TechKnowledge Content
Зведення. У цій статті є поради з узгодення дебіторської заборгованості із
загальною книгою.
ДОКЛАДНІШІ ВІДОМОСТІ. Узгодити дебіторську книгу з обліковими записами
General Ledger – це важливий крок, який потрібно виконати в процесі закриття на кінець
місяця. Якщо виконано щомісячне узгодження, правильна документація буде доступна, якщо виконується перевірка, а всі відмінності між цими двома модулями можна буде усунути та виправити до закриття періоду.
Які облікові записи слід узгоджувати?
Уся інформація, введена в полі Дебіторська заборгованість, оновлює обліковий запис General Ledger. Найважливіший обліковий запис узгодити – обліковий запис дебіторської заборгованості. Інші облікові записи, узгодження між двома модулями можуть бути обліковим записом AR Holding (у випадку використання Диспетчера грошових коштів), рахунками доходів, грошовим рахунком, знижками, фінансовими нарахуваннями тощо.
Reconciling the AR account in GL means that the total of Accounts Receivable from the AR module equals the balance of the AR account in General Ledger.
Які звіти слід перевіряти на узгодження?
Баланс ознайомлювальних даних клієнтів (08.620) – формат "Лише відкриття документів" або "Aged AR" (08.610) – підсумкові баланси клієнтів.
Загальний Ledger Trial Balance (01.610) або будь-який формат – виконайте цей запуск лише для збалансованого балансу облікового запису. Для цього введіть оператор Select для облікового запису дебіторської заборгованості таким чином: Field: account.acct, Operator: equal, Value: (обліковий запис AR).
Загальна сума для звіту про ознайомлювальний баланс для GL має збалансувати загальну суму у звіті про дебіторську дебіторську заборгованість. Якщо залишок за підсумками цих двох звітів, подальше узгодження не потрібне.
ПРИМІТКА. Якщо у вас кілька облікових записів дебіторської заборгованості або кілька під облікових записів з одним обліковим записом дебіторської заборгованості, потрібно виконати одну з двох умов:
1. Надрукуйте звіт AR з інструкцією select, щоб включити лише один з облікових записів AR, а потім використайте ту саму інструкцію select в ознайомлювальному балансі GL і порівняйте кожен обліковий запис AR по одному.
АБО
2. Додайте всі облікові записи AR до ознайомлювальних балансів gl і порівняйте їх із підсумками у звіті AR.
Ознайомлювальний баланс періоду клієнта (08.621) і період Чутливий у віці AR (08.611) – для узгодження минулих періодів Dynamics SL надає ці звіти, які бачать баланси документів за цей період і можуть використовуватися для узгодження з general Ledger для цього попереднього періоду.
Узгодити відмінності між звітом AR та балансом ознайомлювальних періодів GL. Якщо різницю виявляється порівнянням підсумків ареалу AR або балансу ознайомлювальних версії клієнтів із балансом ознайомлювальних періодів GL, у Dynamics SL є багато докладних звітів, які допомагають знайти
відмінності.
Загальні облікові дані (01.620) – друкувати цей звіт для облікових записів дебіторської заборгованості. З'являться всі записи, опубліковані в облікових записах за період.
Щоб перевірити модуль, у якому походять записи AR, скористайтеся полем Тип Jrnl. Модуль буде визначено як AR (дебіторська заборгованість), GJ (General Ledger) або AP (Accounts Payable). Під час введення пакета GL тип журналу можна змінити на AR, у такому разі, якщо для пошуку розбіжностей недостатньо лише типу Jrnl. У такому разі використовуйте тип Tran на додаю до Jrnl Type, щоб визначити необхідні транзакції. Можливі типи переривання: GL (загальний обліковий номер), CE (консолідація), LS (джерело виділення) і LD (місце призначення виділення). Тип запису Tran еквівалентний типу документа вихідного документа.
Якщо існує тип Jrnl, відмінний від AR, це означає, що запис зроблено в обліковий запис дебіторської заборгованості через модуль, відмінний від "Дебіторська заборгованість", який утворив би різницю між General Ledger and Accounts Receivable. Щоб знайти вихідний запис транзакції, виконайте такі дії:
1. Зверніть увагу на номер пакета транзакції в полі Bat Nbr і запис у полі Jrnl Type (Тип Jrnl) у звіті Detail General Ledger (Загальний обліковий запис пакета).
2. Відкрийте звіт Edit Report (Редагувати звіт) для модуля, позначеного в полі Тип Jrnl (наприклад, якщо поле Тип Jrnl має значення GJ, відкрийте звіт GL Edit (01.810)). Введіть інструкцію select, щоб звіт включав лише номер пакета, зазначений вище. Прослідкуйте потрібну транзакцію в полі Редагувати звіт і вирішіть, які коригування потрібно врівноважувати облікові записи між обліковими записами "Загальний бізнес-партнер" і "Дебіторська заборгованість".
Записи, опубліковані в попередні періоди, не буде надруковано в поточному звіті загальної книги докладних даних. Щоб визначити, чи було опубліковано записи за попередні періоди, порівняйте початковий баланс поточного місяця. Звіт "Загальний обліковий запис загальної книги" з кінцевим балансом звіту за попередній місяць для облікових записів і вкладених облікових записів дебіторської заборгованості за попередній місяць. Якщо початковий баланс поточного місяця та залишок за попередній місяць не збігаються, це означає, що транзакцію опубліковано в попередній період. Роздрукуйте докладний загальний обліковий запис для попереднього періоду та прослідкуйте за транзакціями, опублікованими в цей період. Транзакції, опубліковані в інший період, позначатимуться зірочкою (*) і поясненням "Указує, що введений період відрізняється від крапки допису" у нижній частині сторінки, щоб легко переглянути сторінку, щоб побачити, які транзакції опубліковано в іншому періоді.
Транзакція GL (01.680) – цей звіт також використовується під час спроби узгодити відмінності між загальною книгою та дебіторською заборгованістю. Цей звіт створюється з незмінним форматом. У цьому звіті перелічено всі транзакції, які виконуються через модулі-дочірніх модулів, як-от Дебіторська заборгованість, а також транзакції, введені через головну книгу. Це гарантує, що транзакції, які можуть вплинути на баланс клієнта або головної книги, не буде автоматично переведено на їхні рахунки.
Розповсюдження рахунку (08.630) – щоб облікові записи дебіторської заборгованості були належним чином дебетовані для рахунків-фактур, а також дебетові записки, а також зараховані на платежі та кредитні memos, слід переглянути цей звіт. Баланс у цьому звіті має дорівнювати балансу облікових записів дебіторської заборгованості у звіті "Загальна книга даних". Огляд поля Transaction Type (TnTp) допоможе визначити транзакції. У модулі дебіторської заборгованості доступні такі типи транзакцій: IN (рахунок), PA (оплата), CM (кредит-memo), DM (дебетові memo) і FI (фінанси, оплата). У цьому звіті також буде зазначено номер пакета для кожної операції. Якщо виявлено сумнівну транзакцію, зверніть увагу на номер пакета в полі пакета та перегляньте пакет, запустивши звіт AR Edit (08.810) за номером пакета.
ТРАНЗАКЦІЇ AR (08.640) – цей звіт дуже корисний, якщо в будь-якому з наведених вище звітів відображаються сумнівні транзакції. У цьому звіті перелічено всі транзакції, введені за поточний період у рахункі-фактурі та записці (08.010), Платіжні програми (08.030) і Введення платежів (08.050). Він відображає кожен обліковий запис дебіторської заборгованості та зсув облікових записів витрат, до яких опубліковано транзакції. Щоб відсортувати звіт за типом транзакції, виберіть ARTRAN. TranType у полі Сортування й вибір і в полі значення виберіть тип TnTP для потрібної транзакції.
Перевірка цілісності облікових записів дебіторської заборгованості (08.990) – якщо після перегляду вище звітів проблему не вирішено, слід розглянути наступний варіант. Перевірка цілісності перевіряє, чи дані в модулі дебіторської заборгованості завершено й точно.
Параметри, які використовуються лише для перевірки даних і не змінюються в модулі дебіторської заборгованості: Перевірка опублікованих пакетів AR. Виберіть цей варіант, щоб перевірити всі випущені пакети дебіторської заборгованості, щоб переконатися, що їх належним чином перенесено до загального облікового запису (тобто повні й точні, у полі General
Ledger). Цей процес вивчає кожен пакет і гарантує, що для пакета є документи, а в документі накопичуються суми елементів керування пакета. Якщо є відмінності, буде створено запис журналу подій.
Перевірити баланси клієнтів. Виберіть цей параметр, щоб перевірити всі записи клієнтів, щоб переконатися, що баланс відкритих документів кожного клієнта дорівнює сумі поточного та майбутніх балансів клієнтів. Якщо є відмінності, буде створено запис журналу подій.
Перевірити платіжні програми. Виберіть цей параметр, щоб перевірити процес застосування всіх платежів і кредит-приміток, щоб оновити записи як змінених, так і скоригованих документів (належним чином застосовано до бази даних). Якщо є відмінності, буде створено запис журналу подій.
Перевірка періодів закриття. Перш ніж запускати параметри перевірки, спочатку потрібно запустити параметри перевірки, щоб виправити або
перебудувати дані. Правильні та перебудовані параметри в розділі "Перевірка цілісності дебіторської заборгованості" потрібно виконати з обережністю, оскільки ці параметри змінять дані в пов'язаних записах. Перебудовані процеси не слід запускати без схвалення наглядача бухгалтера. Резервну копію бази даних має бути завжди виконано, перш ніж запускати один із цих процесів. Доступні варіанти: виправте баланси клієнтів на
Загальний doc Balance – виберіть, щоб переглянути всі записи клієнтів і оновити (перекомпонувати) записи, якщо необхідно погодитися з їхніми підтримуваними балансами відкритих
документів. Перш ніж використовувати цю функцію, переконайтеся, що всі документи в базі даних правильні. Перш ніж запускати цю функцію, виконайте перевірку опублікованих пакетів AR, перевірка балансів клієнтів і Перевірка платіжних програм. Цей параметр доступний, лише якщо вибрано параметр Перевірити баланси клієнтів.
Перебудувати журнал AR із документів. Виберіть, щоб оновити записи історії клієнтів, підсумовуючи документи дебіторської заборгованості для кожного клієнта за період. Перш ніж запускати цю функцію, виконайте перевірку опублікованих пакетів AR, перевірка балансів клієнтів і Перевірка платіжних програм.
Виправлення періодів закриття Якщо виявлено й виправлено помилки, баланс ознайомлювальних версії GL і AR Customer Trial Balance або звіт Aged AR слід передрукувати й переглянути, щоб переконатися, що баланси
погоджено.
Коли буде виконано щомісячне узгодження й перевірено, що дебіторська заборгованість і згода Головної книги можуть виконуватися закриття за місяць.
Ця стаття: TechKnowledge Document ID:136078
