Джейн Сухан, PMP
Керування проектами – це з'ясувати, чого потрібно виконати, створити список справ, який потрібно виконати, щоб отримати доступ до нього, визначити, скільки часу це займе, і обчисити, скільки це коштуватиме. Звучить просто, так? Але дійсно важка частина полягає в тому, щоб відстежувати все це. Чи виконується проект вчасно? Чи буде це зроблено достроково? Це за бюджетом? Чи буде це все ще за бюджетом, коли всі роботи будуть виконані?
Один зі способів оцінити справність проекту – відстежувати різницю між початковим планом проекту та фактичним чином. Цей проміжок більш відомий як дисперсія, порівняння запланованої або бюджетної суми та фактичної витраченої суми. Аналіз відхилення – це практика порівняння фактичних результатів проекту з запланованими або очікуваними результатами. Це спосіб кількісно оцінити, наскільки добре і наскільки погано - проект прогресує.
Планування відхилень: установлення базових планів
Щоб визначити відхилення проекту, потрібно поставити частку в землю як відправну точку: це ваш базовий план. Без цього ви переслідуєте та намагаєтеся керувати рухомою мішенню. Два ключові базові плани, які потрібно встановити, перш ніж ви зможете додати до гри відстеження відхилення та звітування, – це витрати та графік. Але перш ніж ви зможете туди потрапити, потрібно прибити область проекту.
Використання робочої структури для створення області
Базовий план області включає всі кінцеві результати проекту; таким чином, він визначає всю роботу, яку потрібно виконати. Один зі способів області документа – створити структуру робочої структури (WBS), ієрархічне подання кінцевих результатів проекту. Кожен рівень вниз ієрархії являє собою все більш докладний опис кінцевих результатів. Наприклад, WBS для будівництва нового будинку включатиме фундамент, обрамлення, дах, електричні та сантехнічні системи, а також плани благоустрою, архітектурні креслення та дозволи на перевірку.
Установлення планів і базових планів витрат
Базові плани та витрати встановлюються лише після визначення області. Без чіткого уявлення про те, що буде виробляти проект, ви не можете визначити, скільки він триватиме або скільки він буде коштувати.
Базовий план графіка – це затверджений графік проекту, який є основою для вимірювання та звітування про ефективність графіка. Базовий план витрат – це затверджений бюджет, поетапний у часі, відповідно до якого буде вимірюватися ефективність витрат. Це визначається додаванням витрат на певний період або етап проекту, що вимагає призначення витрат завданням проекту. Виділення витрат на компоненти проекту може зайняти багато часу, але це дасть змогу виконувати більш детальне та точне звітування про ефективність витрат. Зацікавленим сторонам і спонсору проекту буде дуже цікаво.
Щоб установити план і базові плани витрат, виконайте наведені нижче дії.
-
Розробіть розклад, визначивши дії та завдання для отримання кожного кінцевого результату в WBS.
-
Визначте ресурси для кожного завдання. Подумайте про обмеження або час, який може реально присвятити кожному користувачу цей проект.
-
Визначте, скільки часу (у годинах або днях) триватиме виконання кожного завдання.
-
Оцініть вартість кожного завдання, використовуючи середню погодинну або щоденну ставку для кожного ресурсу, а також постійні витрати, пов'язані із завданням.
-
Визначте, які завдання залежать від інших, а потім розвивайте критичний шлях.
-
розробляти базовий план витрат; це поетапний бюджет у часі для оцінки ефективності витрат проекту. Для цього додайте орієнтовні витрати за завданням або за періодом часу.
Відповідь на відхилення: змінити елемент керування
Після встановлення області, розкладу та базових планів витрат створіть кроки, які команда зробить для керування відхиленнями для цих планів. Ці відомості стають вашим планом керування змінами проекту. Цей план визначає, коли визначається обов'язковий запит на змінення проекту (ПЛР), як документувати відхилення та надсилати його на затвердження та що відбувається після затвердження запиту на змінення.
Обчислення відхилення використовуються для визначення необхідності використання ПЛР і змінення графіка проекту або базових планів витрат. Відхилення можуть бути додатні або від'ємні:
-
Додатна дисперсія означає, що проект випереджає або перебуває в бюджеті. Позитивні сценарії можуть дати змогу перерозподілити гроші та ресурси тим, хто на негативній території.
-
Від'ємна дисперсія полягає в тому, що проект відстає від графіка або над бюджетом і що потрібно вжити заходів. Можливо, доведеться збільшити бюджет або прийняти знижену маржу прибутку.
Граничні значення відхилення – це важливий компонент будь-якого плану керування змінами проекту. Вони становлять суттєві зміни в проекті, тому необхідні документація та затвердження в ПЛР. Не всі PCR-версії призводять до відновлення області, розкладу або бюджету. Це важливе завдання, яке може вимагати значного часу для завершення, і ви будете зобов'язані отримати схвалення організації проекту.
Відстеження витрат і розклад дисперсії протягом усього життєвого циклу проекту допомагає виявити слабкі місця • області з повторюваними змінами і відповідним чином реагувати. Наприклад, якщо команда тестування стикається з постійними затримками, можливо, знадобиться призначити додаткові ресурси, щоб залишатися на графіку.
Ще один крок: аналіз освоєного обсягу
Жодна дискусія про відхилення проекту не обчислюється без згадки про освоєний обсяг, метод керування проектом для оцінки витрат і розкладу на певний час. Аналіз освоєного обсягу порівнює роботу, завершену з установленими базовими планами. Це дає змогу оцінити продуктивність поточного проекту та за потреби внести зміни до курсу.
Для аналізу освоєного обсягу потрібно мати WBS, докладний графік проекту та бюджет (за етапом або періодом часу) для запланованих робіт.
Запитання про освоєний обсяг
У будь-який момент аналіз освоєного обсягу вимірює справність проекту, задаючи три ключові запитання:
-
Заплановане значення: Яка сума потрібна для роботи?
-
Освоєний обсяг: що ви виконали насправді?
-
Фактична вартість: скільки коштувало вам завершення роботи?
Заплановане значення (PV) – це планова вартість запланованих завдань. Освоєний обсяг (EV) – це сума всіх бюджетних витрат виконаних робіт. Фактичні витрати (AC) - це те, що було витрачено на роботу, вироблену.
Вивчення аналізу освоєного обсягу
Найпростіший спосіб описати освоєний обсяг – на прикладі. Припустімо, ви керуєте чотиримісячним проектом із бюджетом 100 000 грн. Ви три місяці в ньому, і ви розумієте, що команда виконала тільки половину роботи, таким чином, EV становить $ 50000. На основі графіка проекту на цей час потрібно виконати близько 75 відсотків роботи, таким чином PV становить $ 75000. Ви також знаєте, що команда витратила $ 90000 до цих пір, таким чином, AC становить $ 90000.
За допомогою цих чисел можна обчислити відхилення витрат і запланувати їх. Дисперсія витрат (CV) вимірює різницю між фактичними витратами виконаних робіт і бюджетом проекту:
CV = EV – AC
Дисперсія графіка (SV) вимірює фактичний перебіг виконання плану проекту:
SV = EV – PV
Відповідно до наведеного вище прикладу відхилення витрат для цього проекту становить 50 000 грн – 90 000 грн = 40 000 грн. Відхилення графіка становить 50 000 грн – 75 000 грн = 25 000 грн.
Будь-який керівник проекту міг бачити, що проект витратив 90 відсотків свого бюджету та виконав лише 50 відсотків роботи. Проект відстає від графіка та перевитне бюджет до моменту його завершення, тому потрібні зміни. Керівник проекту має зменшити обсяг, подовжити графік або отримати більше фінансування для завершення роботи.
Початок роботи з відстеженням відхилення
Інтегрувати відстеження відхилення в керування проектами досить просто, але для цього потрібен систематичний підхід. Отримавши завдання проекту, попрацюйте зі спонсором, щоб установити обсяг, бюджет і графік. Потім разом із командою створіть надійний план керування змінами, який визначає граничні значення відхилення та описує, як боротися з відхиленнями, якщо вони перевищують граничні значення. Після розробки WBS і визначення детального графіка проекту можна встановити графік проекту та бюджет. Коли всі компоненти будуть на місці, можна почати відстежувати відхилення та на практиці втілити плани керування змінами.
|
Про автора Джейн Сухан – керівник програми з досвідом управління бізнес-ініціативами підприємства та розробкою методологій керування проектами. Джейн живе в Сіетлі, штат Вашингтон. |
