Використовуйте шаблон бази даних контактів Access , щоб відстежувати імена, адреси, номери телефонів та інші відомості. Ця нова версія популярного шаблону Access також дає змогу класифікувати кожного контакту, надсилати повідомлення електронної пошти та створювати карти адрес.
Хочете переглянути відео про використання цього шаблону? Див. цю статтю Використання шаблону бази даних контактів.
Примітка.: Шаблон бази даних "Контакти" оновлено за останні кілька років. Ці інструкції стосуються найновішої версії шаблону, доступного для завантаження. Якщо наведені нижче дії не відповідають тому, що ви бачите, імовірно, ви використовуєте попередню версію шаблону.
Початок роботи
У цій статті описано основні кроки використання шаблону бази даних контактів.
Підготовка бази даних до використання
-
Коли база даних відкривається вперше, access відображає форму привітання. Щоб ця форма не відображалась під час наступного відкриття бази даних, зніміть прапорець Відображати привітання під час відкриття цієї бази даних .
Закрийте форму привітання, щоб почати використовувати базу даних.
-
Щоб переконатися, що весь вміст бази даних увімкнуто, у рядку повідомлень натисніть кнопку Увімкнути цей вміст.
Докладні відомості про ввімкнення вмісту бази даних див. в статті Вибір надійності бази даних.
Додавання контактів із програми Microsoft Outlook
Якщо ви використовуєте Програму Microsoft Outlook, ви можете додати контакти з цієї програми, не вводячи їх знову.
-
У формі Список контактів натисніть кнопку Додати з Outlook.
-
У діалоговому вікні Вибір імен для додавання виберіть імена, які потрібно додати до бази даних.
-
Послідовно натисніть кнопки Додати та ОК.
Пошук контакту
Поле "Швидкий пошук " дає змогу швидко знайти контакт у формі "Список контактів ".
-
У формі Список контактів у полі Швидкий пошук введіть текст, який потрібно знайти, і натисніть клавішу Enter.
Access фільтрує список, щоб відображався лише той запис, який містить шуканий текст. Щоб повернутися до повного списку, натисніть кнопку Очистити поточний пошук. (Це X у полі пошуку.)
Відображення або приховання стовпців
У формі "Список контактів " за замовчуванням деякі поля (стовпці) приховано. Щоб змінити поля, які відображаються:
-
Натисніть кнопку Відобразити або приховати поля.
-
У діалоговому вікні Відображення стовпців установіть прапорець поруч із кожним стовпцем, який потрібно відобразити. Зніміть прапорець, щоб приховати стовпець.
Відображення відомостей про контакт
Форма Контактні дані дає змогу переглядати та вводити додаткові відомості про кожен контакт. Щоб відобразити форму Контактні дані, виконайте наведені нижче дії.
-
У формі "Список контактів " поруч із контактом, який потрібно переглянути, натисніть кнопку Відкрити .
Додавання зображення
У формі Контактні дані можна додати зображення контакту.
-
Під рамкою рисунка натисніть кнопку Редагувати рисунок.
-
У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку Додати.
-
У діалоговому вікні Вибір файлу перейдіть до папки, яка містить файл.
-
Виберіть файл, який потрібно додати, і натисніть кнопку Відкрити.
-
У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку OK.
Примітка.: До кожного контакту можна вкласти кілька файлів, включно з різними типами файлів, наприклад документами або електронними таблицями.
Відображення карти адреси контакту
У формі Контактні дані , якщо ви ввели поштову адресу контакту, можна відобразити карту цього розташування:
-
Натисніть кнопку Клацніть, щоб зіставити.
Відображення звітів
База даних контактів містить два звіти: Каталог і Телефонна книга. Щоб відобразити звіт, виконайте наведені нижче дії.
-
В області переходів у розділі Звіти двічі клацніть звіт, який потрібно відобразити.
Ви можете створити власні настроювані звіти. Докладні відомості див. в статті Створення простого звіту.
Змінення бази даних контактів
Базу даних контактів можна настроїти, додавши нове поле до таблиці "Контакти", а потім додавши це поле до форми "Список контактів " і форми "Контактні дані ".
Додавання поля до таблиці "Контакти"
-
Закрийте всі відкриті вкладки.
-
В області переходів двічі клацніть таблицю Контакти .
-
Прокрутіть праворуч, доки не з'явиться стовпець Додати нове поле. Двічі клацніть заголовок стовпця та введіть ім'я поля.
Коли ви вперше вводите дані в стовпець, Access задає вам тип даних.
Додавання поля до форми
Доданий до таблиці поле можна додати до форми.
-
Клацніть правою кнопкою миші форму в області переходів і виберіть пункт Режим розмітки.
-
На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.
-
Перетягніть потрібне поле зі списку полів до форми.
