Microsoft Access 2010 за замовчуванням використовує розширення формату файлу ACCDB, представлене в Access 2007. Access і надалі підтримуватиме формат файлу, який використовувався в попередніх версіях Access. У цій статті пояснюється, чому слід використовувати новий формат файлу, коли це можливо, і чому в деяких екземплярах може знадобитися використовувати файл попередньої версії. Ви також дізнаєтеся явно, як перетворити базу даних на новий формат файлу.
У цій статті
Новий формат файлу (ACCDB)
Access 2010 використовує формат файлу, який підтримує низку вдосконалень продуктів. Під час створення нової бази даних база даних за замовчуванням використовує новий формат файлу та отримує розширення файлу ACCDB.
Новий формат файлу слід використовувати за можливості, оскільки він підтримує нові функції, наприклад багатозначні поля та вкладення. Крім того, якщо потрібно перетворити локальну базу даних на веб-базу даних за допомогою служб Access Services, файл настільної бази даних має бути у форматі ACCDB.
Однак новий формат файлу не можна відкрити або зв'язати з попередніми версіями Access, він не підтримує реплікацію та не підтримує безпеку на рівні користувача. Якщо потрібно використовувати базу даних із попередніми версіями Access або використовувати реплікацію чи захист на рівні користувача, слід використовувати формат файлу попередньої версії.
Функції, які надаються у форматі файлу ACCDB
-
Веб-публікація зі службами Access Services
Якщо у вас є сервер, на якому запущено служби Access Services, компонент Сервера SharePoint Server, ви можете опублікувати формат файлу ACCDB в Інтернеті, визначити певні обмеження сумісності. Деякі функції конструктора та парадигми відрізняються для веб-баз даних, ніж для настільних баз даних– деякі настільні бази даних не можна опублікувати в Інтернеті, не вносячи спочатку зміни в макет.
Опублікувавши базу даних в Інтернеті, ви все одно можете відкрити файл ACCDB, щоб внести зміни в макет, а потім синхронізувати ці зміни з опублікованою версією. Люди можете використовувати опубліковану веб-базу даних у браузері, не інсталювавши Access.
-
Багатозначні поля
Припустімо, вам потрібно призначити завдання одному зі своїх співробітників, але вирішите, що його потрібно призначити більш ніж одному користувачу. У Access 2010 можна створити багатозначне поле, у якому можна вибрати імена працівників або ввести їх у поле.
Якщо клацнути цей прапорець, установіть прапорці, що позначають варіанти вибору. Вибрані працівники зберігаються в багатозначній області та розділяються комами (за замовчуванням) під час відображення.
Ідея багатозначного поля полягає в тому, щоб полегшити вибір і зберігання кількох варіантів, не створюючи розширений макет бази даних. Багатозначні поля також важливі для інтеграції з Microsoft SharePoint Foundation, оскільки списки SharePoint також підтримують багатозначні поля.
-
Тип даних вкладення
Новий тип даних "Вкладення" дає змогу легко зберігати всі типи документів і двійкових файлів у базі даних без надмірного зростання фізичного розміру бази даних. Вкладення автоматично стискаються для максимального використання простору. До запису можна вкласти Word документ або зберегти ряд цифрових зображень. До одного запису можна навіть зберегти кілька вкладень.
-
Покращена інтеграція із SharePoint і Outlook
У минулому файли Access у форматі .mdb були заблоковані SharePoint або Outlook через те, що небезпечний код може бути включено до бази даних Access. Access 2010 дає змогу перевірити код як безпечний або вимкнутий. Це дає змогу повніше інтегрувати бази даних Access із SharePoint або Outlook.
-
Відстеження журналу полів Memo
Поля Memo зручно використовувати, щоб зберігати великі обсяги даних. Починаючи з Access 2007, можна встановити властивість (AppendOnly), яка змушує Access зберігати журнал усіх змін у полі Memo. Це дасть можливість переглядати журнал змін згодом. Ця функція також підтримує функцію керування версіями в Windows SharePoint Services 3.0 тому за допомогою Access можна відстежувати зміни в кількох рядках текстового поля, що зберігається в списку SharePoint (за умови, що для поля встановлено значення Так для параметра Додати зміни до наявного тексту).
-
Удосконалене шифрування
Ви можете встановити пароль бази даних і зашифрувати вміст бази даних. У такому разі, використовуючи Access 2007 і файл, який використовує новий формат файлу, Access використовує API Windows Crypto для шифрування даних. Також можна використовувати засоби шифрування сторонніх постачальників.
Формат файлу попередньої версії (.mdb)
Версії Access, раніші за Office Access 2007, підтримують формати файлів, які використовують розширення файлів .mdb. У Access 2010 можна й надалі відкривати .mdb файли. Якщо файл зберігається у форматі файлу Access 2002–2003 або Access 2000, його можна відкрити та використовувати в Access 2010, як зазвичай. Однак використовувати нові функції, для яких потрібен формат файлу ACCDB, не можна.
Якщо файл зберігається у форматі Access 95 або Access 97, коли ви вперше відкриваєте його в Access 2010, Access пропонує оновити базу даних до формату файлу, який зараз установлено як формат файлу за замовчуванням (зазвичай це формат файлу ACCDB, якщо ви або адміністратор не змінили цей параметр). Якщо ви не плануєте використовувати базу даних у версіях Access, раніших за Access 2007, і ви не будете надавати спільний доступ до бази даних іншим користувачам, які використовують версії Access, раніших за Access 2007, і ви не використовуєте реплікацію або безпеку на рівні користувача, слід оновити файл бази даних до нового формату ACCDB. Після оновлення бази даних до формату файлу ACCDB цю базу даних більше не можна відкрити за допомогою версії Access, ранішої за Access 2007.
Якщо файл зберігається у форматі Access 95 або Access 97 і ви вирішили не оновлювати файл до формату ACCDB, змінювати макет не можна. Ви можете переглядати об'єкти та вносити зміни до даних за допомогою Access 2010, але не можна вносити зміни до макета.
Перетворення на новий формат файлу
Щоб явно перетворити базу даних Access на новий формат файлу ACCDB, потрібно спочатку відкрити базу даних, а потім зберегти її у форматі файлу ACCDB.
Увага!: Нижче описано, як створювати файли в Access 97, Access 2000, Access 2002 або Access 2003.
Спочатку відкрийте базу даних:
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
Ліворуч натисніть кнопку Відкрити.
-
У діалоговому вікні Відкрити виберіть і відкрийте базу даних, яку потрібно перетворити.
Тепер перетворіть базу даних:
-
Перейдіть на вкладку Файл.
-
Ліворуч натисніть кнопку Спільний доступ.
-
У розділі Зберегти всю базу даних натисніть кнопку Зберегти базу даних як.
-
Праворуч у розділі Типи файлів баз даних виберіть пункт База даних Access.
-
У діалоговому вікні Збереження документа в полі Ім'я файлу введіть ім'я файлу або використайте вказане ім'я файлу.
-
Натисніть кнопку Зберегти.
Копія бази даних створюється у форматі файлу ACCDB.
