Спілкування через різні канали розсилки

Microsoft Viva Amplify дає змогу надсилати повідомлення через кілька платформ для спілкування, щоб посилити внутрішню комунікацію. За допомогою Viva Amplify можна створити одне повідомлення та змінити його відповідно до різних каналів розсилки, наприклад Outlook, сторінок і новин SharePoint, Teams і Viva Engage (очікується незабаром). З такою кількістю варіантів може бути складно визначити найкращий формат для кожного каналу. Визначення оптимальних форматів може допомогти покращити залучення в організації.

Outlook;
SharePoint;
Teams
Viva Engage

Програма Outlook

Електронна пошта чудово підходить для регулярного планування офіційних повідомлень, які можуть вплинути на кілька груп людей. Електронні листи – це статичні повідомлення, які не можна оновити після надсилання, тому краще надавати спільний доступ до вмісту, який не потребує постійних оновлень і змін через електронну пошту. Радимо використовувати електронну пошту, щоб повідомляти про такі речі, як оновлення бізнесу, впровадження нових працівників і швидкі оновлення стану.

Переваги спілкування електронною поштою

Зв'язок електронною поштою масштабується. Одержувачі електронного листа можуть надати спільний доступ будь-кому, хто має адресу електронної пошти, і ваші читачі можуть взаємодіяти, відповідаючи або пересилаючи електронний лист широкій аудиторії. Як наслідок, повідомлення електронної пошти можуть прочитати ваші безпосередні одержувачі, а також користувачі, яким було переслано електронний лист. Електронні листи також дають змогу створювати записи та відстежувати важливі розмови.

Створюючи повідомлення електронної пошти, ви можете додати посилання на інший вміст, наприклад сторінки SharePoint і зображення, щоб надати додаткове значення.

Що слід враховувати під час обміну повідомленнями електронної пошти

Повідомлення електронної пошти не можуть бути ненадісланими. Якщо зроблено помилку, відправник повинен надіслати до виконання повідомлення електронної пошти з потрібними виправленнями або відкликанням, а потім повторно надіслати повідомлення з виправленнями. Радимо ретельно перевірити електронний лист, перш ніж надсилати повідомлення, щоб переконатися, що вся інформація точна.

Повідомлення електронної пошти статичні, а це означає, що дані не можна видалити або оновити, а будь-яка надіслана інформація представляє найточнішу інформацію, доступну на той час.

Повідомлення електронної пошти можна відфільтрувати з папки "Вхідні" читача, через що повідомлення ігноруються або непрочитані.

Дізнайтеся більше про практичні поради під час написання чудових електронних листів в Outlook.

Практичні поради з обміну даними з Outlook

Тон голосу	Професійне, інформативне та зрозуміле повідомлення електронної пошти Врахуйте аудиторію під час створення повідомлення та заснуйте свій тон навколо теми.
Довжина	Зберігайте електронні листи короткими та простими. Підсумуйте основні моменти в перших кількох реченнях, починаючи з найважливіших.
Структура	Якщо аудиторія має чіткий елемент дії, чітко використайте рядок теми. Визначте, до кого ви звернетеся в привітанні. Почніть із основного повідомлення, а потім – будь-якої додаткової інформації. Розділяйте ключові точки за допомогою правильного інтервалу, нумерації або маркірованого списку. За можливості тримайте свій підпис електронної пошти коротким, професійним і вільним від графіки.
Способи збільшення залучення	Підкресліть виклик до дії, додавши його до рядка теми, додавши до першої третини повідомлення електронної пошти, перелічивши його окремо та легко видимим, а також виділяючи жирним шрифтом або виділяючи його. Engage аудиторію, задаючи запитання електронною поштою.
Способи вимірювання залучення	Залучення електронної пошти можна виміряти за допомогою відстеження відповідей і завершення виклику до дії.

SharePoint

Під час обміну даними через SharePoint повідомлення можуть створюватися з динамічним вмістом, який може часто змінюватися. Обмін даними в SharePoint дає змогу включити теми сторінок, веб-частини та фірмові настройки, щоб створити інтерактивні елементи, які збільшать можливості для залучення читачів.

Використання сторінки SharePoint для спілкування з аудиторією

Сторінка SharePoint – це веб-сторінка на сайті SharePoint, на якій використовуються різноманітні елементи, як-от кнопки, посилання, відео, зображення тощо, щоб створювати та публікувати повідомлення, які можна оновлювати та змінювати з часом (наприклад, важливі події або зміни політики). Сторінки може відвідувати будь-хто, хто має доступ до перегляду сайту, на якому створено сторінку.

Дізнайтеся більше про створення сучасної сторінки SharePoint.

Використання допису новин SharePoint для спілкування з аудиторією

Допис новин SharePoint – це сторінка SharePoint, яка відображається в каналі Viva Connections та на інших сторінках, які використовують веб-частину новин, зокрема на сторінці центру організації. Будь-яку сторінку SharePoint можна легко перетворити на допис новин. Дописи в новинах також дають змогу націлювати вашу інформацію на певні демографічні показники, категоризовані у вашій організації, наприклад маркетинговій групі, відділі кадрів або керівництву керівництва. Це цільова аудиторія дає автору можливість настроювати, хто бачить свій допис у новинах після публікації.

Дізнайтеся більше про створення допису новин SharePoint і надання до нього спільного доступу.

Дізнайтеся більше про вибір цільової аудиторії в SharePoint.

Переваги спілкування через SharePoint

Повідомлення, створене в SharePoint, можна легко змінювати або оновлювати за потреби. SharePoint також дає змогу переглядати аналітику сторінок і змінювати параметри дозволів. Що ще важливіше, SharePoint надає користувачу можливість додавати виклик до дій за допомогою веб-частини "Виклик до дії", надихаючи глядачів на участь. Використовуючи динамічні веб-частини, ви можете попросити читача продовжити роботу, прокручуючи зображення, взаємодіючи з діаграмами, отримуючи доступ до зовнішніх ресурсів за посиланнями, а також надаючи читачам можливість подобатися та залишати коментарі для відгуків на сторінці SharePoint. SharePoint також дає змогу переглядати аналітику сторінок і змінювати параметри дозволів, щоб керувати доступом до вашого сайту.

Що слід враховувати під час обміну даними через SharePoint

Читачі повинні мати доступ, щоб переглядати сайт, на якому розміщено сторінку або допис новин. Хоча користувачі можуть запитувати доступ до вашого сайту, їх запит буде відкладено, доки хтось не відповість.

Практичні поради з обміну даними із SharePoint

Тон голосу	Тон спілкування через SharePoint має відповідати рекомендаціям вашої компанії щодо бренду. Тон також буде залежати від теми та мети спілкування. Зазвичай зв'язок через SharePoint зручний і неформальний. Тон будь-якої сторінки або допису новин SharePoint має відповідати тону сайту SharePoint, на якому буде опубліковано сторінку або допис новин.
Довжина	Сторінки SharePoint підходять для довших повідомлень, які складаються з двох або більше тем. Щоб зробити повідомлення видимим для аудиторії, радимо розбити великі повідомлення на менші візуально сегментовані розділи на сторінці SharePoint.
Структура	Використовуйте розділи сторінок, шаблони та веб-частини SharePoint, щоб заохотити читачів взаємодіяти з інформацією за допомогою кнопок, відео, колекцій зображень, форм, бібліотек документів тощо. Шаблони – це гарна основа для початку роботи. Створюйте привабливі та інтерактивні повідомлення за допомогою веб-частин.
Способи збільшення залучення	Створюйте зручні та візуально привабливі веб-частини та форматування тексту. Додайте заголовок сторінки, який містить достатньо інформації про тему та будь-який заклик до дії. Використовуйте веб-частину "Заклик до дії", щоб надихнути користувачів діяти, клацнувши за вашим вибором посилання.
Способи вимірювання залучення	Аналітику сторінок SharePoint можна використовувати, щоб вимірювати залучення.

Teams

Teams чудово підходить для швидкого спілкування, яке досягає членів вашої організації, не перериваючи їхню роботу.

Переваги спілкування через Teams

Працівники багатьох організацій проводять більшу частину свого робочого дня з відкритим Teams. Отже, коли ви спілкуєтеся в Teams, ви можете швидко зв'язатися з людьми, оскільки їм не потрібно відкривати іншу програму або сторінку, щоб переглянути ваш допис.

Що слід враховувати під час спілкування через Teams

Залежно від того, як у вашій організації використовується Teams, користувачі можуть отримувати багато сповіщень Teams щогодини. Важливо виділити дописи в Teams, щоб вони привертали увагу та не ігнорувалися.

Практичні поради з спілкування з Teams

Тон голосу	Застосовуйте зручний і випадковий тон під час написання повідомлень Teams. Радимо використовувати емодзі, щоб проілюструвати емоції та додати до повідомлення кольорові веселі елементи.
Довжина	Зробіть дописи Teams короткими та легкими для сканування. За потреби підсумуйте основні моменти та зв'яжіть посилання на додаткові відомості.
Структура	Почніть дописи з вашої ключової точки. Скористайтеся інструментом форматування, щоб стилізувати текст і додавати маркери для дописів із кількома ключовими точками. Надайте коротке зведення та посилання під час посилання на наявний вміст (наприклад, сторінку Або статтю SharePoint). Радимо додавати символи до повідомлень за допомогою GIF-зображень, наданих Teams.
Способи збільшення залучення	Заохочуйте читачів взаємодіяти зі своїми дописами в Teams, задаючи запитання або заохочуючи їх до вподоби та коментувати свій допис. Створюйте опитування або публікуйте запитання, щоб кожен міг бачити відповіді інших читачів і взаємодіяти з ними. Використовуйте @mentions, щоб привернути увагу певних осіб або груп людей.
Способи вимірювання залучення	Відстежуйте реакції Teams, наприклад великі пальці вгору. Занотуйте розмови, які відбуваються в дописі.

Viva Engage (очікується незабаром)

Viva Engage – це комунікаційна платформа, яка об'єднує людей в організації, дозволяючи їм будувати спільноти, обмінюватися інформацією та залучати працівників, об'єднуючи людей для досягнення загальних цілей і швидкого доступу до інформації. Viva Engage дає змогу всім членам організації публічно ставити питання, циклічного обговорення експертів і брати участь у соціальному дискурсі на різні теми.

Керівники організації можуть використовувати Viva Engage, щоб керувати культурою та узгоджувати організацію, проводячи заходи в межах компанії за допомогою відео в прямому ефірі та на вимогу. Комунікатори також можуть створювати соціальні кампанії, які можуть інформувати та запалювати вражаючі розмови в організації.

Переваги спілкування через Viva Engage

Viva Engage – це чудова комунікаційна платформа для активізації та сприяння співпраці між працівниками в організації. Учасники спільноти можуть відкрито співпрацювати, ділитися ідеями, інформацією та спілкуватися за спільними інтересами.

Спілкуючись зі співробітниками через Viva Engage, комунікатори можуть легко заохочувати та вимірювати зацікавленість.

Ваша організація може побачити, скільки залучень створює певна тема, скільки людей бачили цей допис, і дати глядачам можливість реагувати на вміст повідомлення за допомогою коментарів, наприклад, або реакції. Залучення можна додатково рекламувати, додаючи позначки користувачам за допомогою символу @ та їх імені; повідомляючи їх про поточну розмову та заохочуючи їх до участі.

Дізнайтеся більше про кількість переглядів.

Що слід враховувати під час спілкування через Viva Engage

Під час спілкування через Viva Engage важливо зберігати інформацію короткою та простою. Діліться посиланнями на довші форми вмісту та заохочуйте користувачів взаємодіяти, задаючи запитання аудиторії, заохочуючи читачів подобатись, коментувати свої Viva Engage дописи та включати інтерактивні елементи, наприклад опитування та опитування.

Зберігайте тон своїх Viva Engage дописів дружніми, інформативними та випадковими. Залежно від розміру організації та масштабу зв'язку може знадобитися мати модератора або двох користувачів, які можуть відстежувати дописи та вести розмову, якщо вона починає виходити з теми, переходити до поляризуючої теми або вимикати коментарі, якщо потрібно.

Будьте шанобливими, якщо критикують погляд іншого, не висвітлюючи теми, які можуть присоромити або відчужити інших, і уникайте поляризації таких тем, як політика і релігія. Не публікуйте конфіденційні, конфіденційні дані та не виділяйте певну партію негативним чином.

Тон голосу	Перегляньте рекомендації своєї компанії щодо бренда, які стосуються вашої організації. Тон вашого поста повинен бути дружнім, інформативним і випадковим. Будьте шанобливими, якщо критерій. Не висвітлювати теми, які можуть присоромити або відчужити читачів, і уникайте поляризації таких тем, як політика або релігія. Не публікуйте конфіденційні або приватні повідомлення. Уникайте негативного вимокання певної партії.
Довжина	Зберігайте дописи короткими та легкими для сканування. За потреби підсумуйте основні моменти та зв'яжіть посилання на додаткові відомості.
Структура	Почніть дописи з вашої ключової точки. Надайте коротке зведення та посилання під час посилання на наявний вміст (наприклад, сторінку Або статтю SharePoint). За потреби використовуйте зображення та відео. Використовуйте @mentions та гештеги, щоб привернути увагу певних осіб або груп людей.
Способи збільшення залучення	Попросіть читачів взаємодіяти з вашим дописом, задаючи запитання або заохочуючи їх до вподобань, обмінюючись коментарями та залишаючи їх. Заохочуйте учасників запрошувати інших користувачів до спільноти Viva Engage. Створюйте опитування або публікуйте запитання, щоб кожен міг бачити відповіді інших читачів і взаємодіяти з ними.
Способи вимірювання залучення	Занотуйте розмови, які відбуваються в дописі.