可以在 Access 中创建多种类型的报表，从简单到复杂。 首先考虑报表的 记录源。 无论是简单的记录列表还是按区域分组的销售汇总，首先确定哪些字段包含要显示的数据，以及哪些表或查询包含这些字段。
选择记录源后，通常最简单的方法是使用报表向导创建报表。 报表向导将引导你完成一系列问题，然后根据你的答案创建报表。
您要做什么？
- 选择记录源
- 使用“报表”工具创建报表
- 使用“报表向导”创建报表
- 使用“标签向导”创建标签
- 使用“空报表”工具创建报表
- 了解报表节
- 了解控件
- 在“布局”视图中微调报表
- 在“设计”视图中微调报表
- 向报表添加控件
- 保存工作
- 以电子邮件的形式查看、打印或发送报表
- 查看报表
- 打印报表
- 以电子邮件的形式发送报表
选择记录源
报表包含从表或查询中拉取的信息，以及与报表设计一起存储的信息（如标签、标题和图形）。 提供基础数据的表或查询也称为报表的记录源。 如果要包含的字段均位于单个表中，请使用该表作为记录源。 如果字段位于多个表中，则需使用一个或多个查询作为记录源。 这些查询可能已存在于数据库中，或者可能需要专门创建新的查询来满足报表需求。
使用“报表”工具创建报表
报表工具是创建报表的最快方法，因为它可立即创建一个报表，而无需询问详细信息。 该报表显示基础表或查询中的所有字段。 它可能不会创建所需的最终报表，但它可用于快速查看基础数据。 然后，可以保存报表并在“布局”视图或“设计”视图中对其进行修改。
- 在“导航窗格”中，单击要作为报表基础的表或查询。
- 在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“报表”。 Access 生成报表并将其显示在“布局”视图中。
- 有关查看和打印报表的详细信息，请参阅 查看、打印报表或通过电子邮件发送报表。
查看报表后，可将其保存，然后关闭该报表和用作记录源的基础表或查询。 下次打开报表时，Access 将显示记录源中的最新数据。
使用“报表向导”创建报表
可使用“报表向导”更细致地选择报表上要显示的字段。 如果事先已指定表和查询之间的关系，则还可指定数据的分组和排序方式，并可使用来自多个表或查询的字段。
- 在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“报表向导”。
- 按照“报表向导”页面上的说明进行操作。 在最后一页上，单击“完成”。 预览报表时，可以看到报表在打印中的外观。 还可增加缩放比例，放大细节。 有关查看和打印报表的详细信息，请参阅 查看、打印报表或通过电子邮件发送报表。
注意
如果希望报表包含多个表和查询中的字段，在“报表向导”的第一页上选择第一个表或查询中的字段后，请不要单击“下一步”或“完成”。 而是重复这些步骤，选择一个表或查询，再单击要包括在报表中的任何其他字段。 然后单击“下一步”或“完成”继续操作。
使用“标签向导”创建标签
使用“标签向导”轻松创建各种标准尺寸的标签。
- 在“导航窗格”中，双击打开将作为标签记录源的表或查询。
- 在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“标签”。
- 按照“标签向导”页面上的说明进行操作。 在最后一页上，单击“完成”。
Access 在“打印预览”中显示标签，以便查看打印时标签的外观。 可以使用访问状态栏上的滑块来放大详细信息。 有关查看和打印报表的详细信息，请参阅 查看、打印报表或通过电子邮件发送报表。
注意
“打印预览”是唯一可用于查看多个列的视图，其他视图均以单列显示数据。
使用“空报表”工具创建报表
如果不想使用报表工具或报表向导，可以使用空白报表工具从头开始生成报表。 这可以是生成报表的快速方法，尤其是在计划只放置几个字段时。
- 在“创建”选项卡上的“报表”组中，单击“空报表”。 布局视图中会显示一个空白报表，“ 字段列表 ”窗格显示在 Access 窗口的右侧。
- 在“ 字段列表 ”窗格中，单击包含要在报表中显示的字段的表旁边的加号。
- 将每个字段一次拖动到报表上，或按住 Ctrl 并选择多个字段。 然后，将它们同时拖到报表上。
- 使用“报表设计”选项卡上的“页眉/页脚”组中的工具向报表添加徽标、标题、页码或日期和时间。
了解报表节
在 Access 中，报表的设计划分为多个节。 可在“设计”视图中查看报表，了解各节。 若要创建有用的报表，需了解每节的工作原理。 例如，选择放置计算控件的节决定 Access 计算结果的方式。 下表是节类型及其用途的摘要：
报表标题：此部分仅在报表开头打印一次。 将其用于通常可能出现在封面上的信息，例如徽标、标题或日期。 在报表标头中放置使用聚合函数的
Sum计算控件时，计算的总和将用于整个报表。 报表页眉打印在页眉之前。页眉：此部分打印在每个页面的顶部。 例如，使用页眉在每个页面上重复报表标题。
组标头：此部分打印在每个新记录组的开头。 使用它打印组名称。 例如，在按产品分组的报表中，使用组标题打印产品名称。 在组标头中放置使用聚合函数的
Sum计算控件时，总和针对当前组。详细信息：本部分针对记录源中的每一行打印一次。 将构成报表主体的控件放在此处。
组页脚：此部分打印在每组记录的末尾。 使用它可打印组的摘要信息。
页脚：此部分打印在每个页面的末尾。 使用它打印页码或每页信息。
报表页脚：此部分仅在报表末尾打印一次。 使用它可打印整个报表的报表汇总或其他摘要信息。
注意
在“设计”视图中，报表页脚显示在页面页脚下方。 但打印或预览报表时，报表页脚显示在页面页脚的上方，紧接在最后一个组页脚或最后页上的主体行之后。
了解控件
控件是显示数据、执行操作以及查看和处理强化用户界面的信息（例如标签和图像）的对象。 Access 支持 3 类控件：绑定控件、未绑定控件和计算控件：
- 绑定控件：其数据源为表或查询中的字段的控件。 使用绑定控件显示数据库中字段的值。 值可以是文本、日期、数字、是/否值、图片或图形。 文本框是最常见的绑定控件类型。 例如，窗体上显示员工姓氏的文本框可能会从“雇员”表中的“姓氏”字段获取此信息。
- 未绑定控件：没有数据源的控件，例如字段或表达式。 使用未绑定的控件来显示信息、线条、矩形和图片。 例如，显示报表标题的标签是未绑定的控件。
-
计算控件：其数据源是表达式而不是字段的控件。 通过将 表达式 定义为控件的数据源，可以指定控件中所需的值。 表达式是和
+、控件名称、字段名称、返回单个值的函数和常量值等=运算符的组合。 例如，表达式=[Unit Price] * 0.75通过将“单价”字段中的值乘以常量值来计算折扣为 25% 的项的价格， (0.75) 。 表达式所用数据可来自报表的基础表或查询中的字段，或者报表中的控件。
创建报表时，最高效的方法可能是先添加和排列所有绑定控件，特别是在报表中大多数控件均为绑定控件的情况下。 然后，可以使用“报表设计”选项卡上“控件”组中的工具添加未绑定和计算的 控件 ，以完成 设计 。
通过识别控件从中获取数据的字段，将控件绑定到该字段。 通过将字段从“字段列表”窗格拖动到报表，可创建绑定到选定字段的控件。 “字段列表”窗格显示报表基础表或查询的字段。 若要显示“ 字段列表 ”窗格，请在“ 报表设计 ”选项卡上的“ 工具 ”组中，单击“ 添加现有字段”。
或者，可以通过在控件本身或 ControlSource 控件属性表中的值框中键入字段名称，将字段绑定到控件。 属性表定义控件的特征，例如其名称、数据源和格式。
创建控件的最佳方式是使用“字段列表”窗格，这主要有以下两个原因：
- 绑定控件具有附加标签，标签默认使用字段名称，或在基础表或查询中为该字段定义的描述文字。 这意味着你不必自己键入描述文字。
- 绑定控件继承许多与基础表或查询中的字段相同的设置，例如
Format、DecimalPlaces和InputMask属性。 因此，每当创建绑定到该字段的控件时，这些属性设置都保持不变。
如果已创建未绑定控件并想要将其绑定到字段，请将控件的 ControlSource 属性设置为字段名称。 有关 属性的详细信息 ControlSource ，请在 “帮助” 中搜索 ControlSource。
在“布局”视图中微调报表
创建报表后，可在“布局”视图中轻松微调报表设计。 以实际报表数据为向导，可调整列宽、重新排列各列，并添加分组级别和总计。 可在报表设计上放置新字段，并设置报表及其控件的属性。
若要切换到“布局”视图，请在“导航窗格”中右键单击报表名，然后单击“布局视图”。
Access 将在“布局”视图中显示报表。
可使用属性表修改报表及其控件和节的属性。 若要显示属性表，请按 F4。
可使用“字段列表”窗格将基础表或查询中的字段添加到报表设计。 若要显示“字段列表”窗格，请执行下列操作之一：
- 在“ 报表布局设计 ”选项卡上的“ 工具” 组中，单击“ 添加现有字段”。
- 按 Alt+F8。
然后，可通过将字段从“字段列表”窗格拖动到报表来添加字段。
在“设计”视图中微调报表
还可在“设计”视图中微调报表设计。 若要向报表添加新的控件和字段，可将其添加到设计网格。 通过属性表，可访问大量属性，并可对这些属性进行设置以自定义报表。
若要切换到“设计”视图，请在“导航窗格”中右键单击报表名，然后单击“设计视图”。
Access 将在“设计”视图中显示报表。
可使用属性表修改报表自身及其所含控件和节的属性。 若要显示属性表，请按 F4。
可使用“字段列表”窗格将基础表或查询中的字段添加到报表设计。 若要显示“字段列表”窗格，请执行下列操作之一：
- 在“ 报表设计 ”选项卡上的“ 工具” 组中，单击“ 添加现有字段”。
- 按 Alt+F8。
然后，可通过将字段从“字段列表”窗格拖动到报表来添加字段。
从“字段列表”窗格添加字段
- 若要添加单个字段，请将字段从“字段列表”窗格拖动到要在报表上显示的节。
- 若要同时添加多个字段，请按住 Ctrl 并单击所需的字段。 然后将所选字段拖到报表上。
将字段拖放到报表节后，Access 会为每个字段创建绑定文本框控件，并自动在每个字段旁放置一个标签控件。
向报表添加控件
某些控件会自动创建，例如将字段从“字段列表”窗格添加到报表时会创建绑定文本框控件。 可以使用“报表设计”选项卡上“ 控件 ”组中的工具在 “设计 ”视图中创建许多其他控件。
确定工具名称
- 将鼠标指针置于工具上。 Access 会显示该工具的名称。
使用“控件”组中的工具创建控件
单击要添加的控件类型的工具。 例如，若要创建检查框，请单击“复选框”
工具。在报表设计网格中，单击放置控件左上角的位置。 单击一次即可创建默认大小的控件，或单击该工具，然后在报表设计网格中拖动以创建所需大小的控件。
如果首次尝试时未能完美放置控件，可通过以下步骤移动该控件：
- 单击控件将其选中。
- 将鼠标指针置于控件的边缘，直到指针变为四向箭头
。 - 将控件拖至所需位置。
此过程创建一个未绑定的控件。 如果控件可以显示数据（如文本框或检查框），则需要在 属性中ControlSource输入字段名称或表达式，然后它才会显示任何数据。 有关详细信息，请参阅 了解控件。
显示属性表
若要在“设计”视图中显示属性表，请执行下列操作之一：
- 在“ 报表设计 ”选项卡上的“ 工具” 组中，单击“ 属性表”。
- 按 F4。
保存工作
保存报表设计后，可根据需要随时运行该报表。 报表设计保持不变，但每次打印或查看报表时均会获取当前数据。 如需更改报表，可修改报表设计或根据原报表创建类似的新报表。
保存报表设计
- 单击“ 文件>保存” 或按 Ctrl+S。 或者，单击“快速访问工具栏”上的“保存”。
- 如果报表未命名，请在“报表名称”框中键入名称，然后单击“确定”。
用新名称保存报表设计
- 单击“ 文件>另存为>对象另存为”。
- 在“ 另存为 ”对话框中，在新报表的“ 将报表保存到 ”框中键入名称，然后单击“ 确定”。
以电子邮件的形式查看、打印或发送报表
保存报表设计后，即可反复使用。 报表设计保持不变，但每次查看或打印报表时均会获取当前数据。 如需更改报表，可修改报表设计或根据原报表创建类似的新报表。
查看报表
可通过多种方式查看报表。 选择何种方法取决于想要如何使用报表及其数据：
- 如果要在打印报表之前暂时更改在报表上显示 的数据 ，或者如果要将数据从报表复制到剪贴板，请使用报表视图。
- 如果要在查看数据时更改报表 的设计 ，请使用布局视图。
- 如果要查看报表在打印时的外观，请使用“打印预览”。
注意
如果报表格式设置有多列，“打印预览”中只显示列布局。 “布局”视图和“报表”视图将报表显示为单个列。
在“报表”视图中查看报表
在“导航窗格”中双击报表时，默认使用“报表”视图显示报表。 如果报表未打开，请在“导航窗格”中双击报表，即可在“报表”视图中查看该报表。
如果报表已打开，请在“导航窗格”中右键单击报表名称，然后单击“报表视图”。
在“报表”视图中处理数据
在“报表”视图中，可选择文本并将其复制到剪贴板。 若要选择整行，请单击并拖动要选择的行旁边的边距。 随后可通过执行下列操作之一，将这些行复制到剪贴板：
- 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”。
- 右键单击选中的行，然后单击“复制”。
- 按 Ctrl+C。
使用筛选器可仅显示所需行
无需退出“报表”视图，即可直接将筛选器应用到报表。 例如，如果报表中有一列“国家/地区”，而你只想查看国家/地区为“加拿大”的行，请执行以下操作：
- 在报表中找到单词“加拿大”，然后右键单击它。
- 单击“等于“加拿大””。
Access 随即创建并应用筛选器。
打开和关闭筛选器
可在已筛选和未筛选显示结果之间切换，方法是在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中单击“切换筛选”。这只是打开和关闭筛选器，而不会将其删除。
删除筛选器
- 右键单击要从中删除筛选器的字段。
- 单击“ 从字段名称清除筛选器”。 (为 fieldname 列出实际字段。)
删除筛选器后，使用“切换筛选”命令无法将其切换回打开状态。 必须先重新创建筛选器。
注意
如果将筛选器应用于报表，然后保存并关闭该报表，则会保存该筛选器。 但是，下次打开报表时，Access 不会应用该筛选器。 若要重新应用筛选器，请在“开始”选项卡上的“排序和筛选”组中，单击“切换筛选”。
使用“打印预览”预览报表
在“导航窗格”中，右键单击报表，然后在快捷菜单上单击“打印预览”。
可使用导航按钮按顺序查看报表每一页或跳转到报表中的任意页。
- 单击可显示第一页。
- 单击可显示上一页。
- 单击可显示下一页。
- 单击可显示最后一页。
- 在此框中键入页码，然后按 Enter 跳转到特定页面。
在“打印预览”中，可放大查看细节，也可缩小查看数据在页面上的位置布局。 将光标放在报表上方，单击一次。 若要使缩放效果相反，则再单击一次。 此外，还可以使用 Access 状态栏上的缩放控件进一步放大或缩小。
若要关闭“打印预览”，请执行下列操作之一：
- 在“打印预览”选项卡上，单击“关闭打印预览”。
- 在导航窗格中右键单击报表，然后在快捷菜单上单击“ 布局视图 ”或“ 设计视图 ”。
提示
预览报表后，可以将结果导出到Word、Excel 或其他几个 Office 程序。 在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击所需格式按钮，并按照说明进行操作。
打印报表
可在报表处于打开状态（任何视图中皆可），甚至关闭状态时，打印报表。 打印前，请务必仔细检查页面设置，例如页边距或页面方向。 Access 将页面设置随报表一起保存，因此只需设置一次。 如果打印需求有变，可在之后再次进行设置。
更改页面设置
- 在“打印预览”中打开报表。 可在任何视图中更改页面设置，但“打印预览”是最佳选择，因为在此视图中可即时查看任何更改效果。
- 在“ 打印预览 ”选项卡上的“ 页面布局 ”和“ 页面大小 ”组中，单击“ 纵向
”或“ 横向
”以设置页面方向，单击“ 大小
”设置纸张大小，单击 “边距
”以调整页边距，等等。 - 更改后，使用导航按钮查看多个页面，确保后续页面上未产生任何格式设置问题。
将报表发送到打印机
- 在任意视图中打开报表，或在“导航窗格”中选择报表。
- 单击“ 文件>打印>打印”。 Access 随即显示“打印”对话框。
- 在打印机、打印范围和打印份数等选项中输入自己的选择。
- 单击“确定”。
以电子邮件的形式发送报表
可以将报表作为电子邮件发送给收件人，而不是打印纸质副本：
- 在“导航窗格”中，单击报表将其选中。 在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击“电子邮件”。
- 在“对象发送为”对话框的“选择输出格式”列表中，单击要使用的文件格式。
- 完成其余的对话框。
- 在电子邮件应用程序中，键入邮件详细信息并发送邮件。