Відображення підсумків стовпців даних у табличному поданні за допомогою рядка підсумків

Рядок підсумків в Access дає змогу швидко переглянути загальні підсумки стовпців даних у табличному поданні. Наприклад, додавши цей рядок, у таблиці з відомостями про покупки можна відобразити суму цін чи придбаних одиниць товару або загальну суму елементів:

Рядок підсумків із даними

Примітка.: Щоб відобразити значення суми для стовпця, потрібно встановити для стовпця тип даних "Число", "Десятковий" або "Грошовий". Для стовпців із нечисловими значеннями можна вибрати лише тип даних "Обчислюване поле".

Додавання рядка підсумків

Двічі клацніть таблицю, запит або розділену форму в області переходів, щоб відкрити табличне подання.
На вкладці Основне в групі Записи натисніть кнопку Підсумки.

Рядок Підсумок додасться в кінець даних у табличному поданні:
Щоб підрахувати значення певної клітинки, яка міститься в рядку Підсумок, клацніть у клітинці й виберіть тип підсумку.

Вибір типу підсумку

Додавши рядок Підсумок, потрібно вибрати тип значення підсумків для кожного стовпця. Наприклад, суми можна відображати, якщо для даних установлено тип "Число", "Десяткове число" або "Грошова одиниця". Підрахувати значення можна, коли для типу даних установлено текстове значення.

Давайте розглянемо таблицю даних у цьому прикладі, щоб показати загальну суму для стовпців "Купівельна ціна " та "Придбані одиниці" та загальну кількість для стовпця "Елемент " на зображенні нижче:

Замість слова Підсумок у першому стовпці можна відобразити загальну кількість записів. Клацніть рядок підсумків для стовпця Елемент, клацніть стрілку та виберіть пункт Кількість, щоб переглянути загальну кількість або кількість елементів.
Потім клацніть стрілку в стовпці Купівельна ціна та виберіть пункт Сума, щоб переглянути загальну купівельну ціну всіх елементів.
Повторіть ці дії для стовпця Придбано одиниць, щоб переглянути загальну кількість придбаних одиниць.

Примітка.: Хоча рядок підсумок видалити або вирізати не можна, його можна приховати, натиснувши кнопку Підсумки на вкладці Основне .

Загальні відомості про функцію "Сума" та інші агрегатні функції

Агрегатні функції виконують обчислення у стовпцях даних і повертають один результат. Агрегатні функції використовуються, якщо потрібно обчислити одне значення, наприклад суму або середнє значення. Пам'ятайте, що агрегатні функції використовуються зі стовпцями даних. Це може здатися очевидним твердженням, але коли ви створюєте та використовуєте базу даних, ви, як правило, фокусуєтеся на рядках даних і окремих записах– ви переконаєтесь, що користувачі можуть вводити дані в поле, переміщати курсор праворуч або ліворуч і заповнювати наступне поле тощо. На відміну від цього, ви використовуєте агрегатні функції, щоб зосередитися на групах записів у стовпцях.

Припустімо, що в Access ви, наприклад, зберігаєте та відстежуєте дані про збут. За допомогою агрегатних функцій можна визначити кількість проданих товарів в одному стовпці та обчислити загальний обсяг збуту в другому стовпці й середній обсяг збуту – у третьому.

У таблиці нижче наведено список агрегатних функцій, доступних у рядку підсумків Access, а також їх опис. Пам’ятайте, що в Access є й інші агрегатні функції, але їх можна використовувати лише в запитах.

Функція	Опис	Підтримувані типи даних	Доступність у рядку підсумків
Середнє	Обчислює середнє значення стовпця. Стовпець має містити числа, грошові одиниці або дату й час. Ця функція пропускає Null-значення.	Число, десяткове значення, грошова одиниця, дата й час	Так
Кількість	Підраховує кількість елементів у стовпці.	Усі типи даних, складних повторюваних скалярних даних, як-от стовпець багатозначних списків. Докладні відомості про багатозначні списки див. в статтях Посібник із багатозначного поля та Створення або видалення багатозначного поля.	Так
Максимум	Повертає елемент із найбільшим значенням. Якщо дані текстові, найбільшим вважається останнє значення за алфавітом (Access не враховує регістр). Ця функція ігнорує Null-значення.	Число, десяткове значення, грошова одиниця, дата й час	Так
Мінімум	Повертає елемент із найменшим значенням. Якщо дані текстові, найменшим вважається перше значення за алфавітом (Access не враховує регістр). Ця функція ігнорує Null-значення.	Число, десяткове значення, грошова одиниця, дата й час	Так
Стандартне відхилення	Визначає, наскільки значення відхиляються від середнього. Докладні відомості див. в розділі Додаткові відомості про Standard функції відхилення та відхилення в наступному розділі.	"Число", "Десяткове значення", "Грошова одиниця"	Так
Сума	Додає елементи в стовпці. Працює лише з числовими та грошовими даними.	Число, десяткове значення, грошова одиниця	Так
Відхилення	Вимірює статистичне відхилення всіх значень у стовпці. Цю функцію можна використовувати лише з числовими та грошовими даними. Якщо таблиця містить менше двох рядків, Access повертає null-значення. Докладні відомості про функції дисперсії див. в наступному розділі Докладніше про Standard функції відхилення та відхилення.	"Число", "Десяткове значення", "Грошова одиниця"	Так

Функції "Стандартне відхилення" та "Відхилення"

Функції Standard Відхилення та Відхилення обчислювати статистичні значення. Зокрема, вони обчислюють, де значення кластеризовані навколо середнього значення (їх середнє) у стандартному розподілі (крива дзвоника).

Припустімо, наприклад, що ви випадково збираєте 10 інструментів, штампованих з одного комп'ютера, і вимірюєте їх на міцність – процес перевірки комп'ютера та показників контролю якості. Якщо обчислити середню межу міцності, то виявиться, що в більшості інструментів це значення близьке до середнього, але в одних воно більше, а в інших – менше. Проте якщо обчислити лише це значення, ви не зможете оцінити методи перевірки якості, тому що через кілька інструментів із високою або низькою міцністю середнє значення може відрізнятися.

Функції Стандартне відхилення та Відхилення допомагають вирішити цю проблему, визначаючи, наскільки отримані значення близькі до середнього. Якщо розглядати межу міцності, то що менші числа повертає кожна з цих функцій, то краще налагоджено виробництво, тому що отримане значення лише кількох інструментів вище або нижче середнього.

Повне обговорення дисперсії та стандартного відхилення виходить за рамки цієї статті. Докладні відомості про обидві теми див. на веб-сайтах статистики. Запам'ятайте ці правила під час використання функцій відхилення та Standard відхилення: