Використання функції "злиття" в Microsoft Word для створення та друк стандартні листи, які використовують дані з аркуша Excel

Вставлення полів злиття

Вставлення полів злиття в папку для злиття, імена, адреси та іншу інформацію з джерела даних. Щоб вставити поля злиття, виконайте такі дії:

1. У основний документ натисніть кнопку "куди потрібно вставити поле".

2. Вставте в будь-який з таких дій:
   

   • Адрес блоку ім'я, адресу та інші відомості:
     

     1. Виберіть Блок адреси.

     2. У діалоговому вікні Вставлення блоку адреси виберіть елементи адресу, яку потрібно включити і форматів, які потрібно і натисніть кнопку OK. За допомогою на вибір клацніть знак запитання та виберіть параметр.
        
        

     3. За допомогою на вибір клацніть знак запитання та виберіть параметр. Якщо на екрані з'явиться діалогове вікно Добір полів , Microsoft Word може бути не вдається знайти, що деякі відомості, потрібні для адрес блоку. Клацніть стрілку
        (немає даних)після чого виберіть поле з джерела даних, який відповідає поля, потрібні для злиття.

   • Рядок привітання:
     

     1. Натисніть кнопку на рядок привітання.

     2. Виберіть формат рядка привітання звертання, ім'я, та таке розділові.

     3. Виділіть текст, який потрібно відображати у випадках, коли Word не може інтерпретувати ім'я одержувача. Наприклад, Microsoft Word не може інтерпретувати ім'я, якщо джерело даних не містить жодних ім'я або прізвище одержувача, а лише назву компанії.
        

     4. Натисніть кнопку OK.

     5. Якщо на екрані з'явиться діалогове вікно Добір полів , Word може бути не вдається знайти, що деякі відомості, які необхідно, у рядку привітання. Клацніть стрілку поруч із (недоступно)і виберіть поле з джерела даних, який відповідає поля, потрібні для злиття.

   • Інші поля даних:
     

     1. Клацніть Додаткові елементи.

     2. Скористайтесь одним із наведених нижче способів.
        

        • Натисніть кнопку Поля адреси , щоб вибрати поля адреси, який буде автоматично зіставити відповідні поля у джерелі даних, навіть якщо поля джерела даних не мають таким самим іменем полів.

        • Виберіть Базу даних поля виберіть поля, що завжди даних безпосередньо з стовпці в базі даних.

     3. У полі поля , виберіть потрібне поле.

     4. Натисніть кнопку Вставкаі клацніть закрити.

     5. Якщо з'явиться діалогове вікно Добір полів , Microsoft Word не можна знайти деякі відомості, потрібні для вставлення поля. Клацніть стрілку поруч із (недоступно)і виберіть поле з джерела даних, який відповідає поля, потрібні для злиття.
        
        Примітка. Якщо для вставлення поля зі списку Полів для бази даних , якщо згодом до джерела даних, який не містить стовпець із таким самим іменем, до документа злиття Word не вдається вставити цю інформацію в поле.

   • Поштова:
     
     Щоб додати поштова, потрібно інсталювати програму поштова, наприклад, можна придбати від сторонніх постачальників, в Інтернеті. Щоб скористатися поштова, виконайте такі дії:

     1. Клацніть посилання поштоваМарка.
        
        Якщо у вас інстальовано програму поштова, Word запропонує інсталювати один і пропонує підключення до Microsoft Office веб-сайт корпорації:

        Друк через Інтернет поштові
        http://office.microsoft.com/services/service.aspx?sid=2.4

     2. Вставте поштові, відповідно до інструкцій для програми.

   • Щоб додати поштова, потрібно інсталювати програму поштова, наприклад, можна придбати від сторонніх постачальників, в Інтернеті. Щоб скористатися поштова, виконайте такі дії: штрих-код: потрібно вибрати тип листа або конверт, з підтримкою ШТРИХОВИЙ код. Щоб скористатися поштовий штрих-код, виконайте такі дії:

     1. Клацніть штрих-код.

     2. У діалоговому вікні Вставити штрих-код , виберіть потрібні поля адреси.
        
        Примітка. Штрих-код параметр з'являється, якщо використовується США мовній версії програми Word.

     3. Повторіть кроки та b, усі поля, які потрібно вставити. Примітки:
        

        • Не вдається ввести символи полів злиття ("") або зображення, за допомогою команди символ з меню Вставка .

        • Якщо всередині фігурних дужках, наприклад, {MERGEFIELD місто} поля злиття Word відображення коди полів, а не коди. Це не впливає на злиття, але якщо ви хочете, щоб показу результат, код поля, клацніть правою кнопкою миші та виберіть у контекстному меню Коди / значення полів .

     Наприклад, за допомогою бази даних вище, листа може містити поля AddressBlock та GreetingLine, і тому ваша перша сторінка відображається таке:

     26 лютого 2002 року.
     
     AddressBlock
     
     GreetingLine
     
     Введіть букву в тут.
     
     Щиро ваш
     
     Введіть своє ім'я тут
     
     

   Примітка. Також можна використовувати панель інструментів для злиття , Вставлення полів злиття, роботи з основного документа злиття або виконати злиття. Щоб відобразити панель інструментів для злиття , виберіть у меню " Знаряддя " листи й розсилки та клацніть Показати панель інструментів злиття.
   
   
   Панель інструментів для злиття , надає додаткові команди, які не включено в області завдань "Майстер злиття". Наприклад, можна використовувати меню Вставити поле з Word на панелі інструментів злиття вставити поля контролювати процес злиття Word. Наприклад, можна вставити поле IF, вставки тексту, лише якщо поле злиття, зокрема вказаного значення.
   
   Крім того, можна натиснути кнопку Перевірка помилок , щоб зробити слово, виконати злиття і звіт про помилки, які входять до основного документа.

Змінення формату злиті дані

Щоб відформатувати злиті дані, слід відформатувати поля злиття в основний документ. Не форматувати дані у джерелі даних, тому, що його форматування не зберігаються під час злиття даних у документ. Щоб змінити формат злиті дані, виконайте такі дії:

1. У основний документ виберіть поле, яке містить інформацію, яку потрібно відформатувати, включаючи вміщають знаки полів злиття (<> <>).

2. У Word 2003 та раніших версіях Word, виберіть Шрифт , меню Формат і виберіть потрібні параметри.
   
   У програмі Word 2007 виберіть потрібні Шрифти теми вікно, у групі Шрифт на вкладці основне .

Формат, за допомогою кодів полів

Контроль інші параметри форматування, натисніть клавіші ALT + F9, щоб відобразити коди полів і додати параметри до поля злиття. Під час роботи з поля, перемикач, є спеціальні інструкції, що викликає певну дію, виникає. Як правило, поле змін в результаті буде додано перемикач.

Приклади використання перемикачів наведено нижче.

• Відображається число, 34987.89 , як $34,987.89, додати перемикач цифрового формату (\ #).

• Друк клієнта імена у великих букв, додати перемикач формату (\ *).

• Щоб переконатися, що Об'єднані дані, має одного шрифту і розмір, застосування полів злиття, додавати, Charformat перемикач (\ *).

Настроювання окремі літери.

Для настроювання окремих елементів, час закінчити злиття та відредагуйте інформацію в результаті складений документ. Щоб це зробити, виконайте такі дії:

1. Натисніть кнопку на відредагувати окремі букви.

2. У діалоговому вікні злиття в новий документ , виберіть записи, які потрібно об'єднати.

3. Натисніть кнопку OK.
   
   Word створює і відкриває новий документ для злиття. Документа й залишаються відкритими, а також можна перейти до його, щоб змінити всі документи.

4. Перейдіть до інформації, який потрібно змінити а потім внести зміни.

5. Надрукуйте або збережіть документ, як звичайні документа.

Друкувати листи

Друк літер, скористайтеся одним із наведених нижче способів

• Якщо це елементи, які ви настроюєте і складений документ є активним, виконайте наведені нижче дії:
  

  1. У програмі Word 2003 і раніших версіях Word натисніть кнопку Друк " файл ".
     
     У Word 2007 натисніть Кнопку Microsoft Officeта натисніть кнопку Друк.

  2. Виберіть потрібні параметри.

• Якщо потрібно, щоб друкувати безпосередньо з майстром злиття, виконайте наведені нижче дії:
  

  1. Крок 6 (завершення злиття), майстер злиття натисніть кнопку " Друк".

  2. У діалоговому вікні злиття на принтер , скористайтесь одним із наведених нижче способів і натисніть кнопку OK:
     

     • Щоб надрукувати всі документи, натисніть кнопку всі.

     • Щоб надрукувати документ, який відображається у вікні документа, натисніть кнопку " поточного запису".

     • Щоб надрукувати діапазон документів, натиснітьі в полях від і введіть число записів.

  3. У діалоговому вікні " Друк ", виберіть потрібні параметри.

Зберегти злиття літер для подальшого використання

Якщо потрібно, щоб змінити злиття літери або зберегти їх для подальшого використання, ви можете отримати їх в один документ. Щоб це зробити, виконайте такі дії:

1. Натисніть кнопку на відредагувати окремі букви.

2. У діалоговому вікні злиття в новий документ , скористайтеся одним із наведених нижче способів і натисніть кнопку OK:
   

   • Об'єднати всі документи, натисніть кнопку " всі".

   • Для злиття документів, які відображаються у вікні документа, натисніть кнопку " поточного запису".

   • Об'єднання діапазону документи, натиснітьі в полях від і введіть число записів.

3. Програма Word відкриває на окремий новий документ, який містить окремі літери. Потім збережіть документ для подальшого використання, як звичайні документа.