Скористайтеся діалоговим вікном Збирання даних за допомогою параметрів електронної пошти , щоб переглянути та змінити параметри, які визначають, як Access обробляє відповіді на повідомлення електронної пошти для збирання даних. Параметри застосовуються до всіх майбутніх відповідей до вибраного або створеного повідомлення електронної пошти.
Зверніть увагу, що зміни, внесені до цих параметрів, не впливають на відповіді, уже наявні в поштовій скриньці Outlook.
Відображення діалогового вікна
-
Відкрийте базу даних із повідомленням, для якого потрібно змінити параметри.
-
На вкладці Зовнішні дані в групі Збирання даних натисніть кнопку Керування відповідями.
-
У діалоговому вікні Керування повідомленнями про збирання даних виберіть повідомлення, для якого потрібно змінити настройки, і натисніть кнопку Параметри повідомлення.
Параметри імпорту
Автоматичне оброблення відповідей і додавання даних до бази даних
Цей параметр дає Access змогу обробляти відповіді, щойно дістанетеся Microsoft Office Outlook 2007 або Microsoft® Outlook® 2010 папки "Вхідні". Access 2007/2010 і Outlook 2007/2010 працюють разом, щоб експортувати вміст форми кожної відповіді до таблиць призначення в Access. Якщо цей прапорець не встановлено, потрібно вручну обробити відповіді.
Докладніше про автоматичну та ручну обробку відповідей
Відповіді автоматично експортуються з Програми Outlook до Access, якщо на момент досягнення відповідей до поштової скриньки Outlook виконуються такі умови:
-
Outlook 2007 або Outlook 2010 Програму Outlook 2007 або Outlook 2010 потрібно інсталювати на комп'ютері. Якщо програма не запускається, коли надходить відповідь, обробка почнеться під час наступного запуску програми Outlook.
-
Access 2007 або Access 2010 На комп'ютері має бути інстальовано Access 2007 або Access 2010.
-
База даних Базу даних не можна захистити паролем, і її не можна відкрити в монопольному режимі. Ім'я або розташування бази даних не можна змінити після надсилання повідомлення електронної пошти.
-
Таблиця та запити Імена вказаних таблиць або запитів і властивості базових полів не повинні змінюватися після надсилання повідомлення електронної пошти. Наприклад, якщо після надсилання повідомлення змінити тип даних поля з "Число" на "Автонумерація", експорт не вдасться.
-
Дозволи Щоб додати або оновити вміст базових таблиць і запиту, потрібно мати необхідні дозволи.
Якщо не виконано одну або кілька умов, автоматична обробка завершиться помилкою. Виправте неполадки, а потім експортуйте вручну відповіді, які не вдалося виконати. Усі відповіді, які дійдуть до поштової скриньки після вирішення проблем, і надалі оброблятимуться автоматично.
Ручна обробка Якщо потрібно керувати тим, які відповіді обробляються та коли вони обробляються, виберіть обробку вручну. У такому разі відповіді отримають доступ до папки "Вхідні" програми Outlook, але вони не експортуються до бази даних, доки ви вручну не виберете кожну відповідь у програмі Outlook і не клацнете її правою кнопкою миші, а потім виберіть пункт Експортувати дані до Microsoft Office Access для кожного з них.
Також може знадобитися вручну обробити відповіді, які не обробляються автоматично. Після вирішення проблеми, яка спричинила помилку, потрібно вручну експортувати кожну з відповідей.
Перш ніж почати операцію експорту, пам'ятайте про такі аспекти:
-
Access 2007 або Access 2010 На комп'ютері має бути інстальовано Access 2007 або Access 2010.
-
База даних Якщо базу даних захищено паролем, під час експорту вам буде запропоновано ввести пароль. Крім того, базу даних не можна відкрити в монопольному режимі, і з моменту надсилання повідомлення електронної пошти не можна змінити ні ім'я, ні розташування бази даних.
-
Таблиці та запити Імена вказаних таблиць і запитів і властивості базових полів не можна змінити з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.
-
Дозволи Щоб додати або оновити вміст базових таблиць і запиту, потрібно мати необхідні дозволи.
Скасування відповідей від тих користувачів, яким ви не надсилали повідомлення
Цей параметр дає змогу автоматично обробляти лише відповіді, надіслані вихідними одержувачами повідомлення. Відповіді від інших одержувачів зберігатимуться в кінцевій папці Outlook, але не оброблятимуться автоматично. За потреби ці відповіді можна обробити вручну.
Прийняття кількох відповідей від кожного одержувача
Цей параметр дає змогу одержувачам надсилати кілька відповідей на однакове повідомлення електронної пошти. Якщо вибрати цей параметр, кожен одержувач може відповісти на повідомлення кілька разів, і кожна відповідь оброблятиметься автоматично. Якщо не вибрати цей параметр, кожен одержувач усе одно зможе надсилати кілька відповідей, але лише перша відповідь від кожного одержувача оброблятиметься автоматично. Усі наступні відповіді від цього одержувача зберігатимуться в папці призначення в Outlook, а потім обробити їх вручну або видалити.
Примітка.: Цей параметр визначає лише кількість відповідей, а не кількість записів в одній відповіді, які обробляються. Іншими словами, якщо надіслати форму InfoPath 2007 або InfoPath 2010, одержувач зможе надіслати вам кілька записів в одній відповіді. Access автоматично обробитиме всі записи у відповіді, оскільки всі записи містяться у формі в одному повідомленні.
Дозволити кілька рядків для відповіді
Якщо для надсилання даних використовується форма InfoPath, одержувач може додати інші записи, натиснувши кнопку Вставити рядок у нижній частині повідомлення електронної пошти. Якщо потрібно обробити лише один запис для кожної відповіді, зніміть цей прапорець.
Дозволити оновлення лише наявних даних
Якщо для оновлення даних використовується форма InfoPath, одержувач може надсилати вам нові записи, а також оновлювати наявні записи. Щоб заборонити одержувачу додавати нові записи за допомогою форми InfoPath, установіть цей прапорець.
Параметри автоматичної обробки
Кількість відповідей, які потрібно обробити
Введіть загальну кількість відповідей (від усіх одержувачів), які потрібно автоматично обробити. Якщо потрібно автоматично обробляти всі відповіді, введіть велике значення в текстовому полі. Відповіді, отримані після досягнення вказаного значення, зберігатимуться в кінцевій папці, але не оброблятимуться автоматично.
Дата й час припинення
Укажіть дату й час припинення автоматичної обробки відповідей для цього повідомлення електронної пошти. Відповіді, отримані після цієї дати й часу, зберігатимуться в папці призначення в Outlook, але не оброблятимуться автоматично.
