为字段或控件设置默认值

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本文介绍如何为 Access 数据库中的窗体上的表字段或控件设置默认值。在数据库中创建新记录时，设置的默认值将显示在字段或控件中。

本文内容

如果希望 Access 在新记录中自动输入值，请向表字段或窗体控件添加默认值。例如，你可以让 Access 始终将当前日期添加到新订单。

通常，向表字段添加默认值。通过在 “设计视图 ”中打开表，然后在字段的 “默认值 ”属性中输入值来添加该值。如果为表字段设置默认值，Access 会将你的值应用于基于该字段的任何控件。如果未将控件绑定到表字段，或者链接到其他表中的数据，请为窗体控件本身设置默认值。

可以为使用短文本、长文本、数字、日期/时间、货币、是/否和超链接数据类型的表字段设置默认值。如果未提供值，则字段将保持 null (空白) ，直到输入值。定义默认值后，Access 会将该值应用于添加的任何新记录。如果需要，可以将记录中的值从默认值更改为另一个值，除非验证规则禁止这样做。

为表字段设置默认值时，绑定到该字段的任何控件都将显示默认值。

在导航窗格中，右键单击要更改的表，然后单击“ 设计视图”。
选择要更改的字段。
在“ 常规 ”选项卡上的“ 默认值 ”属性框中键入值。可以输入的值取决于为字段设置的数据类型。例如，可以键入 =Date() 以在“日期/时间”字段中插入当前日期。有关默认值的示例，请参阅本文后面的默认值示例。
保存所做的更改。

通常，仅当未将该控件绑定到表字段或链接到另一个表中的数据时，才为控件设置默认值。

默认情况下，列表框和组合框控件显示两种类型的列表：值列表和查阅列表。值列表是位于列表框或组合框控件的 “行源” 属性中的项的硬编码列表。相反，查阅列表从查阅字段获取其数据，该字段使用查询从另一个表检索数据，然后将该数据加载到组合框控件中。

对于值列表和查阅列表，可以指定默认显示哪个列表项，但对每种类型的列表遵循不同的过程。以下步骤说明如何为值列表和查阅列表设置默认值。

在导航窗格中，右键单击要更改的窗体，然后单击“ 设计视图”。
右键单击列表框或文本框控件，然后单击 “属性” 或按 F4。
确保 “行源 ”属性包含值列表。值列表中的项用双引号括起来，并用分号分隔。例如，你可能会看到如下列表： "Good";"Fair";"Poor"。
如果 “行源” 属性包含查询（以开头 SELECT的文本字符串），请转到下一组步骤。
在 “默认值 ”属性框中，键入 [control_name].ItemData(n)。在本例中， control_name 是列表框或组合框控件的名称，是要 n 设为默认值的列表项的编号。如果不知道控件的名称，请查看位于属性表顶部的 Name 属性中的值。例如，假设你有一个名为 Owner 的组合框控件，并且你想要使用列表中的第三个值作为默认值。 [Owner].ItemData(2)在“默认值”属性框中键入。 2键入而不是 3 ，因为 ItemData 是从零开始的，这意味着它从零开始计数，而不是从 1 开始计数。
保存更改，然后切换回 窗体视图。将记录添加到数据库时，所选的默认值应显示在列表或组合框中。

在 数据表视图中打开为查阅字段提供源数据的表。
记下与要设为默认值的项关联的键值。

注意

默认情况下，Access 隐藏主键和外键字段。如果未看到键字段，请右键单击表标题行中的任何单元格，单击“ 取消隐藏列”，然后在“ 取消隐藏列 ”对话框中，选择键字段并单击“ 关闭”。
在导航窗格中，右键单击包含查阅字段的表，然后单击“ 设计视图”。
选择查阅字段。在“ 常规 ”选项卡上，在“默认值”属性框中键入在步骤 1 和步骤 2 中记录的键值。此值对应于要设为默认值的列表项。例如，假设你有 10 个供应商，并且你希望默认显示最常用的供应商的名称。为此，请找到唯一标识供应商的键值，并在外键字段的“ 默认值 ”属性值“框中输入该键值。
保存更改，切换到 数据表视图，然后输入新记录。添加记录时，默认值将显示在查阅字段中。

下表列出了并描述了一些默认值。可以调整这些示例，以便与自己的数据配合使用。