Використовуйте шаблон бази даних керування завданнями Access , щоб відстежувати групу робочих елементів, які потрібно виконати вам або вашій групі. Крім того, можна шукати та фільтрувати відомості про завдання, відображати або приховувати стовпці, надсилати повідомлення електронної пошти та зіставляйте адреси власників завдань.
Хочете переглянути відео про використання цього шаблону? Див. цю статтю Використання шаблону бази даних керування завданнями.
Примітка.: Шаблон бази даних керування завданнями оновлено протягом останніх кількох років. Ці інструкції стосуються найновішої версії шаблону, доступного для завантаження. Якщо наведені нижче дії не відповідають тому, що ви бачите, імовірно, ви використовуєте попередню версію шаблону.
Використання бази даних
У цій статті описано основні кроки використання шаблону бази даних керування завданнями.
Підготовка бази даних до використання
-
Коли база даних відкривається вперше, access відображає форму привітання. Щоб ця форма не відображалась під час наступного відкриття бази даних, зніміть прапорець Відображати привітання під час відкриття цієї бази даних .
Закрийте форму привітання, щоб почати використовувати базу даних.
-
Щоб переконатися, що весь вміст бази даних увімкнуто, у рядку повідомлень натисніть кнопку Увімкнути цей вміст.
Докладні відомості про ввімкнення вмісту бази даних див. в статті Вибір надійності бази даних.
Пошук завдання або контакту
За допомогою поля "Швидкий пошук " можна швидко знайти завдання у формі "Список завдань " або контакті у формі "Список контактів ".
-
Введіть текст, який потрібно знайти, у полі Швидкий пошук і натисніть клавішу Enter.
Access фільтрує список, щоб відображався лише той запис, який містить шуканий текст. Щоб повернутися до повного списку, натисніть кнопку Очистити поточний пошук. (Це X у полі пошуку.)
Фільтрування списку завдань
У формі Список завдань можна відфільтрувати список завдань і зберегти улюблені фільтри для подальшого використання.
-
Застосуйте фільтри, клацнувши форму правою кнопкою миші та вибравши потрібні фільтри.
-
Натисніть кнопку Зберегти фільтр.
-
У формі Відомості про фільтр введіть ім'я та опис фільтра, а потім натисніть кнопку Закрити.
-
Скористайтеся полем Фільтрувати вподобання , щоб застосувати збережений фільтр, або натисніть кнопку (Очистити фільтр), щоб видалити фільтр.
Відображення або приховання стовпців
У формі "Список завдань" і " Список контактів " за замовчуванням деякі поля (стовпці) приховано. Щоб змінити поля, які відображаються:
-
Натисніть кнопку Відобразити або приховати поля.
-
У діалоговому вікні Відображення стовпців натисніть кнопку поруч із кожним стовпцем, який потрібно відобразити. Зніміть прапорець, щоб приховати стовпець.
Відображення відомостей про завдання або контакт
Форми "Відомості про завдання " та " Контактні дані " дають змогу переглядати та вводити додаткові відомості про елемент. Щоб відобразити форму Відомості про завдання або форму Контактні дані, виконайте наведені нижче дії.
-
У формі Відомості про завдання або Контактні дані натисніть кнопку Відкрити поруч з елементом, який потрібно переглянути.
Додавання вкладень
У формі Відомості про завдання та у формі Контактні дані можна додавати зображення та інші вкладення.
-
Під рамкою зображення у формі Відомості про завдання натисніть кнопку Додати або видалити вкладення.
Під рамкою зображення у формі Контактні дані натисніть кнопку Редагувати рисунок.
-
У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку Додати.
-
У діалоговому вікні Вибір файлу перейдіть до папки, яка містить файл.
-
Виберіть файл, який потрібно додати, і натисніть кнопку Відкрити.
-
У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку OK.
Примітка.: Для кожного елемента можна вкласти кілька файлів, включно з різними типами файлів, наприклад документами або електронними таблицями.
Додавання контактів із програми Microsoft Outlook
Якщо ви використовуєте Програму Microsoft Outlook, ви можете додати контакти або власників завдань із цієї програми, не вводячи їх знову.
-
У формі Список контактів натисніть кнопку Додати з Outlook.
-
У діалоговому вікні Вибір імен для додавання виберіть імена, які потрібно додати до бази даних.
-
Послідовно натисніть кнопки Додати та ОК.
Відображення карти адреси контакту
У формі Контактні дані , якщо ви ввели поштову адресу контакту, можна відобразити карту цього розташування:
-
Натисніть кнопку Клацніть, щоб зіставити.
Відображення звітів
База даних завдань містить кілька звітів, зокрема "Активні завдання","Відомості про завдання", "Адресна книга контактів" тощо. Щоб відобразити звіт, виконайте наведені нижче дії.
-
В області переходів у розділі Звіти двічі клацніть звіт, який потрібно відобразити.
Ви можете створити власні настроювані звіти. Докладні відомості див. в статті Створення простого звіту.
Змінення шаблону бази даних керування завданнями
Настройте базу даних "Завдання", додавши нове поле до таблиці "Завдання", а потім додавши це поле до форми "Список завдань ", форми "Відомості про завдання " та звіту "Відомості про завдання ".
Додавання поля до таблиці завдань
-
Закрийте всі відкриті вкладки.
-
В області переходів двічі клацніть таблицю Завдання .
-
Прокрутіть праворуч, доки не з'явиться стовпець Додати нове поле. Двічі клацніть заголовок стовпця та введіть ім'я поля.
Коли ви вперше вводите дані в стовпець, Access задає вам тип даних.
Додавання поля до форми або звіту
Доданий до таблиці поле можна додати до форми або звіту.
-
Клацніть правою кнопкою миші форму або звіт в області переходів і виберіть пункт Режим розмітки.
-
На вкладці Формат у групі Елементи керування натисніть кнопку Додавання наявних полів.
-
Перетягніть потрібне поле зі списку полів до форми або звіту.
