Створення схеми Візуалізатора даних

Бажаєте щоб програма Visio автоматично створювала досконалі блок-схеми з усіма необхідними деталями на основі книги Excel? Тоді скористайтеся шаблонами Візуалізатора даних. З кожним шаблоном пов’язано книгу Excel, яка використовується, щоб перетворити дані процесу на блок-схему у Visio. Ви також можете взяти власний шаблон Excel, зіставити дані Excel із фігурами в майстрі "Створення схеми з даних" і автоматично створити схему. Навіть якщо згодом додати інші стовпці даних в Excel, вони перетворяться на дані фігури Visio.

Крім того, Visio підтримує двосторонню синхронізацію між схемою Visio та книгою Excel. Ви можете створити блок-схему, змінивши дані в Excel і оновивши схему у Visio, або внести зміни до схеми Visio, а потім на її основі оновити дані Excel. 

Використовувати шаблони Візуалізатора даних можна лише в Visio (план 2). Якщо ви не знаєте, яку версію програми Visio використовуєте, виберіть"Обліковий запис>файлу>Про Visio". Перегляньте Visio (план 2), щоб дізнатися більше про версію Visio, що надається за передплатою.

Якщо шаблони Візуалізатора даних не відображаються або у вас виникли інші питання стосовно початку роботи, відвідайте сторінку Візуалізатор даних: запитання й відповіді.

У цій статті

• Створення схеми Візуалізатора даних
• Взаємодія стовпців Excel із компонентами блок-схеми Visio
• Створення схеми Візуалізатора даних за допомогою інших колекцій трафаретів
• Створення схем підпроцесів і зв'язування з ними
• Застосування графіки даних до схеми
• Керування книгою Excel, зв'язаною зі схемою
• Наступні кроки

Створення схеми Візуалізатора даних

Підготовка

Збирайте свої ідеї та розвивайте їх у чернетці на папері або за допомогою рукописного вводу. Ці накидані ідеї дадуть вам поштовх до роботи та спростять виконання наступних дій.

Щоб створити схему Візуалізатора даних, ви можете працювати одночасно в програмах Excel і Visio. Радимо працювати на пристрої з Windows у двох вікнах або навіть на різних моніторах. Маючи змогу візуально порівняти результати в Excel і Visio, ви нізащо не помилитеся.

Рекомендуємо Перегляньте це відео про Microsoft Office, щоб побачити її в дії: Демонстрація Візуалізатора даних.

Етап 1. Вибір шаблону Візуалізатора даних

1. Відкрийте програму Visio або виберіть елемент "Новий файл>", якщо ви редагуєте схему.

2. Виберіть ШАБЛОНИ.

   

3. Виберіть Блок-схема.

   

4. Виберіть просту блок-схему – Візуалізатор даних, Функціональну блок-схему – Візуалізатор даних або Схему аудиту – Візуалізатор даних.

   

   Шаблон Візуалізатора даних позначено піктограмою Excel у верхньому лівому куті.

Докладні відомості про блок-схеми та їхні фігури див. в статтях Створення простої блок-схеми та Створення функціональної блок-схеми.

Етап 2. Створення книги Excel

1. На попередньому перегляді шаблону виберіть Шаблон даних Excel.
   
    
   Примітка. Щоб скористатися зразками шаблонів Excel, наведеними в цій статті для довідки, завантажте їх за посиланнями нижче.

   • Карта процесу: проста блок-схема
   • Карта процесу: функціональна блок-схема

2. Натисніть кнопку "Зберегти файл>", укажіть комп'ютер, мережевий сервер або бібліотеку документів SharePoint, введіть ім'я файлу та натисніть кнопку "Зберегти".

3. Щоб додати новий аркуш, у нижній частині книги виберіть ".

4. Створіть таблицю Excel. Докладні відомості про використання таблиць Excel див. в статтях "Огляд таблиць Excel", "Створення або видалення таблиці Excel" і "Змінення розміру таблиці за допомогою додавання або видалення рядків і стовпців".

5. Додайте до таблиці стовпці й рядки для схеми Visio. Існують певні вимоги до заголовків і значень стовпців таблиці Excel. Як наочний посібник використовуйте розділ Взаємодія стовпців Excel із компонентами блок-схеми Visio.

Етап 3. Додавання інших даних фігури до таблиці Excel (необов’язково)

1. Розгляньте вкладку Карта процесу в шаблоні Excel. Стовпці в таблиці Excel синього й зеленого кольорів. Колір візуально відрізняє стовпці один від одного.
   Сині стовпці використовуються, щоб створити блок-схему на схемі Visio. Усі стовпці також додаються як дані фігури.
2. Щоб додати інші дані фігури, додайте один або кілька стовпців до таблиці Excel.
   Зелені стовпці позначають додаткові дані фігури, які можна додати до кожної фігури. Ви можете додати скільки завгодно додаткових стовпців. За замовчуванням ці дані не відображаються на схемі, якщо не додати рисунки, пов'язані з даними. Щоб переглянути дані фігури на схемі Visio, виберіть DataShape Data Window (Дані фігуриданих>). Докладні відомості про дані фігури та рисунки, пов'язані з даними, див. у статтях "Додавання даних до фігур" і " Рисунки, пов'язані з даними" з оглядом.

Етап 4. Створення схеми Visio за допомогою майстра

1. Поверніться до програми Visio, на попередньому перегляді шаблону виберіть одиницю вимірювання та натисніть кнопку Створити.

2. На першій сторінці майстра Створення схеми з даних виконайте такі дії:

   1. У розділі "Діаграма, яку потрібно створити з даних", виберіть шаблон: проста блок-схема, функціональна блок-схема (горизонтальна) або функціональна блок-схема (вертикальна).
   2. У розділі Виберіть книгу Excel виберіть книгу зі списку нещодавно використаних книг або натисніть кнопку Огляд, щоб знайти книгу, створену на етапі 2.
   3. У розділі Виберіть таблицю або спеціальний діапазон із книги виберіть таблицю, яка містить дані процесу Excel.
   4. Натисніть кнопку Готово. Буде прийнято всі стандартні значення, заповнені програмою Visio на інших сторінках майстра.

У результаті в контейнері автоматично створиться схема. Додаткові сторінки Visio буде додано залежно від розміру блок-схеми.

Етап 5. Збереження схеми Visio

• Натисніть "Зберегти файл>", знайдіть розташування, введіть ім'я файлу та натисніть кнопку "Зберегти".

Радимо зберігати файли Excel і Visio в одному розташуванні, адже вони тісно пов’язані.

Етап 6. Синхронізація даних зі схемою

До схеми, створеної за допомогою Візуалізатора даних, можна внести зміни. Visio підтримує двонапрямлену синхронізацію між вихідними даними й схемою.

Порада Синхронізуйте та оновіть файли після того, як завершите роботу з ними. Змінивши дані Excel, оновіть схему, а змінивши вміст схеми, оновіть дані Excel.

Змінення даних в Excel і оновлення схеми

1. Внесіть зміни до вихідних даних у таблиці Excel. Ви можете додати, оновити або видалити рядки.
2. Збережіть книгу Excel.
3. У Visio клацніть контейнер схеми, щоб відобразити вкладку Знаряддя даних | Конструктор на стрічці, а потім натисніть кнопку Оновити схему.

Зміни, унесені в книзі Excel, відобразяться на схемі Visio. Зверніть увагу на таке:

• Якщо до схеми внесено зміни, які може бути втрачено після оновлення, Visio відобразить діалогове вікно з повідомленням про конфлікт оновлення схеми.
• Унаслідок оновлення зміни вносяться лише до фігур і зв’язків усередині контейнера.
• При цьому зміни до формату фігур і сполучних ліній усередині контейнера зберігаються.
• Зберігайте всі фігури та сполучні лінії схеми в контейнері. Це не вплине на будь-які інші об'єкти на сторінці за межами контейнера. Докладні відомості про контейнери див. в статті "Уточнення структури схем за допомогою контейнерів і списків".

Змінення вмісту на схемі й оновлення даних в Excel

1. Унесіть зміни до схеми Visio. Ви можете додати, оновити або видалити фігури та сполучні лінії.
2. Якщо книга Excel зберігається на настільному комп’ютері або файловому сервері в мережі, переконайтеся, що її збережено й закрито.
3. Клацніть контейнер схеми, щоб відкрити вкладку Знаряддя даних | Конструктор на стрічці, а потім натисніть кнопку Оновити вихідні дані.

Зміни, унесені до схеми Visio, відобразяться в книзі Excel. Якщо існує ризик втрати даних в Excel, Visio відобразить діалогове вікно з повідомленням про конфлікт оновлення вихідних даних. Щоб уникнути проблем, дотримуйтеся цих порад:

• Перш ніж перезаписувати зміни, збережіть резервну копію даних Excel.
• У книзі Excel використовуйте як джерело даних таблицю Excel, а не спеціальний діапазон. Коли ви виберете Перезаписати в діалоговому вікні оновлення вихідних даних, Visio перетворить спеціальний діапазон на таблицю Excel.
• Не використовуйте формули в джерелі даних Excel. Коли ви виберете Перезаписати в діалоговому вікні оновлення вихідних даних, Visio перетворить формулу на її результат.
• Ви створили схему, у якій стовпці даних зіставляються з функціями й етапами, вибравши в майстрі "Створення схеми з даних" таке: Зіставлення>додаткових параметрів>Збережіть порядок значень стовпців даних, щоб створити>функцію "Виділити", "Доріжка ", " Вибрати фазу" або "Часову шкалу". У такому разі у Visio знадобиться створити додатковий стовпець у даних, щоб відобразити зв’язок між фігурами. Він створиться, щойно ви виберете Перезаписати в діалоговому вікні оновлення вихідних даних.
• Ви створили функціональну блок-схему з доріжками та етапами на основі послідовності значень даних в Excel. Ви створили схему, у якій стовпці даних зв'язані з етапами процесу та діями, вибравши в майстрі "Створення схеми з даних" такий параметр: Зіставлення>Укажіть, як слід сполучити етапи процесу або дії>Сполучіть послідовно. У такому разі у Visio знадобиться створити додатковий стовпець у даних, щоб відобразити зв’язок між фігурами. Якщо змінити послідовність доріжок або етапів на схемі, вона зміниться в джерелі даних. Коли ви виберете Перезаписати в діалоговому вікні оновлення вихідних даних, доріжки й етапи на схемі більше не відображатимуть послідовність даних у книзі Excel.

Етап 7. Налаштування взаємодії між таблицею Excel і схемою Visio (необов’язково)

Іноді може знадобитися налаштувати створення схем Візуалізатора даних. Наприклад, якщо потрібно використовувати різні фігури відповідно до стандартів вашої організації або зіставити інші імена стовпців у таблиці Excel.

1. Якщо натиснути кнопку "Створити ", щоб перейти до майстра створення схеми з даних , або після введення значень на першій сторінці (див. Етап 4), натисніть кнопку "Далі " або "Назад ", щоб відображалася кожна сторінка майстра.
2. Виберіть "Довідка" (?), щоб дізнатися більше про налаштування кожного параметра на сторінці. Докладні відомості див. в статті "Використання майстра створення схеми з даних".

На початок сторінки

Взаємодія стовпців Excel із компонентами блок-схеми Visio

Зображені нижче покрокові вказівки допоможуть вам зрозуміти, як кожен стовпець Excel використовується для створення блок-схеми Visio.

Зверніть увагу, що низка вкладок ("Ідентифікатор", "Опис", "Наступний ідентифікатор" тощо) використовується нижче для ілюстрації різних стовпців таблиці Excel. Клацніть назву вкладки, щоб відобразити ілюстрацію для цього стовпця.

На початок сторінки

Створення схеми Візуалізатора даних за допомогою інших колекцій трафаретів

Крім шаблонів Візуалізатора даних, для створення схеми Візуалізатора даних можна також використовувати колекції трафаретів з інших шаблонів. Наприклад, можна створювати схеми процесів для фінансових транзакцій або керування запасами. Є й інші колекції трафаретів для відображення процесів, зокрема шаблони з основною нотацією BPMN і об'єктами робочого циклу. Крім того, можна додавати спеціальні фігури за допомогою колекції трафаретів "Мої фігури ". Докладні відомості див. в статті "Створення, збереження та обмін настроюваними трафаретами".

1. Відкрийте схему Візуалізатора даних (просту або функціональну блок-схему), яку ви вже створили.
2. Натисніть кнопку Створити, щоб перейти до майстра Створення схеми з даних. Потім, ввівши значення на першій сторінці, натискайте кнопку Далі, доки в майстрі не відкриється сторінка для вибору фігур.
3. Додайте колекції трафаретів за допомогою параметра Додаткові фігури.
   
4. Виберіть будь-яку фігуру та перетягніть її, щоб зіставити зі значеннями даних у стовпці Тип фігури.
   

На початок сторінки

Створення схем підпроцесів і зв'язування з ними

Наразі функція Візуалізатора даних не підтримує створення підпроцесів з однієї таблиці Excel. Однак ви можете створити кілька схем із використанням різних таблиць в одному файлі Visio, а потім зв'язати фігури як альтернативне рішення.

1. У класичній програмі Visio виберіть шаблон Візуалізатора даних, а потім перейдіть за посиланням на шаблон даних Excel , щоб відкрити Excel. Потім натисніть кнопку "Створити ", щоб відкрити шаблон Візуалізатора даних Visio.
2. Використовуйте шаблон даних Excel для створення таблиць для процесів і підпроцесів. Помістіть таблицю для кожного підпроцесу на окремий аркуш, а потім збережіть файл Excel.
   Наприклад, Аркуш 1: Основний процес, Аркуш 2: Підпроцес1, Аркуш 3: Підпроцес2.
3. Поверніться до класичної програми Visio та скористайтеся майстром, щоб імпортувати таблицю основного процесу до сторінки 1 на полотні Visio.
4. Під полотном клацніть піктограму "+ ", щоб створити сторінку 2. На вкладці "Дані" натисніть кнопку "Створити ", щоб знову запустити майстер імпорту. Виберіть імпорт даних із наступного аркуша книги Excel і виконайте відповідні кроки майстра.
5. Продовжуйте створювати нові сторінки у Visio та використовувати майстер для кожної зі створених вами таблиць даних підпроцесів.
6. Нарешті, виберіть сторінку з головною схемою процесу та клацніть правою кнопкою миші фігуру, щоб створити зв'язок із підпроцесом. Виберіть гіперпосилання та зв'яжіть його з будь-якою фігурою на одній зі схем підпроцесів.

На початок сторінки

Застосування графіки даних до схеми

Ви можете покращити свою схему, додавши графіку даних, яка допоможе наочно представити дані фігури на схемі. По суті, ви можете перетворити свою схему на приладну дошку процесу, де відомості про ключові показники ефективності (KPI) відображаються за допомогою спеціальних піктограм графічних даних, що ґрунтуються на даних фігур.

1. Відкрийте схему Візуалізатора даних.
   Виберіть контейнер, для якого потрібно застосувати рисунки, пов’язані з даними.
2. Виберітьполя рисунків, пов'язаних із даними>.
3. Виберіть поля графічних даних, які потрібно додати до схеми.
   
   Рисунки, пов’язані з даними, застосовуються до всієї схеми. Щоб приховати їх для певних фігур, не вказуйте для цих рядків значення в стовпці даних у книзі Excel.
4. За потреби можна налаштувати додаткові параметри на вкладці Дані. Докладні відомості див. в статті Загальні відомості про графіку даних.

На початок сторінки

Керування книгою Excel, зв'язаною зі схемою

Іноді може знадобитися повторно зв'язати або оновити пов'язану книгу Excel. Це зручно зробити у програмі Visio.

Повторне зв'язування книги Excel зі схемою Visio

Якщо книгу Excel, зв'язану зі схемою Візуалізатора даних, перейменовано або переміщено до іншого розташування, зв'язок між схемою Visio та книгою Excel буде втрачено. Ця проблема може виникнути в разі перейменування таблиці Excel.

1. Виберіть контейнер для схеми Візуалізатора даних. На стрічці відобразиться вкладка " Знаряддя даних: Конструктор ".
2. Виберіть "Знаряддя даних", "Конструктор", ">Повторно зв'язати вихідні дані".
3. Перейдіть до перейменованої або переміщеної книги Excel.
4. Виберіть таблицю або спеціальний діапазон у книзі.
5. Щоб виправити недійсне посилання, виберіть пункт "Повторно зв'язати".

Якщо під час спроби оновити схему або оновити вихідні дані, а зв'язок розірвано, програма Visio також запропонує повторно зв'язати зв'язок.

Важливо Не змінюйте імена стовпців у таблиці Excel, зв'язаній зі схемою. Інакше операція зв'язування завершиться помилкою.

Відкрийте книгу Excel, зв'язану зі схемою

Змінити зв'язаний вміст в Excel можна безпосередньо з Visio. Наприклад, може знадобитися додати багато вмісту та спростити редагування даних в електронній таблиці.

1. У Visio виберіть контейнер для схеми Візуалізатора даних. На стрічці відобразиться вкладка " Знаряддя даних: Конструктор ".
2. Виберіть "Знаряддя даних – Конструктор" Дані>з відкритим вихідним кодом.
3. Внесіть зміни в програмі Excel, а потім збережіть і закрийте книгу.
4. Щоб переглянути зміни в схемі, виберіть елементи Знаряддя даних Конструктор>Оновити схему.

На початок сторінки

Подальші дії

Нижче наведено кілька завдань, які вам може знадобитися виконати, коли ви створите схему Візуалізатора даних.

• Теми Тема у програмі Visio – це набір кольорів і ефектів, які можна застосувати до креслення одним клацанням миші. Теми – це швидкий і зручний спосіб надати кресленню нового та професійного вигляду. Докладні відомості див. в статті "Надання кресленням професійного вигляду за допомогою тем".
• Планування У програмі Visio передбачено багато різних підказок і автоматичних інструментів, які дають змогу перевірити вирівнювання та інтервали фігур на схемі. Докладні відомості див. в статті Вирівнювання й розташування фігур на схемі.
• Експорт Експортуйте схему Візуалізатора даних і пов'язану книгу Excel до пакета шаблонів Visio (VTPX). У пакеті шаблонів Visio зберігаються параметри схем, трафарети та дані, які інші користувачі можуть взяти за основу для створення своєї власної схеми Візуалізатора даних. Докладні відомості див. в статті Експорт та інсталяція пакета шаблонів Візуалізатора даних.

На початок сторінки