Типи вмісту в SharePoint важливі для керування метаданими та забезпечення узгодженості в організації. Кожен елемент вмісту в SharePoint створюється на основі певного типу вмісту. Цей посібник допоможе вам зрозуміти, що таке тип вмісту та як створювати, публікувати типи вмісту й ефективно керувати ними.
Що таке тип вмісту?
Тип вмісту в SharePoint – це колекція шаблонів, метаданих (стовпців), робочих циклів, поведінки та інших настройок для категорії елементів або документів, яка може використовуватися повторно. Тип вмісту об'єднує елемент і відомості про нього. Елементом може бути файл багатьох різних типів, документ, книга Excel або навіть індикатор стану звіту про перебіг виконання. Це також може бути список або папка. Тип вмісту пов'язує цей елемент із ключовими метаданими або іншою інформацією, наприклад шаблоном або політикою збереження. Він дозволяє централізовано, повторно використовувати настройки для категорії інформації.
Стандартні й настроювані типи вмісту
Служба SharePoint за замовчуванням містить багато вбудованих типів вмісту. Можна використовувати попередньо визначені типи вмісту, наприклад "Пустий документ" або "Оголошення", або створити настроювані типи вмісту, щоб відповідати унікальним вимогам організації.
Стандартні типи вмісту
Нижче наведено короткий перелік лише деяких типів вмісту за замовчуванням у SharePoint. Є й інші відомості, з якими можна ознайомитися на сторінці "Параметри сайту" на сайті SharePoint.
- Типи вмісту документа: "Основна сторінка", "Документ", "Форма", "Посилання" та "Вікі-сторінка"
- Типи вмісту папки: папка, обговорення та зведене завдання
- Типи вмісту списку: "Оголошення", "Подія", "Контакт", "Питання", "Посилання", "Резервування", "Завдання" тощо
Це лише приклад із широкого спектру доступних типів вмісту. Щоб переглянути стандартні типи, доступні на сайті, виконайте наведені нижче дії.
Перегляд усіх типів вмісту за замовчуванням
Примітка.
Щоб переглядати всі стандартні типи вмісту на сайті SharePoint, потрібно мати принаймні роль власника сайту.
- Виберіть потрібний список на панелі швидкого запуску або виберіть елемент "Настройки
- Виберіть пункт "Відомості про сайт".
- Потім виберіть "Переглянути всі параметри сайту".
- Виберіть типи вмісту сайту в розділі Web DesignerDesigner Gallery.
- На сторінці колекції типів вмісту відображаються типи вмісту (наприклад, звіт, зображення або документ), батьківський (наприклад, документ, елемент або мультимедійний ресурс) і вихідний (зазвичай це ваш поточний сайт).
Щоб зрозуміти, як вбудовані типи вмісту пов'язані між собою, див. статтю SharePoint в ієрархії типів вмісту за замовчуванням Microsoft 365.
Див. статтю Додавання типу вмісту до списку або бібліотеки
Настроювані типи вмісту
Настроювані типи вмісту можуть спростити для користувачів узгодженість. Хоча існує багато вбудованих типів вмісту, може знадобитися створити настроювані типи вмісту для своєї організації. Кожна організація має унікальні вимоги та різні типи вмісту. Це можуть бути, наприклад, офіційні контракти, звіти, пропозиції збуту, технічні завдання на проектування, процедури компанії тощо. Щоб керувати цим різноманіттям, можна створювати окремі типи вмісту.
Типи вмісту можна визначити майже для будь-якого елемента в SharePoint. Це стосується документів та інших файлів, елементів списку, медіафайлів і папок. Для кожного типу вмісту можна вказати наведені нижче атрибути. Ці атрибути автоматично пов'язуються щоразу, коли хтось створює новий документ або інший файл із вмістом певного типу.
- Шаблон документа, якщо це документ
- Політики керування даними, які визначають політики збереження та аудиту
- Стовпці (метадані), пов'язані з вмістом
- Робочі цикли, які можуть використовувати елементи вмісту цього типу
- Настроювані функції
Наприклад, можна визначити тип вмісту "Договір продажу" та додати його до бібліотеки, яку використовує ваша група. Потім щоразу, коли хтось хоче створити пропозицію продажу, він просто вибирає в меню « Новий документ » «Договір продажу».
Тип вмісту документа, такий як "Договір купівлі-продажу", може мати такі атрибути:
шаблон для документа;
Стовпці, пов'язані зі вмістом, де кожен стовпець представляє елемент метаданих. Наприклад, у наведеному нижче списку відображаються деякі часто використовувані метадані документів:
- Торговий представник
- Компанія-клієнт
- Номер замовлення на придбання
і так далі...
Вимога автоматично відображати панель відомостей про документ і збирати обов'язкові відомості щоразу, коли користувач створює файл такого типу.
Настройки керування даними, які визначають політику збереження, чи можна її перевіряти тощо
Створення спеціальних типів вмісту
Щоб створити настроюваний тип вмісту сайту, завжди відштовхуйтеся від наявного типу вмісту, незалежно від того, чи використовується наявна категорія, чи потрібно створити нову. У колекції типів вмісту сайту можна вибрати потрібний тип вмісту з великої кількості попередньо визначених типів вмісту. Новий тип вмісту сайту успадковує всі атрибути батьківського типу вмісту, як-от шаблон документа, параметр лише для читання або стовпці. Після створення можна змінити будь-який із цих атрибутів. Наприклад, може виникнути потреба використати шаблон, відмінний від указаного в батьківському об'єкті.
Щоб створити спеціальний тип вмісту, виконайте такі дії:
Створення спеціальних типів вмісту
- Виберіть потрібний список на панелі швидкого запуску або виберіть елемент "Настройки
- Виберіть "Відомості про сайт", а потім виберіть "Переглянути всі параметри сайту".
- Виберіть типи вмісту сайту в розділі Web DesignerDesigner Gallery.
- На сторінці галереї типів вмісту виберіть + Створити тип вмісту.
- На панелі " Створення типу вмісту " введіть ім'я й опис для свого настроюваного типу вмісту.
- Виберіть "Використовувати наявну категорію або створити категорію".
- У розділі "Батьківський тип вмісту" виберіть батьківський елемент, наприклад "Типи вмісту цифрових активів " або " Тип вмісту документа". Для батьківського типу вмісту зміниться розкривний список. Виберіть конкретніший батьківський тип вмісту. Наприклад, якщо вибрано тип вмісту папки, у цьому полі його можна звузити до типу "Обговорення", " Папка" або "Зведене завдання ".
- Натисніть Створити.
Публікація типів вмісту
Типи вмісту визначаються для сайту та застосовуються на цьому сайті та його підсайтах. Але інколи потрібно використовувати певний тип вмісту на кількох сайтах або в різних колекціях сайтів. Наприклад, ваша організація може використовувати стандартний шаблон для документів, який вимагає стандартизованих метаданих. Оскільки потрібно, щоб усі користувачі в компанії використовували цей тип вмісту для документів, рекомендовано публікувати матеріали в усіх колекціях сайтів. Або інженерний відділ створює тип вмісту для специфікації проектування та хоче опублікувати його лише в колекціях інженерних сайтів.
Оскільки типи вмісту включають метадані, типи вмісту та метадані дуже тісно пов'язані. Служба керованих метаданих у SharePoint дає змогу публікувати типи вмісту на сайтах, на яких він використовується. Сайти та колекції сайтів, які входять до складу служби керованих метаданих, називаються сайтами абонентів.
Службу керованих метаданих потрібно явно створити й настроїти. Щоб включити публікацію типів вмісту, адміністратор визначає певну колекцію сайтів як центр. Підключені програми та колекції сайтів можуть підписатися на типи вмісту на концентраторі. Якщо настроїти служби керованих метаданих, можна централізовано керувати типами вмісту. Типи контенту створюються на сайті-концентраторі, а будь-які оновлення можна автоматично поширювати на сайтах абонентів.
Докладні відомості про типи вмісту публікації див. в статті "Публікація типу вмісту з центру публікації ".