使用 Publisher 将发布另存为或将发布转换为 .pdf 或 .xps

应用对象
Microsoft 365 专属 Publisher Publisher 2021 Publisher 2019 Publisher 2016 Publisher 2013 Publisher 2010

重要

2026 年 10 月之后，将不再支持 Microsoft Publisher。 Microsoft 365 订阅者将不再具有访问权限。 详细了解 发布者停用。

如果创建了要与没有 Publisher 的其他人共享的出版物，则可以将其保存为 PDF (可移植文档格式) 或 XPS (XML 纸张规范) 文件。 商业打印机通常更喜欢接收 PDF 文件进行打印。

以 PDF 或 XPS 格式保存出版物

如果要以可轻松共享且可供许多商业打印机使用的格式保存出版物，请选择 PDF。 如果要以比 PDF 格式更高的压缩来保存出版物，请选择 XPS。 详细了解 PDF 和 XPS 格式。

  1. 单击“ 文件>导出>”“创建 PDF/XPS 文档>创建 PDF/XPS”。
    在 Word 2016 中的“导出”选项卡上创建 PDF/XPS 按钮。
  2. 对于 “文件名”，请键入发布的名称。
  3. 对于 “保存类型”，请选择 “PDF ”或“X PS 文档”。
  4. 单击“ 选项 ”，然后选择最适合联机查看或打印查看出版物的发布选项：
    最小大小 使用此选项作为单个页面进行联机查看
    Standard当收件人可能在桌面打印机上打印出版物时，将此选项用于联机分发，例如电子邮件
    高质量打印 将此选项用于桌面或复制店打印
    商业出版社 此选项为商业打印创建最大和最高质量的文件
    发布选项
  5. 单击 “确定”，然后单击“ 发布”。

关于 PDF 和 XPS 格式

这两种文件格式都旨在提供具有最佳打印质量的只读文档。 它们还嵌入所有所需的字体、保留元数据，并且可以包含超链接。

收件人需要相应的文件格式查看器，然后才能查看你的文件。

注意

这些格式为其他人提供了一种仅查看出版物的方法。 无法在 Publisher 中更改生成的文件。

文件格式 优点 注意
PDF (.pdf)
  • 在 CMYK 和 PANTONE® 中保存 CMYK、专色和处理颜色，以及专色（商业打印机首选的格式）。
  • 提供高质量的可打印文档。
  • 包括图像或图像文本的可选文本。
  • 在打印之前，将所有所需的字体嵌入文件中。
  • 提供可搜索的文本和超链接。
  • 保留与文件关联的任何元数据。
 需要 Adobe Acrobat Reader。
XPS (.xps)
  • 提供信息权限管理，以便文件所有者控制谁可以打开该文件。 未被授予权限的收件人无法查看 XPS 文件。
  • 提供高质量的可打印文档。
  • 包括图像或图像文本的可选文本。
  • 在打印之前，将所有所需的字体嵌入文件中。
  • 提供可搜索的文本和超链接。
  • 保留与文件关联的任何元数据。
 需要正确的查看器，可从 Microsoft 作为可下载的加载项提供。