Як визначити, чи проект перебуває в бюджеті? За допомогою відстеження витрат у Project. Використовуйте Project, щоб порівнювати початкові оцінки витрат, фактичні витрати, прогнозовані витрати та переглядати відхилення між витратами в будь-який час і на будь-якому рівні деталізації.
У цій статті
Який процес відстеження витрат?
Щоб найкращим чином відстежувати витрати, спочатку слід створити бюджет, створивши та ввівши значення витрат для бюджетних ресурсів, призначених зведена інформація по проекту. Потім можна визначити інші ресурси та витрати на завдання, які потрібно відстежувати та вимірювати відносно бюджетних ресурсів. Ви можете вводити ставки, одноразові та постійні витрати для завдань, ресурси та, за потреби, призначень. Потім укажіть орієнтовну робота або тривалість для завдань і призначте ресурси завданням.
Лише після виконання всіх цих кроків можна Project обчислити загальну орієнтовну вартість проекту. Потім ви можете уточнити свої оцінки. Коли все буде готово, можна класифікувати та згрупувати всі ресурси, щоб порівняти їх із бюджетними витратами. Ви також можете встановити базовий план із бюджетними витратами та використовувати його для порівняння з фактичними витратами під час виконання проекту.
Після початку проекту оновлюється перебіг виконання завдання – обсяг виконаної роботи над завданнями або відсоток виконаних завдань. Project обчислює витрати на основі перебігу виконання завдань.
Примітка.: Крім перебігу виконання завдань, можна також вимкнути автоматичне обчислення витрат і ввести фактичні витрати самостійно.
Поєднуючи фактичні витрати виконаних робіт із орієнтовними витратами на залишковий обсяг роботи, Project обчислює заплановані (прогнозовані) витрати. Що ще важливіше, то обчислюється різниця між запланованими та базовими витратами. Ця різниця або відхилення витрат указує, чи проект перебуває в бюджеті.
Ви можете виконувати просте відстеження витрат, переглянувши фактичні та заплановані (прогнозовані) витрати для завдань, ресурсів, призначень і проекту.
Якщо ви створили бюджет за допомогою базового плану, можна виконати розширене відстеження, порівнявши фактичні та заплановані витрати з базовими витратами.
Щоб визначити, чи перебуваєте ви в бюджеті, можна переглянути відхилення витрат між запланованими та базовими витратами. Наприклад, якщо завдання заплановано на 50 грн, але завдання виконано наполовину й уже коштує 35 дол. США, запланована вартість – 60 дол. США (фактичні витрати на дату в розмірі 35 дол. США, а також очікувані витрати 25 дол. США для залишкового обсягу роботи над завданням). Відхилення вартості становить 10 доларів США (60 доларів США фактичної вартості без 50 грн. бюджетної вартості).
Відстежуючи відхилення витрат регулярно, ви можете вжити заходів, щоб проект був близький до його бюджету.
Примітка.: Переглянути відхилення витрат можна, лише якщо введено початкові витрати та збережено базовий план. Наприклад, якщо не ввести ставки для ресурсу до збереження базового плану, ви не зможете переглянути відхилення витрат для цього ресурсу.
Чи можете ви навести мені приклад відстеження витрат?
У план проекту можна ввести завдання під назвою "Перевірити програму" та призначити тестовику контракту завданню в розмірі 40 дол. США на годину (припустімо, що оплата тестувальника – це єдиний внесок у вартість завдання). Введіть тривалість 10 днів (у 8 годин на день), а потім збережіть базовий план.
Наприкінці 5 днів ви визначите, що завдання наполовину завершено, а завдання позначається в Project як завершене на 50%. У поданні Аркуш завдань ви застосуєте таблицю Витрати та побачите такі елементи:
-
У полі Базовий план Project відображає базову вартість завдання – 3200 дол. США, який він обчислюється, помножуючи початкову оцінку тривалості 10 днів (або 80 годин) на стандартну ставку тестера в 40 доларів на годину.
-
Оскільки завдання не понесло жодних незапланованих витрат протягом перших 5 днів, у полі "Фактичне" точно відображається фактична вартість, понесена на сьогоднішній день. У цьому випадку фактичні трудовитрати обчислюються за формулою Фактичні трудовитрати * Стандартна ставка = Фактична вартість або 40 годин * $40 на годину = $1600. (У цьому прикладі не включено понаднормову роботу, вартість використання та постійні витрати, але їх можна включити до фактичної вартості).)
-
Залишкова вартість обчислюється за формулою Залишковий обсяг роботи * Стандартна ставка = Залишкова вартість або 40 годин * $40 за годину = 1600 грн.
-
У полі Загальна вартість Project відображає заплановану вартість, яка обчислюється за формулою Фактична вартість + залишкова вартість = запланована вартість, або $1600 + $1600 = $3200. Оскільки запланована вартість дорівнює базовій вартості, у полі Відхилення відображається відхилення витрат (CV) у розмірі 0 дол. США. Це означає, що завдання точно перебуває в бюджеті.
Де можна переглянути відомості про витрати?
У Project можна переглянути витрати на завдання, ресурси та призначення. Ви також можете переглянути вартість проекту, яка зазвичай базується на цих більш детальних витратах. Ви можете переглянути як загальні витрати, так і розподілені в часі витрати, які є витратами, розподіленими з плином часу.
Докладні відомості та покрокові процедури перегляду відомостей про витрати в Project див. в статті Перегляд підсумків витрат проекту.
