Оцінювання запитів на змінення проекту

Джейн Сухан, PMP

Неконтрольовані зміни є одними з найбільших ворогів керівника проекту.     Ось чому процес керування солідними змінами може стати найкращим другом керівника проекту. Цей процес дає змогу надавати запитані клієнтом запити на часовій шкалі, обов'язковій часовій шкалі та в межах узгодженого бюджету. Без керування змінами область проекту стає рухомою, і ви ризикуєте пропустити один або кілька факторів успіху проекту. Можливість керувати змінами та керувати ними, особливо в області проекту, є ключем до досягнення цілей і типовим показником ефективності для керівника проекту. Зміна проекту неминуча, і ви повинні бути готові мати справу з ним, коли , а не якщо це станеться.

Балансування управління змінами та бюрократії

Одним з завдань для керівників проектів є балансування необхідності контролювати зміни проекту, уникаючи надмірної бюрократії. Питання в тому, де знаходиться переломний момент? Оскільки кожен проект унікальний, елемент керування зміненням припиняє додавати значення та перетворюватиметься на тяганину, залежить від проекту до проекту.

Деякі зацікавлені сторони або навіть учасники групи проекту можуть відчувати, що керування змінами – це спосіб уникнути страшного повзучості області, і що ви не хочете бути гнучкими та робити те, що найкраще для вашого клієнта та бізнесу. Важливо розвіяти це сприйняття. Повідомте їм, що те, що ви робите, зовсім навпаки: ви впроваджуєте ефективний процес для послідовної оцінки запитаних змін. Якщо внесення зміни вважається гарною ідеєю, то ви будете мати процеси, щоб відповісти, коли це необхідно.

На початок сторінки

План керування змінами проекту

Щоб швидко відповісти, у плані керування змінами проекту описується, що відбувається, коли відбуваються відхилення. Він не має наміру запобігати змінам; скоріше, його мета – окреслити процес, який дає зрозуміти, як будуть інформуватися про зміни, як прийматимуться рішення та як проект буде відповідним чином адаптуватися.

На початок сторінки

Введення елемента керування змінами на місце

Процес керування змінами слід ввести в дію, щойно створите базовий план для основних кінцевих результатів, наприклад бізнес-вимог і розкладу. Команда проекту та зацікавлені сторони , а також будь-хто інший, кого торкнуться зміни в проекті, мають переглянути та схвалити план керування змінами, перш ніж ви введете його в гру.

Невеликі зміни, які мало впливають на загальний успіх проекту, не мають спричинити таку саму суворість, що й ті, що вносяться до вимог або проміжних етапів планування критичного шляху. У плані керування змінами проекту має бути зазначено, коли потрібен офіційний запит на змінення проекту (ПЛР). Наприклад:

• Які граничні значення для змін у розкладі та бюджеті?

• Чи є зміни, для яких завжди потрібен запит на змінення?

• Які зміни може пропустити процес керування змінами?

Одна застереження тут: часто це багато невеликих змін, які завдають шкоди, а не великі, очевидні. Врахуйте це під час визначення умов ПЛР. Наприклад, ваш план керування змінами має визначати категорії запитів на змінення, наприклад основні або проміжні:

• Основні зміни    Вони мають бути документовано як ПЛР. Основні зміни проекту:

  • Впливайте на вимоги або робочі елементи на критичному шляху, відкладаючи значні проміжні етапи або загальну дату завершення проекту на певний відсоток або тривалість. Для кожного проекту слід визначити основні умови зміни.

  • Вимагати додаткове фінансування (у доларах або відсотках бюджету). Знову ж таки, сума повинна бути визначена для кожного проекту.

• Незначні зміни    Для цих звичайних змін не потрібна ПЛР-версія. Незначні зміни:

  • Не вплинуть суттєво на план. Вони не розширюють дату завершення проміжних етапів або завдань залежностями між проектами.

  • Не мають негативного фінансового впливу. У результаті відхилення бюджету проекту не відбудеться.

На початок сторінки

Поради з оцінки запитів на змінення

План керування змінами проекту також має містити відомості про те, як оцінюються запити на змінення. Дуже важливо визначити критерії для цього оцінювання, перш ніж це знадобиться, щоб час не витрачався даремно на досягнення консенсусу. Установлення цих параметрів допоможе врівноважити зміни в загальних бізнес-цілях і перевагах.

Нижче наведено кілька типових запитань, які варто враховувати під час обчислення запиту на змінення.

• Ця зміна додасть або змінить бізнес-вимоги?

• Чи є обхід або ця зміна необхідна для загального успіху проекту?

• Чи вимагає ця зміна збільшення фінансування?

• Чи буде це затримка дати завершення проекту?

• Незважаючи на те, що ця зміна може негативно вплинути на цей проект, чи призводить це до значних недоліків бізнесу, які роблять його вартісним?

• Введення цієї зміни зараз має більше сенсу, ніж затримка його? Чи буде затримка в кінцевому підсумку коштувати компанії більше грошей в кінці кінців?

• Чи були розглянуті всі зацікавлені сторони, яких це стосується, і чи схвалюють вони зміни?

• Чи є договірні наслідки для розгляду? Наприклад, чи будуть зобов'язання з зовнішніми постачальниками не виконані через цю зміну?

На початок сторінки

Затвердження запитів на змінення проекту

Важливо також визначити, хто може затверджувати (або не може затверджувати) запитані зміни. Це загальноприйнята, щоб визначити різні рівні влади, щоб рутинні зміни могли розглядатися ефективно, в той час як значні зміни отримують необхідний рівень управлінської уваги.

Якщо запропонована зміна впливає на обсяг проекту, його слід розглядати як бізнес-рішення, яке вимагає затвердження від спонсора проекту. Якщо це не вплине на область, команда та спонсор проекту можуть вирішити, що керівник проекту має право затверджувати зміни в межах певних обмежень. Для деяких проектів дошки керування змінами створюються та збираються регулярно, щоб розглянути та затвердити запити на змінення. В організації можуть бути різні дошки керування змінами, які обробляють різні типи запитів на змінення. Наприклад, дошка керування технічними змінами може розглядати проблеми з технологіями.

Один із простих способів підсумувати рекомендації щодо затвердження запитів на зміни можна в таблиці, подібній до наведеної нижче, на основі зразка проекту:

На початок сторінки

Велика виплата

Команди проекту завжди прагнуть до виконання проекту, іноді за рахунок ефективного планування. Спокусливо використовувати сполучення клавіш і припустити, що ви будете з'ясувати все, як ви йдете. Добре розроблений процес керування змінами, до внесення змін матиме великі виплати та кращі загальні результати проекту. Якщо взяти суб'єктність з керування змінами, команда проекту зможе ефективно й ефективно обробляти коливання. Добре продуманий детальний план керування змінами, прийнятий учасниками групи проекту та зацікавленими сторонами, заощадить час і гроші, чого ніколи не вистачить керівникам проектів.

На початок сторінки