Створення бази даних Access для надання спільного доступу в Інтернеті

У цій статті

• Огляд

• Створення веб-бази даних

• Публікування та синхронізація змін, внесених до програми

Огляд

Служби Access 2010 і Служби Access Services (необов'язковий компонент SharePoint) надають платформу для створення баз даних, які можна використовувати в Інтернеті. Ви створюєте та публікуєте веб-базу даних за допомогою Access 2010 і SharePoint, а користувачі з обліковими записами SharePoint використовують веб-базу даних у браузері.

Принцип роботи

Під час публікування веб-бази даних служби Access Services створюють сайт SharePoint, на якому розміщується база даних. Усі дані та об’єкти бази даних переміщуються до розміщених на цьому сайті списків SharePoint. У наведеному нижче відео проілюстровано процес.

Після публікування відвідувачі сайту SharePoint зможуть використовувати цю базу даних відповідно до своїх дозволів для цього сайту SharePoint.

• <c0>Повний доступ</c0>.    Дозволяється вносити зміни до даних і макета.

• <c0>Участь</c0>.    Дозволяється вносити зміни до даних, але макет змінювати не можна.

• <c0>Читання</c0>.    Дозволяється читати дані, але вносити зміни не можна.

Ви можете відкрити веб-базу даних у програмі Access, змінити структуру, а потім синхронізувати зміни, зберігши їх на сайті SharePoint. У наведеному нижче відео проілюстровано процес змінення макета після публікації веб-бази даних.

Також можна користуватися своєю базою даних в автономному режимі, використовуючи автономну версію, а потім синхронізувати дані та зміни макета після підключення до Інтернету.

Примітка.: Щоб створити веб-базу даних на сайті SharePoint, на якому вона публікуватиметься, необхідно мати дозвіл "Повний доступ". Докладні відомості про дозволи SharePoint див. в розділі Див. також .

Робота з формами та звітами у браузері

Форми, звіти та більшість макросів запускаються у браузері. Завдяки цьому програма Access може оновлювати дані на екрані, не обробляючи повторно всю сторінку.

Щоб полегшити роботу користувачів із застосунком, можна створити форму. Для цього можна скористатися новим навігаційним елементом керуванням, який дає змогу легко додавати до форми стандартні веб-кнопки переходів.

Примітка.: Область переходів (функція, яка використовується у програмі Access для перегляду об’єктів у базі даних) недоступна у браузері.

Збереження даних у списках SharePoint

Усі таблиці перетворюються на списки SharePoint, а записи – на елементи списків. Це дає можливість використовувати дозволи для сайту SharePoint, щоб керувати доступом до веб-бази даних, а також використовувати переваги інших можливостей сайту SharePoint.

Примітка про безпеку.: Рядок підключення для зв’язаних таблиць незашифрований, включно з іменем користувача та паролем, якщо цю інформацію збережено (а також якщо об’єкт посилання підтримує облікові записи користувачів). Якщо база даних має посилання на список SharePoint і це посилання включає ім’я користувача та пароль, зловмисний користувач може скористатися збереженими обліковими даними та змінити об’єкт посилання на інший список. Навіть якщо облікові дані не збережено в рядку підключення, зловмисний користувач може змінити дозволи на сайті SharePoint за допомогою співавтора, який уже має достатні дозволи. Будьте дуже обачні, надаючи доступ до копій бази даних, яка містить посилання на списки в опублікованій веб-базі даних.

Виконання запитів і макросів даних на сервері

Уся обробка SQL відбувається на сервері. Це сприятливо впливає на ефективність роботи мережі, тому що трафік складається лише з наборів результатів.

Інтрамережа або Інтернет

Базу даних можна опублікувати на власному сервері SharePoint в інтрамережі або в Інтернеті. Корпорація Майкрософт пропонує рішення SharePoint, розміщене в Інтернеті.

На початок сторінки

Створення веб-бази даних

У цьому розділі описано основні нові функції та описано основні завдання з розробки, які потрібно виконати для створення веб-бази даних.

У цьому розділі

• Підготовка

  • Відмінності між макетами локальних баз даних і веб-баз даних

  • Функції, доступні лише для настільних комп'ютерів без версії служб Access Services

• Використання шаблону

• Початок роботи з пустою веб-базою даних

• Створення веб-таблиці

  • Створення нової веб-таблиці

  • Додавання поля з колекції полів

  • Додавання поля, клацнувши таблицю даних

  • Змінення властивостей поля

• Додавання обчислюваного поля

• Настроювання правил перевірки даних

  • Настроювання повідомлення та правила перевірки поля

  • Настроювання повідомлення та правила перевірки запису

• Створення зв’язку між двома веб-таблицями

  • Створення поля підстановки у вікні табличного подання даних

• Змінення поля підстановки у вікні табличного подання даних

• Збереження цілісності даних за допомогою макросів даних

• Створення веб-запиту

• Створення веб-форми

• Створення веб-звіту

• Створення форми навігації та встановлення її як форми за замовчуванням для відображення під час запуску

Попередня інформація

Перш ніж почати створення веб-бази даних, слід виконати кілька завдань. Крім того, існують відмінності між локальними базами даних і веб-базами даних, про які слід знати, особливо якщо ви досвідчений розробник Access.

• <c0>З’ясуйте призначення бази даних</c0>.    Майте чіткий план, на основі якого можна приймати правильні рішення щодо особливостей макета.

• <c0>Знайдіть і впорядкуйте необхідну інформацію</c0>.    У веб-базі даних не можна використовувати зв’язані таблиці. Будь-які потрібні дані, які розміщуватимуться за межами бази даних, потрібно спочатку імпортувати. Якщо на самому початку правильно впорядкувати дані, можна уникнути необхідності змінювати макет через несподівані зміни даних.

• <c0>Визначте сайт SharePoint, на якому публікуватиметься база даних</c0>.    Публікування без сайту SharePoint неможливе. Якщо під час розробки ви захочете перевірити свій макет у браузері (а це хороша думка), вам доведеться спочатку опублікувати макет.

• <c0>Сплануйте систему безпеки</c0>.    Можна скористатися перевагами системи безпеки сайту SharePoint, яка дає змогу керувати доступом до веб-бази даних. Сплануйте систему безпеку заздалегідь, щоб її можна було інтегрувати у свій макет.

Використання шаблону

Визначивши, що потрібно зробити в програмі, подумайте, чи буде працювати шаблон бази даних. Шаблони баз даних – це попередньо створені програми, які можна використовувати як є або змінювати відповідно до своїх потреб.

Доступні шаблони можна переглянути на вкладці Створити в поданні Backstage. Докладні відомості про шаблони, які постачаються з Access 2010, див. в статті Вибір і використання шаблону Access.

Початок роботи з пустою веб-базою даних

• На вкладці Файл виберіть команду Створити.

  

На вкладці Файл відкриється подання Backstage – нова частина інтерфейсу Access, де можна знайти команди, які застосовуються до всієї бази даних, наприклад Опублікувати в SharePoint.

У поданні Backstage на вкладці Створити є команди для створення бази даних.

1. У розділі Доступні шаблони виберіть пункт Пуста веб-база даних.

2. Перегляньте запропоноване ім'я файлу в полі Ім'я файлу та шлях до файлу бази даних, наведений нижче. Ім'я файлу можна змінити, ввівши його в полі Ім'я файлу .

3 Щоб змінити шлях, клацніть піктограму папки поруч з Ім'я файлу поле, щоб знайти розташування для розміщення файлу бази даних.

4. Натисніть кнопку Створити. Відкриється нова веб-база даних із новою пустою таблицею.

Створення веб-таблиці

Для створення веб-таблиці використовується вікно табличного подання даних.

Коли ви вперше створюєте пусту веб-базу даних, Access створює нову таблицю та відкриває її у вікні табличного подання даних. За допомогою команд на вкладці Поля та вкладки Таблиця можна додати поля, індекси, правила перевірки та макроси даних – нову функцію, яка дає змогу змінювати дані на основі подій.

Після редагування та використання нової таблиці, найімоніше, знадобиться створити інші таблиці.

Додавання обчислюваного поля

У таблиці можна додавати поле зі значенням, яке обчислюється на основі інших даних тієї самої таблиці. Дані з інших таблиць не можна використовувати як джерело для обчислюваних даних. Обчислювані поля не підтримують деякі вирази.

1. У відкритій таблиці клацніть напис Клацніть, щоб додати.

2. Виберіть пункт Обчислюване поле та вкажіть потрібний тип даних для поля.

   Відкриється вікно "Побудовник виразів".

3. Скористайтеся побудовником виразів, щоб створити обчислення для поля. Пам'ятайте, що для обчислення можна використовувати лише інші поля з тієї самої таблиці, що й джерела даних. Довідку з використання побудовника виразів див. в статті Використання побудовника виразів.

Настроювання правил перевірки даних

Вираз можна використовувати для перевірки введених даних для більшості полів. Крім того, за допомогою виразу можна перевірити введені дані для таблиці, що може бути корисно, якщо потрібно перевірити введені дані для поля, яке не підтримує перевірку, або перевірити введене поле на основі значень інших полів у таблиці. Докладніші пояснення щодо перевірки див. в статті Обмеження введення даних за допомогою правила перевірки.

Також можна вказувати повідомлення, яке відображатиметься, коли правило перевірки блокує введення даних. Це повідомлення називається повідомленням перевірки.

Створення зв’язку між двома веб-таблицями

Щоб створити зв'язок у веб-базі даних, скористайтеся майстром підстановок, щоб створити поле підстановки. Поле підстановки створюється в таблиці, яка є елементом зв’язку "багато" та вказує на таблицю, яка є елементом зв’язку "один".

Змінення поля підстановки у вікні табличного подання даних

1. Відкрийте таблицю з полем підстановки, яке потрібно змінити.

2. Виконайте одну з наведених нижче дій.

   • На вкладці Поля у групі Властивості натисніть кнопку Змінити підстановки.

   • Клацніть правою кнопкою миші поле підстановки та виберіть пункт Змінити підстановки.

3. Виконайте дії, описані в майстрі підстановок.

Збереження цілісності даних за допомогою макросів даних

За допомогою макросів даних можна впроваджувати каскадні оновлення та видалення. Використовуючи команди на вкладці "Таблиця" можна створювати вбудовані макроси, які змінюють дані. У наведеному нижче відео показано основні відомості.

Докладні відомості про створення макросів даних див. в статті Створення макросу даних.

Створення веб-запиту

Запит можна використовувати як джерело даних для форм і звітів. Запити виконуються на сервері, завдяки чому зменшується мережний трафік.

Наприклад, ви використовуєте веб-базу даних для відстеження благодійних внесків. Вам потрібно дізнатися, хто зробив внески під час благодійної акції. За допомогою запиту можна вибрати дані та підготувати їх для використання у формах і звітах.

1. На вкладці Створення у групі Запити натисніть кнопку Запит.

2. У діалоговому вікні Відображення таблиці двічі клацніть кожну таблицю, яку потрібно додати, а потім натисніть кнопку Закрити.

   У цьому прикладі двічі клацніть таблиці "Спонсори", "Пожертви", "Події" й "Учасники_події".

3. Створіть необхідні з’єднання, перетягнувши у вікні макета запиту поля з одного об’єкта до іншого.

   У цьому прикладі перетягніть поле "Ідентифікатор" із таблиці "Спонсори" до поля "Ідентифікатор_спонсора" в таблиці "Пожертви", а потім перетягніть поле "Ідентифікатор_спонсора" з таблиці "Пожертви" до поля "Ідентифікатор_спонсора" в таблиці "Учасники_події".

4. Додайте потрібні поля. Щоб додати поле до сітки, перетягніть або двічі клацніть його.

   У цьому прикладі додайте поле "Подія" з таблиці "Події", поле "Дата_пожертви" з таблиці "Пожертви" та поля "Примітки", "Ім’я" та "Прізвище" з таблиці "Спонсори".

5. Додайте умови, які слід застосувати.

   У цьому прикладі слід обмежити значення в полі "Дата_пожертви", щоб воно відображало період між значеннями "Дата_початку" та "Дата_завершення" для події. У сітці макета запиту в рядку Умови у стовпці "Дата_пожертви" введіть >=[Дата_початку] AND <=[Дата_завершення].

Створення веб-форми

Forms – це основний спосіб введення та редагування даних у веб-базі даних, а також корисні для перегляду даних. Forms запустити в браузері, щоб оптимізувати продуктивність. Коли ви відкриваєте форму, браузер отримує потрібні дані із сервера SharePoint. Ви можете фільтрувати та сортувати дані у формі, не отримуючи дані із сервера знову.

1. Виберіть таблицю або запит, що використовуватиметься як джерело даних.

   Примітка.: Якщо потрібно створити вільну форму, пропустіть цей крок.

2. На вкладці Створення у групі Форми натисніть одну з таких кнопок:

   • Форма.    Створення простої форми, у якій одночасно відображається лише один запис, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.

     Примітка.: Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.

   • <c0>Кілька елементів</c0>.    Створення форми, у якій одночасно відображаються кілька записів, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.

     Примітка.: Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.

   • <c0>Пуста форма</c0>.    Створення пустої форми.

   • Дані у табличному поданні.    Створення форми, яка своїм виглядом і властивостями схожа на таблицю даних, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.

     Примітка.: Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.

Створення веб-звіту

Звіти – це основний спосіб перегляду та друку даних із веб-бази даних. Звіти виконуються у браузері, що позитивно впливає на продуктивність. Під час відкриття звіту браузер отримує необхідні дані із сервера SharePoint. Щоб фільтрувати та сортувати дані у звіті, їх не потрібно знову отримувати із сервера.

1. Виберіть таблицю або запит, що використовуватиметься як джерело даних.

2. На вкладці Створення у групі Звіти натисніть одну з таких кнопок:

   • <c0>Звіт</c0>.    Створення базового звіту, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.

   • <c0>Пустий звіт</c0>.    Створення пустого звіту.

Створення форми навігації та встановлення її як форми за промовчанням для відображення під час запуску

Люди потрібен спосіб навігації в програмі. Пам'ятайте: область переходів недоступна у веб-браузері. Щоб користувачі могли використовувати об'єкти бази даних, потрібно надати їм засоби. Ви можете створити форму навігації та вказати, що вона відображатиметься щоразу, коли хтось відкриває програму в браузері. Крім того, якщо не вказати форму для відображення під час запуску програми, жодна форма не відкриється, що ускладнить використання програми будь-ким.

1. На стрічці відкрийте вкладку Створення.

2. У групі Форми натисніть кнопку Навігація та виберіть зі списку макет навігації.

3. Щоб додати елемент, перетягніть його з області переходів до елемента керування переходами.

   Примітка.: До елемента керування переходами можна додавати лише форми та звіти.

4. Додайте всі необхідні елементи керування до форми навігації. Наприклад, можна створити можливість пошуку в усіх формах, додавши кілька елементів керування до форми навігації.

Публікування та синхронізація змін, внесених до програми