Останнє оновлення: березень 2010 р.
Використання шаблонів Office.com
На вкладці Створити в поданні Microsoft Office Backstage (перейдіть на вкладку Файл і натисніть кнопку Створити) можна надати актуальну допомогу, завантажену з Office.com для документів на основі шаблонів. Ви також можете надіслати відгук про шаблони та надати числову оцінку для кожного завантаженого шаблону.
Якщо відкрити шаблон або файл на основі шаблону, Access 2010 залежить від настройок онлайнової довідки, контакти Office.com. Він надсилає ідентифікатор цього шаблону, програму та версію, яка зараз використовується, разом зі стандартними відомостями про комп'ютер.
Ідентифікатор шаблону використовується для визначення вихідного шаблону як завантаженого з Office.com або для інсталяції Access 2010. Вона не ідентифікує вашу базу даних Access унікальним чином. Ідентифікатор однаковий для всіх користувачів одного шаблону.
Зв'язування з джерелами даних
Зв'язані таблиці та інші джерела даних зберігаються в метаданих у базі даних Access 2010. У деяких випадках посилання може містити ваше ім'я користувача або відомості про сервери у вашій мережі. У разі зв'язку з даними можна зберегти ім'я користувача або пароль у зв'язку з даними.
Крім того, якщо у вас пов'язані бази даних, розташування пов'язаної бази даних зберігається в базі даних Access.
Друк
Коли ви друкуєте файл Access 2010 і зберігаєте його, Access 2010 зберігає шлях до принтера разом із файлом. У деяких випадках шлях може містити ім'я користувача або ім'я комп'ютера.
Сайти робочої області для документів
Access 2010 дає змогу отримати доступ до сайту робочої області для документів на сайті Microsoft SharePoint Foundation 2010. Сайт робочої області для документів – це спільний простір, у якому можна співпрацювати з іншими учасниками групи в одній або кількох базах даних Access.
Коли ви отримуєте доступ до сайту робочої області для документів, Access 2010 завантажує дані із сайту робочої області для документів, щоб надавати вам відомості про цей сайт. Ці дані включають:
-
Ім'я сайту SharePoint Foundation
-
URL-адреса або адреса сайту
-
Імена, адреси електронної пошти та рівні дозволів користувачів сайту
-
Списки документів, завдань та інших відомостей, доступних на сайті
У програмі Access 2010 також зберігається список сайтів SharePoint Foundation, які ви відвідали на комп'ютері у вигляді файлів cookie. Цей список використовується для швидкого доступу до сайтів, які ви відвідували раніше. Список відвіданих сайтів недоступний корпорацією Майкрософт і не надається в Інтернеті, якщо ви не вирішите зробити список більш широко доступним.
SharePoint Foundation
Програма Microsoft SharePoint Foundation 2010 надає спільні веб-сайти робочої області, на яких можна спільно працювати над документами або нарадами.
Коли ви отримуєте доступ до сайту SharePoint за допомогою браузера або будь-якої програми Office, сайт зберігає файл cookie на комп'ютері, якщо у вас є дозволи на створення нового підсайту на цьому сайті. Усі файли cookie створюють список сайтів, на яких ви маєте дозволи. Цей список використовується в деяких програмах Office для швидкого доступу до сайтів, які відвідувалися раніше.
Список відвіданих сайтів недоступний корпорацією Майкрософт і не надається в Інтернеті, якщо ви не вирішите зробити список більш широко доступним.
У службі SharePoint Foundation під час створення нового веб-сайту чи списку або додавання або запрошення користувачів до наявного веб-сайту чи списку сайт зберігає такі елементи для кожного користувача, зокрема:
-
Повне ім’я
-
Адреса електронної пошти
Ідентифікатор користувача додається до кожного елемента, який ви або інші користувачі сайту додаєте чи змінюєте на сайті. Як і весь вміст сайту SharePoint, доступ до цих відомостей мають мати лише адміністратори та учасники самого сайту.
Усі елементи сайту SharePoint містять два поля: Автор і Автор змін. Поле Created By (Автор ) заповниться іменем користувача, який створив елемент, і датою його створення. Поле Автор змін заповниться іменем користувача, який востаннє змінив базу даних Access 2010, і датою останнього змінення.
Адміністратори серверів, на яких розміщено сайти SharePoint, мають доступ до деяких даних із цих сайтів, які використовуються для аналізу шаблонів використання сайту та підвищення відсотка часу, коли сайт доступний. Ці дані доступні лише для адміністраторів сервера, і вони не надаються корпорації Майкрософт, якщо корпорація Майкрософт не розміщує сайт SharePoint. До даних, спеціально записаних, належать імена, адреси електронної пошти та дозволи всіх користувачів, які мають доступ до сайту.
Усі користувачі, що мають доступ до сайту SharePoint, можуть шукати та переглядати весь наявний на сайті вміст.
Аудит
Microsoft SharePoint Foundation 2010 надає функції аудиту, які дають змогу адміністраторам надійно відстежувати роботу користувачів із певним вмістом.
Коли адміністратори SharePoint Foundation активують функцію аудиту, сервер автоматично записує в базі даних вмісту SharePoint певні дії, які виконав користувач. Ці дії включають перегляд, редагування, повернення з редагування та взяття на редагування. Для кожної записаної дії сервер записує відомості про файл, дію та ідентифікатор SharePoint користувача. Дані до корпорації Майкрософт не надсилаються в рамках цієї функції.
Цю функцію вимкнуто за замовчуванням і вона доступна лише адміністраторам сайтів SharePoint, де зберігається вміст.
Збирання даних в Access
Access 2010 дає змогу збирати дані електронною поштою, надсилаючи форми на основі HTML-коду або на основі Microsoft® InfoPath® 2010. Коли ви надсилаєте повідомлення електронної пошти для збирання даних, адреси електронної пошти всіх одержувачів збираються та зберігаються в базі даних Access. Ці відомості можна використовувати, щоб відстежувати дані, отримані від одержувачів, і надсилати їм повідомлення електронної пошти в майбутньому. Ви можете вибрати, чи дані надіслано електронною поштою, які зберігаються в базі даних автоматично або вручну.
Розташування, де може зберігатися ваше ім'я
У деяких випадках Access 2010 зберігає ваше ім'я, щоб забезпечити вам кращу роботу під час використання деяких функцій. Наприклад, ваше ім'я зберігається в таких розташуваннях:
-
Поля «Автор»
-
Властивість файлу AuthorName
Ви можете видалити своє ім'я з цих полів і властивостей, виконавши такі дії:
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
У розділі Довідка натисніть кнопку Параметри та виберіть пункт Поточна база даних.
-
У розділі Параметри застосунку встановіть прапорець Видаляти особисті відомості з властивостей файлу під час збереження .
Ви можете видалити своє ім'я та ініціали з полів Ім'я та Ініціали .
Рішення Microsoft Office, створені іншими компаніями, також можуть містити ваше ім'я або інші особисті відомості в настроюваних властивостях, пов'язаних із файлом.
Якщо використовується веб-елемент керування Microsoft Office, доступ до даних Microsoft Excel, DataCalc або інші функції, які дають змогу підключатися безпосередньо до іншого джерела даних, відомості про авторизацію (ідентифікатор користувача та пароль) можуть зберігатися в базі даних Access. Щоб змінити або видалити ці відомості авторизації, потрібно змінити властивості підключення належним чином.
Цифрові підписи
Цифровий підпис – це необов'язкова функція, яка дає змогу автентифікувати ідентифікаційні дані особи, яка надіслала вам базу даних Access. Цифровий підпис – це унікальне зашифроване значення даних у базі даних Access, яку ви підписуєте. Коли ви надсилаєте базу даних Access із цифровим підписом, підпис надсилається одержувачу разом із даними в базі даних Access і надійним цифровим сертифікатом від вас (відправника). Цифровий сертифікат видається центром сертифікації, наприклад VeriSign, і містить відомості для автентифікації відправника та перевірки, чи вихідний вміст бази даних Access не змінено. Access може автоматично зв'язатися з центром сертифікації в Інтернеті, щоб підтвердити цифровий підпис.
Під час підписання бази даних Access відобразиться діалогове вікно з відомостями, включеними до цифрового підпису, наприклад датою й часом системи, номером версії операційної системи, номером версії Microsoft Office і номером версії Access 2010.
Захист бази даних
Захист бази даних допомагає захистити базу даних Access 2010, зашифруючи її паролем.
Щоб зашифрувати базу даних паролем, виконайте такі дії:
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
Виберіть пункт Відомості, а потім – Зашифрувати паролем.
-
Введіть пароль у поля Пароль і Підтвердження .
Введений пароль не зберігається разом із файлом і використовується для створення ключів для шифрування файлу. У вас є можливість видалити пароль і шифрування в базі даних. Щоб видалити шифрування, виконайте такі дії:
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
Виберіть пункт Відомості, а потім – Дешифрувати базу даних.
-
Введіть пароль у полі Пароль .
Кешування та синхронізація даних
Відомості, що містяться в базах даних Access 2010 або зовнішніх таблицях, зв'язаних із базами даних Access, можуть зберігатися локально на комп'ютері як таблиця Access у базі даних. Це робиться, щоб підвищити продуктивність Програми Access 2010. Цю функцію можна вимкнути, виконавши такі дії:
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
У розділі Довідка виберіть пункт Параметри.
-
Перейдіть на вкладку Поточна база даних .
-
Виберіть пункт Ніколи не кешувати.
Файли веб-застосунку Microsoft Office Web Application
Деякі файли Access 2010 завантажують відомості з Інтернету або інтрамережі. Це надсилає стандартні відомості про комп'ютер до джерела інформації. У діалоговому вікні з'явиться запит на надсилання цих відомостей під час першого відкриття опублікованої програми. Щоб закрити це діалогове вікно для майбутніх запитів, установіть прапорець Більше не показувати це повідомлення .
Елемент керування браузера
Якщо відкрити форму у файлі Access 2010, який має елемент керування браузера, дані з програми можуть надсилатися на веб-сайт, визначений елементом керування браузера.
Функції Access
Якщо відкрити файл Access 2010, цей файл може мати вираз, у якому використовуються такі функції, як CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups або IsCurrentWebUserInGroup. Файл може містити функції, які отримують ім'я користувача, ім'я для входу, адресу електронної пошти або відомості про групи користувачів із сайту SharePoint. За замовчуванням ці відомості зберігаються у файлі Access 2010 в автономному режимі. Ви можете не зберігати ці відомості у файлі, виконавши такі дії:
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
У розділі Довідка виберіть пункт Параметри.
-
Виберіть пункт Поточна база даних.
-
У розділі Кешування таблиць веб-служби та SharePoint установіть прапорець Використовувати формат кеша, сумісний із Microsoft® Access® 2010 або пізнішої версії, а потім установіть прапорець Очистити кеш під час закриття або Ніколи не кешувати.
