KB 850751 - Setup information for Electronic Reconcile Format Configurator

TechKnowledge Content

ЗВЕДЕННЯ

Ця стаття містить відомості про налаштування електронного конфігурації reconcile.


ДОДАТКОВІ ВІДОМОСТІ


Загальне настроювання для конфігурації формату електронного файлу

Процес настроювання параметра Format Configurator в електронному узгоджнику дуже тривалий, а наведені нижче докладні інструкції допоможуть вам налаштувати його ще простіше. Перш ніж налаштувати параметр формату конфігурації, потрібно мати друковану копію специфікацій формату файлу завантаження з банку. Оскільки формати банку можуть значно відрізнятися, зверніться до банку та зверніться до цих специфікацій для формату файлу. Специфікації формату міститиме докладні відомості про кожне поле, яке завантажується, і значення всіх відповідних кодів банку. Ці відомості необхідні, щоб настроїти параметр Format Configurator, оскільки кожен банк відрізняється, і для введення стандартного формату немає.


Електронний конфігурації формату reconcile (routines | Фінансові | Електронний канал | Configurator:


Розділ 1. Введення відомостей про формат

Bank Format (Формат банку). Поле Bank Format – це ідентифікатор вашого формату. Введіть унікальне ім'я для цього формату, але зазвичай це ім'я вашого банку.

Description (Опис). Це обов'язкове поле. Введіть додатковий опис для формату Bank Format. 

Формат файлу. Виконайте наведені нижче дії для версії, яка використовується.

 -Microsoft Dynamics GP 2010 і попередні версії. Поле "Формат файлу" можна вибрати з розкривного списку з фіксованим полем, розділеним комами або з роздільником табуляції. Банк визначає, який варіант ви вибирає зі списку. Тому зверніться до них, якщо специфікації формату не вказують на використання.

-Microsoft Dynamics GP 2013 – поле "Формат файлу" може на вибір baI або користувача. Якщо використовується формат банківського інституту, виберіть bai. Для всіх інших форматів і банків виберіть пункт Визначено користувачем. У полі Тип файлу ви можете вибрати Фіксоване поле, Розділені комами або Розділені комами, розділені, як зазначено в банку.



Параметр Використовує коди стану, лише якщо у вашому банку для додаткового визначення кодів транзакцій використовуються коди стану. Ця інформація також визначається кожним банком. Якщо специфікації формату не вказано, якщо у вашому банку використовуються коди стану, зверніться до банку. (Це часто не використовується.)

Ідентифікатор типу запису. Ідентифікатор типу запису міститиме поля "Позиція початку" та "Кінцеве положення", якщо використовується формат "Фіксований поле" та "Номер поля", якщо використовується формат файлу з роздільником-комами або файли з роздільником-комами. Це місце, де система має виглядати в рядку, щоб визначити тип лінії (верхній, нижній колонтитул або відомості). Якщо в банку не використовується код типу запису, його можна ввести, вибравши фіксоване значення у файлі.

-Фіксоване поле. Введіть початкову та кінцеву позицію поля, що міститиме значення для коду типу запису з банку (Код типу запису з банку введено в розділі 2).

-Кома з роздільником або Символ табуляції. Введіть номер поля, яке містить код типу запису з банку (Код типу запису з банку введено в розділі 2).

Збережіть формат після завершення розділу 1, перш ніж переходити до розділу 2 вікна Configurator електронного формату узгодити.


Розділ 2. Введення типів записів


Примітка. Потрібно лише визначити типи записів, які відповідають електронному узгоду. Якщо розділ позначено як необов'язковий у специфікаціях банку, його не потрібно налаштовувати в параметрі Format Configurator. Тип запису Detail – це обов'язковий розділ у специфікаціях банку.


Bank ID (Ідентифікатор банку). Ідентифікатор банку за замовчуванням використовуватиме значення Bank Format (Формат банку) розділу 1, щойно ви перейдете до поля Record Type (Тип запису) другого стовпця. Це поле не можна змінити або змінити.

Record Type (Тип запису). Поле Record Type (Тип запису) можна вибрати з розкривного списку (Верхній колонтитул), Detail (Відомості) або Footer (Нижній колонтитул). Усі банківські формати вимагають введення Detail Record Type (Тип запису відомостей), але типи записів верхнього та нижнього колонтитулів можуть бути необов'язковими. Кожен із типів записів можна налаштувати лише один раз, оскільки кілька колонтитулів недоступні.

Record Type Code from Bank (Код типу запису з банку). У специфікаціях банку визначається код record Type Code from Bank (Код типу запису з банку). Це поле має бути унікальним і константним ідентифікатором формату, щоб зіставити відомості в типі запису відомостей. Це найважливіше поле під час настроювання параметра Format Configurator, яке правильно відповідає завантаженому файлу з узгодженням.  (Отже, ідентифікатор типу запису повідомить системі, у якому стовпці слід шукати рядок, і дізнатися, який тип він містить, а потім поглянути на значення в полі Тип запису з поля "Банк", щоб з'ясувати, чи це верхній колонтитул, рядок нижнього колонтитула).)


Кількість полів. Кількість полів указує на кількість полів, які потрібно визначити в розділі 3. Введіть кількість полів, які містяться в рядку для визначеного типу запису. Ці відомості потрібно вводити для кожного типу запису, який потрібно вказати в специфікаціях банку.



Розділ 3. Введення відомостей про поле

Якщо клацнути тип запису в розділі 2, відповідна кількість полів з'являться в розділі 3. 

Record Type (Тип запису). Якщо вибрати тип запису в розділі 2, за замовчуванням у стовпці Section 3 (Тип запису) у лівому стовпці розділу 3 відображатимуться стандартні значення.

# – числове поле за замовчуванням містить кількість полів, введених у розділі 2. 

Тип поля. Поле Тип поля використовується, щоб визначити кожне відповідне поле для кожного з типів записів. З розкривного списку Виберіть тип поля, який містить параметри для бізнес-партнерів, дат і сум. Якщо точне ім'я поля зі специфікацій банку не відображається в списку, можливо, знадобитися вибрати подібний параметр або скористатися параметром Заповнювач/Пропустити. Знову ж таки, потрібно лише визначити відповідні поля, головне: "Номери рахунків", "Перевірити номери", "Перевірити дати", "Суми перевірки", "Коди транзакцій", "Коди типу записів" тощо.

Примітка. Як і у разі використання типів записів, ви повинні визначити лише поля, які стосуються електронного узгодити. Якщо в специфікаціях банку є поле, яке не можна визначити з наявним типом запису або яке не потрібно визначати, скористайтеся параметром Заповнювач/Пропустити. 


Формат. Поле Формат визначає тип формату виводу для певних полів. Формати потрібно встановити лише для типів полів, які містять дати або грошові одиниці, оскільки це єдині параметри для форматів. Немає параметрів для тексту або рядка. Тому, якщо це поле не дата або сума грошової одиниці, залиште поле Формат пустим. Поля З і До використовуються, щоб вводити розташування символів поля. Введіть початкову та кінцеву позицію символів для кожного поля в кожному полі Record Type (Тип запису). Поля Від і До слід вводити, якщо використовується формат файлу фіксованого поля, тому, якщо використовується формат файлу з роздільником табуляції або файл із роздільником-комами, ці поля можна залишити нуль.

Коди транзакцій (введення кодів – запис про транзакцію)

У вікні Електронний конфігуратор формату узгодити перейдіть у вікно Transaction Codes Entry (Введення кодів транзакцій) через шлях, зазначений вище у верхньому рядку меню. Якщо ви не визначили коди транзакцій, у звіті про помилку з'явиться повідомлення "Record Type match not found" (Зіставлення типу запису не знайдено). 

Коди транзакцій визначають тип транзакції, який відповідає кожній рядку даних. Електронний узгодити потрібно вказувати код транзакції в налаштованому форматі банку, щоб він працював належним чином. Щоб використовувати електронний узгодити, потрібно мати коди транзакцій або коди типів записів. Ці коди потрібно вказувати в банку. Їх потрібно вказати у специфікаціях банку.


Transaction Type (Тип транзакції). Поле Transaction Type (Тип транзакції) використовується для визначення кожного з різних типів транзакцій у специфікаціях банку. Виберіть зі списку тип транзакції, щоб збігатися зі специфікаціями банку або тісно збігатися з ним. Зверніть увагу, що параметри в списку підтримуються лише в цей момент. Наразі два варіанти, які відповідають електронному узгоду, – check Paid and Deposit Cleared (Перевірити сплачені депозити).

Примітка. У Microsoft Dynamics GP 2013 також додано варіанти перенесення коштів із кредиту й переказу за допомогою електронних узгоджень. Однак потрібно ввести коди типів банківських транзакцій, визначені вашим банком. Додаткові функції Microsoft Dynamics GP 2013 полягає в тому, що для кожного типу транзакції можна мати кілька кодів типів транзакцій.


Код типу транзакції. Поле Transaction Type Code (Код типу транзакції) використовується, щоб вводити значення для кожного типу транзакції, і це значення надається вам у рамках специфікацій файлу з банку. Введіть значення Код типу транзакції, яке відповідає вибраному типу транзакції. Ці відомості потрібно вказувати в банку та бути незарезервовані, якщо вони недоступні в специфікаціях банку.

Обліковий запис G/L. Поле облікового запису G/L доступне лише для таких типів транзакцій: відсоткові надходження, інші надходження, інші витрати та плата за послуги. Введіть номер облікового запису G/L облікового запису загальної бухгалтера Ledger для налаштування, яке буде створено. Електронні узгодження автоматично створюють коригування для цих типів транзакцій, якщо вони з'являться в завантаженому файлі з банку.

Примітка. Типи транзакцій "Відсотковий дохід", "Інші витрати" та "Витрати на послуги" не збігаються в електронному вигляді, а натомість буде створено записи коригування для узгодження. (Натисніть кнопку Коригування у вікні Select Bank Transactions (Вибір банківських транзакцій). 

Опис бізнес-партнера. Поле "Опис облікового запису" за замовчуванням містить опис облікового запису із загальної книги та не можна буде редагувати.

Посилання розповсюдження. Поле "Посилання на розсилку" можна використовувати, щоб ввести додаткове посилання для налаштування. За потреби можна ввести посилання на розсилку, але це не обов'язкове поле.

Тип документа. За замовчуванням поле Тип документа містить значення Тип транзакції, вибраного у верхній частині вікна Введення коду транзакції: Відсотки доходів, Інших доходів, Інших витрат або Плата за послуги. Це поле не можна змінити, якщо ви не повернетесь і не зміните поле Transaction Type (Тип транзакції).

Define Status Codes (Визначити коди стану). Кнопка Define Status Codes (Визначити коди стану) стає доступною, лише якщо у вікні Configurator формату reconcile установлено прапорець Uses Status Codes (Використовувати коди стану). Визначити коди стану можна лише для певних типів транзакцій: Перевірити платну та платну депозит. Вибравши один із цих 2 типів транзакцій, натисніть кнопку Визначити коди стану, щоб перейти до вікна Коди стану. Тут ви б вибрали: Платна перевірка, Зворотна перевірка, Зупинити платіж або Припинити оплачування для типу стану та введіть відповідний код стану з специфікацій банку. Знову ж таки, ця інформація має надходити з вашого банку, і її не можна імпровізувати або електронний узгодження працювати неналежним чином.



Спеціальні нотатки, які потрібно запам'ятати під час налаштуванняЕлектронної узгодити:

• Перед налаштуванням електронного формату reconcile Format Configurator потрібно роздрукувати специфікації формату файлу з банку.

• Кожен банк відрізняється. Тому не можна використовувати один стандартний формат для всіх банків.

• Якщо відкрити файл .TXT або .CSV за допомогою Блокнот, система зазвичай не читатиме відомості після позиції 245. Тому переконайтеся, що всі обов'язкові поля, які потрібно зіставити, містяться в першій частині рядка, якщо рядки містять понад 245 символів. Відомості після 245 буде прочитано як новий рядок і відображено у звіті про помилку "Record Type match not found: Record Type =" (Тип запису не знайдено, тому що запису не знайдено). Цей параметр допустимий, якщо не потрібно вказувати поля після позиції 245. Якщо потрібні поля, зверніться до банку, щоб дізнатися, чи вдасться повторно настроїти файл меншим і не перевищує 245 символів.

• Коли ви вперше починаєте використовувати електронний узгодити, його потрібно налаштувати лише один раз, а потім просто продовжувати завантажувати. Файли BAI, .TXT .CSV банку відповідно до цього формату Configurator.

• У вашому форматі банку мають міститися такі поля: Код транзакції, Номер рахунку, Перевірка/серійний номер, Сума транзакції, Код типу запису та Дата знято банківський рахунок. Якщо у вашому форматі використовуються коди стану, у конфігурації також має бути присутній код стану транзакції.

• Якщо ви пропустили весь процес електронного узгодження, а транзакції не позначаться як знято в модулі узгодження банку, найімовірніше, щось не налаштовано правильно в конфігурації формату електронного узгодження. Найпоширенішим повідомленням про помилкуможез'явитися повідомлення про помилку "Збіг типів записів не знайдено" у звіті про непрочитані записи, який друкується після спроби завантажити його.  Це зазвичай означає, що код транзакції не налаштовані в записі кодів.

• Якщо спробувати повторно завантажити файл .txt з банку, ви отримаєте повідомлення про помилку "Дублювати", оскільки система бачить транзакції як повторювані транзакції замість того, щоб завантажувати нові транзакції. (Має очистити попередні передані дані в таблицях ME142806 і ME142807 за ідентифікатором передавання (поле MEARLDID).

• Якщо спробувати видалити узгодження та повторно ввести відомості після того, як ви вже завантажили файл .txt з банку, ви отримаєте повідомлення про помилку "Дублювання", тому що система бачить транзакції як повторювані.

• Переконайтеся, що номер банківського рахунку унікальний для контрольної книжки, яку настроєно за допомогою електронної узгодити. Якщо номер банківського рахунку використовується для кількох контрольних книжок, електронний узгодити не зможе знайти чекову книжку, і ви отримаєте повідомлення про те, що номер банківського рахунку не настроєно.

• У вікні Введення кодів налаштоватора типи, які будуть автоматично збігатися: Перевірка платних, Платних, Депозитні очищення, Перерахування дебету та Перерахування коштів.

• Для транзакції Reconciliation Bank Adjustments (button) у вікні Reconciliation Bank Adjustments (button): (Наприклад, "відсоток" або "різна комісія" у виписці за банківський рахунок не включатимуться до GP (тому вам потрібна система, щоб забронювати запис про коригування або щоденник у GP для цих типів).

  • Відсотки доходу

  • Інший дохід

  • Інші витрати

  • Плата за обслуговування

• У конфігурації відсутні типи, які автоматично відповідають параметру increase adjustment (i ncrease adjustment, decrease adjustment, or withdrawal) у вікні Bank Transaction Entry (Введення банківських транзакцій) у GP. Ці типи налаштувань для товарів, які ви не очікували бачити в банківській виписці, змінюються в GP. Ці типи потрібно вручну позначити як знятий у вікні узгодити.

• Перевірки збігаються з чеками за номером перевірки. Депозитні вклади відповідають даті вкладу та даті вкладу (в межах стандартного діапазону 8 днів, але ви можете перевизначити цей параметр, коли з'явиться запит на введення іншого діапазону днів). Докладні відомості про умови, які потрібно автоматично зіставити, див. в статті БАЗИ 851279.

• Дата очищення банку може вплинути на відповідний процес. GP очистить лише перевірки, у яких дата банку очищена після дати випуску перевірки в GP. GP не очистив перевірку на дату до дати, коли фактично її видано в GP.

• GP ігноруватиме початкові нулі під час перевірки відповідного процесу, і фактично їх буде відірвано від контрольного номера під час імпорту. Початкові нули не вплинуть на відповідний процес перевірки номера. Резерв GP може зіставити номер перевірки, незалежно від будь-яких початкових нульів.

• Використовуйте Блокнот, щоб відкривати файли, оскільки автоматичне форматування Excel може призвести до появи нульових рядків на Excel на початкових.  Він не має значення для перевірки, але в певнихдатах він має значення. Якщо неправильно імпортовані дати, це означає, що формат дати в конфігураторі не збігається з форматом, який міститься у файлі, або у файлі відсутні початкові нулі.  Якщо в конфігурації зіставлено з використанням MMDDYYYY, файл має бути, наприклад, 08152017.  Або якщо у вас дд.мм.р, файл має бути 15.08.2017.  Формат дати має збігатися з точним значенням.

• Під час створення файлу введіть підтверджений номер на ваш вибір.  Перевірки буде імпортовано після введення підтвердженого номера.

• Якщо ви переносите щоденні файли, слід узгодити кожен день, перш ніж призначати його файл наступного дня.  Система автоматично збігатимуться лише з останнім файлом, перенесеим до цієї системи.  Тому якщо спочатку імпортувати 5 щоденних файлів, а потім узгодити 1 день, він автоматично збігатиається, але якщо спробувати узгодити 2-й день, він не збігатиається автоматично.  Вам доведеться повторно зберегти файл на 2 день, якщо він має збігатися автоматично.

• Якщо дата імпортується як усі нуль або 00.00.0000, зіставте поле ''Дата очищення банку'' замість ''Дата транзакції'' в налаштоваторі.

• Якщо дата імпортується як обходження, формат дати в конфігурації не відповідає формату дати у файлі банку.  Переконайтеся, що для файлу банку вибрано такий самий формат, як у MMDDYYYY.  Також переконайтеся, що користувач не відкрив файл у Excel, а початкові нули на MM або DD видалено.  Якщо так, відкрийте файл у Блокнот додайте початкові нули до дати та знову імпортуйте дані.  Використовуйте Блокнот, щоб відкривати банківські файли, а не Excel.

• Докладні відомості про зіставлення транзакцій див. в статті БАЗа знань 851279.

Ідентифікатор документа TechKnowledge:19396