对 Access 表、查询、窗体或报表中的数据进行排序时，可与对象一起保存排序顺序。 如果对其中一个对象中的数据进行排序，然后保存对象，则保存对象时有效的排序顺序会自动与对象一起保存。 您可以指定保存的排序顺序在下次打开对象时是否有效。
对于查询和报表，还可以定义默认排序顺序。 当没有指定其他排序顺序时，默认排序顺序将应用于查询或报表中的数据。
您要做什么？
了解保存的排序顺序
保存的排序顺序有两种：
- 上次应用 上次应用的排序顺序是在上次保存对象时有效的排序顺序。 表、查询、窗体和报表都可以具有上次应用的排序顺序。
- 默认值 默认排序顺序内置于查询或报表的设计中。 未指定其他排序顺序时，将应用默认排序顺序。
上次应用的排序顺序
如果在对数据排序的同时保存表、查询、窗体或报表，则在保存对象时自动保存排序顺序。 这称为上次应用的排序顺序。 创建排序顺序时，实际上是在更改对象的设计。
如果希望下次打开对象时自动应用上次应用的排序顺序，请将对象的“ 加载时排序依据 ”属性设置为“ 是”。 若要设置此属性，请在对象在 “设计”视图中打开时执行以下步骤。
按 F4 显示属性表。
如果已显示属性表，则不需要执行此步骤。执行下列操作之一：
- 如果对象是表或查询，在属性表的 “常规 ”选项卡上，将 “加载时排序方式” 属性设置为“ 是”。
- 如果对象是窗体或报表，在属性表的 “数据 ”选项卡上，将 “加载时排序方式” 属性设置为“ 是”。
注意
通过将“ 加载时排序依据 ”属性设置为“ 否”，可以阻止应用上次应用的排序顺序。
默认排序顺序
因为每当有人对对象进行排序然后保存时，上次应用的排序顺序就会发生变化，因此可能需要定义默认排序顺序。 默认排序顺序是对象设计的一部分，应用不同的排序顺序时不会更改。
只能为查询或报表指定默认排序顺序。 虽然默认排序顺序不会被当前或上次应用的排序顺序覆盖，但仅当删除当前或上次应用的排序顺序时，它才会生效。
定义查询的默认排序顺序
在“设计”视图中打开查询。
双击要用于排序的字段。
该字段将显示在设计网格中。在设计网格中，清除添加的字段的 “显示 ”行中的框。
在 “排序” 行中，指定是否要先按升序 (最小值对字段进行排序;A-Z) 或按降序 (最大值排在前;Z 到 A) 。
如果要按多个字段进行排序，请重复步骤 2-4 添加其他排序字段。
注意
按多个字段排序时，结果最初按指定的第一个字段排序，然后按下一个指定的字段，依此类推。 例如，如果按姓氏排序，再按出生日期排序，则无论出生日期的值如何，姓氏值为 Dow 的所有记录都显示在姓氏值为 Stevens 的记录之前。 然后，将根据“出生日期”字段中的值对每个姓氏字段中的记录进行排序。
按 Ctrl+S 保存该查询。
注意
若要从查询中删除默认排序顺序，请从查询设计网格中删除排序字段。
定义报表的默认排序顺序
在报表视图或布局视图中打开报表。
在 “开始” 选项卡的“ 排序 & 筛选器 ”组中，单击“ 高级 ”，然后单击快捷菜单上的 “高级筛选器/排序 ”。
将出现一个新的文档选项卡，其中包含设计网格和一个窗口，您可以在其中选择要排序的字段。在窗口中，双击要用于排序的字段。
该字段将显示在设计网格中。在设计网格的 “排序 ”行中，指定是否要先按升序 (最小值对字段进行排序;A-Z) 或按降序 (最大值排在前;Z 到 A) 。
如果要按多个字段进行排序，请重复步骤 2-4 添加其他排序字段。
注意
按多个字段排序时，结果最初按指定的第一个字段排序，然后按下一个指定的字段，依此类推。 例如，如果按姓氏排序，再按出生日期排序，则无论出生日期的值如何，姓氏值为 Dow 的所有记录都显示在姓氏值为 Stevens 的记录之前。 然后，将根据“出生日期”字段中的值对每个姓氏字段中的记录进行排序。
在 “开始 ”选项卡的 “排序 & 筛选器 ”组中，单击 “切换筛选器”。
注意
若要从报表中删除默认排序顺序，请从设计网格中删除排序字段。