以下事项可能会影响隐私，例如向第三方提供潜在的敏感信息或允许您控制可能提供的信息。
使用 Office.com 模板
“ 新建 ”选项卡 (单击“ 文件 ”选项卡，然后单击“ 新建 ”) 可以为你提供从 Office.com 下载的基于模板的工作簿的最新帮助。 还可以发送有关模板的反馈，并为下载的每个模板提供数字评分。
打开模板或基于模板的文件时，Excel (具体取决于联机帮助设置) 联系人 Office.com。 它将发送该模板的 ID、你当前使用的程序和版本以及标准计算机信息。
模板 ID 用于标识原始模板是从 Office.com 下载的还是包含在 Excel 安装中的。 它不能唯一地标识工作簿。 同一模板的所有用户的 ID 相同。
链接到图片和其他文档
如果选择创建指向硬盘或服务器上的图像、文件、数据源或其他文档的链接，则该文件的路径将保存到工作簿中。 在某些情况下，链接可能包含你的用户名或有关网络上服务器的信息。 如果是数据连接，您可以选择在数据连接链接中保存用户名或密码。
同样，将 XML 架构应用于工作簿时，所创建的 XML 架构的路径将保存到工作簿中。 在某些情况下，该路径可能包含你的用户名。
工作表数据函数和数据透视表
从外部数据源创建工作表数据函数或数据透视表时，从该源请求的数据将与数据源的唯一标识符一起存储为工作表的一部分。 上次刷新缓存的人员的用户名也将被存储。
根据设置工作簿或数据透视表的方式，可能仅显示存储数据的子集。 要删除所有这些存储的数据，请从工作表数据函数中删除与数据源的连接，并删除引用数据的所有透视。
图表
在 Excel 中创建图表时，可筛选为图表选择的数据，以便仅显示部分数据。 但是，选择的所有数据都将与图表一起存储。 为了防止其他人更改您的图表或查看您的数据，请在将图表复制到 Microsoft 程序时，将图表粘贴为位图。 如果图表中的数据来自外部数据源，则可以使用密码保护图表，以帮助防止其他人使用来自外部源的最新数据更新图表。 如果图表是基于工作簿中的数据，则使用密码保护图表有助于防止其他人修改图表中显示的数据。
打印
打印 Excel 工作簿并保存该工作簿时，Excel 会将打印机的路径保存到包含文档。 在某些情况下，路径可能包含用户名或计算机名。
可选文字
Excel 允许你为工作簿中的表格、形状、图片、图表、SmartArt 图形和其他对象添加和编辑替代文本。 替代文本与工作簿一起保存，并且可能包含演示文稿的任何参与者添加的个人信息。 对于某些对象（例如插入工作簿的图片），默认替代文本包括插入的对象的文件路径。
屏幕阅读器等辅助功能可以使用可选文字。 有权访问您的文件的任何人都可以使用替代文本。
文档工作区网站
Excel 允许你访问 SharePoint 上的文档工作区。 文档工作区是一个共享空间，您可以在其中与其他团队成员协作处理一个或多个工作簿。
访问文档工作区时，Excel 会从文档工作区网站下载数据，为你提供有关该网站的信息。 此数据包括：
- 网站名称
- 站点的 URL 或地址
- 网站用户的姓名、电子邮件地址和权限级别
- 站点中提供的文档、任务和其他信息的列表
Excel 还会以 Cookie 的形式在计算机上存储你访问过的文档工作区网站的列表。 此列表用于让您快速访问您以前访问过的网站。 Microsoft 不会访问你访问过的网站列表，并且不会向 Internet 公开，除非你选择更广泛地提供该列表。
传真服务
传真服务允许您通过 Internet 发送传真，并在 Microsoft Outlook 中整理您发送的传真。 若要使用传真服务，必须与 Microsoft 分开的传真服务提供商注册，该提供商负责处理传真并通过 Internet 发送传真。 Microsoft 不会通过传真服务功能收集任何数据。
注册传真服务时，传真服务提供商将创建一个由传真服务提供商和 Excel 存储的注册包。 该程序包包含传真服务提供商的网站地址和一个“令牌”，用于确认您可以访问传真服务提供商。 从 Excel 发送传真时，此注册包将附加到文档中。
还可以使用传真服务计算传真的价格，而无需实际发送传真。 如果选择计算传真的价格，Excel 将使用加密连接向传真服务提供商发送注册令牌、传真发送地址和传真页数。 Microsoft 不接收或存储此信息。
研究服务
Excel 允许你从多个高级内容提供商处请求有关某个特定术语或短语的信息。 当你请求搜索特定字词或短语时，Excel 将使用 Internet 发送你请求的文本、你当前使用的软件产品、系统设置到的区域设置，以及授权信息（表明你有权在第三方需要时下载研究信息）。
Excel 将此信息发送到 Microsoft 或你选择的第三方提供商提供的服务。 该服务返回有关你请求的字词或短语的信息。
通常，你收到的信息包括一个指向该服务网站的其他信息的链接。 如果你点击此链接，服务提供商可能会向你的系统添加一个 cookie，以便在以后的交易中识别你的身份。 Microsoft 不对第三方网站和服务的隐私惯例负责。 Microsoft 不会接收或存储任何此类信息，除非你查询了 Microsoft 拥有的服务。
可以通过执行以下操作来关闭研究和参考：
管理员可能会限制此设置。如果是这样，您将无法自行启用或禁用它。
单击“文件”选项卡。
单击 “帐户”。
在 “帐户隐私”下，单击 “管理设置”。
在可选连接服务下，清除启用可选连接体验检查框。
重要
这将禁用所有可选的连接服务，而不仅仅是研究和参考。
翻译服务
Excel 允许你使用双语词典或机器翻译来翻译全部或部分文档。 您可以选择如何翻译文档。
您可以选择或输入要翻译的单词或短语，也可以通过在“研究和参考”窗格中选择适用的翻译选项来选择翻译整个文档。
如果您选择或输入要翻译的单词或短语，则您输入的短语将与双语词典进行比较。 您的软件中包含一些双语词典，其他双语词典可从 Office.com 获得。 如果你输入的单词或短语不在软件随附的双语词典中，则该单词或短语将未加密发送到 Microsoft 或第三方翻译服务。
如果要翻译整个工作簿，将不加密工作簿发送到 Microsoft 或第三方翻译服务。 与通过 Internet 发送的任何未加密信息一样，其他人可能会看到你正在翻译的字词、短语或工作簿。
如果选择使用 Office.com 或第三方翻译服务提供的词典，则 Excel 将使用 Internet 发送你请求的文本、你拥有的软件类型以及系统设置的区域设置和语言。 对于第三方翻译服务，Excel 也可能发送以前缓存的身份验证信息，指示您之前注册了对网站的访问。
SharePoint
Microsoft SharePoint 提供基于 Web 的共享工作区网站，你可以在其中协作处理文档或会议。
当你使用 Web 浏览器或任何 Office 程序访问 SharePoint 网站时，如果你有权在该网站上创建新的子网站，则该网站会将 Cookie 保存到你的计算机中。 这些 Cookie 放在一起，就形成了您对其具有权限的网站的列表。 此列表由若干 Office 程序用于让你可以快速访问以前访问过的站点。
Microsoft 不会访问你访问过的网站列表，并且不会向 Internet 公开，除非你选择更广泛地提供该列表。
在 SharePoint 中，创建新的网站或列表，或者向现有网站或列表添加或邀请人员时，网站会为每个人保存以下内容，包括你的：
- 全名
- 电子邮件地址
你或该站点的其他用户在站点上添加或修改的每个元素中都将添加一个用户 ID。 与 SharePoint 网站上的所有内容一样，只有网站本身的管理员和成员才有权访问此信息。
SharePoint 网站的所有元素都包括两个字段：“ 创建者” 和 “修改者”。 “ 创建者” 字段将填充最初创建元素的人员的用户名和创建日期。 “ 修改者” 字段将填充上次修改工作簿的人员的用户名和上次修改工作簿的日期。
托管 SharePoint 站点的服务器的管理员可以访问这些站点的某些数据，这些数据用于分析该站点的使用模式并改善该站点的可用时间百分比。 此数据仅供服务器管理员使用，除非 Microsoft 承载 SharePoint 站点，否则不会与 Microsoft 共享该数据。 专门捕获的数据包括有权访问网站的所有人的姓名、电子邮件地址和权限。
对特定 SharePoint 网站具有访问权限的所有用户均可搜索和查看该网站上提供的所有内容。
审核
Microsoft SharePoint 提供的审核功能使管理员能够保留有关用户如何处理某些内容的可靠审核跟踪。
当 SharePoint 管理员启用“审核”功能时，服务器会自动在 SharePoint 内容数据库中记录用户执行的特定操作。 这些操作包括查看、编辑、检查和检查。对于每个记录的操作，服务器记录有关文件、操作和用户的 SharePoint ID 的标识信息。 在执行此功能的过程中，不会将数据发送给 Microsoft。
此功能默认情况下处于关闭状态，并且仅供存储内容的 SharePoint 站点的管理员使用。
即时消息和通知
Excel 提供从程序本身发送即时消息的功能，并且还能够在用户联机或对共享工作簿或工作区进行某些更改时收到警报。
Excel 可以使用即时消息客户端，让你能够查看其他人的在线状态并向其发送消息。 Excel 包括一个 Web 控件，允许在网页中显示即时消息状态。 Microsoft SharePoint 页面使用此控件。 这些页面不会将状态数据传输回 Web 服务器。
此 Web 控件可用于将状态数据从即时消息程序传输到 Web 服务器。 默认情况下，状态数据只能发送到 Intranet 站点、受信任的站点和本地计算机上的站点。
新的文件格式
Excel 使用基于 XML 的文件格式。 这些 XML 文件格式是可扩展的，也就是说用户可在文件中指定其他架构或标记。 加载项或其他第三方代码还可以将其他元数据信息附加到这些在 Excel 中无法查看的 XML 文件格式。
可以在文本查看器中查看 XML 文件来验证元数据已与该文件关联。
批注
默认情况下，如果将批注保存到文件中，Excel 会将你的姓名缩写添加到每条批注中。 之后，有权访问该文件的所有用户都能看到该信息。
可以通过执行以下操作从这些评论中删除您的个人信息：
- 单击“文件”选项卡。
- 单击“信息”。
- 单击 “检查问题”，然后单击 “检查文档”。
修订
默认情况下，在启用了“修订”功能的情况下对文件进行更改时，用户名和/或姓名缩写将存储在工作簿中，并与所做的更改相关联。 然后，所有有权访问该文件的用户都能看到该信息，包括原始文本和修订后的文本。
接受或拒绝这些更改后，您的姓名将被删除。 还可以通过执行以下操作从这些更改中删除你的个人信息：
- 单击“文件”选项卡。
- 单击“信息”。
- 单击 “检查问题”，然后单击 “检查文档”。
你姓名的可能存储位置
在某些情况下，Excel 会存储你的姓名，以便在你使用某些功能时提供更好的体验。 例如，你的姓名存储在以下位置：
- 作者 字段
- AuthorName 文件属性
您可以通过执行以下操作从这些字段和属性中删除您的姓名：
- 单击“文件”选项卡。
- 单击“信息”。
- 单击 “检查问题”，然后单击 “检查文档”。
由其他公司创建的 Microsoft Office 解决方案也可能在与文件关联的自定义属性中包含你的姓名或其他个人信息。
如果你使用 Microsoft Office Web 控件、Microsoft Excel Data Access、DataCalc 或其他允许你直接连接到其他数据源的功能，则你的授权信息 (用户 ID 和密码) 可能保存在工作簿中。 要更改或删除此授权信息，您需要使用特定于连接方法的方法更改连接的属性。
其他隐藏数据和元数据
默认情况下，Excel 保存的每个文件都包含如下文件属性：
- 作者
- 经理
- 公司
- 上次保存者
- 工作簿审阅者的姓名
此外，其他属性可能会保存到文件中，具体取决于你使用的功能或第三方解决方案。 例如，如果工作簿是文档工作流的一部分，则将保存用于跟踪工作流的其他文件属性。
之后，有权访问该文件的所有用户都能看到该信息。
可以通过执行以下操作从这些属性中删除您的姓名：
- 单击“文件”选项卡。
- 单击“信息”。
- 单击 “检查问题”，然后单击 “检查文档”。
“检查文档”功能还可用于删除可能并非在所有视图中都可用的其他类型的数据，例如注释和修订。 Microsoft 建议在计划公开提供的任何工作簿上运行“检查文档”。
也可以使用 Microsoft Office 对象模型将隐藏数据和元数据包含在 Microsoft Office 文件中。 例如，可以在 Microsoft Office 对象模型中使图片不可见，这意味着打开文件时看不到图片，但图片存储在文件中，以后可以变得可见。
录制宏
宏记录允许您记录一系列操作，以便您可以在以后重现这些操作。 如果您选择录制宏，则在最初创建宏时，您的用户名将保存为代码中的注释。 可以从此位置手动删除用户名。
数字签名
数字签名是一项可选功能，可帮助验证向您发送工作簿的人员的身份。 数字签名是您要签名的工作簿中数据的唯一加密值。 发送包含数字签名的工作簿时，签名将连同工作簿中的数据以及发件人) (发件人的受信任的数字证书一起发送给收件人。 数字证书由证书颁发机构（如 VeriSign）颁发，其中包含用于验证发件人身份以及验证工作簿的原始内容未被更改的信息。 Excel 可能会自动在线联系证书颁发机构以验证数字签名。
对工作簿进行签名时，会看到一个对话框，其中显示数字签名中包含的信息，如系统日期和时间、操作系统版本号、Microsoft Office 版本号和 Excel 版本号。
信息权限管理
IRM) (信息权限管理允许授予某些用户或组访问和修改工作簿的权限。 尽管有一些相似之处，但 IRM 与文档保护不同。 IRM 允许你设置整个工作簿的权限，以执行非常具体的操作，例如打印文档或将文档转发给其他人，以及阅读或编辑工作簿。
在启用 IRM 的情况下存储工作簿时，Excel 会在工作簿中保存一个列表，其中列出了对该工作簿有权访问的每个用户及其权限。 此信息已加密，只有工作簿所有者才能访问此信息。
此外，启用了 IRM 的工作簿包含内容许可证。 内容许可证包含电子邮件地址、权限和身份验证信息。 每次有人尝试打开启用了 IRM 的工作簿时，Excel 都会根据用户的身份检查工作簿中保存的内容许可证。 如果用户以前从未打开过工作簿，则 Excel 会与 IRM 服务器联系，验证用户的身份，为用户下载新的内容许可证 (前提是用户具有必要的权限) ，并将该内容许可证保存到工作簿中。
工作簿所有者可以选择避免将内容许可证保存到工作簿。 但是，如果此内容许可证未保存到工作簿中，则每次打开工作簿时，Excel 都必须与 IRM 服务器联系。 如果 Excel 未连接到网络或无法与 IRM 服务器联系，则无法打开工作簿。
工作簿保护
工作簿保护允许通过各种方式保护 Excel 工作簿，例如仅授予特定用户编辑、批注或阅读工作簿的权限。
使用工作簿保护时，系统会要求输入用户 ID。 这些用户 ID 可以采用Windows NT域帐户的形式， (例如 DOMAIN\user name) 或 Windows Live ID 电子邮件地址 (例如 someone@example.com) 。 每当授予用户读取或更改文本范围的权限时，就会存储这些用户 ID。
可以在不使用密码的情况下保护 Excel 工作簿。 如果您选择在不使用密码的情况下保护工作簿，则任何阅读该工作簿的人都可以看到已获得访问权限的人的用户 ID。 此外，如果工作簿保存为 XML 或 HTML，则用户 ID 可供任何读取文件的人使用。
如果要进一步限制对用户 ID 的访问，可以选择使用密码或使用 IRM (信息权限管理来保存此文件) 。 只有你和被授予访问权限的其他人才能看到这些用户 ID。
Office 文件验证失败
在 Microsoft Office 中打开某些早期版本的 Excel 文件时，Office 文件验证会检查文件结构是否与 Microsoft 提供的该文件格式的规范相匹配。 如果文件未通过此验证，Microsoft Office 将在受保护的视图中打开它。
退出 Excel 后，未通过 Office 文件验证的每个文件的副本都会保存在计算机上。 Microsoft 错误报告会定期询问你是否同意将这些文件的副本发送给 Microsoft。 有关 Microsoft 错误报告的详细信息，包括完整的隐私声明，请参阅 Microsoft 错误报告隐私声明。
Office 自动修订
编辑工作簿副本时，Excel 会自动保存这些副本。 如果意外关闭了工作簿而未保存更改，这有助于恢复工作簿。 通过执行以下操作，可以选择不自动保存工作簿副本：
- 单击“文件”选项卡。
- 单击“选项”。
- 单击“保存”。
- 在“保存工作簿”下，清除“如果我关闭而不保存，则保留最后自动恢复的版本”检查框。
可以通过单击“ 文件 ”选项卡，单击“ 信息”，然后单击“ 版本”下所需的工作簿来访问和删除以前保存的工作簿的最后保存版本。 可以通过单击“ 文件 ”选项卡、单击“ 信息”、“ 管理版本”，然后单击“恢复 未保存的工作簿”来访问和删除新创建工作簿的最后自动保存版本。 如果您不打开和使用自动保存的工作簿，Excel 会定期删除它们。 有关详细信息，请参阅 恢复 Office 文件。