Збереження дати й часу змінення запису

У цій статті

• Огляд

• Підготовка

• Крок 1. Додавання полів позначки часу до таблиці

• Крок 2. Створення макросу із записами дати й часу

• Крок 3. Додавання полів і макросу до форми введення даних

Огляд

Щоб записати дату й час змінення записів у таблиці, виконайте такі дії:

Крок 1. Додавання полів до таблиці    Щоб записати дату й час, потрібно мати місце. Спочатку потрібно створити поля в таблиці із записами, які потрібно відстежувати. Щоб записати дату й час, створіть одне поле для дати та одне поле для часу. Якщо потрібно записати лише одне або інше, можна створити лише потрібне поле.

Крок 2. Створення макросу із записами дати й часу    Залежно від того, чи потрібно записати дату, час або обидві дії, макрос матиме одну або дві дії. Під час записування макросу вкажіть лише поля, у яких зберігатимуться дата й час, а не таблиця з цими полями. Таким чином можна легко повторно використовувати макрос з іншими таблицями та формами.

Крок 3. Додавання макросу до форми введення даних    Макрос додається до властивості форми "Перед оновленням " форми, яка використовується для редагування записів у таблиці. Якщо для редагування записів у таблиці використовуються інші форми, можна також додати макрос до кожного з них. Таким чином можна записувати дату й час незалежно від форми, яку ви використовуєте для редагування запису.

На початок сторінки

Підготовка

Перш ніж почати, зверніть увагу на таке:

• Користувачам потрібно ввімкнути макроси в базі даних. Якщо користувач відкриває базу даних і не вмикає макроси, макрос не позначить записи в часі. Якщо база даних зберігається в надійне розташування, макроси активуються автоматично.

• Якщо користувач редагує записи, але не використовує форму введення даних, яка містить макрос із позначками часу, записи, які редагує користувач, не позначатимуться часом.

• Оскільки дата й час зберігаються в полях таблиці, значення в цих полях перезаписуються під час кожного змінення запису. Іншими словами, можна зберігати лише дату й час останньої зміни.

• Якщо потрібно записати лише дату й час створення запису, просто додайте поле до таблиці та встановіть для цього поля властивість Значення за замовчуваннямNow() або Date().

• Якщо файл бази даних має попередній формат файлу та використовує захист на рівні користувача, потрібно мати дозволи на змінення структури таблиці та форм, які використовуються для редагування її записів.

На початок сторінки

Крок 1. Додавання полів позначки часу до таблиці

Створення полів для зберігання відомостей.

1. Відкрийте таблицю в режимі конструктора.

2. Виконайте одну або обидві такі дії:

   • Створіть поле для збереження дати.    У стовпці Ім'я поля у вікні конструктора введіть Date Modified (Дата змінення ) у новому рядку, а потім виберіть Date/Time (Дата й час ) у стовпці Data Type (Тип даних ).

   • Створіть поле для зберігання часу.    У стовпці Ім'я поля у вікні конструктора введіть Time Modified (Час змінено ) у новому рядку, а потім виберіть Date/Time (Дата й час ) у стовпці Data Type (Тип даних ).

3. Натисніть сполучення клавіш Ctrl+S, щоб зберегти внесені зміни.

На початок сторінки

Крок 2. Створення макросу із записами дати й часу

Створивши поля, створіть макрос, щоб позначити їх у часі. Щоб макрос можна було повторно використовувати з іншими таблицями, зверніться лише до імен полів, а не до імен таблиць.

1. На вкладці Створення в групі Інші натисніть кнопку Макрос. Якщо ця команда недоступна, натисніть стрілку під кнопкою Модуль або Модуль класу, а потім виберіть Макрос.

2. На вкладці Конструктор у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Відображати всі дії.

3. У вікні макросу відкрийте список дій макросу та натисніть кнопку Установитизначення.

   

   1. По-перше, показати всі доступні дії макросу. Дія Установитизначення вважається потенційно небезпечною, її приховано за замовчуванням, оскільки вона може змінювати дані.

   2 Потім виберіть дія Установитизначення з цього списку.

4. У полі дії Установити значення в полі Елемент введіть або вставте [Дата змінення].

5. У полі Вираз введіть Date().

6. Відкрийте наступний список дій макросу та натисніть кнопку Установитизначення.

7. У полі дії Установитизначення в полі Елемент введіть або вставте [Час змінення].

8. У полі Вираз введіть Time().

9. Натисніть клавіші Ctrl+S, а потім у діалоговому вікні Зберегти як введіть Дата останнього змінення.

На початок сторінки

Крок 3. Додавання полів і макросу до форми введення даних

Створивши макрос, додайте його до кожної форми введення даних, яку користувачі використовуватимуть для введення даних у відповідну таблицю.

1. Відкрийте форму введення даних у режимі конструктора.

2. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.

3. У списку полів у розділі Поля, доступні для цього подання перетягніть до форми поля Дата змінення та Час змінення . За потреби змініть розмір і розташування полів у формі.

4. Якщо аркуш властивостей ще не відображається, натисніть клавішу F4.

5. На аркуші властивостей переконайтеся, що для параметра Тип виділення встановлено значення Форма.

   Порада.: Щоб змінити тип виділення, виберіть потрібний тип у розкривному списку.

6. На аркуші властивостей перейдіть на вкладку Подія .

7. На вкладці Подія клацніть стрілку в полі Перед оновленням і виберіть пункт Останнє змінення.

8. Якщо для редагування записів використовується кілька форм, повторіть цю процедуру для кожної такої форми.

9. Щоб переконатися, що макрос працює належним чином, відкрийте форму в поданні форми, відредагуйте запис і натисніть клавіші Shift+F9. Мають відобразитися дата й час, коли ви відредагували запис.

На початок сторінки