Керування зайнятим календарем може бути дуже великим, особливо якщо нові вхідні події конфліктують з наявними. Щоб допомогти вам залишатися організованими, Copilot може перепланувати особисті зустрічі та 1:1s (наради з вами та іншою особою), коли виникають конфлікти, зменшуючи зусилля вручну, які потрібно докласти, щоб забезпечити плавну роботу графіка.
Ви керуєте
Ви вирішуєте, які дати та час прийнятні, якщо Copilot потрібно перепланувати для вас, і ви можете перевірити, що Copilot перепланував в області сповіщень Outlook в будь-який час. Сповіщення електронною поштою також незабаром, щоб тримати вас у циклі. А як завжди, ви можете будь-коли змінити дату й час подій у календарі.
Увімкнення параметра Автоматично перепланувати за допомогою Copilot
Під час використання нової версії Outlook для Windows, інтернет-версія Outlook або microsoft 365 Calendar в Microsoft Teams можна автоматично перепланувати події або ряди.
-
Створіть нову подію чи низку або відкрийте наявну подію чи низку.
-
Увімкніть параметр Якщо виникнуть конфлікти, дозвольте Copilot перепланувати цю подію.
-
Виберіть прийнятні дні та час, щоб знайти найкращі альтернативи, якщо Copilot потрібно перепланувати для вас (цей крок необов'язковий, але ви отримаєте кращі результати, якщо виберете дні та час).
Кілька речей, які потрібно знати про автоматичне перепланування та ряди
Якщо ви створюєте нову серію, а автоматичне перепланування з Copilot вимкнуто, ви не зможете ввімкнути її для жодного екземпляра ряду пізніше.
Якщо ви створите новий ряд і ввімкнете автоматичне перепланування за допомогою Copilot, параметр можна вимкнути для одного екземпляра пізніше, але ви не зможете змінити прийнятні дні та час для одного екземпляра.
Copilot буде переплановано тільки в тому випадку, якщо конфлікти з'являться пізніше
Copilot автоматично перепланує вашу подію на основі ваших прийнятних днів і часу, лише якщо:
-
Ви приймаєте нову подію, яка відбувається одночасно.
-
Заплануйте або переплануйте нову подію, яка відбудеться одночасно.
В іншому разі подія залишатиметься в початкові дні й часі.
Примітка.: Під час оцінювання конфліктів розглядатимуться лише події зі станом "Зайнятий " або " Не на роботі ". Це означає, що якщо у вашому календарі виникне конфлікт із подією, у якій ввімкнуто автоматичне перепланування з Copilot, але ваш стан для конфліктної наради має значення Під сумнівом, Copilot не перепланує.
Щоб дізнатися, що переплановано в Copilot, перегляньте область сповіщень Outlook
Сповіщення про зміни в подіях відображатимуться в області сповіщень Outlook і включатимуть:
-
Подію успішно переплановано.
-
Не вдалося перепланувати подію в межах ваших уподобань.
-
Подія змінилася, і її більше не можна перепланувати автоматично (наприклад, якщо пізніше до події буде додано більше користувачів).
У майбутньому Copilot також буде відправляти електронні листи для важливих сповіщень.
Ви можете керувати параметрами сповіщень у настройках Outlook.
Сценарії, які впливають на автоматичне перепланування
Порада.: У всіх цих сценаріях ви знатимете, що відбувається з інформацією в області сповіщень Outlook.
Якщо будь-яка з цих речей станеться, Copilot не зможе перепланувати для вас. Якщо автоматичне перепланування вже ввімкнено, Copilot сповістить вас, що він більше не керує нарадою для вас.
-
Додається кілька учасників або нарада перенаправлюється додатковим учасникам. Конференц-зали не вважаються учасниками.
-
Подія триває понад 5 годин, включно з подіями на весь день.
-
Ряд заплановано з повторенням рідше, ніж щомісячно (наприклад, кожні 2 місяці).
-
Ряд заплановано на певну дату місяця (наприклад, третій із кожного місяця).
-
Подію або низку заплановано на додатковий або спільний календар.
-
Подію або низку налаштовано так, що вони відображаються як "Не на роботі"
-
Учасник відхиляє вашу нараду 1:1. Copilot не знає, чи відхилення учасника вказує на те, що нараду слід скасувати або перепланувати. У майбутньому Copilot автоматично прийматиме нові пропозиції щодо часу від учасників.
-
Подія або серія не підходять, тому що:
-
Немає часу доступні (Copilot намагався 5 разів, щоб знайти час і не вдалося).
-
Досягнуто граничного значення перепланування (подію вже автоматично переплановано 5 разів, що вказує на те, що вона, ймовірно, не є пріоритетом і продовження перепланування може бути не правильним рішенням).
-
Запитання й відповіді
Що бачать учасники, коли Copilot автоматично переплановує?
Наразі учасники не знатимуть, що Copilot перепланував нараду. Вони отримують звичайне повідомлення про оновлення наради так, ніби ви змінили час наради. Ми активно думаємо про те, як це покращити, тому надсилайте пропозиції за допомогою довідки > відгуків.
Як Copilot вибирає, коли перепланувати, якщо є кілька вільних разів?
Copilot вибере доступний час, найближчий до початкового часу наради, протягом днів і часу, які ви вказали як прийнятні альтернативи.
Якщо ввімкнути цю функцію для наради, але більше нічого не змінити, чи отримає учасник оновлення?
Якщо ввімкнути автоматичне перепланування з Copilot для наявної наради та не вносити інші зміни, учасник не отримає повідомлення про оновлення наради. Ми оновимо цю функцію, щоб у формі події було позначено "Зберегти" в цьому сценарії, а не поточну мітку "Надіслати".
