Увага! Корпорація Майкрософт більше не рекомендує створювати та використовувати веб-бази даних Access 2010. Докладні відомості див. в статті Стратегія розвитку веб-баз даних Access 2010.
Створювати застосунки веб-баз даних можна за допомогою служб Access 2010 і Access Services на сайті SharePoint. Це допоможе вам:
-
захищати доступ до даних і керувати ним;
-
спільно використовувати дані в організації або в Інтернеті;
Примітка.: Для доступу до веб-бази даних потрібний обліковий запис користувача. Анонімний доступ не підтримується.
-
створювати застосунки баз даних, для використання яких не потрібна програма Access.
У цій статті наведено огляд макета веб-бази даних Access. У розділі Див. також містяться посилання на статті, у яких наведено загальні відомості про розробку настільних баз даних.
Примітка.: Якщо ці відомості не відповідають тому, що ви бачите, можливо, ви використовуєте Microsoft 365 після оновлення служби. Спробуйте змінити або опублікувати веб-базу даних у службі SharePoint 2010 , щоб знайти відомості, які стосуються вас.
У цій статті
Огляд
Служби Access 2010 і Служби Access Services надають платформу для створення баз даних, які можна використовувати на сайті SharePoint. Ви створюєте та публікуєте веб-базу даних за допомогою служб Access 2010 і Access Services, а користувачі, які мають облікові записи на сайті SharePoint, використовують веб-базу даних у браузері.
Принцип роботи
Під час публікування веб-бази даних служби Access Services створюють сайт SharePoint, на якому розміщується база даних. Усі дані та об’єкти бази даних переміщуються до розміщених на цьому сайті списків SharePoint. У наведеному нижче відео показано процес.
Після публікування відвідувачі сайту SharePoint зможуть використовувати цю базу даних відповідно до своїх дозволів для цього сайту SharePoint.
-
<c0>Повний доступ</c0>. Дозволяється вносити зміни до даних і макета.
-
<c0>Участь</c0>. Дозволяється вносити зміни до даних, але макет змінювати не можна.
-
<c0>Читання</c0>. Дозволяється читати дані, але вносити зміни не можна.
Ви можете відкрити веб-базу даних у програмі Access, змінити структуру, а потім синхронізувати зміни, зберігши їх на сайті SharePoint. У наведеному нижче відео показано, як змінити макет після публікації веб-бази даних.
Також можна користуватися своєю базою даних в автономному режимі, використовуючи автономну версію, а потім синхронізувати дані та зміни макета після підключення до Інтернету.
Примітка.: Щоб створити веб-базу даних, потрібно мати дозволи на повний доступ на сайті SharePoint, де її потрібно опублікувати. Докладні відомості про дозволи SharePoint див. в розділі Див. також .
Forms запустити в браузері
Forms і більшість макросів запускаються в браузері. Завдяки цьому програма Access може оновлювати дані на екрані, не обробляючи повторно всю сторінку.
Щоб полегшити роботу користувачів із застосунком, можна створити форму. Новий елемент керування –навігаційний елемент керування спрощує додавання стандартних навігаційних кнопок веб-стилю до форми для цієї мети.
Примітка.: Область переходів (функція, яка використовується у програмі Access для перегляду об’єктів у базі даних) недоступна у браузері.
Звіти про Microsoft 365
Хоча звіти Access 2010 можна успішно опублікувати в службах Access Services на сайті SharePoint, вони не працюватимуть у браузері, якщо опублікувати їх на Microsoft 365. Радимо відкривати базу даних у програмі Access, щоб переглядати звіти, а форми або таблиці – форматувати дані для друку в середовищі Microsoft 365.
Збереження даних у списках SharePoint
Усі таблиці перетворюються на списки SharePoint, а записи – на елементи списків. Це дає можливість використовувати дозволи для сайту SharePoint, щоб керувати доступом до веб-бази даних, а також використовувати переваги інших можливостей сайту SharePoint.
Запити та макроси даних виконуються в службі
Уся обробка SQL відбувається в службі SharePoint. Це сприятливо впливає на ефективність роботи мережі, тому що трафік складається лише з наборів результатів.
Створення веб-бази даних
У цьому розділі описано основні нові функції та описано основні завдання з розробки, які потрібно виконати для створення веб-бази даних.
У цьому розділі
Попередня інформація
Перш ніж почати створення веб-бази даних, слід виконати кілька завдань. Крім того, існують відмінності між локальними базами даних і веб-базами даних, про які слід знати, особливо якщо ви досвідчений розробник Access.
-
<c0>З’ясуйте призначення бази даних</c0>. Майте чіткий план, на основі якого можна приймати правильні рішення щодо особливостей макета.
-
<c0>Знайдіть і впорядкуйте необхідну інформацію</c0>. У веб-базі даних не можна використовувати зв’язані таблиці. Будь-які потрібні дані, які розміщуватимуться за межами бази даних, потрібно спочатку імпортувати. Якщо на самому початку правильно впорядкувати дані, можна уникнути необхідності змінювати макет через несподівані зміни даних.
-
<c0>Визначте сайт SharePoint, на якому публікуватиметься база даних</c0>. Публікування без сайту SharePoint неможливе. Якщо під час розробки ви захочете перевірити свій макет у браузері (а це хороша думка), вам доведеться спочатку опублікувати макет.
-
<c0>Сплануйте систему безпеки</c0>. Можна скористатися перевагами системи безпеки сайту SharePoint, яка дає змогу керувати доступом до веб-бази даних. Сплануйте систему безпеку заздалегідь, щоб її можна було інтегрувати у свій макет.
Відмінності між макетами локальних баз даних і веб-баз даних
Деякі функції бази даних, які можна використовувати в локальній базі даних, недоступні у службах Access Services. Проте існують нові функції, які підтримують багато таких самих сценаріїв, як і в локальних базах даних.
У наведеній нижче таблиці перелічено функції, що використовуються лише в локальних базах даних, а також нові функції, які підтримують такий самий сценарій.
|
Сценарій |
Функція локальної бази даних |
Нова функція |
|---|---|---|
|
Створення об’єктів баз даних |
Режим конструктора |
Покращене вікно табличного подання даних; подання макета |
|
Перегляд підсумованих даних, таких як сума, середнє значення та групи |
Функції групи |
Макроси даних; функції групи у звітах |
|
Програмовані події |
VBA |
Макроси та макроси даних; нові можливості конструктора макросів із технологією IntelliSense |
|
Перехід до об’єкта бази даних |
Область переходів; кнопкові форми |
Навігаційний елемент керування або інший елемент форми |
Увага!: У веб-базі даних можна створити багато клієнтських об'єктів, але не можна використовувати їх у браузері. Однак вони входять до складу веб-бази даних, і їх можна використовувати в класичній програмі Access 2010. Відкривши веб-базу даних у програмі Access, користувачі зможуть користуватися цими клієнтськими об’єктами. Це ефективний спосіб спільного використання бази даних, який також відкриває нові можливості для спільної роботи в Інтернеті. Будь-які помилки сумісності обробляються на сайті SharePoint.
Функції, доступні лише для настільних комп'ютерів без версії служб Access Services
Примітка.: Цей список не вичерпний.
-
Запити на об’єднання.
-
Перехресні запити.
-
Елементи керування, що перекриваються, у формах.
-
Зв’язки таблиць
-
Умовне форматування.
-
Різноманітні дії макросів і вирази.
Використання шаблону
Визначивши, що потрібно зробити в програмі, подумайте, чи буде працювати шаблон бази даних. Шаблони баз даних – це попередньо створені програми, які можна використовувати як є або змінювати відповідно до своїх потреб.
Доступні шаблони можна переглянути на вкладці Створити в поданні Backstage.
Початок роботи з пустою веб-базою даних
-
На вкладці Файл виберіть команду Створити.
На вкладці Файл відкриється подання Backstage – нова частина інтерфейсу Access, де можна знайти команди, які застосовуються до всієї бази даних, наприклад Опублікувати в SharePoint.
У поданні Backstage на вкладці Створити є команди для створення бази даних.
1. У розділі Доступні шаблони виберіть пункт Пуста веб-база даних.
2. Перегляньте запропоноване ім'я файлу в полі Ім'я файлу та шлях до файлу бази даних, наведений нижче. Ім'я файлу можна змінити, ввівши його в полі Ім'я файлу .
3 Щоб змінити шлях, клацніть піктограму папки поруч з Ім'я файлу поле, щоб знайти розташування для розміщення файлу бази даних.
4. Натисніть кнопку Створити. Відкриється нова веб-база даних із новою пустою таблицею.
Створення веб-таблиці
Примітка.: Для створення веб-таблиці використовується вікно табличного подання даних.
Коли ви вперше створюєте пусту веб-базу даних, Access створює нову таблицю та відкриває її у вікні табличного подання даних. За допомогою команд на вкладці Поля та вкладки Таблиця можна додати поля, індекси, правила перевірки та макроси даних – нову функцію, яка дає змогу змінювати дані на основі подій.
Після редагування та використання нової таблиці, найімоніше, знадобиться створити інші таблиці.
Створення нової веб-таблиці
Коли веб-база даних відкрита, виконайте наведені нижче дії.
-
На вкладці Створити у групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця.
Новостворена таблиця містить одне поле: поле ідентифікатора AutoNumber. До таблиці можна додавати нові поля, у яких зберігатимуться потрібні дані, відповідно до призначення таблиці. Наприклад, вам потрібно додати поле, у якому зберігатиметься дата початку відстеження певної події.
Додавання поля з колекції полів
За допомогою колекції полів можна вибрати одне з багатьох попередньо відформатованих полів і додати їх до таблиці.
-
На вкладці Поля у групі Додавання й видалення виберіть потрібний тип поля.
Додавання поля, клацнувши таблицю даних
-
Відкривши таблицю, натисніть кнопку Клацніть, щоб додати, а потім виберіть тип поля.
-
Дайте полю ім'я, яке відображає його вміст.
Порада.: Щоб змінити ім'я наявного поля, двічі клацніть його ім'я.
-
Повторіть ці дії для кожного поля, яке потрібно створити.
Змінення властивостей поля
Форматування та властивості визначають поведінку поля, зокрема тип даних, які можуть у ньому зберігатися. Ці настройки можна змінювати, що дає змогу отримувати потрібну поведінку поля.
-
Виберіть поле з форматуванням і властивостями, які потрібно змінити.
-
На стрічці відкрийте вкладку Поля.
-
Щоб змінити настройки, скористайтеся командами у групах Форматування та Властивості.
Додавання обчислюваного поля
У таблиці можна додавати поле зі значенням, яке обчислюється на основі інших даних тієї самої таблиці. Дані з інших таблиць не можна використовувати як джерело для обчислюваних даних. Обчислювані поля не підтримують деякі вирази.
-
У відкритій таблиці клацніть напис Клацніть, щоб додати.
-
Виберіть пункт Обчислюване поле та вкажіть потрібний тип даних для поля.
Відкриється вікно "Побудовник виразів".
-
Скористайтеся побудовником виразів, щоб створити обчислення для поля. Пам'ятайте, що для обчислення можна використовувати лише інші поля з тієї самої таблиці, що й джерела даних. У розділі Див. також містяться посилання на статті, у яких наведено відомості про використання побудовника виразів.
Настроювання правил перевірки даних
Вираз можна використовувати для перевірки введених даних для більшості полів. Крім того, за допомогою виразу можна перевірити введені дані для таблиці, що може бути корисно, якщо потрібно перевірити введені дані для поля, яке не підтримує перевірку, або перевірити введене поле на основі значень інших полів у таблиці.
Також можна вказувати повідомлення, яке відображатиметься, коли правило перевірки блокує введення даних. Це повідомлення називається повідомленням перевірки.
Настроювання повідомлення та правила перевірки поля
-
Виберіть поле, до якого слід додати правило перевірки.
-
На стрічці відкрийте вкладку Поля.
-
У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка та виберіть пункт Правило перевірки поля.
Відкриється вікно "Побудовник виразів".
-
Скористайтеся побудовником виразів, щоб створити правило перевірки.
-
У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка та виберіть пункт Повідомлення про перевірку.
-
Введіть повідомлення, яке відображатиметься після введення неприпустимих даних, і натисніть кнопку OK.
Настроювання повідомлення та правила перевірки запису
За допомогою правила перевірки запису можна заборонити повторювані записи або вимагати істинності певної комбінації фактів про запис, як-от [Дата початку] більше 1 січня 2010 р. і менше [Дата завершення]
-
Відкрийте таблицю, до якої слід додати правило перевірки.
-
На стрічці відкрийте вкладку Поля.
-
У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка, а потім виберіть пункт Правило перевірки запису.
Відкриється вікно "Побудовник виразів".
-
Скористайтеся побудовником виразів, щоб створити правило перевірки.
-
У групі Перевірка поля натисніть кнопку Перевірка та виберіть пункт Повідомлення про перевірку запису.
-
Введіть повідомлення, яке відображатиметься після введення неприпустимих даних, і натисніть кнопку OK.
Створення зв’язку між двома веб-таблицями
Щоб створити зв'язок у веб-базі даних, скористайтеся майстром підстановок, щоб створити поле підстановки. Поле підстановки створюється в таблиці, яка є елементом зв’язку "багато" та вказує на таблицю, яка є елементом зв’язку "один".
Створення поля підстановки у вікні табличного подання даних
-
Відкрийте потрібну таблицю на стороні зв'язку "багато".
-
Клацніть стрілку поруч із написом Клацніть, щоб додати та виберіть пункт Підстановка та зв’язок.
-
Щоб створити поле підстановки, виконайте дії, описані в майстрі підстановок.
Змінення поля підстановки у вікні табличного подання даних
-
Відкрийте таблицю з полем підстановки, яке потрібно змінити.
-
Виконайте одну з наведених нижче дій.
-
На вкладці Поля у групі Властивості натисніть кнопку Змінити підстановки.
-
Клацніть правою кнопкою миші поле підстановки та виберіть пункт Змінити підстановки.
-
-
Виконайте дії, описані в майстрі підстановок.
Збереження цілісності даних за допомогою макросів даних
За допомогою макросів даних можна впроваджувати каскадні оновлення та видалення. Використовуючи команди на вкладці "Таблиця" можна створювати вбудовані макроси, які змінюють дані. У наведеному нижче відео показано основні відомості.
У розділі Див. також містяться посилання на статті, які містять додаткові відомості про створення макросів даних.
Створення веб-запиту
Запит можна використовувати як джерело даних для форм і звітів. Запити виконуються в службі, що допомагає звести до мінімуму мережевий трафік.
Наприклад, ви використовуєте веб-базу даних для відстеження благодійних внесків. Вам потрібно дізнатися, хто зробив внески під час благодійної акції. За допомогою запиту можна вибрати дані та підготувати їх для використання у формах і звітах.
Примітка.: У цій процедурі для прикладу використовується шаблон благодійних внесків. Щоб краще зрозуміти процедуру, вам слід створити нову базу даних, використовуючи шаблон бази даних благодійних внесків.
-
На вкладці Створення у групі Запити натисніть кнопку Запит.
-
У діалоговому вікні Відображення таблиці двічі клацніть кожну таблицю, яку потрібно додати, а потім натисніть кнопку Закрити.
У цьому прикладі двічі клацніть таблиці "Спонсори", "Пожертви", "Події" й "Учасники_події".
-
Створіть необхідні з’єднання, перетягнувши у вікні макета запиту поля з одного об’єкта до іншого.
У цьому прикладі перетягніть поле "Ідентифікатор" із таблиці "Спонсори" до поля "Ідентифікатор_спонсора" в таблиці "Пожертви", а потім перетягніть поле "Ідентифікатор_спонсора" з таблиці "Пожертви" до поля "Ідентифікатор_спонсора" в таблиці "Учасники_події".
-
Додайте потрібні поля. Щоб додати поле до сітки, перетягніть або двічі клацніть його.
У цьому прикладі додайте поле "Подія" з таблиці "Події", поле "Дата_пожертви" з таблиці "Пожертви" та поля "Примітки", "Ім’я" та "Прізвище" з таблиці "Спонсори".
-
Додайте умови, які слід застосувати.
У цьому прикладі слід обмежити значення в полі "Дата_пожертви", щоб воно відображало період між значеннями "Дата_початку" та "Дата_завершення" для події. У сітці макета запиту в рядку Умови у стовпці "Дата_пожертви" введіть >=[Дата_початку] AND <=[Дата_завершення].
Створення веб-форми
Forms – це основний спосіб введення та редагування даних у веб-базі даних, а також корисні для перегляду даних. Forms запустити в браузері, щоб оптимізувати продуктивність. Коли ви відкриваєте форму, браузер отримує потрібні дані зі служби SharePoint. Ви можете відфільтрувати та відсортувати дані у формі, не отримуючи їх знову.
Порада.: Для найкращої продуктивності обмежте записи, які отримуються в основних формах і звітах.
-
Виберіть таблицю або запит, що використовуватиметься як джерело даних.
Примітка.: Якщо потрібно створити вільну форму, пропустіть цей крок.
-
На вкладці Створення у групі Форми натисніть одну з таких кнопок:
-
Форма. Створення простої форми, у якій одночасно відображається лише один запис, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.
Примітка.: Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.
-
<c0>Кілька елементів</c0>. Створення форми, у якій одночасно відображаються кілька записів, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.
Примітка.: Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.
-
<c0>Пуста форма</c0>. Створення пустої форми.
-
Дані у табличному поданні. Створення форми, яка своїм виглядом і властивостями схожа на таблицю даних, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.
Примітка.: Якщо створюється вільна форма, ця кнопка недоступна.
-
Створення звіту
Примітка.: Хоча звіти Access 2010 можна успішно опублікувати в службах Access Services на сервері SharePoint Server, вони не будуть працювати в браузері після публікації на Microsoft 365. Радимо відкривати базу даних у програмі Access, щоб переглядати звіти, а форми або таблиці – форматувати дані для друку в середовищі Microsoft 365.
Звіти – це основний спосіб перегляду та друку даних із веб-бази даних. У середовищі Microsoft 365 потрібно відкрити базу даних у програмі Access, щоб переглянути звіт. Коли ви відкриваєте звіт, Програма Access отримує потрібні дані із сервера SharePoint. Щоб фільтрувати та сортувати дані у звіті, їх не потрібно знову отримувати із сервера.
Порада.: Для найкращої продуктивності обмежте записи, які отримуються в основних формах і звітах.
-
Виберіть таблицю або запит, що використовуватиметься як джерело даних.
-
На вкладці Створення у групі Звіти натисніть одну з таких кнопок:
-
<c0>Звіт</c0>. Створення базового звіту, використовуючи вибраний об’єкт як джерело даних.
-
<c0>Пустий звіт</c0>. Створення пустого звіту.
-
Створення форми навігації та встановлення її як форми за промовчанням для відображення під час запуску
Люди потрібен спосіб навігації в програмі. Пам'ятайте: область переходів недоступна у веб-браузері. Щоб користувачі могли використовувати об'єкти бази даних, потрібно надати їм засоби. Ви можете створити форму навігації та вказати, що вона відображатиметься щоразу, коли хтось відкриває програму в браузері. Крім того, якщо не вказати форму для відображення під час запуску програми, жодна форма не відкриється, що ускладнить використання програми будь-ким.
Порада.: Форму навігації можна створювати в кінці. Тоді до неї можна додати всі об’єкти.
-
На стрічці відкрийте вкладку Створення.
-
У групі Форми натисніть кнопку Навігація та виберіть зі списку макет навігації.
-
Щоб додати елемент, перетягніть його з області переходів до елемента керування переходами.
Примітка.: До елемента керування переходами можна додавати лише форми та звіти.
-
Додайте всі необхідні елементи керування до форми навігації. Наприклад, можна створити можливість пошуку в усіх формах, додавши кілька елементів керування до форми навігації.
Установлення форми навігації як веб-форми відображення за промовчанням
-
На вкладці Файл у розділі Довідка виберіть пункт Параметри.
-
У діалоговому вікні "Параметри Access" виберіть категорію Поточна база даних.
-
У розділі Параметри застосунку в розкривному списку Веб-форма перегляду виберіть потрібну форму.
Примітка.: Веб-формою відображення необов’язково встановлювати свою форму навігації. Можна вказувати будь-яку веб-форму.
Публікування та синхронізація змін, внесених до програми
Публікування веб-бази даних
Примітка.: Відео цього процесу можна переглянути в розділі Огляд .
-
На вкладці Файл виберіть пункт Зберегти та опублікувати, а потім – Публікувати в Access Services.
-
Натисніть кнопку Запустити засіб контролю сумісності.
Примітка.: Якщо буде виявлено проблеми, програма Access збереже їх у таблиці під назвою "Помилки веб-сумісності". Кожний рядок у цій таблиці містить посилання на інформацію про виправлення неполадок.
-
У розділі Публікувати в Access Services заповніть необхідні поля.
-
У полі URL-адреса сервера введіть адресу сайту SharePoint, на якому потрібно опублікувати базу даних.
-
У полі Ім'я сайту введіть ім'я веб-бази даних. Це ім'я буде додане до URL-адреси сервера, щоб створити URL-адресу для вашої програми. Наприклад, якщо URL-адреса сервера http://Contoso.com , а ім'я сайту – CustomerService, отримана URL-адреса http://contoso.com/customerservice.
-
-
Натисніть кнопку Публікувати в Access Services.
Синхронізація веб-бази даних
Після змінення макета або автономної роботи з базою даних виникає потреба її синхронізувати. Під час синхронізації усуваються відмінності між файлом бази даних на комп’ютері та на сайті SharePoint.
Примітка.: Відео цього процесу можна переглянути в розділі Огляд .
-
Відкрийте веб-базу даних у програмі Access і внесіть зміни в макет.
-
Завершивши, виберіть вкладку Файл і натисніть кнопку Синхронізувати все.
