ЯК: За допомогою злиття можна створити список, відсортовані за категоріями, у Word 2000

Як створити файл даних

Сортування файл даних, таким чином, усі записи з тим самим значенням для розділу, поле категорії (поля, на які ви базується на сортування) відображаються разом, як показано нижче приклад файлу даних. Нижче наведено приклад сортується за полем місто (місто це поле ключа, у цьому прикладі):


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

Як налаштувати основний документ

Зверніть увагу: < введення > визначає позначка абзацу, у прикладі нижче. Щоб ввести знак абзацу, натисніть ENTER.

Настроювання документа як каталог, виконайте такі дії:

1. Відкриття нового документа і виберіть у меню Сервіс команду злиття.

2. Злиття клацніть створитита виберіть каталог.

3. Клацніть Новий основного документа після появи відповідного запиту.

4. Злиття клацніть Отримати даніта виберіть пункт Відкрити джерело даних , щоб додати файл даних (використання приклад файлу, створеного в розділі "Як на вибір до у файл даних" цієї статті).

5. Вставте в таких полях порівняти вміст кожного запису про ключ вміст наступний запис ключ, щоб визначити, чи ключ вміст змінюється з даних запису до наступного.

Зверніть увагу: у цьому прикладі використовується на зразок даних у розділі "Як на вибір до у файл даних" цієї статті. Щоб додати поле дужки, натисніть клавіші CTRL + F9.

{ Чи { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD місто }" "" }< введення >
{ SET-Place1 { MERGEFIELD місто }}< введення >
{ Якщо { Place2 } <> { Place1 }"< введіть >
{ MERGEFIELD місто, }< введення >
<ENTER>
{ MERGEFIELD працівника } { MERGEFIELD продажу, }""{ MERGEFIELD працівника } { MERGEFIELD продажу, }" } { набір Place2 { MERGEFIELD місто }}< введення >
Поля, що в цьому прикладі, створення каталогу, запис на одній сторінці, таким чином:

Атланта

Сміт $3000
Шлюзи $ 50 000
Гендерсон $ 10 000

Хьюстон

Джонс $8000
Келлі $ 9-000
Петерсон $0

Як примусити кожної нової категорії до нової сторінки

Основні поле, у цьому прикладі, є { MERGEFIELD місто, }. Коли значення місто зміни у файлі даних в різних місто, результати злиття додається нова сторінка та злиття операція триває, у верхній частині наступну сторінку. Щоб додати поле дужки, натисніть клавіші CTRL + F9.

{ Якщо { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD місто }" ""}< введення >
{ SET-Place1 { MERGEFIELD місто }}< введення >
{ Якщо { Place2 } <> { Place1 }"< введіть >
---Розрив сторінки-
{ MERGEFIELD місто, }< введення >
<ENTER>
{ MERGEFIELD працівника } { MERGEFIELD продажу, }""{ MERGEFIELD працівника } { MERGEFIELD продажу, }" } { набір Place2 { MERGEFIELD місто }}< введення >
Зверніть увагу: щоб вставити розрив сторінки, або натисніть сполучення клавіш CTRL + ENTER, або клацніть критичних меню Вставка виберіть Розрив сторінкита натисніть кнопку OK.

Поля, викладені в цьому прикладі, створення каталогу, запис на окремих сторінок, наступним чином:

Атланта

Сміт $3000
Шлюзи $ 50 000
Гендерсон $ 10 000

---Розрив сторінки-
Хьюстон

Джонс $8000
Келлі $ 9-000
Петерсон $0

Форматування розділу поле

Поле ключа, у цьому прикладі () {MERGEFIELD місто}. Для форматування результати {MERGEFIELD місто} всі великі, можна вставити ключ форматування з \ * Upper. Щоб додати поле дужки, натисніть клавіші CTRL + F9.

{ Якщо { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD місто \ * верхній }" "" }< введення >
{ SET-Place1 { MERGEFIELD місто }}< введення >
{ Чи { Place2 } <> { Place1 }"< введіть >
{ MERGEFIELD місто \ * верхній }< введення >
<ENTER>
{ MERGEFIELD працівника } { MERGEFIELD продажу, }""{ MERGEFIELD працівника } { MERGEFIELD продажу, }" } { набір Place2 { MERGEFIELD місто }}< введення >
Поля викладені цього продукту, наприклад, у каталозі перелік на сторінці ж місто, що з'являються у всіх великих букв, таким чином:

АТЛАНТА

Сміт $3000
Шлюзи $ 50 000
Гендерсон $ 10 000

ХЬЮСТОН

Джонс $8000
Келлі $ 9-000
Петерсон $0
Зверніть увагу: можна застосувати різне форматування розділу поля, { MERGEFIELD місто, }, за допомогою всього поля (включаючи поле з фігурної дужки {}) та форматування поле для налаштування. Форматування поля, клацніть Шрифт , меню Формат .

Цей процес, як працює

У цих прикладах перше поле IF вставляє назву міста та символ зворотної (< ENTER >) лише з перших запис злиття. Для всіх наступних записів, це поле, якщо не вставки (""). Перші записи для злиття розпізнає порівняння MERGESEQ поля (яке повертається порядковий номер для поточного запису) цифри, "1".

Другий, якщо поле-вставляє символ зворотної або розрив сторінки, якщо вона змушує кожному з нової сторінки, назви, два більше повернення символів, його ім'я та сума продажу (в такому порядку), тільки якщо, якщо поле визначає, що поточний запис включає в себе місто ім'я, яке відрізняється від попереднього запису. Якщо це визначає, що поточний запис включає в себе назву міста, так само, як попередній запис, вставляє лише далі його ім'я та обсяг продажу.

Це поле, якщо розпізнає ім'я Нью-Йорк, порівняння текст закладки, зазначених у два SET поля. Текст закладки "Place1" завжди дорівнює поле з поточного запису місто , і текст закладки "Place2" дорівнює запис вище місто поля.