
- Економія часу та повторне використання настройок Типи вмісту дають змогу призначати спільні параметри для певного типу вмісту, наприклад посібника або специфікації.
- Керування доступом до інформації. Унікальні дозволи надають безліч засобів для керування доступом до інформації на будь-якому рівні, від одного документа до самого сайту
- Спрощення обробки документів для співпраці Вбудовані робочі цикли документів дають змогу починати, відстежувати та співпрацювати над процесами, орієнтованими на документи, безпосередньо з класичних програм Office.
Керування цифровими медіафайлами
Продукти та технології SharePoint мають інтегровані функції для відтворення цифрового медіавмісту та керування ним, наприклад відео та аудіо. Ось кілька високих точок цих можливостей:
- Безпосереднє відтворення медіавмісту Відео- та аудіопрогравачі вбудовано в продукти SharePoint. Відео та аудіо можна відтворювати безпосередньо з порталу, групи або сайту публікації, створеного спільнотою сайту, а також із сайтів керованого навчання та навчання.
- Використання оптимізованих медіатек Медіатек активів на сервері SharePoint Server оптимізовано для медіавмісту. Доступні всі корисні функції керування бібліотекою документів, наприклад метадані, типи вмісту та унікальні ідентифікатори. Крім того, бібліотеки мультимедійних активів пропонують ескізи зображень і відео з вбудованою можливістю відтворення попереднього перегляду відео.
Керування записами
Інтегровані можливості керування записами в продуктах SharePoint дають змогу організаціям зберігати й захищати бізнес-записи в кінцевому стані. Організації можуть застосовувати політики керування даними до бізнес-записів. Це зменшує ризик судових процесів, переконавшись, що інформація відповідає нормативним актам або корпоративній бізнес-політиці.
- Покращення нормативно-правової відповідності Упровадьте політики зберігання, захисту та аудиту інформації для бізнес-записів, щоб гарантувати, що ці записи зберігаються належним чином. Контрольні сліди надають підтвердження внутрішнім і зовнішнім аудиторам, що записи зберігалися належним чином.
- Захист ділових і важливих записів Захищене сховище гарантує, що записи зберігаються в заблокованому кінцевому стані.
Забезпечення легкого виявлення судових процесів Переконайтеся, що ви можете отримати інформацію, необхідну для юридичного виявлення в економічно ефективний спосіб. Установіть спеціальне утримання на певні записи, щоб запобігти знищенню.
Керування веб-вмістом
Функції керування веб-вмістом дають змогу виконувати такі дії:
- Швидке та просте створення та публікація вмісту Використовуйте знайомі інструменти для своєчасного створення та публікації веб-вмісту.
- Узгоджене оформлення веб-сайтів Створюйте затверджені головні сторінки та макети сторінок, які дають змогу один раз указати брендинг і навігацію сайту та використовувати їх повторно авторами вмісту.
- Зниження витрат на розгортання та керування веб-сайтами Упровадьте єдину багатофункціональну інфраструктуру для публікації вмісту в інтрамережі, мережі екстранет і інтернет-сайтах.