Закриття фінансового року в бухгалтерського обліку для малого бізнесу 2006, Accounting Express і Accounting Professional

Крок 1. Виконання завдань на кінець року вручну

Перш ніж закрити фінансовий рік, вручну виконайте такі завдання:

• Очистити передплачені витрати

• Reconcile bank accounts

• Узгодити рахунки кредитних карток

• Запис аноцій

• Налаштування запасів

Крок 2. Коригування записів у журналі

Внесіть такі зміни до записів у журналі:

• Виправляйте всі помилки, які сталися під час записування транзакції.

• Призначте прибуток періоду, протягом якого отримано прибуток.

• Призначте витрати періоду, у якому відбулися витрати.

Щоб змінити записи щоденника, у меню Компанія виберіть команду Створити запис у щоденнику.

Крок 3. Перевірте базу даних на помилки

НОТАТКИ

• Переконайтеся, що ніхто не відкрив її.

• Виконайте цей крок на комп'ютері, на якому розміщено базу даних.

Щоб вивчити базу даних на помилки, виконайте такі дії:

1. Запустіть Small Business Accounting 2006, Accounting Express або Accounting Professional, а потім відкрийте будь-яку корпоративну базу даних, крім того, яку потрібно вивчити.

2. У меню File (Файл) наведіть вказівник миші на
   пункт Utilities(Утиліти) і виберіть Data Utilities (Утиліти для даних).

3. Перейдіть на вкладку Додаткові знаряддя та натисніть кнопку Відновити.

4. Виберіть базу даних, яку потрібно проекзаменувати на помилки, і натисніть кнопку Відновити.

5. Якщо з'явиться повідомлення про те, що всі підключення до бази даних буде закрито, натисніть кнопку Так.

6. Якщо помилок не знайдено, натисніть кнопку OK. Якщо знайдено помилки, перевірте їх і внесіть потрібні зміни.

7. Двічі натисніть кнопку Закрити.

Крок 4. Резервне копіювання бази даних компанії перед закриттям фінансового року

Примітки

• Переконайтеся, що жодна база даних компанії не відкрита, крім комп'ютера, на якому розміщено базу даних.

• Виконайте цей крок на комп'ютері, на якому розміщено базу даних.

Щоб створити резервну копіювання бази даних компанії, виконайте такі дії:

1. Запустіть Small Business Accounting 2006, Accounting Express або Accounting Professional, а потім відкрийте базу даних компанії, резервну копіювання якої потрібно створити.

2. У меню File (Файл) наведіть вказівник миші на
   пункт Utilities(Утиліти) і виберіть Data Utilities (Утиліти для даних).

3. На вкладці Основні знаряддя натисніть кнопку Резервне
   копіювання.

4. Натисніть кнопку Огляд.

5. Введіть ім'я файлу та натисніть кнопку
   Зберегти.
   
   Примітка. Стандартний тип файлу – Стиснутий файлрезервної .zip. Стандартне розташування файлу міститься за таким шляхом:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Щоб обмежити доступ до резервної копії, введіть пароль у полі Пароль, а потім знову введіть пароль у полі Підтвердження.

7. Клацніть OK.

8. Коли з'явиться повідомлення про те, що резервну копію успішно завершено, натисніть кнопку OK.

9. Натисніть кнопку Закрити.

Крок 5. Друк звіту про ознайомлювальний баланс перед закриттям фінансового року

Введіть усі транзакції за рік, перш ніж друкувати звіт про ознайомлювальний баланс. Якщо пізніше ви введете додаткові транзакції, слід надрукувати новий пробний баланс. У цьому звіті перелічено всі облікові записи та баланси на певну дату.

1. У меню Звіти наведіть вказівник миші
   на пункт Компанія та фінансовий, а потім клацніть Ознайомлювальний баланс.

2. У списку Стан на панелі інструментів клацніть
   Настроюваний.

3. У полі Дата введіть потрібну дату або виберіть дату в календарі.

4. У меню Вигляд натисніть кнопку Оновити звіт.

5. У меню Файл клацніть
   Друк.

Крок 6. Друк фінансових звітів на кінець року

Нижче наведено найпоширеніші фінансові звіти.

• Баланс

• Прибуток і збитки

• Звіт про Flow кошти

Щоб знайти ці звіти, у меню Звіти наведіть вказівник миші на пункт Компанія та фінансові звіти, а потім клацніть потрібний звіт.

• Надрукуйте звіт "Баланс" за останній день фінансового року. Щоб установити дату, виберіть правильні значення зі списку На час і
  в списку Дата на панелі інструментів. У списку Report Basis (Базис звіту) виберіть Cash (Грошові кошти) або
  Accrual(Нарахування) залежно від методу бухгалтерського обліку, який використовується в компанії.

• У звіті "Прибуток і збитки" виберіть діапазон дат, який відповідає першому та останньому дню фінансового року. Для цього виберіть правильні значення зі списку Діапазон дат, Від і списку До
  на панелі
  інструментів. У списку Report Basis (Базис звіту) виберіть Cash (Грошові кошти) або
  Accrual(Нарахування) залежно від методу бухгалтерського обліку, який використовується в компанії.

• Для звіту Flow звіту про грошові кошти виберіть діапазон дат, який відповідає першому та останньому дня фінансового року. Для цього виберіть правильні значення зі списку Діапазон дат, Від і списку До на панелі інструментів.

Крок 7. Настроювання нового фінансового року

Потрібно настроїти новий фінансовий рік, щоб підготуватися вводити транзакції на наступний рік.

1. У меню "Компанія" клацніть Керування фінансовим роком.

2. Виберіть пункт Новий фінансовий рік. Стандартна дата вказує на початок фінансового року. Ця дата базується на останній даті попереднього фінансового року. Цю дату змінити не можна.

3. У полі Закрити фінансовий рік введіть останній день наступного фінансового року або виберіть дату з календаря.

4. Клацніть OK.

Крок 8. Закриття фінансового року

Ви можете мати необмежену кількість відкритих фінансових років. Коли ви закриваєте фінансові роки, їх необхідно закривати в хронологічному порядку. Коли ви закриваєте фінансовий рік, відбуваються такі дії:

• Підсумовано балансові рахунки, а баланс переносяться як початковий баланс на наступний рік.

• Записи у журналі створюються для нуля всіх рахунків доходів і витрат. The difference is posted to the Retained Earnings account.

• Для фінансового року установлено стан "Закрито".

Щоб закрити фінансовий рік, виконайте такі дії:

1. У меню "Компанія" клацніть Керування фінансовим роком.

2. У списку Періоди виберіть рік, який потрібно закрити, а потім натисніть кнопку Закрити фінансовий рік.

3. Якщо буде запропоновано перемістити чистий прибуток до облікового запису Зберігати прибуток, натисніть кнопку Так.

Крок 9. Друк звіту про ознайомлювальний баланс після закриття фінансового року

Щоб надрукувати звіт Trial Balance, виконайте такі дії:

1. У меню Звіти наведіть вказівник миші
   на пункт Компанія та фінансовий, а потім клацніть Ознайомлювальний баланс.

2. У полі Як на виберіть пункт
   (нестандартний).

3. У полі Дата введіть перший день наступного фінансового року або виберіть дату з календаря.

4. У меню Вигляд натисніть кнопку Оновити звіт.

5. У меню Файл клацніть
   Друк.

6. Порівняйте цей звіт із звітом "Ознайомлювальний баланс", створений у розділі "Друк пробного балансу перед закриттям фінансового року". Перевірте таке:
   

   • Баланс переноситься на наступний рік.

   • Залишки на рахунках доходів і витрат нульові, а різниця публікується в обліковому записі Retained Earnings (Нерозміщені прибутки).

   • Загальна сума дебетів і загальна сума кредитів у звіті про ознайомлювальний баланс, надрукований після закриття фінансового року, відповідає загальному дебету та загальній кількості кредитів за надрукованим звітом про пробний баланс перед закриттям фінансового року.

7. Якщо потрібно змінити записи, у меню Компанія виберіть пункт Створити запис у щоденнику.

Крок 10. Резервне копіювання бази даних компанії після закриття фінансового року

Примітки

• Переконайтеся, що ніхто не відкрив її.

• Виконайте цей крок на комп'ютері, на якому розміщено базу даних.

Щоб створити резервну копіювання бази даних компанії, виконайте такі дії:

1. Запустіть Small Business Accounting 2006, Accounting Express або Accounting Professional, а потім відкрийте базу даних компанії, резервну копіювання якої потрібно створити.

2. У меню File (Файл) наведіть вказівник миші на
   пункт Utilities(Утиліти) і виберіть Data Utilities (Утиліти для даних).

3. На вкладці Основні знаряддя натисніть кнопку Резервне
   копіювання.

4. Натисніть кнопку Огляд.

5. Введіть ім'я файлу та натисніть кнопку
   Зберегти.
   
   Примітка. Перш ніж закрити фінансовий рік, використайте інше ім'я файлу, яке використовувався під час створення файлу резервної копії. Стандартний тип файлу – Стиснутий файл резервної .zip. Стандартне розташування файлу міститься за таким шляхом:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. Щоб обмежити доступ до резервної копії, введіть пароль у полі Пароль, а потім знову введіть пароль у полі Підтвердження.

7. Клацніть OK.

8. Коли з'явиться повідомлення про те, що резервну копію успішно завершено, натисніть кнопку OK.

9. Натисніть кнопку Закрити.

Запитання й відповіді

Запитання. Чи можна зберегти транзакцію після закриття фінансового року? Чи можна зберігати транзакції у закритому році?

А1. Після закриття року не можна зберегти транзакцію. Проте можна знову відкрити рік і зберегти транзакцію. Якщо ви відповіли на рік, який не на поточний рік, необхідно знову відкрити цей рік і всі закриті роки у зворотному хронологічному порядку, починаючи з найновішого року та працюючи назад. Після внесення змін необхідно закрити всі відкриті роки в хронологічному порядку, починаючи з найстарішого року та працюючи вперед.

Щоб знову відкрити закритий рік, потрібно призначити одну з наведених нижче ролей або ввійти в систему.

• Owner in Small Business Accounting 2006, in Accounting Express, or in Accounting Professional

• Accountant in Small Business Accounting 2006, in Accounting Express, or in Accounting Professional

• Адміністратор на комп'ютері, на якому запущено Small Business Accounting 2006, Accounting Express або Accounting Professional

Запитання2.Скільки фінансових років можна залишити відкритими?

A2. Кількість фінансових років, які можна залишити відкритими, необмежується.

3.Чи потрібно закрити фінансовий рік до першого дня наступного фінансового року?

А3. Фінансовий рік можна закрити в будь-який час після останнього дня року. Однак доки ви не закриєте фінансовий рік, баланс рахунку балансу не переносяться на новий рік. Крім того, облікові записи про витрати не буде обчислено, а різниця не застосується до облікового запису Retained Earnings (Зберегти прибуток).

Запитання4.Що станеться з неактивним обліковим записом після закриття фінансового року?

А4. Якщо під час закриття фінансового року у вас є неактивний обліковий запис, стан облікового запису не зміниться. Це можна зробити незалежно від того, чи є баланс неактивного облікового запису.

Запитання. Як переглянути запис у щоденнику, що представляє облікові записи доходів і витрат, які було відімальовано, а потім опубліковано в обліковому записі Retained Earnings (Нерозміщені надходження)?

A5: Щоб переглянути запис у щоденнику, виконайте такі дії:

1. У меню Компанія наведіть вказівник миші на
   пункт Списки компаній,а потім клацніть Діаграма облікових записів.

2. У списку Chart of Accounts (Діаграма облікових записів) двічі клацніть обліковий запис Retained Earnings Income (Зберегти прибуток), щоб відкрити вікно Account Register
   (Реєстрація облікового запису).

3. Двічі клацніть рядок, який відповідає таким умовам:
   

   • Дата – останній день закритого фінансового року

   • Опис поля Memo –
     це закриття фінансового року.