|
|
У процесі додавання користувачів для роботи над проектом потрібно враховувати два наведені нижче пункти.
Цю різницю слід враховувати, щоб уникнути плутанини під час роботи з будь-яким програмним забезпеченням для керування проектами. Інші статті з цієї серії посібників із керування проектами, див. в розділі Схема керування проектами. |
Кілька порад із керування проектами, перш ніж ви розпочнете роботу . . .
Якщо ви ще не маєте доступу до керування проектами Якщо ви раніше не маєте доступу до керування проектами, ви можете помітити, що більше вас турбує, ніж просто додати завдання, наприклад, скільки людей потрібно додати до них, як врахувати свята та відпустки людей, а також про те, як і куди додавати особисті відомості, наприклад номери телефонів, адреси електронної пошти та відомості про заробітну плату.
Нижче наведено кілька порад, щоб розпочати роботу.
-
Типи ресурсів, яким можна призначати завдання. Зібравши всі необхідні відомості про завдання проекту, визначте типи потрібних ресурсів.
-
Людські ресурси. Це люди, які мають працювати над завданнями. Інколи менеджери проектів вживають термін "трудові ресурси", таким чином протиставлячи їх сировині й обладнанню.
-
Корпоративні ресурси. Це спільні трудові ресурси, керування якими здійснюється на рівні організації. Корпоративні ресурси можна використовувати в програмі Project Professional.
-
Матеріальні ресурси. До цих ресурсів віднесено комп’ютери або інше обладнання, що використовується для роботи над завданнями.
-
Універсальні ресурси. Ці ресурси визначають вимоги до персоналу для завдань і до виконавців на кшталт теслярів або розробників.
-
-
Подумайте, як кількість ресурсів змінює тривалість Якщо додати кілька ресурсів до завдання, ви очікуєте, що тривалість завдання скоротиться. Однак у багатьох випадках додавання користувачів до завдання може мати протилежний ефект. Це може додати додаткові витрати, додатковий зв'язок та інші неефективності. Наприклад, проектування нового платного моста, ймовірно, не буде йти швидше, якщо ви подвоїте кількість архітекторів на проекті. Програма Project дає змогу керувати тривалістю завдань після додавання до завдань.
-
Розгляньте, як можливості користувача впливають на тривалість завдань Досвід користувача може безпосередньо впливати на тривалість завдання. Ви можете очікувати, що людина з п'ятирічним досвідом виконання завдання буде виконуватися менше часу, ніж хтось із двома.
Якщо ви досвідчений керівник проекту З часом проекти стають усе більшими, і керування ними ускладнюється. Тепер потрібно використовувати ресурси інших відділів, домовлятися з постачальниками, відстежувати роботу сотень людей, створювати звіти для керівників і виконувати безліч інших справ, про які до цього навіть не було й мови. Упоратися з усім цим допоможе програма Microsoft Project, тому що вона містить усі необхідні для цього засоби.
Нижче наведено кілька порад для підвищення кваліфікації.
-
<c0>Перегляд і уточнення прогнозованої тривалості</c0>. Уточнюйте прогнозовану тривалість, ураховуючи зібрані дані про поточний і подібні проекти. Точність прогнозованих вимог до ресурсу (і, зрештою, витрат на проект) значною мірою залежить від точності прогнозованої тривалості завдання.
-
Відстеження використання ресурсів. Слідкуйте, щоб учасники проекту регулярно надсилали звіти про оновлення стану завдань. Подання та звіти у програмі Microsoft Project допоможуть відстежувати діяльність кожного працівника.
-
Визначення проблем перенавантаження ресурсів Програма Project може допомогти визначити, коли користувачі одночасно виконують забагато завдань.
-
Відстеження основних планів Основні плани дають змогу зробити знімок проекту, щоб ви могли порівняти поточний перебіг виконання з початковим планом.
-
Вирівнювання завантаження працівників. Якщо робота виконується над завеликою кількістю завдань одночасно, програма Project може перерозподілити завдання, щоб досягти оптимального робочого навантаження. Один зі способів рівномірно розподілити навантаження – це вирівнювання призначення ресурсів.
-
Експорт даних проекту до програми Excel для подальшого аналізу Програма Excel може допомогти вам у разі подальшого аналізу відомостей про проект. Наприклад, можна експортувати відомості про завдання та ресурси до програми Excel для звітів про розширені освоєний обсяг, а потім відобразити відомості за допомогою міні-діаграм, щоб дізнатися, як витрачаються витрати відносно обсягу виконаної роботи.
Крок 1. Додавання працівників до проекту
|
Працівників та інші ресурси потрібно додати перед призначенням їм завдань. Інші ресурси можуть включати матеріальні ресурси на кшталт цементу чи фарби або витратні ресурси на кшталт витрат на перевезення та харчування. |
|
|
Додайте користувачів до проекту, змініть їхні робочі календарі, щоб врахувати їхній робочий час. Припускається, що більшість людей працюють стандартний тиждень з понеділка по п'ятницю, з 8:00 до 17:00. Але вам не потрібно дотримуватися цього графіка роботи. |
|
|
Усім потрібен відпочинок. Усі хворіють. І всі люблять свята. Дізнайтеся, як врахувати цей незапланований час, додавши його до розкладу. |
|
|
До проекту можна додавати працівників із пулу ресурсів. Пул ресурсів дозволяє зберігати всі відомості про працівників в одному файлі проекту, який може використовуватися як частина головних проектів. |
|
|
До проекту можна додавати конфіденційні відомості на кшталт суми заробітної плати і номерів телефону. Їх можна приховати, не видаляючи. |
Крок 2. Призначення завдань працівникам та іншим ресурсам
|
Додавши завдання до розкладу, можна почати призначати їх працівникам. |
|
|
Ви можете знайти перенавантажені або нерозподілені ресурси в проекті або в різних проектах і перевірити, чи призвели виконані призначення до конфліктів. |
|
|
Панелі Ганта можна зробити інформативнішими, якщо навпроти них відобразити імена завдань. Така можливість стане в нагоді під час роботи зі звітами та нарадами. |
|
|
Під час додавання працівників до проекту можна додати вартість їхніх послуг. Після призначення їм завдань програма Microsoft Project автоматично обчислюватиме вартість проекту. |
|
|
Якщо користувачі ввели свій робочий стан у веб-застосунку Project Web App, у програмі Project можна переглянути зміни до розкладу. |
|
|
Люди залишили проект, пішли з компанії, ви неправильно написали ім’я або така особа ніколи взагалі не існувала. У таких випадках може бути потрібно видалити ресурс. |
Крок 3. Керування працівниками й іншими ресурсами
|
Якщо працівників додано, а робота розпочалася, можна використовувати численні подання програми Project, щоб відстежувати перебіг виконання завдань і змінювати розклад. |
|
|
Один зі способів зменшення робочого навантаження – це зменшення тривалості завдань. |
|
|
Розподіл роботи для зменшення робочого навантаження працівників |
Якщо учасники проекту виконують багато завдань проекту одночасно, за допомогою програми Project можна рівномірно розподілити це навантаження. |
|
Змінення параметра "З фіксованим обсягом роботи" для різних типів завдань |
Якщо ви призначите працівнику завдання або скасуєте його, програма Project збільшить або зменшить тривалість виконання завдання. Це називається плануванням із фіксованим обсягом роботи. Якщо тривалість завдання змінювати непотрібно, можна змінити параметр завдання "З фіксованим обсягом роботи". |
|
Відстежувати роботу над проектом слід не тільки для забезпечення його вчасного завершення. Також це допомагає вчитися на помилках і досягненнях. |
|
|
Якщо керівник запитає про стан виконання проекту відносно вихідного плану, ніхто не забажає зізнатися: "Не знаю". Щоб уникнути такої ситуації, перед початком роботи слід установити основний план. |
|
|
Перегляд звіту проекту про стан виконання завдань працівниками |
Створіть і настройте графічні звіти про перебіг виконання завдань проекту. За допомогою програми Project ці звіти можна переглядати або експортувати їх до програм PowerPoint, Word або Excel. |
Повернутися до схеми керування проектами
