Використовуйте базу даних керування проектами Access для керування проектами, пов'язаними з ними завданнями та працівниками. Крім того, можна шукати й фільтрувати відомості про проект, вводити типові завдання, а також надсилати й отримувати дані електронною поштою.
Примітка.: Шаблон бази даних керування проектами оновлено за останні кілька років. Ці інструкції стосуються найновішої версії шаблону, доступного для завантаження. Якщо наведені нижче дії не відповідають тому, що ви бачите, імовірно, ви використовуєте попередню версію шаблону.
Використання бази даних
У цій статті описано основні кроки використання шаблону бази даних проектів для настільних комп'ютерів.
Підготовка бази даних до використання
Щоб переконатися, що весь вміст бази даних увімкнуто, виконайте такі дії:
-
Щоб переконатися, що весь вміст бази даних увімкнуто, у рядку повідомлень натисніть кнопку Увімкнути цей вміст.
Докладні відомості про ввімкнення вмісту бази даних див. в статті Вибір надійності бази даних.
Додавання працівників
Щоб почати використовувати шаблон бази даних проектів, спочатку потрібно додати працівників, щоб призначити проект і завдання іншому користувачу. Щоб додати працівників вручну, скористайтеся цією процедурою або перегляньте наступний розділ, щоб додати працівників зі своїх контактів Outlook.
-
У формі "Список проектів" виберіть пункт Список працівників.
-
У формі Список працівників введіть відомості про кожного працівника.
-
Щоб ввести докладніші відомості про працівника, двічі клацніть ім'я працівника у формі "Список працівників " і введіть відомості у формі Відомості про працівника .
-
Натисніть кнопку Закрити , щоб повернутися до форми "Список проектів ".
Додавання контактів із програми Microsoft Outlook
Якщо ви використовуєте Програму Microsoft Outlook, ви можете додавати працівників із цієї програми, не вводячи їх знову.
-
У формі "Список проектів" виберіть пункт Список працівників.
-
У формі Список працівників натисніть кнопку Додати з Outlook.
-
У діалоговому вікні Вибір імен для додавання виберіть імена, які потрібно додати до бази даних.
-
Послідовно натисніть кнопки Додати та ОК.
Додавання нового проекту
-
У формі "Список проектів" натисніть кнопку Створити проект.
-
У формі Відомості про проект заповніть відомості про проект і натисніть кнопку Закрити.
Редагування наявного проекту
-
У формі "Список проектів" двічі клацніть проект, який потрібно змінити.
-
У формі "Відомості про проект" додайте або відредагуйте відомості про проект.
Додавання завдання
-
У формі Відомості про проект натисніть кнопку Додати завдання.
-
У формі Відомості про завдання введіть відомості про завдання та натисніть кнопку Закрити.
Новий проект у програмі Access відображається у списку Завдань проекту у формі Відомості про проект .
Редагування завдання
-
У формі Відомості про проект перейдіть на вкладку Завдання проекту .
-
Двічі клацніть завдання, яке потрібно змінити.
-
У формі Відомості про завдання відредагуйте відомості про завдання та натисніть кнопку Закрити.
Додавання спільного завдання
Поширені завдання – це завдання, які часто використовуються в багатьох різних проектах, наприклад бюджетуванні або навчанні. Після введення спільного завдання його можна додати до будь-якого проекту в базі даних Project, не вводячи повторно відомості про завдання.
-
У формі Відомості про проект натисніть кнопку Загальні завдання.
-
Установіть прапорець поруч із кожним спільним завданням, яке потрібно додати до проекту. Додайте нові типові завдання в кінці списку.
-
Натисніть кнопку Закрити , щоб повернутися до форми Відомості про проект .
-
Фільтрування списку проектів
У формі "Список проектів" можна відфільтрувати список проектів і зберегти улюблені фільтри для подальшого використання.
-
Застосуйте фільтри, клацнувши форму правою кнопкою миші та вибравши потрібні фільтри.
-
Натисніть кнопку Зберегти фільтр.
-
У формі Відомості про фільтр введіть ім'я та опис фільтра, а потім натисніть кнопку Закрити.
-
Скористайтеся полем Фільтрувати вподобання , щоб застосувати збережений фільтр, або натисніть кнопку (Очистити фільтр), щоб видалити фільтр.
Відображення відомостей про проект або працівника
Форми "Відомості про проект" і " Відомості про працівника " дають змогу переглядати та вводити додаткові відомості про проект або працівника. Щоб відобразити форму "Відомості про проект" або форму " Відомості про працівника", виконайте наведені нижче дії.
-
У формі "Список проектів" або " Список працівників" двічі клацніть елемент, який потрібно переглянути.
Додавання вкладень
У формі "Відомості про проект", " Відомості про завдання " та " Відомості про працівника " можна додавати зображення та інші вкладення.
-
У будь-якій формі Details (Відомості ) двічі клацніть поле Attachments (Вкладення ) (у формі Employee Details (Відомості про працівника ) двічі клацніть піктограму зображення).
-
У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку Додати.
-
У діалоговому вікні Вибір файлу перейдіть до папки, яка містить файл.
-
Виберіть файл, який потрібно додати, і натисніть кнопку Відкрити.
-
У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку OK.
Примітка.: Для кожного елемента можна вкласти кілька файлів, включно з різними типами файлів, наприклад документами або електронними таблицями.
Відображення звітів
База даних проектів містить кілька звітів, зокрема "Відкриті проекти","Відомості про завдання", "Адресна книга працівника" тощо. Щоб відобразити звіт, виконайте наведені нижче дії.
-
У формі Список проектів виберіть звіт, який потрібно відобразити зі списку Звіти .
Щоб надрукувати звіт, виконайте наведені нижче дії.
-
Виберіть Файл > Друк.
Ви можете створити власні настроювані звіти. Докладні відомості див. в статті Створення простого звіту.
