可以将特殊类型的列添加到名为外部数据列的本机列表或库中。 此列允许将外部数据源中的数据列与本机列表或库中的其他列组合在一起。 由于外部数据列添加到本机列表或库，所有相关列表或库功能都可正常工作，包括版本控制、审批、签入和签出以及文件附件。
有关详细信息，请参阅查找有关外部数据的内容。
您要做什么？
开始之前
处理外部数据需要先执行多项必要的任务，以允许安全访问数据。 下列信息可以帮助您计划后续步骤。 另外，如果您在尝试处理外部数据时遇到问题，此信息可以帮助您确定问题。 要访问外部数据，您或管理员必须执行以下操作：
准备外部数据源 管理员可能需要创建一个帐户，并为数据源提供权限，以确保正确的人员有权访问数据，并且数据不会最终落入错误之手。 在外部数据库中，管理员可能还需要创建特定的表、视图、查询等，以将结果限制为所需的结果，并帮助提高性能。
配置 SharePoint 服务和帐户 管理员必须激活 Business Data Connectivity Services 和安全存储服务。
配置安全存储服务 管理员必须执行以下操作：确定外部数据源的最佳访问模式，创建目标应用程序，并为目标应用程序设置凭据。
配置 Business Data Connectivity Services 管理员必须确保创建外部内容类型的用户有权访问业务数据连接元数据存储，并且相应的用户有权访问外部列表所基于的外部内容类型。
创建外部内容类型 用户必须定义一个外部内容类型，其中包含有关连接、访问、操作方法、列、筛选器以及用于从外部数据源检索数据的其他元数据的信息。
了解使用外部数据列的示例
以下部分介绍向列表或库添加外部数据列的一些实际用途。
客户合同和联系信息 你有一个包含客户合同的文档库。 但是，所有客户信息都保存在业务线应用程序 (中，例如 SAP 或 Microsoft CRM) ，其数据源位于 SharePoint 产品外部。 你想要在文档库中跟踪客户的合同，但请确保相关的客户信息是最新的，而不是不必要的重复。 为此，可以将一个或多个外部数据列添加到库中，以便将相应的客户名称和电话号码与库中存储的每个合同相关联。 使用外部数据列可以轻松输入或更新正确的信息，并自动从外部数据源检索客户信息。 在此方案中，还可以创建结构化Word文档，该文档将外部数据列的值提升为Word文档，以便可以在文档信息面板中或使用Word内容控件来编辑值。
包含图片的基本产品数据 你已创建一个图片库，其中包含组织销售的产品的照片。 将外部数据列添加到库中，用于从外部数据库访问产品名称、产品代码和当前价格。 但是，请确保在创建外部内容类型时，外部数据是只读的。 公司规则和流程要求通过数据库系统对产品信息进行任何更改。 但是现在，您的组织中有更多人可以轻松地在一个库视图中查看所有常见产品信息。
在列表或库中创建外部数据列
注意
创建外部数据列需要对列表或库具有 “参与” 权限或更高版本。
导航到 SharePoint 网站，然后导航到列表或库。
注意
不能将外部数据列添加到外部列表。
单击“ 列表 ”或“ 库>列表设置” 或 “库设置”。
在 “列” 部分中，单击“ 创建列”。
输入列的名称（例如 Customer），然后在“ 列类型”下单击“ 外部数据”。
在“ 外部内容类型”下，单击“ 外部内容类型选取器”，然后从外部内容类型列表中选择相应的项，例如 CustomerCRM。
通过执行以下操作之一或多项，决定如何处理为外部内容类型定义的任何操作：
- 若要显示包含一个或多个操作的菜单，请单击“ 显示操作”菜单。
- 若要使外部数据列在选中时执行默认操作，请单击“ 将此列链接到外部内容类型的默认操作”。
在 “添加列以显示每个附加字段”下，单击“ 选择所有字段 ”或选择一个或多个特定字段名称，例如 CustomerName 和 PhoneNumber。
提示
默认情况下，会根据外部数据列名向每个列名称添加前缀。 最好定义简短的列名称，例如 CustID，尤其是在添加许多其他列时。 如果为列表或库启用了 “快速编辑” ，则可以使用 “快速编辑” 更改列名。
更新外部数据列
注意
更新外部数据列需要对列表或库具有 “参与” 权限或更高版本。
- 导航到 SharePoint 网站，然后导航到列表或库。
- 添加或编辑列表中的项或文档库的属性。
- 在“外部数据列”文本框中，单击“ 外部数据项选取器”，例如“客户名称”。
外部内容类型的作者需要通过选择适当的标识字段并创建一个或多个筛选器来定义 外部数据项选取器 的工作原理，以便快速找到正确的值。 如果不是这种情况，请与外部内容类型的作者或管理员联系以获取帮助。 - 在对话框中，选择相应的条目，例如 Nancy Davolio，然后单击“ 确定”。
数据在外部列表和外部数据源中更新。
刷新外部数据列
出于性能原因，外部数据列中的数据缓存在服务器或服务上，并且可能不会显示来自外部数据系统的最新值。 若要确保显示的外部数据是最新的，可以刷新外部数据列。 但是，请小心执行刷新操作，因为它可能需要很长时间，具体取决于外部数据的设置方式。
注意
刷新外部数据列需要对列表或库具有贡献权限或更高版本。
- 导航到 SharePoint 网站，然后导航到列表或库。
- 在外部数据列的列标题上，单击“ 刷新”。
- 在“刷新”页上，确定是要仅刷新当前文件夹还是当前文件夹及其所有子文件夹。
- 单击“确定”。