Пошук записів із найбільшою або найменш недавньою датою

Радимо використовувати фільтр замість запиту на найвищі значення

Фільтр зазвичай краще використовувати, якщо у вас є певна дата. Щоб визначити, чи слід створювати запит на найвищі значення або застосовувати фільтр, зверніть увагу на таке:

• Якщо потрібно повернути всі записи, які відповідають даті, перед певною датою або пізніше, скористайтеся фільтром. Наприклад, щоб переглянути дати збуту в період із квітня по липень, застосуйте фільтр.

• Якщо потрібно повернути вказаний обсяг записів із останніми або останніми датами в полі, а точні значення дат невідомі або вони не мають значення, створіть запит на найвищі значення. Наприклад, щоб переглянути п'ять кращих кварталів збуту, скористайтеся запитом на найвищі значення.

Докладні відомості про створення та використання фільтрів див. в статті Застосування фільтра для перегляду вибраних записів у базі даних Access.

На початок сторінки

Вставте зразок даних на аркуші Excel

1. Запустіть програму Excel. Відкриється пуста книга.

2. Натисніть сполучення клавіш Shift + F11 щоб вставити аркуш (вам знадобляться чотири).

3. Скопіюйте дані з кожної таблиці-зразка в пустий аркуш. Додайте заголовки стовпців (перший рядок).

Створіть таблицю бази даних із робочих аркушів

1. Виберіть дані з першого аркуша, включно з заголовками стовпців.

2. Клацніть правою кнопкою миші в області переходів і виберіть пункт Вставити.

3. Натисніть Так, щоб підтвердити, що перший рядок містить заголовки стовпців.

4. Повторіть кроки 1-3 для кожного з решти робочих аркушів.

Створення базового запиту на найвищі значення

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Двічі клацніть таблицю Працівники та натисніть кнопку Закрити.

   Якщо використовується зразок даних, додайте до запиту таблицю "Працівники".

3. Додайте поля, які потрібно використовувати в запиті, до сітки макета. Ви можете двічі клацнути кожне поле або перетягнути кожне поле в пусту клітинку в рядку Поле .

   Якщо використовується зразок таблиці, додайте поля Ім'я, Прізвище та Дата народження.

4. У полі, яке містить перші або останні значення (поле "Дата народження", якщо використовується зразок таблиці), клацніть рядок Сортування та виберіть значення За зростанням або За спаданням.

   Порядок сортування за спаданням повертає останню дату, а порядок сортування за зростанням повертає найранішу дату.

   Увага!: Слід установити значення в рядку Сортування лише для полів, які містять дати. Якщо вказати порядок сортування для іншого поля, запит не поверне потрібні результати.

5. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя клацніть стрілку вниз поруч із кнопкою Усі (список Основні значення ) і введіть потрібну кількість записів або виберіть потрібний параметр зі списку.

6. Натисніть кнопку Виконати , щоб виконати запит і відобразити результати у вікні табличного подання даних.

7. Збережіть запит як NextBirthDays.

Ви можете побачити, що цей тип запиту на найвищі значення може відповідати на основні запитання, наприклад, хто є найстаршою або наймолодшою особою в компанії. У наступних кроках пояснюється, як використовувати вирази та інші умови, щоб додати потужності та гнучкості запиту. Умови, показані на наступному кроці, повертають наступні три дні народження працівників.

Додавання умов до запиту

У цих кроках використовується запит, створений у попередній процедурі. Ви можете дотримуватися іншого запиту на найвищі значення, якщо він містить фактичні дані дати й часу, а не текстові значення.

1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші запит NextBirthDays і виберіть конструктор.

2. У сітці макета запиту в стовпці праворуч від дати народження введіть таке:
   MonthBorn: DatePart("m",[Дата_народження])".
   Цей вираз видобуває місяць із дати народження за допомогою функції DatePart .

3. У наступному стовпці бланка запиту введіть:
   DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
   Цей вираз видобуває день місяця з BirthDate за допомогою функції DatePart.

4. Зніміть прапорці в рядку Відображення для кожного з двох введених виразів.

5. Клацніть рядок Сортування для кожного виразу, а потім виберіть пункт За зростанням.

6. У рядку Критерії стовпця Дата народження введіть вираз:
   Month([Birth Date]) > Month(Date()) OR Month([Birth Date])= Month(Date()) AND Day([Birth Date])>Day(Date())
   Цей вираз виконує такі дії:

   • Month( [Birth Date]) > Month(Date()) указує, що дата народження кожного працівника припадає на майбутній місяць.

   • The Month( [Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) вказує, що якщо дата народження настає в поточному місяці, день народження припадає на поточний день або пізніше.

     Коротше кажучи, цей вираз виключає всі записи, у яких день народження настає в період з 1 січня до поточної дати.

     Порада.:  Додаткові приклади виразів умов запиту див. в статті Приклади умов запиту.

7. На вкладці Конструктор у групі Настроювання запиту введіть 3 в полі Return (Повернення ).

8. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск .

На початок сторінки

Створення запиту підсумків

У цій процедурі для відповіді на це запитання використовуються зразки таблиць Events і EventType :

Коли була остання подія кожного типу події, за винятком концертів?

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Двічі клацніть таблиці Events і EventType.
   Кожна таблиця відображається у верхній частині конструктора запитів.

3. Двічі клацніть поле EventType таблиці EventType і поле EventDate з таблиці Events, щоб додати поля до сітки макета запиту.

4. У сітці макета запиту в рядку Критерії поля EventType введіть <>Concert.

   Порада.:  Додаткові приклади виразів умов див. в статті Приклади умов запиту.

5. На вкладці Конструктор у групі Відображення або приховання натисніть кнопку Підсумки.

6. У сітці макета запиту клацніть рядок Підсумок поля EventDate і натисніть кнопку Максимум.

7. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Подання та виберіть пункт Режим SQL.

8. У вікні SQL у кінці речення SELECT відразу після ключового слова AS замініть MaxOfEventDate на MostRecent.

9. Збережіть запит як MostRecentEventByType.

Створення другого запиту для додавання додаткових даних

У цій процедурі використовується запит MostRecentEventByType із попередньої процедури, щоб відповісти на це запитання:

Хто був клієнтом на останніх подіях кожного типу подій?

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. На вкладці Запити двічі клацніть запит MostRecentEventByType.

3. На вкладці Таблиці двічі клацніть таблиці Події та Клієнти.

4. У конструкторі запитів двічі клацніть такі поля:

   1. У таблиці Events (Події) двічі клацніть EventType (Тип події).

   2. У запиті MostRecentEventByType двічі клацніть елемент MostRecent.

   3. У таблиці Customers (Клієнти) двічі клацніть Company (Компанія).

5. На бланку запиту в рядку Сортування стовпця EventType натисніть кнопку За зростанням.

6. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

На початок сторінки