Trong môi trường làm việc kết hợp, có thể cần phải đánh giá nhịp độ kinh doanh của nhóm và tổ chức – như cách thức và thời điểm bạn hoàn thành công việc cùng nhau một cách chiến lược để đảm bảo năng suất nhóm nói chung. Điều này có thể có nghĩa là quyết định ngày nào là tốt nhất cho các cuộc họp trực tiếp và loại công việc nào có thể được thực hiện từ xa. Ngoài ra, quan trọng của nó để suy nghĩ về cách tổ chức của bạn nên lập kế hoạch làm việc xung quanh các mục tiêu và mục tiêu hàng tháng, hàng quý hoặc nửa năm một lần.
Để thiết lập nhóm của bạn để đạt được thành công, hãy cân nhắc quay lại xem bức tranh lớn hơn và trả lời các câu hỏi sau:
-
Chúng tôi có thể thiết kế lịch họp xung quanh các mục tiêu và/hoặc điểm kiểm tra cụ thể như thế nào?
-
Cuộc họp (trực tiếp hoặc từ xa) sẽ cần thiết khi nào? Và khi nào thì họ là tùy chọn?
-
Làm thế nào chúng ta sẽ biết khi nào chúng ta đã lên lịch quá nhiều cuộc họp?
Tiếp theo, hãy xem lại các ví dụ trong biểu mẫu tình huống nhóm hư cấu để lấy cảm hứng về cách sử dụng công cụ Microsoft 365 để lập kế hoạch và thiết kế lịch họp và kênh cộng tác chính thức cho nhóm của bạn.
Cách nhóm tiếp thị được thiết lập để thành công
Trong ví dụ hư cấu này, một nhóm tiếp thị thiết kế lịch họp nhóm xung quanh các bản phát hành sản phẩm được lên kế hoạch trong suốt cả năm. Nhóm quyết định loại công cụ và kênh cộng tác nào sẽ phù hợp nhất với các mục tiêu của tổ chức.
Trước tiên, tài liệu của nhóm đã biết nhu cầu và mục tiêu
Các yếu tố ảnh hưởng đến cách nhóm lên lịch cuộc họp nhóm:
-
Sản phẩm được phát hành hàng quý
-
Các bản phát hành sản phẩm được phát hành trên toàn thế giới và lịch trình quốc tế được xem xét
-
Các mục tiêu của nhóm tiếp thị được báo cáo hai lần một năm
-
Nhóm thích làm việc 2 ngày/tuần, tạo văn phòng và 3 ngày từ vị trí từ xa
Các yếu tố ảnh hưởng đến công cụ và kênh giao tiếp được sử dụng:
-
Nhóm làm việc với một số đối tác bên ngoài từ các tổ chức khác nhau
-
Nội dung tiếp thị sẽ được truy cập từ ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động
-
Nhóm có trách nhiệm truyền đạt trạng thái dự án và tin tức tiếp thị
-
Nhóm cần giúp lưu trữ và chia sẻ tệp một cách bảo mật trong toàn tổ chức
Tiếp theo, nhóm thiết lập các site SharePoint và kênh Microsoft Teams
Nhóm ưu tiên ba kịch bản cộng tác và xây dựng kết hợp nhóm SharePoint và site cộng tác không hỗ trợ các chức năng tiếp thị khác nhau được nêu ở trên.
|
Cộng tác nhóm |
Cộng tác tổ chức |
Cộng tác bên ngoài |
|
|
|
Sau đó, nhóm lên kế hoạch và lên lịch cuộc họp
Nhóm đã quyết định định lặp lại các cuộc họp nhóm có giá trị nhất trực tiếp và nên diễn ra hàng tuần. Các cuộc họp nhóm khác dành riêng cho sản phẩm và chỉ diễn ra dẫn đến việc ra mắt sản phẩm.
Ví dụ về lịch họp nhóm hàng quý:
Tháng 1
|
Thứ Hai |
Thứ Ba |
Thứ Tư |
Thứ Năm |
Thứ Sáu |
|
Cuộc họp nhóm |
Cuộc họp Sản phẩm A |
|||
|
Cuộc họp Sản phẩm A |
Cuộc họp Sản phẩm A |
|||
|
Cuộc họp nhóm |
Cuộc họp Sản phẩm A |
Ra mắt Sản phẩm A |
||
Tháng 2
|
Thứ Hai |
Thứ Ba |
Thứ Tư |
Thứ Năm |
Thứ Sáu |
|
Cuộc họp Sản phẩm B |
Cuộc họp Sản phẩm B |
|||
|
Cuộc họp nhóm |
||||
|
Cuộc họp Sản phẩm B |
Cuộc họp Sản phẩm B |
Ra mắt Sản phẩm B |
||
|
Cuộc họp nhóm |
||||
Tháng 3
|
Thứ Hai |
Thứ Ba |
Thứ Tư |
Thứ Năm |
Thứ Sáu |
|
Cuộc họp nhóm |
||||
|
Cuộc họp Sản phẩm C |
||||
|
Cuộc họp nhóm |
Cuộc họp Sản phẩm C |
Cuộc họp Sản phẩm C |
||
|
Cuộc họp Sản phẩm C |
Ra mắt Sản phẩm C |
