У цій статті пояснюється, як створити та виконати запит на створення таблиці в Access. Використовуйте запит на створення таблиці, коли потрібно скопіювати дані таблиці, заархівувати дані або зберегти результати запиту як таблицю.
Якщо потрібно змінити або оновити частину даних у наявному наборі записів, наприклад одне або кілька полів, можна скористатися запитом на оновлення. Докладні відомості про запити на оновлення див. в статті Створення й виконання запиту на оновлення.
Якщо потрібно додати записи (рядки) до наявної таблиці, скористайтеся запитом на додавання. Докладні відомості про запити на додавання див. в статті Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.
У цій статті
- Запити на створення таблиці
- Створення запиту на створення таблиці
- Додаткові відомості про умови й вирази запиту
- Вимкнення неактивного режиму для розблокування запиту
Запити на створення таблиці
Запит на створення таблиці отримує дані з однієї або кількох таблиць і завантажує набір результатів у нову таблицю. Ця таблиця може міститися в поточній базі даних або її можна створити в іншій базі даних.
Запити на створення таблиць зазвичай створюються, коли потрібно скопіювати або заархівувати дані. Наприклад, ви можете мати одну або кілька таблиць із даними про збут, які ви використовуєте у звітах. Ці показники збуту не можуть змінитися, тому що транзакції принаймні один день старі. Виконання запиту щоразу, коли потрібні дані, може тривати певний час, особливо якщо виконувати складний запит у великому сховищі даних. Завантаження даних в окрему таблицю може зменшити завантаженість і надати зручний архів даних. Пам'ятайте, що дані в новій таблиці – це лише знімок. Вона не має зв'язку з вихідною таблицею або таблицями.
Процес створення запиту на створення таблиці складається з нижченаведених основних кроків.
- Увімкніть базу даних, якщо її не підписано або вона не міститься в надійному розташуванні. В іншому разі не можна виконувати запити на змінення, наприклад додавати, оновлювати та створювати запити таблиці.
- У режимі конструктора запиту створіть вибірковий запит, а потім змініть його, доки він не поверне потрібні записи. Ви можете вибрати дані з кількох таблиць і в реальному сенсі де нормалізувати дані. Наприклад, ви можете розмістити дані клієнта, перевізника та постачальника в одній таблиці, чого б ви не робили у виробничій базі даних із належним чином нормалізованими таблицями. Також можна використовувати умови в запиті, щоб додатково настроїти або звузити набір результатів. Докладні відомості про нормалізацію даних див. в статті Основи розробки баз даних.
- Перетворення вибіркового запиту на запит на створення таблиці, вибір розташування нової таблиці й виконання запиту для створення таблиці.
Не плутайте запит на створення таблиці із запитом на оновлення або додавання. Запит на оновлення використовується, коли потрібно додати або змінити дані в окремих полях. Він дає змогу додати записи (рядки) до наявного набору записів у вже створеній таблиці.
Створення запиту на створення таблиці
Щоб створити запит на створення таблиці, спочатку створіть вибірковий запит, а потім перетворіть його на запит на створення таблиці. У вибірковому запиті можуть використовуватись обчислювані поля й вирази для повернення потрібних даних. Наведені нижче кроки описують створення й перетворення запиту. Якщо вже є потрібний вибірковий запит, можна одразу перейти до кроків, у яких описується перетворення вибіркового запиту й виконання запиту на створення таблиці.
Створення вибіркового запиту
Примітка.
Якщо вже є потрібний вибірковий запит, перейдіть до наступних кроків.
- На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.
- Двічі клацніть таблиці, з яких потрібно отримати дані. Кожна таблиця відображається як вікно у верхній частині конструктора запитів. Завершивши додавання таблиць, натисніть кнопку Закрити .
- У кожній таблиці двічі клацніть поле або поля, які потрібно використовувати в запиті. Кожне поле відображається в пустій клітинці рядка Поле сітки макета. На рисунку відображено сітку макета із кількома доданими полями таблиць.
- Також можна додати будь-які вирази до рядка Поле.
- Також можна додати будь-які умови до рядка Умови сітки макета запиту.
- Натисніть кнопку Виконати , щоб виконати запит і відобразити результати в табличному поданні.
- За необхідності можна змінити поля, вирази або умови й виконати запит повторно, доки він не поверне потрібні дані, які слід розмістити в новій таблиці.
Перетворення вибіркового запиту
Відкрийте вибірковий запит у режимі конструктора або перейдіть до цього режиму. Це можна виконати кількома наведеними нижче способами.
- Якщо запит відкрито як дані в табличному поданні, клацніть правою кнопкою миші вкладку потрібного документа й виберіть пункт Режим конструктора.
- Якщо запит закрито, клацніть правою кнопкою миші запит в області переходів і виберіть у контекстному меню пункт Режим конструктора.
На вкладці Конструктор запитів у групі Тип запиту натисніть кнопку Створити таблицю. З’явиться діалогове вікно Створити таблицю.
У полі Ім’я таблиці введіть ім’я нової таблиці. -or- Клацніть стрілку вниз і виберіть ім'я наявної таблиці.
Виконайте одну з наведених нижче дій.
Розміщення нової таблиці в поточній базі даних
Якщо параметр Поточна база даних ще не вибрано, виберіть його та натисніть кнопку OK.
Натисніть кнопку Запуск і кнопку Так, щоб підтвердити операцію.
Примітка.
Якщо замінюється наявна таблиця Access, спочатку вона видаляється, тому потрібно підтвердити видалення. Натисніть кнопку Так, а потім ще раз кнопку Так, щоб створити нову таблицю.
Розміщення нової таблиці в іншій базі даних.
Виберіть параметр Інша база даних.
У полі Ім’я файлу введіть розташування та ім’я файлу іншої бази даних. -або- натисніть кнопку Огляд, скористайтеся діалоговим вікном Створення таблиці , щоб знайти іншу базу даних, і натисніть кнопку OK.
Натисніть кнопку OK, щоб закрити перше діалогове вікно Створити таблицю.
Натисніть кнопку Запуск і кнопку Так, щоб підтвердити операцію.
Примітка.
Якщо замінюється наявна таблиця Access, спочатку вона видаляється, тому потрібно підтвердити видалення. Натисніть кнопку Так, а потім ще раз кнопку Так, щоб створити нову таблицю.
Додаткові відомості про умови й вирази запиту
Кроки, описані в цій статті, згадували умови та вирази запиту. Умова запиту – це правило, яке визначає записи, які потрібно включити до запиту. Використовуйте умови, якщо не потрібно відображати всі записи в наборі даних. Наприклад, умова >25 AND <50 повертає значення, більші та 25 менші за 50. Умова, наприклад "Chicago" OR "Paris" OR "Moscow" , повертає лише записи для цих міст.
Докладні відомості про використання умов див. в статті Приклади умов запиту.
Вираз – це поєднання математичних або логічних операторів, констант, функцій і імен полів, елементів керування та властивостей, яке обчислюється як одне значення. Вираз використовується, коли потрібні дані, які не містяться безпосередньо в таблиці. Наприклад, вираз [UnitPrice]*[Quantity] перемножує значення в полі на UnitPrice значення в Quantity полі. Вирази можна використовувати багатьма способами, а створення та використання можуть стати досить складними.
Докладні відомості про створення та використання виразів див. в статті Створення виразу.
Припинення блокування запиту в неактивному режимі
За замовчуванням, якщо відкрити базу даних, яка не зберігається в надійному розташуванні або якій ви не довіряєте, програма Access не виконуватиме всі запити на змінення ( додавання, оновлення, видалення або створення запитів таблиці).
Якщо після виконання запиту на змінення результати не відображаються, перевірте наявність такого повідомлення в рядку стану програми Access:
Неактивний режим заблокував цю дію або подію.
Якщо таке повідомлення відображається, виконайте такі дії:
- У рядку повідомлень просто під стрічкою натисніть кнопку Увімкнути вміст.
- Запустіть запит знову.